Lohnabrechnung: Sage Outsourcing

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Juliane Winkler
vor 6 Jahren
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1 Lohnabrechnung: Sage Outsourcing Warum umständlich, wenn s auch einfach geht?

2 Inhalt 3 Die kleine Geschichte des Outsourcings 4 Modernes Outsourcing heute 5 Outsourcing in der Entgeltabrechnung 7 Die Vorteile des Outsourcings im Lohnbüro 10 Die Projektvorbereitung 12 Den richtigen Outsourcing-Partner finden 14 Outsourcing & Recht 16 Das Portfolio der Lohndienstleister 17 Fazit 2

3 Die kleine Geschichte des Outsourcings Adam Smith lässt grüßen Die Wurzeln des Outsourcings reichen zurück bis zu Adam Smith ins Zeitalter der Industrialisierung. Die Arbeitsteilung, die Ende des 19./ Anfang des 20. Jahrhunderts an Bedeutung gewann, ist sozusagen die Mutter des Outsourcing-Gedankens. Smith war der Ansicht, dass Menschen und Unternehmen effizienter arbeiten, wenn sie sich auf jene Aufgaben konzentrieren, auf die sie spezialisiert sind. Der Begriff Outsourcing setzt sich aus den beiden englischen Wörtern out und source zusammen. Frei übersetzt bedeutet dies in etwa von außerhalb beziehen. Gemeint sind Leistungen, die zuvor intern erbracht wurden und für die nun ein externer Anbieter zuständig ist. Der Begriff beschreibt also die Verlagerung betrieblicher Prozesse nach außen. Natürlich war hierfür der Spielraum im 19. Jahrhundert eher eng: Die Kommunikation dauert oft Tage und die Entfernungen waren selbst innerhalb eines Landes meist nur in mehren Etappen zu bewältigen. Outsourcing war zu jener Zeit nicht mehr als ein theoretisches Gedankenmodell. Richtig Schwung kam erst Mitte der sechziger Jahre in die Sache. Frei nach dem Motto Do what you can do best Outsource the rest begannen US-amerikanische Konzerne, Teile betrieblicher Prozesse auf Zulieferer und externe Dienstleister zu verlagern. Waren es Anfangs eher einfache Aufgaben, stiegen die Anforderungen im Laufe der Zeit. Auf dem IT-Markt gewann Outsourcing erst Mitte der neunziger Jahre an Bedeutung. Als Treiber entpuppte sich dabei das Internet, das die teils großen Entfernungen zwischen Dienstleistern und Unternehmen schnell dahinschmelzen ließ. Anfangs stand dabei vor allem die IT-Infrastruktur im Fokus, die wahlweise ganz oder teilweise zum Beispiel im Rahmen des Hostings von spezialisierten Dienstleistern betrieben wurde. Oberstes Ziel war es, das betriebliche IT-Budget zu entlasten. Der IT-Outsourcing-Markt wuchs in den vergangenen Jahren zumeist zweistellig. 3

4 Modernes Outsourcing heute Eine Frage des Prozesses Aktuelle Trends wie beispielsweise Cloud Computing haben den Focus jedoch mittlerweile verschoben. Heute geht es nicht mehr allein darum, Teile der betrieblichen IT kostengünstig von Dienstleistern managen zu lassen. Heute stehen die Prozesse im Vordergrund. Die entscheidende Frage lautet nicht mehr Wie spare ich Geld durch Outsourcing ein?, sondern vielmehr Hilft mir Outsourcing, signifikante Prozessverbesserungen zu erreichen?. Parallele Kosteneinsparungen werden dabei natürlich wohlwollend zur Kenntnis genommen. Dass derzeit das Business Process Outsourcing (BPO) mit Wachstumsraten von 35 bis 38 Prozent fast drei Mal so stark zulegt wie der restliche Outsourcing-Markt, ist daher kaum überraschend. Beim BPO werden einzelne Prozesse im Unternehmen genau unter die Lupe genommen. Die Entscheider vergleichen Kosten und Qualität der internen Leistungserstellung mit den Angeboten externer Dienstleister. Arbeiten Letztere besser oder zumindest preiswerter, ist Outsourcing eine betriebswirtschaftliche Option. Anders als früher gehört Full Outsourcing nicht mehr zu den strategischen Zielen. Zu kritisch wird das Problem der Abhängigkeit bewertet. Stattdessen werden einzelne Prozesse oder Teilbereiche komplexer Abläufe verlagert. Dabei kommen in aller Regel kleine, hoch spezialisierte Anbieter zum Zuge. Folglich haben viele mittelständische Unternehmen nicht mehr nur einen, sondern gleich mehrere Outsourcing-Partner. Der Run auf die Spezialisten ist jedoch nicht allein dem fundierten Know-how der Anbieter geschuldet. Kleine Teilprozesse lassen sich schlicht besser auslagern und in den Gesamtprozess integrieren. Zudem fallen bei kleineren Outsourcing- Deals die Risiken zumeist geringer aus. 4

5 Outsourcing in der Entgeltabrechnung Übernimm du das lieber Personalprozesse werden besonders häufig an spezialisierte Dienstleister ausgelagert allen voran: die Entgeltabrechnung. Doch warum ist Outsourcing gerade in der Entgeltabrechnung so erfolgreich? Grund hierfür sind die Rahmenbedingungen. Oder anders ausgedrückt: Faktoren, die Outsourcing in anderen Unternehmensbereichen oft ausbremsen, sind bei der Entgeltabrechnung nicht oder nicht im gleichen Maße vorhanden. Das wird besonders deutlich, wenn typische Kritikpunkte am Outsourcing der Situation in der Entgeltabrechnung gegenübergestellt werden. Die hohe Standardisierung lässt keinen Raum für Innovationen Entgeltabrechnung gehört eben nicht zur betrieblichen Wertschöpfung. Unternehmen erstellen Lohnabrechnungen, weil sie hierzu steuer- und sozialrechtlich verpflichtet sind. Der Abrechnungsprozess ist daher kein betriebliches Alleinstellungsmerkmal, mit dem sich Wettbewerbsvorteile erzielen lassen. Er ist vielmehr bis ins kleinste Detail gesetzlich reglementiert. Raum für individuelle Interpretationen ist dabei ohnehin nicht vorgesehen. Deshalb wirkt die hohe Standardisierung in der Entgeltabrechnung auch nicht starr und unflexibel. Sie garantiert vielmehr, dass rechtskonform, effektiv und sicher gearbeitet wird. Ausgelagerte Prozesse lassen sich schlecht integrieren Die Entgeltabrechnung folgt sowieso starren Vorgaben und einem unveränderlichen Muster. Sind die Kalkulationsfaktoren bekannt, gibt es wenig Diskussionsbedarf zwischen Dienstleister und Unternehmen. Faktoren wie die fehlende räumliche Nähe spielen daher nicht annähernd eine so große Rolle wie in geschäftskritischen Unternehmensbereichen. Folglich kommt es in der Praxis eher selten vor, dass Abstimmungsprobleme das Verhältnis zwischen Unternehmen und Dienstleister belasten. Hinzu kommt, dass es sich bei der Lohnabrechnung um einen in sich geschlossenen Prozess handelt, der nur wenige Anknüpfungspunkte zu anderen Unternehmensbereichen besitzt. Outsourcing-Dienstleister bieten ihren Dienst auch dem Wettbewerb an Das Argument ist nicht von der Hand zu weisen. Allerdings spielt es bei der Entgeltabrechnung keine Rolle. Schließlich ist der Prozess der Lohnabrechnung für die Marktpositionierung völlig irrelevant. Wegen der restriktiven gesetzlichen Vorschriften läuft die Lohnabrechnung in den meisten Unternehmen ohnehin ähnlich ab, wenn sie nicht sogar streckenweise identisch ist. Mangelnde Flexibilität ist in diesem Fall kein Nachteil, sondern eine rechtliche Notwendigkeit. Outsourcing macht süchtig Die Gefahr drohender Abhängigkeit ist beim Outsourcing in der Entgeltabrechnung nicht gegeben. Im Gegenteil, einheitliche Datenformate sowie die hohe Standardisierung von Abrechnungen, Berichten und Meldungen schützen Unternehmen davor. Steuerberater, Lohnbüros, Online-Dienstleister mittlerweile gibt es unzählige Wege, die Lohnabrechnung auszulagern. Es ist daher völlig unproblematisch, die Lohndaten in die Tasche zu packen und bei einem anderen Anbieter anzuklopfen. Zudem führt der intensive Wettbewerb zu tendenziell sinkenden Preisen und einer kundenfreundlichen Vertragsgestaltung. 5

6 Outsourcing vernichtet eigenes Know-how Das stimmt. Deshalb kann Outsourcing im Kernbereich betrieblicher Wertschöpfung durchaus kritisch gesehen werden. Nur, die Lohnbuchhaltung gehört nicht zu den betrieblichen Alleinstellungsmerkmalen. Deshalb ist der potenzielle Verlust eigenen Know-hows in der Lohnabrechnung verschmerzbar. Zumal sich fehlendes Know-how wegen der hohen, branchenübergreifenden Standardisierung bei einem möglichen späteren Insourcing relativ schnell wieder aufbauen lässt. Auf der anderen Seite schadet es natürlich nicht, wenn Basiswissen zur Entgeltabrechnung dem Betrieb erhalten bleibt. Auf diese Weise lässt sich Servicequalität des Dienstleisters besser überwachen. Zusammenfassung Die Entgeltabrechnung ist ein hoch standardisierter, von rechtlichen Vorgaben geprägter Prozess. Sie läuft unabhängig von Größe und Branche in den Unternehmen identisch oder zumindest sehr ähnlich ab. Die Entgeltabrechnung ist überschaubar, in sich geschlossen und weist nur wenige Anknüpfungspunkten zu angrenzenden Aufgabengebieten auf. Deshalb ist sie wie kaum ein anderer Unternehmensbereich für das Outsourcing prädestiniert. 6

7 Checkliste Outsourcing-Projekte wollen gut vorbereitet sein. Das gilt nicht nur im Hinblick auf die Auswahl des passenden Dienstleisters, sondern auch mit Blick auf die eigene Unternehmensorgani sation. Denken Sie daran: ihre Mitarbeiter frühzeitig ins Boot zu holen sich einen Überblick über die eigenen Prozesskosten zu verschaffen ihre eigenen Kosten mit den Gesamtkosten der Dienstleistung zu vergleichen Dienstleistungen im tatsächlich benötigten Umfang zu buchen. 11

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