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1 INS Engineering & Consulting AG INS Präsentation «Auslagerung von Dienstleistungen im KMU-Umfeld» 11. Juni 2015 Seite 0

2 Agenda Begrüssung & Vorstellung Was macht KMUs einzigartig? Was sind Gründe für eine Auslagerung? Make or Cloud? Wie gehe ich vor? Fragen und Antworten Seite 1

3 «Vorstellung» Kevin Bieber ICT Consultant Charles Rüedi Sales Telefon Mobile Mail Social XING, LinkedIn, FB Telefon Mobile Mail Social XING, LinkedIn, FB Seite 2

4 «INS Engineering & Consulting AG» Neutral und Unabhängig Gründungsjahr: 1991 Standorte: - Hochwald bei Basel - Yverdon-les-Bains (VD) Mitarbeitende 14 Mission: Im heutigen Informationszeitalter ist es unsere Aufgabe, unsere Kunden in der Ausarbeitung deren ICT Strategie, bis hin zu deren Umsetzung zu coachen, um ihnen über den effizienten Einsatz von ICT Lösungen einen Wettbewerbsvorteil zu schaffen und damit deren zukünftigen Geschäftserfolg zu sichern. Ziel: Wir stellen für unsere Kunden einen klaren Mehrwert dar. Leitbild: Als innovative und erfahrene Experten coachen wir Strategieprozesse und entwerfen Lösungsansätze. Wir beraten und unterstützen unsere Kunden im Umsetzen der optimalsten Lösungen. Kunden: Grossunternehmen & KMU über alle Branchen hinweg Seite 3

5 «Was muss ich als KMU beachten, wenn ich mit dem Gedanken spiele, eine Dienstleistung ganz oder teilweise auszulagern?» Seite 4

6 KMUs können und sollen nicht gleich angegangen werden die Grosskunden KMUs müssen mit einer massgeschneiderten Beratung bedient werden Die Fragestellung «Wo soll die Reise hingehen?» taucht öfter auf als bei Grossunternehmen Mehr Erklärungsbedarf über die aktuellen Technologien und deren Möglichkeiten Keine aufgeblasene Projektorganisation und aufwändiges Vorgehen, sondern schlank und effizient Seite 5

7 Make or Cloud? Wie schaffe ich eine Entscheidungsgrundlage für oder gegen einen Cloud-Service? Seite 6

8 Gründe für die Prüfung einer Auslagerung sind vielfältig Einige Beispiele aus der Praxis Endende Lebenszyklen von Hardware und Applikationen (Neu-Investition notwendig) Unregelmässiger Bedarf von speziellen Leistungen (z.b. alle 3-5 Jahre) Fehlende Kostentransparenz bei interner Erbringung der Dienstleistung Fehlende Skalierbarkeit bei interner Erbringung der Dienstleistung Verlust von Wissensträgern (Kündigung oder Pensionierung) Produkt ist nur über einen Dienstleister verfügbar Seite 7

9 Entscheidungsgrundlage durch einen Business Case schaffen Sofern keine.. strategische Vorgabe besteht, welche die Nutzung der Cloud zwingend benötigt (z.b. Entscheid für Applikation in Cloud) Einschränkungen bestehen, welche die Nutzung der Cloud verunmöglichen (z.b. Vertrauliche Daten) Sollte ein Business Case erstellt werden, welcher die Vorteilhaftigkeit einer Cloud Lösung ausweist Seite 8

10 Die Grundlage für eine Business Case Am Anfang steht immer ein Anforderung welche erfüllt werden muss Was brauchen wir eigentlich? Ausgangslage hat massgeblichen Einfluss auf dem Business Case Grösse Organisation Branche Geplanter Einsatzzeitraum Bestehende Strategie Seite 9

11 Was ist Bestandteil eines Business Cases für Cloud Computing Business Case Vorteile Risiken Kosten Greifbar Greifbar Greifbar Finanzielle Analyse Nicht Greifbar Nicht Greifbar Qualitative Analyse Seite 10

12 Vorgehen Wie gehe ich vor, wenn ich eine Dienstleistung ganz oder teilweise auslagern (z.b. in die Cloud) möchte? Seite 11

13 Herausforderungen während allen Phasen Service Level Management Provider Management Strategie erarbeiten Projekt verkaufen Ausschreibung durchführen Transition Transfer von Daten und Wissen Vor der Auslagerung Auslagerung Nach der Auslagerung Seite 12

14 Herausforderungen während allen Phasen Service Level Management Provider Management Strategie erarbeiten Projekt verkaufen Ausschreibung durchführen Transition Transfer von Daten und Wissen Vor der Auslagerung Auslagerung Nach der Auslagerung Seite 13

15 Strategie ist nicht vorhanden oder unklar Herausforderung: Geschäftsstrategie und IT Strategie haben Einfluss auf die IT Umgebung, sind aber nicht oder nur teilweise definiert Praxisbeispiel: Starker erwarteter Personalwachstum (Wachstumsstrategie) benötigt skalierbare Lösungen Lösung: Erarbeiten oder prüfen der strategischen Vorgaben Seite 14

16 Das Projekt kann nicht «verkauft» werden Herausforderung: Projekt lässt sich nicht durch finanzielle Einsparungen begründen und die Dienstleistung scheint teurer als vorher Praxisbeispiel: Auslagerung der Serverinfrastruktur in eine externes Rechenzentrum (z.b. IaaS) Lösung: Schaffen von Vergleichbarkeit (Äpfel mit Äpfel) und Einbezug von qualitativen Vorteilen (z.b. Ausfallsicherheit) Seite 15

17 Beispiel Prozess Auslagerung Ist Abgleich Soll Aus- Zustand Strategie Zustand schreibung Betrieb Transition Vertragsverhandlung Seite 16

18 Wie sieht eine typische Ausschreibung aus? Anfragen von mehreren Anbietern (3-5) für die vorher definierte Dienstleistung Vergleichen der verschiedenen Angebote Ausschreibungsdokument Anbieterpräsentationen Aussprechen einer Empfehlung für einen Anbieter Seite 17

19 Warum sollte eine Ausschreibung durchgeführt werden? Einen Partner auf Augenhöhe finden (Wichtigkeit, Kultur, Branche, etc.) Aktueller Marktvergleich der Preise (Richtpreise und Vergleiche ermöglichen nur grobe aussagen) Vergleich von möglichst identischen Dienstleistungen miteinander (Äpfel mit Äpfel) Je früher der Fehler, umso grosser der Schaden Seite 18

20 Herausforderungen während allen Phasen Service Level Management Provider Management Strategie erarbeiten Projekt verkaufen Ausschreibung durchführen Transition Transfer von Daten und Wissen Vor der Auslagerung Auslagerung Nach der Auslagerung Seite 19

21 Dienstleistungsqualität steuern und kontrollieren Herausforderung: Dienstleistung wurde vertraglich definiert, aber nicht kontrolliert Praxisbeispiel: Dienstleistungsvertrag enthält Angaben zur Verfügbarkeit, aber kein Reporting wird gemacht Lösung: Vertragliche Verankerung von Berichterstattung und regelmässigen Treffen beider Parteien Seite 20

22 Herausforderungen während allen Phasen Service Level Management Provider Management Strategie erarbeiten Projekt verkaufen Ausschreibung durchführen Transition Transfer von Daten und Wissen Vor der Auslagerung Auslagerung Nach der Auslagerung Seite 21

23 Sich «Was wäre wenn?» Fragen stellen Herausforderung: Keine Regelung vorhanden, was nach dem Vertragende mit meinen Daten, Hardware und Wissen geschieht Praxisbeispiel: Backup Dienstleistung umfasst den Transport der Daten in das externe Rechenzentrum, umgekehrt ist nur mit hohen Mehrkosten möglich Lösung: Auch wenn man es nicht beabsichtigt, sich bereits Gedanken über einen möglichen Ausstieg machen Seite 22

24 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Seite 23

25 Haben Sie Fragen? Seite 24

26 INS Kontakte Hochwald INS Engineering & Consulting AG Hauptstrasse 6 CH-4146 Hochwald Telefon: Fax: Yverdon-les-Bains INS Engineering & Consulting SA Rue des Moulins 39 CH-1400 Yverdon-les-Bains Telefon: Fax: Seite 25

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