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1 herzlich willkommen Kundenbeispiel Cloud Solutions von Herr Simon Lutz Leiter Finanz- und Rechnungswesen Mitglied der Geschäftsleitung

2 Agenda Unternehmen Spitex Zürich Sihl Ausgangslage Herausforderung / Ziele Vorgehensweise Evaluation Umsetzung Cloud-Lösung heute Vorteile der Cloud-Lösung Erfahrungen / Tipps Seite 2

3 Spitex Zürich Sihl in Kürze Geschichte: 2009 Fusion der Vereine Uetli, Wipkingen, Albisrieden/Wiedikon und Zürich Titelmasterformat Enge/Wollishofen/Leimbach zu durch Spitex Zürich Klicken Sihl bearbeiten Wer sind wir? - Nicht gewinnorientierter, gemeinnütziger Verein (NPO) - Zweck: Versorgung der Bevölkerung der Stadt Zürich mit spitalexternen Diensten in medizinischen, pflegerischen, sozialem und gesundheitserhaltendem Sinne. Die Klienten sollen längstmöglich eigenständig in den eigenen vier Wänden leben können. Leistungsauftrag im Detail - Pflege und Betreuung - Unterstützung im Alltag - Beratung und Prävention Seite 3

4 Spitex Zürich Sihl in Kürze Kennzahlen Spitex Zürich Sihl (Stand ) - Anzahl MA: 357 (Vollzeitstellen: 220, 185 User Accounts) Titelmasterformat - Durchschnittsalter: Pflege 42.6 durch Jahre / Hauswirtschaft Klicken bearbeiten 49.6 Jahre - Lehrlinge: 20-4 Spitex Zentren / 1 Geschäftsstelle - Anzahl Kunden: Anzahl erbrachte Leistungen: Std. ( Std. KLV, Std. NKLV) Seite 4

5 IT-Ausgangslage Vor Ort installierte IT-Infrastruktur (Support durch Steffen Informatik AG) Technologisch (Serverinfrastruktur und Netzwerk) nicht mehr up to date System nicht mehr stabil (viele Ausfälle, Exchange am Montagmorgen jeweils nicht zur Verfügung) Keine eigentliche IT-Strategie vorhanden Nicht oder nur wenig dokumentiert IT-Kosten nicht greifbar, keine Kostentransparenz Hauptfokus Kostenoptimierung, Vereinheitlichung und Standardisierung in sämtlichen Bereichen Seite 5

6 IT-Ausgangslage (Systemlandschaft) Kein Konzept Keine Redundanz Anbindung über das Internet Anfällig für Ausfälle Speicherkapazität am Limit Veraltet Alte Business-Applikation musste abgelöst werden Seite 6

7 Herausforderungen in der IT Zunehmender Kostendruck seitens Auftraggeber (Stadt Zürich) und der Politik IT wird innerhalb vom Unternehmen immer wichtiger Keine IT-Affinität bei den Mitarbeitenden Umstellung darf den laufenden Betrieb nicht beeinflussen Gleichzeitige Einführung einer neuen Business-Applikation, weg von der Plantafel, hin zur elektronischen Bedarfs- und Einsatzplanung (Kulturwandel) Seite 7

8 Ziele in der IT IT-Kosten müssen transparent und budgetierbar werden IT-Prozesse müssen standardisiert werden Mehr Stabilität, Verfügbarkeit und Sicherheit Hohe User-Akzeptanz Seite 8

9 Vorgehensweise Evaluation Gegenüberstellung Vor-Ort-Infrastruktur (Erneuerung) vs. Cloud-Lösung Beratende Unterstützung durch Steffen Informatik AG Einbezug eines externen Beraters Vollkostenrechnung auf 5 Jahre Diverse Offerten Entscheidung Seite 9

10 Umsetzung IT-Betrieb bestehende Umgebung Cloud Betrieb Vor-Ort Betreuung / Outtasking - Support, Prävention, Operation - 2x pro Woche vor Ort, Hardware Wartungsvertrag - Einführung Business Applikation Swing Prozess zur Umsetzung in den RZ-Betrieb Initialisierungsphase Konzeptphase Realisierungsphase Einführungsphase Betrieb Entscheid GL Dez Projektauftrag erstellen Kickoff Meeting Ist-Aufnahme Dokumentationen Allfällige Überarbeitung Service Fact Sheet IT-Konzept Organisationskonz ept Betriebskonzept Abnahme Aufbau Infrastruktur Konfiguration Arbeitsplätze Schulung Poweruser Pilot Anpassungen, definitiver Aufbau Datenmigration Abnahme Infrastruktur Übergabe Betrieb gemäss SLA Support Prevention Operating Auftragsvergabe Dez.2012 Soll-Konzept Abnahme Pilot Einführung Seite 10

11 Cloud-Lösung heute Standorte mittels MPLS-Leitungen erschlossen Systeme redundant im Datacenter Full-Service inkl. Smart Printing, Firewall, Antivirus, Thin Clients Inkl. Vor-Ort-Support Betrieb von 230 Smartphones und 20 Tablets mit Swing-Lösung Seite 11

12 Ticket History Juni 2012 Juli 2013 Vor-Ort-Betrieb Ab Juli 2013 Cloud- Lösung Vor Ort Betrieb Cloud Lösung Seite 12

13 Vorteile der Cloud-Lösung Volle Kostentransparenz Konzentration auf unser Kerngeschäft Hochverfügbar Gegen 230 Smartphones die mobil unterwegs sind und mit der Swing-Cloud abgeglichen werden Datensicherheit dank Managed Back-up Sicherer Zugriff auf Daten und Applikationen von überall her Kunden-Self Service-Portal zum einfachen Erfassen und Verwalten von Benutzerdaten Seite 13

14 Erfahrungen / Tipps zum Vorgehen Entscheidungskriterien festlegen Entscheidungsgrundlagen schaffen Richtiges Timing der Migration nachdem der Entscheid gefällt ist Klare und rechtzeitige Kommunikation (Change Management) Genügend interne Ressourcen zur Verfügung stellen (auch nach den ersten Wochen nach der Migration) Nötigenfalls die ersten Tage nach der Migration eine Hotline einrichten Vergessen sie die Vor-Ort-Infrastruktur nicht Seite 14

15 Schlussvotum Es besteht eine gewisse Abhängigkeit IT-Kosten sind stabil und zwischenzeitlich gut planbar, Überraschungen bleiben aus Keine Investitionssprungkosten mehr vorhanden Flexibles Wachstum jederzeit möglich Cloud-Lösung ist optimal, ersetzt jedoch die zusätzliche Betreuung vor Ort durch IT-Partner nicht Regelmässiger Austausch mit Anbieter ist sehr wichtig Nach 2 Jahren Cloud-Lösung der Steffen Informatik haben sich unsere Erwartungen erfüllt und bewahrheitet Seite 15

16 besten Dank für Ihr Interesse

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