Merkblatt. über das. Verfahren zur Blankoformularbedruckung. auf freiwilliger Basis

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1 Merkblatt über das Verfahren zur Blankoformularbedruckung auf freiwilliger Basis Stand: April 2006

2 Vorwort Das Thema Blankoformularbedruckung (BFB) - d.h. die Erzeugung vertragsärztlicher Formulare auf speziellem Blankopapier durch einen Laserdrucker in der Arztpraxis ohne Verwendung der bisherigen, vorgefertigten Musterformulare - wurde erstmals mit der Einführung der Krankenversichertenkarte diskutiert. Nach entsprechender Vorbereitungszeit und Feldversuchen und nach langwierigen Verhandlungen mit den Spitzenverbänden der Krankenkassen sowie unter dem Hinweis, dass die Teilnahme an der BFB durch den einzelnen Vertragsarzt/Psychotherapeuten freiwillig erfolgt, wurde der vertraglichen bundesweiten Einführung der BFB zum und der praktischen Einführung zum zwischen den Vertragspartnern zugestimmt. Dieses Merkblatt soll die Vor- und Nachteile der BFB aufzeigen. Für weitere Fragen können Sie sich gerne an unsere Experten-Hotline IT in Ihrer Praxis unter der Telefonnummer wenden (12 Cent pro Minute für Anrufe aus dem Festnetz).

3 1. Gesetzliche und vertragliche Vorgaben Das Verfahren zur BFB wurde bundesweit zum 01. Januar 2003 eingeführt. Ab diesem Zeitpunkt kann jeder Vertragsarzt/Psychotherapeut, der mittels EDV abrechnet, dieses Verfahren unter folgenden Voraussetzungen anwenden: Die eingesetzte Praxissoftware ist von der Kassenärztlichen Bundesvereinigung für die BFB zertifiziert (Liste unter ). Es liegt eine praxisspezifische BFB-Genehmigung der jeweils zuständigen KVB- Bezirksstelle vor. Die vertraglichen Vorgaben hierzu sind im Bundesmantelvertrag-Ärzte (BMV-Ä) 34, Abs. 1 und 42 Abs. 10 und 11 und im Arzt-/Ersatzkassenvertrag (AEKV) 6 Abs. 1, 5, 6 und 7, sowie in Anlage 2 Vereinbarung über den Einsatz des Blankoformularbedruckungsverfahrens zur Herstellung und Bedruckung von Vordrucken für die vertragsärztliche Versorgung geregelt und mit Wirkung vom in Kraft getreten (veröffentlicht im Deutschen Ärzteblatt vom ). Für alle Vertragsärzte/Psychotherapeuten ist die Teilnahme an diesem Verfahren freiwillig. 2. Softwarezertifizierung Als Vorbedingung dafür, dass der Vertragsarzt/Psychotherapeut eine Genehmigung zur Blankoformularbedruckung erhalten kann, muss jeder Arztsystemhersteller vorab eine Zertifizierung seines Arztsystems bei der Kassenärztlichen Bundesvereinigung vornehmen lassen. Nach erfolgreicher Prüfung wird dies durch die KBV in die Liste Zertifizierte Software Blankoformularbedruckung aufgenommen bzw. dort veröffentlicht ( ). 1

4 3. Genehmigungsverfahren Jeder interessierte Vertragsarzt/Psychotherapeut erhält von seiner zuständigen KVB- Bezirksstelle auf Anfrage ein Antragsformular (siehe letzte Seite). Auf diesem Antrag ist die verwendete Arztsoftware - zusammen mit der KBV- Zulassungsnummer für die BFB - anzugeben. Zusätzlich sollte jeweils ein bedrucktes DIN A 4 und DIN A 5 Formular zur Ansicht mit eingereicht werden, um spätere Reklamationen durch die Krankenkassen zu vermeiden. Der Einsatz des u.g. Sicherheitspapiers ist für das Genehmigungsverfahren nicht erforderlich. Der Antrag wird von der zuständigen KVB-Bezirksstelle überprüft. Nach positiver Prüfung erhält der Vertragsarzt/Psychotherapeut eine widerrufliche Genehmigung zum Einsatz des Verfahrens der Blankoformularbedruckung. 4. Ergänzende Hinweise 4.1 Was ist Blankoformularbedruckung? Vordrucke können gem. der Vereinbarung über den Einsatz des Blankoformularbedruckungsverfahrens zur Herstellung und Bedruckung von Vordrucken für die vertragsärztliche Versorgung (Anlage 2 a zum BMV-Ä/AEKV) mittels zertifizierter Software in Verbindung mit einem Laserdrucker vom Vertragsarzt/Psychotherapeut selber in der Praxis erzeugt werden. Die Software generiert hierbei das eigentliche Formular (Fixdaten) und druckt es gleichzeitig mit dem Formularinhalt (Bewegungsdaten) auf Sicherheitspapier aus. Zusätzlich wird ein Barcode (PDF 417) aus einem Teil der gedruckten Bewegungsdaten erzeugt und aufgedruckt. Er dient sowohl der Fälschungssicherheit, als auch der effizienteren Maschinenlesbarkeit der aufgedruckten Daten. 4.2 Sicherheitspapier Alle vertragsärztlichen Formulare der BFB müssen auf einem speziellen Sicherheitspapier ausgedruckt werden. Das Sicherheitspapier hat drei Security-Merkmale: Farbige Vorderseite (rosa) Ultravioletter Aufdruck GKV Wasserzeichen im Papier Als Größen gibt es zunächst: DIN A 4 und DIN A 5. Mit Ausnahme des Arzneiverordnungsblattes (Muster 16) können also alle Formulare mit diesen Größen analog der 2

5 Originalformulare abgebildet werden. Ggf. notwendige Durchschläge werden als Zweit- oder Drittausdruck reproduziert. Ein Ausdruck auf einfachem weißen Druckerpapier ist nicht zulässig bzw. darf in der vertragsärztlichen Versorgung nicht eingesetzt werden. Ausgenommen sind die Psychotherapie-Formulare; diese werden auf weißem Papier ohne Barcode gedruckt (siehe auch Punkt 4.4). Die Kosten für das Sicherheitspapier werden von den Krankenkassen getragen. Der Einsatz des Sicherheitspapiers darf nur im Rahmen der vertragsärztlichen Versorgung erfolgen; andere Verwendungen (z. B. Privatliquidation) sind nicht zulässig. Das Sicherheitspapier liefern jene Firmen (z.b. Fa. Kohlhammer oder Deutscher Ärzteverlag), die auch die konventionellen Kassenformulare herstellen. 4.3 Barcode / Fälschungssicherheit Jedes Formular wird vom Arztsoftwaresystem automatisch mit einem Barcode versehen. Der Barcode erfüllt primär die Funktion, manipulative Änderungen am bereits erstellten Vordruckmuster zu erschweren. Da gewährleistet ist, dass auf dem Barcode keine Daten gespeichert sind, die nicht auch visuell lesbar sind, können am Vordruck keine textlichen Veränderungen vorgenommen werden, ohne dass diese vom Barcode-Inhalt abweichen. Als Nebeneffekt dieses Sicherheitskriteriums werden über dem Barcode eine Reihe relevanter Daten maschinenlesbar in sicherer Form bereitgestellt, wobei es hierbei zu erheblichen Einsparungen bei der Datenerfassung kommen kann. Zur Verwendung gelangen zwei spezifische Barcodes. Der sog. Standardbarcode beinhaltet folgende Feldinhalte: Formularcode, Formularcodebezeichnung, Versionsnummer, Familienname, Vorname, Geburtsdatum, Gültigkeitsdatum der KVK, IK der Krankenkasse, Versichertennummer, Status, Arztnummer, Ausstellungsdatum, KBV-Prüfnummer. Der gekürzte Standardbarcode enthält Daten des Standardbarcodes mit Ausnahmen der Angaben Familienname, Vorname und Geburtsdatum. Der Inhalt eines Barcodes ist für die einzelnen Formulare unterschiedlich (und u. U. auch für die einzelne Seiten eines Formulars). Zur besseren Systematik wurden deshalb zwei Standardbarcodes eingeführt. Den größten Vorteil der verwendeten Barcodes werden Arztpraxen ohne Arzt-/ Patientenkontakt haben, da die Daten des Überweisungsscheines eingescannt werden können und nicht mehr manuell eingegeben werden müssen. 3

6 4.4 Welche Formulare können über das BFB-Verfahren bedruckt werden? Die Liste der gegenwärtig grundsätzlich zugelassenen vertragsärztlichen Vordrucke umfasst alle vertragsärztlichen Formulare, die in der Anlage 2 a zum BMV-Ä/AEKV aufgeführt sind mit Ausnahme des Arzneiverordnungsblattes (Muster 16). Dieses Formular muss zunächst noch als Original-Vordruck erstellt werden (Direktbedruckung entweder mit Nadel-, Tintenstrahl- oder Laserdrucker ist möglich). Nur nachfolgend genannte vertragsärztliche Formulare kommen also für die BFB grundsätzlich in Frage: Formulare der vertragsärztlichen Versorgung mit Barcode und Sicherheitspapier: Muster Formularbezeichnung Muster 01/E Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Muster 02/E Verordnung von Krankenhausbehandlung Muster 03/E Bescheinigung über den mutmaßlichen Tag der Entbindung Muster 04/E Verordnung einer Krankenbeförderung Muster 06/E Überweisungs- / Abrechnungsschein Muster 07/E Überweisung vor Aufnahme einer Psychotherapie zur Abklärung somatischer Ursachen Muster 08/E Sehhilfenverordnung Muster08a/E Verordnung von vergrößernden Sehhilfen Muster 09/E Ärztliche Bescheinigung für die Gewährung von Mutterschaftsgeld bei Frühgeburten Muster 10/E Überweisungs-/Abrechnungsschein für Laboratoriumsuntersuchungen als Auftragsleistung Muster 11/E Bericht für den medizinischen Dienst der Krankenversicherung Muster 12/E Verordnung häuslicher Krankenpflege Muster 13/E A. Verordnung von Maßnahmen der Physikalischen Therapie B. Verordnung von Maßnahmen der Podologischen Therapie Muster 14/E (Heilmittelverordnung) Maßnahmen der Stimm-, Sprech-, und Sprachtherapie Muster 15/E Ohrenärztliche Verordnung einer Hörhilfe Muster 18/E Heilmittelverordnung (Maßnahmen der Ergotherapie) Muster 19/E Abrechnungsschein für ärztl. Notfalldienst, Urlaub- bzw. Krankheitsvertretung Muster 20/E Maßnahmen zur stufenweisen Wiedereingliederung in das Erwerbsleben Muster 21/E Ärztliche Bescheinigung für den Bezug von Krankengeld bei Erkrankung eines Kindes Muster 22/E Konsiliarbericht vor Aufnahme einer Psychotherapie Muster 25/E Anregung einer ambulanten Vorsorgeleistg. in anerk. Kurorten gem. 23 Abs. 2 SGB V Muster 26/E Verordnung Soziotherapie gem. 37a SGB V Muster 27/E Soziotherapeutischer Betreuungsplan gem. 37a SGB V Muster 28/E Verordnung bei Überweisung zur Indikationsstellung für Soziotherapie Muster 30/E Berichtsvordruck Gesundheitsuntersuchung Muster 38/E Dokumentationsbogen zur Früherkennungs-Koloskopie Muster 39/E Überweisungsschein zur präventiven zytologischen Untersuchung Dokumentationsvordruck für Krebsfrüherkennungsuntersuchung Frauen Muster 40/E Dokumentationsvordruck für Krebsfrüherkennungsuntersuchung Männer Muster 41/E Arztanfrage Muster 50/E Anfrage zur Zuständigkeit einer anderen Kasse Muster 51/E Anfrage zur Zuständigkeit eines sonstigen Kostenträgers Muster 52/E Anfrage bei Fortbestehen der Arbeitsunfähigkeit Muster 53/E Anfrage zum Zusammenhang von Arbeitsunfähigkeitszeiten Muster 55/E Bescheinigung zur Feststellung einer schwerwiegenden chronischen Krankheit 62SGB V Muster 56/E Antrag auf Kostenübernahme für Rehabilitationssport Muster 57/E Antrag auf Kostenübernahme für Funktionstraining Muster 58/E Bescheinigung zur ärztlichen Folgeverordnung von Rehabilitationssport/Funktionstraining Muster 60/E Einleitung von Leistungen zur Rehabilitation oder alternativen Angeboten Muster 61/E Verordnung von medizinischer Rehabilitation Muster 70/E Behandlungsplan für Maßnahmen zur künstlichen Befruchtung gemäß 27a SGB V sowie der Richtlinien über künstliche Befruchtung des Gemeinsamen Bundesausschusses für die hier genannten Ehegatten. 4

7 Muster 80/E Dokumentation des Behandlungsanspruchs von im Ausland Versicherten Muster 81/E Erklärung des im EU- bzw. EWR-Ausland oder der Schweiz versicherten Patienten bei Inanspruchnahme von Sachleistungen während eines vorübergehenden Aufenthalts in Deutschland (Stand: ) Muster 99/E Beleg über die Zuzahlung gemäß 28 Absatz 4 SGB V Muster 99a/E Beleg über die Zuzahlung in Notfall gemäß 28 Absatz 4 SGB V Quelle KBV: Vereinbarung über den Einsatz des Blankovormularbedruckungs-Verfahrens zur Herstellung und Bedruckung von Vordrucken für die vertragsärztliche Versorgung - Vordruck-Vereinbarung Blankoformularbedruckung - Stand 1. April 2005 Formulare für die Psychotherapie und Verhaltenstherapie (kein Barcode und kein Sicherheitspapier erforderlich): Muster PTV 1 PTV 2 VT 3 KZT PT 3 KZT Formularbezeichnung Antrag des Versicherten auf Psychotherapie Angaben des Therapeuten zum Antrag des Versicherten Bericht an den Gutachter zum Antrag des Versicherten auf Verhaltenstherapie Bericht an den Gutachter zum Antrag des Versicherten auf tiefenpsychologisch fundierte oder analytische Psychotherapie bei Kindern und Jugendlichen Die Psychotherapie-Formulare (Muster PTV 1, PTV 2, VT 3 KZT, PT 3 KZT) werden zwar in die Blankoformularbedruckung mit einbezogen, jedoch auf weißem Papier ohne Barcode ausgedruckt. Vereinzelte Formulare der Besonderen Kostenträger sind nicht in das BFB- Verfahren mit einbezogen (mit Ausnahme der zuvor aufgeführten vertragsärztlichen Formulare, die auch die Besonderen Kostenträger verwenden - Anlage 2 a der Vordruckvereinbarung) und müssen daher weiterhin konventionell erstellt werden. Hinweis: Eine Mischform (d.h. bestimmte Formulare als BFB, andere Formulare konventionell) ist möglich. Auf die Formularerstellung bei Hausbesuchen wird unter dem Stichwort Hausbesuche gesondert eingegangen. 4.5 Drucker Der Ausdruck über Blankoformulare ist nur mittels eines Laserdruckers zulässig. Die Wahl des Laserdruckers ist u.a. abhängig von den Geschäftsprozessen in der Praxis. Sollen DIN A 4 und DIN A 5 Sicherheitspapier und zusätzlich das Arzneiverordnungsblatt (auf normalem Muster 16) bedruckt werden, wird idealerweise ein Mehrschachtdrucker (evtl. mit einem abschließbaren Schacht für Arzneiverordnungsblätter) benötigt. Generell sind auch Laserdrucker mit nur einem Papier-Einzugsschacht zulässig. Der Laserdrucker hat im Vergleich zum Nadeldrucker einen erhöhten Toner- und Stromverbrauch. Auch gibt es bei einigen Laserdruckern noch teilweise erhebliche Probleme beim Einzug des Arzneiverordnungsblattes im DIN A 6 (!!) Format. 5

8 So genannte GDI-Drucker sind kostengünstiger, haben aber den Nachteil, dass der gesamte Druckvorgang unter dem Betriebssystem Windows gesteuert wird und dadurch eine erhöhte Bearbeitungszeit des Arztcomputersystems auftreten kann. Um nachträgliche Schwierigkeiten zu vermeiden, sollten Sie letztlich die Wahl des Druckers in Absprache mit dem Vertriebspartner Ihres Arztcomputersystems vornehmen. Evt. nennt Ihnen dieser auch einen Kollegen, der Erfahrung mit einem bestimmten Laserdrucker in seiner Praxis bereits besitzt. Unter Berücksichtigung der zuvor genannten Aspekte kann auch künftig nicht gänzlich auf einen Nadeldrucker verzichtet werden. Entgegen anderslautender Veröffentlichungen werden Nadeldrucker nach wie vor benötigt, entwickelt und eingesetzt. Für die Bedruckung der Blankoformulare ist ausschließlich schwarze Farbe zu verwenden. Jede zertifizierte Arztsoftware erhält eine Prüfnummer von der KBV-Zulassungsstelle. Diese Prüfnummer muss am unteren rechten Formularrand aufgedruckt werden. 4.6 Formularänderungen Werden Änderungen an den BFB-Formularen vorgenommen, werden die Softwarehäuser automatisch über die bekannten Updateroutinen der Kassenärztlichen Bundesvereinigung informiert. Die BFB zertifizierten Softwarehäuser sind verpflichtet, einen entsprechenden Änderungsdienst zu organisieren. 4.7 Hausbesuche Im Rahmen von Hausbesuchen ist das Ersatzverfahren anzuwenden. D.h., zur Ausfüllung des Personalienfeldes (eines herkömmlichen Formulares) sind folgende Verfahren zulässig: 1. Die manuelle oder maschinelle Beschriftung aufgrund von Unterlagen in der Patientenkartei oder von Angaben des Versicherten; dabei sind die Bezeichnung der Krankenkasse, der Name und das Geburtsdatum des Versicherten, der Versichertenstatus und nach Möglichkeit auch die Krankenversichertennummer anzugeben, 2. die Verwendung maschinell lesbarer vorgefertigter Aufkleber, die den Abdruck des Inhalts der Krankenversichertenkarte enthalten und die in ihrem Aufbau dem verbindlichen Personalienfeld entsprechen. Dies gilt nicht für die Ausstellung von Arzneiverordnungsblättern. 3. Bei Blankoformularanwendung: Die Verwendung eines vorbedruckten Blankoformulares im Personalienfeld mit manueller Ergänzung der übrigen Daten. Anhang Antragsformular "Blankoformularbedruckung" (BFB) 6

9 Blankoformularbedruckung (BFB) Antrag auf praxisspezifische BFB-Genehmigung An die KVB-Bezirksstelle Von der Praxis ausgefüllt an o.a. Adresse schicken ARZTNUMMER: PRAXISBEZEICHNUNG (Name der Praxis, Straße, Haus-Nr., PLZ, Ort) Telefon: Verwendete SOFTWARE 1 Softwarehersteller / Firma: / Fax: Name der Praxis EDV: BFB-Prüfnummer: Verwendete(r) DRUCKER (freiwillige Angabe) 1. Drucker Hersteller: Typbezeichnung: 2. Drucker Hersteller: Typbezeichnung: Ich beantrage die praxisspezifische BFB-Genehmigung. Mir ist bekannt, dass durch Wechsel der Arztsoftware eine erneute Genehmigung erforderlich ist. Datum: Unterschrift(en) der beantragenden Praxis ^ 1 Setzen Sie sich wegen der Angaben zur Software im Zweifelsfall mit Ihrem Softwarehersteller in Verbindung. GENEHMIGUNGSVERMERK (wird von KVB-Bezirksstelle ausgefüllt) Antrag genehmigt: ja nein siehe Prüfbericht vom Datum: Stempel / Unterschrift KVB-Bez.St.: Diese praxisspezifische BFB-Genehmigung ist widerruflich. Antrag BFB-Genehmigung