RECHERCHE NUR EIN FREMDWORT? RECHERCHE WOZU ÜBERHAUPT? RECHERCHE MIT WELCHEN MITTELN? RECHERCHEGESPRÄCH GUT VORBEREITET!

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1 EINSATZ VON RECHERCHEGESPRÄCHEN IM RAHMEN DER INFORMATIONSBESCHAFFUNG 1 RECHERCHE NUR EIN FREMDWORT? RECHERCHE WOZU ÜBERHAUPT? RECHERCHE MIT WELCHEN MITTELN? RECHERCHEGESPRÄCH GUT VORBEREITET! RECHERCHEGESPRÄCH DER INTERVIEWPARTNER RECHERCHEGESPRÄCH GUT DURCHGEFÜHRT! RECHERCHEGESPRÄCH GUT NACHBEREITET! RECHERCHE GUT KALKULIERT! WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN UND QUELLEN Holger Thater

2 2 Holger Thater Persönliches: verheiratet, 2 Töchter ( Jahre) Hobbies: Musik (Jazz, Klassik, Gesang, Konzerte ) Fahrradfahren, Motorradfahren und -basteln Museumsbesuche Norwegen, Natur Dipl.-Ing. (FH) Elektrotechnik/ Nachrichtentechnik, FH Kiel Fernstudium Technischer Autor, Axel Andersson Akademie, Hamburg Berufliches: Technischer Redakteur, Schwerpunkt Maschinen- und Anlagenbau: : ATM Computer GmbH, Konstanz : AEG Electrocom GmbH, Konstanz : Kontecs GmbH, Hamburg : Gogolin & Co. KG, Buxtehude : ATEXIS GmbH/AEROTEC Engineering GmbH, Hamburg Derzeitige Tätigkeit: Gruppenleiter Technische Redaktion und Illustration SMA Solar Technology AG, Kassel tekom-engagement: Regionalgruppenvertreter im tekom EV, Regionalgruppenleiter RG Mitte, Pate für Landesgruppe Dänemark und Beirat Fachzeitschrift technische Kommunikation

3 3 Recherche nur ein Fremdwort? Definition und Herkunft des Wortes Recherche Recherche = aktives Suchen! Definition des Wortes Recherche : Das Recherchieren ist im engeren Sinne ein Verfahren zur Beschaffung und Beurteilung von Aussagen, die ohne dieses Verfahren nicht preisgegeben, also nicht publik würden. Im weiteren Sinne ist es ein Verfahren zur adäquaten Abbildung realer, d. h. sinnlich wahrgenommener Wirklichkeit mit den Mitteln der Sprache. 1 Herkunft des Wortes Recherche : Vom französischen Wort rechercher : Suchen nach etwas oder Jemandem Etwas erforschen Etwas ergründen Recherche ist eine aktive Suche in unserem Fall nach benötigten Informationen!

4 4 Recherche wozu überhaupt? Der Redakteur hat ein Informationsbedürfnis. Die benötigten Informationen sind bei den Spezialisten! Die Informationen müssen zum Redakteur transportiert werden! Informationsbedürfnis des Redakteurs: Wir sind auch Spezialisten für das Schreiben, i. d. R. nicht für den technischen Sachverhalt! Wir brauchen inhaltliches Futter für unsere Dokumentationen und haben spezielle Fragen, die es zu klären gilt, um unsere Dokumentationen erstellen zu können. Wir sind auf Spezialisten für den technischen Sachverhalt angewiesen! Versteckte Informationen bei Spezialisten: Kenntnisse über unsere Zielgruppe Technische Sachverhalte, Informationen und Unterlagen Prozesse und Abläufe zum Umgang mit dem Produkt Der Redakteur agiert als Rechercheur, um dem Spezialisten (= Informanten) die benötigten Informationen gezielt zu entlocken.

5 5 Recherche mit welchen Mitteln? Eigenständige Recherche kombiniert mit Recherche mit einem Spezialisten schafft die bestmögliche Ausgangsbasis! Wo kann man eigenständig recherchieren? Medien wie: Internet, Fachzeitschriften, Marketingmaterial für das betreffende Produkt: Imagefilme und broschüren Technische Unterlagen für das betreffende Produkt: Pflichten- und Lastenhefte, Entwicklungsbeschreibungen, Technische Zeichnungen, Risikobeurteilung, CAD-Modelle, Stromlaufpläne Ausprobieren am Produkt (oft nur bedingt möglich) Recherche mit einem Spezialisten: Erläuterungen direkt am Produkt Beantwortung von Fragen des Redakteurs im Eine Kombination verschiedener Recherchemittel ist zielführend. Von zentraler Bedeutung: das.

6 6 Gut vorbereitet! (1) Gute Vorbereitung ist eine wichtige Ausgangsbasis für ein erfolgreiches schlechte Vorbereitung kann ein solches erfolgreich sabotieren! Vorbereitungen: Vereinbaren Sie einen Termin, an dem der IP möglichst ungestört zur Verfügung steht. Bereiten Sie sich auf den Interviewpartner (IP) vor! Briefen Sie den IP vorher (in der Einladung, oder mündlich): was Sie an Vorbereitung von ihm erwarten, bzw. was er mitbringen soll über Ziel, Ablauf und zeitlichen Rahmen des Interviews Sprechen Sie die Art des Interviews mit dem IP ab (siehe auch Baumert/Reich, S. 131ff) 1 : Persönliches Interview, Telefoninterview oder Videokonferenz mit/ohne Audioaufzeichnung Video-/Fotointerview am Rechercheobjekt Sorgen idealerweise Sie für einen geeigneten Interviewort, ansonsten bitten Sie den IP, das zu tun. Bei Videointerviews bzw. geplanter Kamerabenutzung am Rechercheobjekt: Dreh-/Fotogenehmigung einholen. Bereiten Sie sich fachlich vor Recherche mit welchen Mitteln? Bereiten Sie einen Fragenkatalog vor.

7 7 Gut vorbereitet! (2) Ein paar gesammelte Tipps: Ohne Fragenkatalog keine Recherche! Nehmen Sie sich die Zeit vorher, überlegen Sie, welche Informationen Sie für Ihre Dokumentation brauchen und erstellen Sie den Fragenkatalog. Gehen Sie dabei an der Kapitelstruktur Ihrer geplanten Dokumentation entlang. Überlegen Sie gut, ob Sie wirklich eine Video- / Audioaufzeichnung brauchen, denn: alles, was aufgezeichnet wurde, muss auch wieder abgehört und zu Papier gebracht werden! Manchmal ist ein Block und ein Stift die bessere Wahl. Bei Video- und Fotoaufnahmen: klären Sie die Lichtverhältnisse vorher und bringen Sie ggf. einen Strahler mit. Ein Stativ gehört auch immer mit in die Tasche. Nicht ist störender, als wenn der IP ständig abberufen wird. Wählen Sie einen Interviewort, an dem die Kollegen ihn nicht so schnell finden; hängen Sie ein Schild an die Tür Bitte nicht stören. Manche IP freuen sich auch mal über einen Außentermin, ggf. den Interviewort nach extern verlegen. Möglichst das Interview nicht im Büro des IP führen.

8 8 Der Interviewpartner (1) Ein paar Gedanken im Voraus über die Ausgangssituation im Zusammenhang mit dem Interviewpartner helfen, ein Gespräch zielführend und angemessen führen zu können und idealerweise eine gute Beziehung auf- oder auszubauen! Ausgangsbasis: Kennen Sie den Interviewpartner bereits? Wie ist ihre persönliche Beziehung; sind evtl. Schwierigkeiten zu erwarten? Gibt es zu beachtende Konventionen (Kleidung, kulturell )? Gibt es sprachliche Barrieren? Was wissen Sie über ihn fachlich und bzgl. seines Persönlichkeitstyps? Welche Position nimmt er in der Firma ein; ist er eher Praktiker oder Theoretiker? Was ist sein Spezialgebiet, auf dem er aussagefähig ist? Was sind Gebiete, zu denen er weniger aussagefähig ist? Ein wichtiges Ziel des Gespräches: Beziehung aufbauen bzw. vertiefen Der Beziehungsaspekt ist in einem von entscheidender Bedeutung, neben der fachlichen Komponente.

9 9 Der Interviewpartner (2) Verschiedene Persönlichkeitstypen bei Ihnen und beim Interviewpartner bedingen bewusst angepasste Interviewtechnik damit das Ziel des Interviews erreicht werden kann! Persönlichkeitstypen (nach Baumert/Reich 2 ): Der ängstliche Interviewpartner Der Schweiger Der Besserwisser Der Vielredner Der Choleriker Das weiße Kaninchen Die Persönlichkeitstypen kommen i. d. R. nicht in Reinform vor und sollen nicht zu Schubladendenken verleiten! Interviewtechnik: muss an den Interviewpartner angepasst sein Der Interviewer darf sich die Gesprächsführung nicht aus der Hand nehmen lassen! Mit jedem Typ von Interviewpartner lässt sich i. d. R. das Ziel des Interviews erreichen bei guter Vorbereitung des Interviewers.

10 10 Der Interviewpartner (3) Der ängstliche Interviewpartner braucht Sicherheit und Bestätigung! Der ängstliche Interviewpartner: scheint sich seiner Sache nicht sicher zu sein, legt sich nicht fest ( ja, kann sein ) möchte spürbar das Gespräch so schnell wie möglich beenden, die Situation scheint ihm unangenehm hat vielleicht Bedenken, dass er Nachteile befürchten muss, wenn er einen Fehler macht kann trotzdem ein sehr geeigneter Informant sein Tipps zur Interviewtechnik: Akzeptieren der ängstlichen Haltung beim Anderen Ungeduld kann Rückzug ins Schneckenhaus bewirken Deutlich sichtbar Aufmerksamkeit schenken Sicherheit schaffen: vertraute Umgebung wählen Themenübersicht vorab versenden Genaue Klärung der Interviewsituation mit ihm, auch Umgang mit Video- und Audioaufzeichnungsgeräten Prüfmöglichkeit der umgesetzten Informationen erwähnen (Korrekturfassung)

11 11 Der Interviewpartner (4) Der Schweiger kann oft in den Redefluss gebracht werden! Der Schweiger: kann auch ein ängstlicher Interviewpartner sein redet vielleicht nur nicht gerne, weiß aber oft trotzdem eine Menge wird oft gefunden in Entwicklungsabteilung bei Individualtätigkeiten (Programmierer, Konstrukteur ) Tipps zur Interviewtechnik: Auflockerung (vorher einplanen) durch Einstieg mit unverfänglichem Thema Redebarriere brechen Schweigende Grundhaltung heißt nicht automatisch, nichts zu wissen dran bleiben! Evtl. über schriftliche Befragung (Mail ) nachdenken Zeit lassen; nicht unterbrechen, wenn es gerade fließt Redeanreize schaffen Vorbereitetes Material mitbringen Entwürfe mitbringen Fragen auf der Liste evtl. geschlossen formulieren, um kurze Antworten zu ermöglichen

12 12 Der Interviewpartner (5) Der Besserwisser weiß oft tatsächlich eine Menge, neigt aber dazu, die Initiative an sich zu ziehen! Der Besserwisser: teilt unaufgefordert mit, was er für notwendig hält ist nicht zu übersehen/überhören, ist quasi omnipräsent mag gerne bestätigt werden in seiner Kompetenz..ist oft sehr hilfsbereit, da er gerne sein profundes Wissen preisgibt hat oft tatsächlich viel Wissenswertes zu sagen, allerdings nicht zu allen Themen Tipps zur Interviewtechnik: Erwähnen Sie seine Kompetenz und bitten Sie um Rat und Unterstützung sie wird mehr als willig gegeben werden. Lassen Sie sich nicht auf einen Wissenswettkampf ein und widersprechen Sie nicht das wirkt wie Infragestellen der Kompetenz. Lassen Sie sich das Heft der Handlung nicht aus der Hand nehmen steuern Sie das Interview aktiv! Vereinbaren Sie den Interviewablauf und das Arbeiten mit der Fragenliste. Arbeiten Sie konsequent Ihre Fragenliste ab.

13 13 Der Interviewpartner (6) Der Vielredner ist oft schwer zu steuern; sein Kompetenzbereich ist nicht klar und muss erst gefunden werden! Der Vielredner: kann auch ein Besserwisser sein, hat aber evtl. nicht dessen tatsächliche Kompetenz redet ständig weiter, auch wenn der rote Faden verloren gegangen ist lässt sich schwer bremsen und ist gerne mal beleidigt verliert sich gerne im Detail und schweift ab Tipps zur Interviewtechnik: Lassen Sie sich das Heft der Handlung nicht aus der Hand nehmen steuern Sie das Interview aktiv! Vereinbaren Sie den Interviewablauf und das Arbeiten mit der Fragenliste. Arbeiten Sie konsequent Ihre Fragenliste ab. Führen Sie immer wieder auf das Thema zurück, dazu ist in vernünftigem Maß auch Unterbrechen erlaubt. Fragenliste mitnehmen, um diese ggf. da lassen zu können zur nachträglichen Bearbeitung durch den Interviewten Termin vereinbaren und nach ein paar Tagen nachhaken.

14 14 Der Interviewpartner (7) Der Choleriker ist ein heißes Eisen, das wie ein rohes Ei behandelt werden muss! Der Choleriker: lässt seinem Unmut freien Lauf, wenn Sie ein Sprengfallenthema angesprochen haben mag nicht gern unterbrochen oder kritisiert werden Tipps zur Interviewtechnik: Bewahren Sie einen kühlen Kopf, lassen Sie Zeit zum Abkühlen! Seien Sie spontan, um identifizierte Sprengfallen zu umschiffen; evtl. suchen Sie später dafür einen anderen Ansprechpartner oder Sie lassen diese nachträglich schriftlich beantworten. Seien Sie kreativ und bilden Sie eine virtuelle Leidensgemeinschaft. Versuchen Sie Verständnis für Ihre Aufgabe zu wecken (denn das ist oft eine Quelle des Ärgers, wenn der Interviewpartner Ihnen nicht freiwillig gegenübersitzt). Widersprechen Sie nicht, sonst besteht die Gefahr der Eskalation. Ein Choleriker sollte möglichst keinen Choleriker befragen.

15 15 Der Interviewpartner (8) Das weiße Kaninchen ist sehr unter Druck, das Interview muss entspannt werden und effektiv verlaufen! Das weiße Kaninchen: ist immer in Eile und hat eigentlich keine Zeit, das ist auch deutlich spürbar möchte das Interview so kurz wie möglich halten und keine Aktionen mitnehmen Tipps zur Interviewtechnik: Schaffen Sie Gleichklang, indem Sie signalisieren, dass auch Ihre Zeit knapp ist und Sie sich beeilen müssen. Signalisieren Sie, dass das Interview gut vorbereitet ist; händigen Sie eine vorbereitete Fragenliste aus. Versuchen Sie alle Fragen kurz und knapp zu halten, halten Sie keine langen Einleitungsreden. Fragen Sie ggf. nach weiteren Ansprechpartnern für Details.

16 16 Der Interviewpartner (9) Ein paar gesammelte Tipps: Nicht Jeder kann mit Jedem - evtl. hat ein Kollege den besseren Draht zum Interviewpartner! Praktiker (z. B. Servicetechniker, Inbetriebnehmer ) hassen lange theoretische Diskussionen. Sie wollen eher über Abläufe und Arbeitsfolgen sprechen. Sprechen Sie mit den richtigen Leuten: Inbetriebnahme- und Arbeitsabläufe bespricht man am Besten mit Praktikern (nicht mit dem Konstrukteur!) Funktionsweise und Aufbau bespricht man eher mit dem Konstrukteur. Man bekommt in der Regel nicht alle benötigten Informationen von nur einer Person.

17 17 Der Interviewpartner (10) Tipps zu Sprachbarrieren (nach Baumert/Reich 2 ): Problem Interview nicht in der Muttersprache des Redakteurs Interview nicht in der Muttersprache des Redakteurs Interviewpartner ist schwer verständlich, z. B. durch einen starken Akzent Tipps Fragen in der Fremdsprache schriftlich vorbereiten. Wichtige Ausdrücke vorab im Wörterbuch suchen. Sprachlich versierte Kollegen um Unterstützung bitten, vielleicht ein Interview gemeinsam führen. Bei Unklarheiten während des Gesprächs nachfragen. Fragen vorab an den Interviewpartner schicken. Interviewpartner ausreichend Zeit für die Vorbereitung lassen. Langsam sprechen und einfache Worte wählen. Nachfragen stellen. Nachfragen stellen. Dinge noch einmal zusammenfassen und um Bestätigung bitten. Um Zusendung von weiterem Material bitten. Im Anschluss ein Protokoll schicken und Inhalte bestätigen lassen.

18 18 Gut durchgeführt! (1) Professionelle Gesprächsführung, Zuhören und kooperative Gesprächsführung schaffen eine gute Basis! Professionelle Gesprächsführung: Der Rechercheur hat ein Ziel, er führt das Gespräch und nutzt Profiwissen, um zum Erfolg zu kommen. 2 Gut zu wissen für den Rechercheur ( Profiwissen ): Grundbegriffe der Kommunikationstechnik: Kommunikationstypen/-verhalten Umgang mit verschiedenen Persönlichkeitstypen und Störungen (siehe auch Baumert/Reich, Störungen, S. 151ff) 1 Fragetypen (offen, geschlossen) Die vier Seiten einer Nachricht Kooperatives Verhalten und Gesprächsführung Professionelles Zuhören Körpersprache, Mimik, Gestik, Blick und darauf reagieren können Der Redakteur als Rechercheur ist ein Kommunikationsprofi und braucht dafür das notwendige Rüstzeug.

19 19 Gut durchgeführt! (2) Führen Sie die Recherche! Ein paar gesammelte Tipps: Seien Sie neugierig und interessiert! Seien Sie pünktlich startbereit! Wenn Sie den Raum organisieren: Stellen Sie vor dem Gespräch Kekse und Getränke im Raum bereit. Legen Sie im Raum alle benötigten Unterlagen, Gerätschaften und Schreibmaterialien bereit. Wählen Sie eine geeignete Sitzposition. Über Eck ist oft gut geeignet, da man sich zum Einen ansehen und zum Anderen gemeinsam in Unterlagen schauen kann. Schalten Sie zu Beginn des Gespräches demonstrativ ihr Handy aus. Nehmen Sie sich Zeit für die Begrüßung (Visitenkarte, Vorstellung ). Erläutern Sie den Ablauf und das Ziel des Gespräches und bis wann es geplant ist. Reine Befragungsrecherchen sollten nicht mehr als zwei Stunden dauern, evtl. zwischendurch den Ort wechseln (an das Rechercheobjekt gehen).

20 20 Gut durchgeführt! (3) Führen Sie die Recherche! Ein paar gesammelte Tipps: Holen Sie sich vor Verwendung von Video- und Audioaufzeichnungen die Einwilligung des IP. Hangeln Sie sich durch Ihre Fragenliste; lassen Sie sich nicht ablenken. Notieren Sie das Gesagte auf Ihrem Fragebogen. Fragen Sie nach, wenn Sie etwas nicht verstanden haben. Fragen Sie wirklich nach! Reagieren Sie auf Signale und Entwicklungen im Gespräch. Beobachten Sie dazu den Interviewpartner in unbeachteten Momenten. Behalten Sie die Zeit im Auge. Stellen Sie bei Zeitmangel zuerst die Kernfragen. Stellen Sie keine Fragen, die Sie in den vorher erhaltenen Unterlagen oder an bekannter Stelle nachlesen können. kann zu Ungeduld beim IP führen. Machen Sie jede Stunde eine kurze Pause. Gemeinsames Essen zwischendurch hilft Beziehung bauen.

21 21 Gut durchgeführt! (4) Führen Sie die Recherche! Ein paar gesammelte Tipps: Fragen Sie den IP zum Schluss, ob seiner Meinung nach etwas zum Thema vergessen oder alle wichtigen Punkte angesprochen wurden. Vereinbaren Sie am Ende das weitere Vorgehen. Fragen Sie auch, ob Sie sich melden dürfen, wenn noch etwas unklar sein sollte. Vereinbaren Sie geeignete Zeiten und Kommunikationswege für Rückfragen. Oft steht der IP nur für ein Gespräch zur Verfügung; nutzen Sie daher diese Gelegenheit gut!

22 22 Gut nachbereitet! Ohne zeitnahe Auswertung des es und Verarbeitung des Gehörten gehen wertvolle Informationen verloren! Auswertung des es: muss schriftlich zeitnah direkt nach dem Gespräch erfolgen Ein Rechercheprotokoll muss erstellt werden (evtl. wird ja nicht sofort mit den Informationen weiter gearbeitet, oder ein Kollege greift auf diese zu). Angaben zu Datum, Thema, Name Interviewpartner und Rechercheur, erhlatenen Unterlagen müssen festgehalten werden. Beschriftung und saubere Ablage aller erhaltenen Unterlagen, Medien und Dateien; danach Löschen der Aufnahmemedien, z. B. Kameraspeicher, damit diese wieder zur Verfügung stehen. Bestandsaufnahme: liegen alle benötigten Informationen vor oder ist weiterer Informationsbedarf vorhanden/entstanden? Folgegespräche Verarbeitung der Informationen: und Umsetzung in den zu erstellenden Dokumentationen sollte möglichst zeitnah nach dem Gespräch erfolgen

23 23 Recherche Gut kalkuliert! Ein kleiner Exkurs zu Aufwänden und ein Plädoyer zu Realismus! Kalkulationen von en: erfolgen bzgl. des benötigten zeitlichen Aufwandes oft sehr unrealistisch optimistisch planen Sie realistisch! Eine vor Ort Recherche von 2 h kann, abhängig von der Komplexität des Themas oft 8 h Stunden Vor- und 8 h Nachbereitung benötigen. Planen Sie ausreichend An- und Abreisezeiten ein. Für Dienstleister bei Angeboten zu bedenken: Geben Sie immer genau an, welche Anzahl an Recherchen im Angebot enthalten sind von welchem Rechercheort Sie in Ihrem Angebot ausgehen wie die Reisekosten für die Recherchen in Ihrem Angebot abgedeckt sind; wie viel An- und Abreisestrecken Sie also in Ihrem Angebot berücksichtigt haben wie Sie zusätzliche Recherchen kostenmäßig berechnen würden ansonsten ist eine Nachberechnung der zusätzlich anfallenden Recherchekosten nur schwer durchsetzbar bei Ihrem Auftraggeber.

24 24 Weiterführende Informationen: zu wichtigen Themen, die hier nicht ausführlich oder gar nicht behandelt werden. Baumert/Reich: Interviews in der Recherche, Redaktionelle Gespräche zur Informationsbeschaffung. Wiesbaden: Springer VS, 2. Auflage 2012 Baumert, Andreas: Professionell texten. Grundlagen, Tipps und Techniken. 2. Aufl., München: DTV/Beck, Ekman, Paul; O Sullivan, Maureen; Frank, Mark G.: A Few Can Catch a Liar. Psychological Science 10.3(1999). Haller, Michael: Das Interview: Ein Handbuch für Journalisten (Praktischer Journalismus).4. Aufl., Konstanz: UVK, 2001.

25 25 Quellennachweise 1: Definition laut Michael Haller, entnommen aus Artikel Recherche bei 2: Baumert/Reich: Interviews in der Recherche, Springer VS, 2. Auflage 2012