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1 Informatik-Projekt der Gemeinde Urdorf Erwin Schleiss Bereichsleiter Finanzen, Gemeinde Urdorf der Gemeinde Urdorf

2 Agenda Ausgangslage Ausschreibungsverfahren Umsetzung / Probleme Fazit

3 Ausgangslage / Blick zurück Veraltete EDV-Lösung, seit 2001 im Einsatz Probleme: Unterhaltskosten, Zeitverluste beim Booten der Clients, Software-Updates unmöglich, grosse Einschränkungen in Datenmenge, grosse Unzufriedenheit bei Nutzer und Kunden, etc. Mangelhafte Betriebssicherheit, hohe Ausfallquote SLA seit 2001 unverändert

4 Grundsätze für neue Lösung 1. 11Mi 1:1-Migration mit ökonomisch und ökologisch optimaler Lösung und schnelle Umsetzung 2. Sicherstellung der Nachhaltigkeit für die Infrastruktur-Wartung 3. Beibehaltung der Rechenzentrumslösung VRSG für Kernapplikationen (EK, FiBu, Fakturierung, Steuern, Wahlen- und Abstimmungen, etc.) 4. Wirtschaftlich optimale und vertretbare Geschwindigkeit (VRSG / Leunet / Virenschutz)

5 Entscheid für eine Ausschreibung Schwellenwerte: Lieferung ab Fr Dienstleistung ab Fr Schwellenwerte: Lieferung ab Fr Dienstleistung ab Fr Output: 44 Anbieter forderten Unterlagen ein, 11 Anbieter haben offeriert (2 zusammen)

6 Vorgehen für Evaluation Bildung einer Kerngruppe (Vertretung der Abt. Finanzen, Personal, Power-User) Ist-Bestandesaufnahme (Erhebung EDV-Inventar) Erstellung Ausschreibungsunterlagen und detailliertes Pflichtenheft für offenes Submissions- verfahren (Status Quo für RZ-Lösung VRSG) Straffer Terminplan

7 Vergabekriterien Eignungskriterien (Muss-Kriterien) - Erfahrung RZ- und oder Inhouse-Betrieb - Kundenreferenzen (öffentliche Verwaltungen) - Fachkenntnisse/ Erfahrung im Support mit MS-Produkten und Citrix - Daten- und Programm-Migration (öffentliche Verwaltungen) - Termine (Offerteingabe und Projektumsetzung) - solider Geschäftsgang - Angebotsqualität - Fristgerechte Offerteingabe - Anerkennung der AGB SIK - Gesetzliche Ausschlussgründe gem. 28 Submissionsverordnung

8 Vergabekriterien Zuschlagskriterien - Konzept und Innovation (30%) - Kosten 1 Jahr inkl. Investitionen (25%) - Kosten 2-9 Jahr inkl. wiederkehrende Investitionen (25%) - Unternehmen (10%) - Referenzen (10%)

9 Projektumsetzung, Meilensteine Vergabe, Bereinigung der Eingabe Vertragsunterzeichnung inkl. SLA Kostenbewilligung bei GR Umsetzung und Datenmigration Projektkosten/ Abrechnung Sicherstellen Betrieb nach Umsetzung

10 Umsetzung / Probleme Vor und nach Rollout: genügend Zeit für Instruktion und Informationen der Nutzer einplanen (z.b. Outlook, Profile etc.) Während Rollout: gezieltes Einsetzen der Ressourcen der IT-Techniker zentrales Erfassungssystem mit Prioritäten aufziehen (z.b. Einbinden Mobiltelefone, zu kurze Kabel für Maus, fehlende Zugriffe, flimmernde Bildschirme, etc.) Koordination der verschieden Techniker (Softwarelieferanten)

11 Fazit / Merkpunkte 1. Projektorganisation Schlanke Projektorganisation realistischer Terminplan Personal einbinden

12 Fazit / Merkpunkte 2. Vorbereitung/ Planung Ausschreibung Inventar Organisation

13 Fazit / Merkpunkte 3. Umsetzung und Betrieb Kosten Geschäftspartner Support

14 Fazit / Merkpunkte 3. Umsetzung und Betrieb Vergabe, Bereinigung der Eingabe Vertragsunterzeichnung inkl. SLA Kostenbewilligung bei GR Umsetzung und Datenmigration Projektkosten/ Abrechnung Sicherstellen Betrieb nach Umsetzung

15 IT-Outtasking für Gemeinden Ein Erfahrungsbericht aus der Gemeinde Urdorf Hans Berchtold System Engineering

16 Inhaltsverzeichnis 1. Ausgangslage und Herausforderungen 2. Lösungsansatz 3. Umsetzung 4. Erfolgsfaktoren 5. Kundennutzen

17 Ausgangslage g g und Herausforderungen - Neue Infrastruktur Server, Arbeitsplätze, Netzwerk, Betrieb - Integration bestehende Hardware - 1:1 Migration - Unbekannte Applikationen - Sportlicher Zeitplan - Übernahme bestehende Lösung - Skepsis gegenüber Neuem 17

18 Lösungsansatz - Insourcing - HP in allen Bereichen - Risiko-Kalkulation im Applikations-Bereich - Offert-Team bleibt bis zur Übergabe - bestes Preis-/ Leistungsverhältnis 18

19 Umsetzung / Resultat - Kick off / Projektplanung - Anpassung Bestellung / Vertrag - Vorbereitung / Aufbau Vorbereitung - Rollout - technische Inbetriebnahme - funktionale Abnahme durch Kunden - Umstellung an einem Wochenende - Endabnahme / Uebergabe b in den Betrieb - Standby am Montag Realisierung - Justierung der Zusammenarbeit - Optimierungen - Life Cycle Management (langfristige Planung) Weiterentwicklung/Pflege 19

20 Erfolgsfaktoren: g Planung Schnelle und sichere Übernahme der Systeme und Daten Breites IT Know-how der Abraxas Partnerschaft attraktive Preisgestaltung g GU Funktion inkl. Funktionsgarantien 20

21 Kundennutzen Kunde bestimmt den Grad der externen Dienstleistung Hohe Datensicherheit und Virenschutz Stabilität und Verfügbarkeit wird garantiert Zugriff auf Know How dank Support-Vertrag Konzentration auf Kernkompetenzen 21

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