Folgeprüfung Öffentlichkeitsarbeit der Oö. Landesregierung und deren Mitglieder seit Bericht

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1 Oberösterreichischer L Landesrechnungshof Folgeprüfung Öffentlichkeitsarbeit der Oö. Landesregierung und deren Mitglieder seit 1999 Bericht LRH / Spi

2 Auskünfte Oberösterreichischer Landesrechnungshof A-4020 Linz, Schubertstraße 4 Telefon: #43(0) /11426 Fa: #43(0) / post@lrh-ooe.at Impressum Herausgeber: Oberösterreichischer Landesrechnungshof A-4020 Linz, Schubertstraße 4 Redaktion und Grafik: Oberösterreichischer Landesrechnungshof Herausgegeben: Linz, im April 2005

3 1 Der Kontrollausschuss des Oö. Landtages hat sich in seiner Sitzung am 25. März 2004 mit dem Bericht des Landesrechnungshofes über die Sonderprüfung Öffentlichkeitsarbeit der Oö. Landesregierung und deren Mitglieder seit 1999 befasst (Zl. LRH / Spi). Dabei hat der Kontrollausschuss festgestellt, dass nachstehend angeführte Kritikpunkte als Beanstandungen und Verbesserungsvorschläge im Sinne des 9 Abs. 2 des Oö. Landesrechnungshofgesetzes zu betrachten sind: Definition einer möglichst klaren Abgrenzung der Öffentlichkeitsarbeit der Landesregierung und deren Mitglieder zur parteipolitischen Werbung durch die Landesregierung, indem zb das angemessene Verhältnis von Sachinhalten zu Porträts definiert wird. (siehe Berichtspunkt 4.2.; Umsetzung ab sofort) Vorgabe eines verbindlichen Budgetrahmens für die Gesamtausgaben für Öffentlichkeitsarbeit. (siehe Berichtspunkt 3.2.; Umsetzung ab dem Budget für 2005) Einführung einer zentralen Budgetierung und nachvollziehbaren Verrechnung der Ausgaben für Öffentlichkeitsarbeit der Landesregierung. Künftig sollten nicht mehr einzelne Fachabteilungen die Mittel für Öffentlichkeitsarbeit bewirtschaften sondern die Presseabteilung. Außerdem wären die Gesamtkosten für Öffentlichkeitsarbeit in der Kostenrechnung zu dokumentieren. (siehe Berichtspunkte und 12.2.; Umsetzung ab sofort) Die Werbemaßnahmen (Kampagnen) einzelner Regierungsmitglieder sollten ressortübergreifend konzentriert werden. (siehe Berichtspunkte 3.2. und 34.2.; Umsetzung ab sofort) Für die Kampagnen sollten spezifische Ziele definiert und ihre Wirkungen in der Folge nachvollziehbar evaluiert werden. (siehe Berichtspunkt 35.2.) Bei der Vergabe von (Agentur)Leistungen sollten die vergaberechtlichen Bestimmungen eingehalten und der Wettbewerb am Markt genutzt werden. (siehe Berichtspunkt 36.2.; Umsetzung ab sofort) Maßnahmen der Presseabteilung zur Organisationsentwicklung: Vereinbarung von Führungs- und Entwicklungszielen zwischen Abteilungsleitung und Leitungen der Teilbereiche; (siehe Berichtspunkt 14.2.; Umsetzung ab sofort) räumliche Zusammenführung der Bereiche Fotografie, um den Personaleinsatz zu optimieren; (siehe Berichtspunkte und 21.2.; Umsetzung ab sofort); räumliche Zusammenführung der Bereiche DTP-Center und Medientechnik, um Synergien in der technischen Ausstattung und beim Wissenstransfer zu nutzen; (siehe Berichtspunkt 17.2.; Umsetzung mittelfristig mit Übersiedlung in das neue LDZ) vier dem Dienstpostenplan der Presseabteilung zugerechnete Dienstposten

4 2 von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern politischer Büros bzw. Klubs im Sinne von Transparenz und Einheitlichkeit in der Landesverwaltung auch diesen zuordnen; (siehe Berichtspunkt 16.2.; Umsetzung ab sofort) stärkere Nutzung der Kostenrechnung zur Steuerung der Leistungen der Öffentlichkeitsarbeit; (siehe Berichtspunkte und 13.2.; Umsetzung ab sofort) Aufbau eines Controllings, um einen nachvollziehbaren Budgetvollzug zu gewährleisten. (siehe Berichtspunkt 11.2.; Umsetzung ab sofort) Maßnahmen der Presseabteilung im Leistungsangebot: Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen festlegen und zu standardisieren, um den Dienstleistungs- und Servicecharakter der Leistungen der Presseabteilung zu unterstreichen. Zur besseren Kommunikation in den Fachabteilungen Ansprechpartner als Schnittstellen zur Presseabteilung nominieren; (siehe Berichtspunkt 15.2.; Umsetzung ab sofort) Zusammenführung des Landhaus-Pressespiegels und des von der Medientechnik erstellten Pressespiegels für die Baudirektion zu einem Pressespiegel; (siehe Berichtspunkt 29.2.; Umsetzung ab sofort) Entfall des redaktionellen Teiles der Amtlichen Linzer Zeitung (ALZ), da er für die Öffentlichkeit nur von beschränktem Interesse ist. Der amtliche Teil der ALZ sollte künftig in elektronischer Form als Newsletter zur Verfügung gestellt werden; (siehe Berichtspunkt 31.2.; Umsetzung ab sofort) die Tarife für landeseigene Einschaltungen in der ALZ wären zu überdenken und auf die Selbstkosten zu beschränken. (siehe Berichtspunkt 32.2.; Umsetzung ab sofort) Der LRH hat nunmehr in der Zeit vom 11. Jänner 2005 bis 10. Februar 2005 in einer Folgeprüfung beurteilt, inwieweit die Beschlüsse des Kontrollausschusses worden sind. Mit der Durchführung der Folgeprüfung war seitens des LRH Barbara Spindelbalker betraut.

5 3 Übersicht über die aufgrund des Beschlusses des Kontrollausschusses gesetzten Maßnahmen Beanstandungen und Verbesserungsvorschläge aufgrund des Beschlusses des Kontrollausschusses Referenz Bericht Maßnahmen Beurteilung der Umsetzung durch den LRH Stellungnahme der Landesregierung Anmerkungen des LRH vollständig nicht 1. Definition einer möglichst klaren Abgrenzung der Öffentlichkeitsarbeit der Landesregierung und deren Mitglieder zur parteipolitischen Werbung durch die Landesregierung, indem zb das angemessene Verhältnis von Sachinhalten zu Porträts definiert wird. 2. Vorgabe eines verbindlichen Budgetrahmens für die Gesamtausgaben für Öffentlichkeitsarbeit. 3. Einführung einer zentralen Budgetierung und nachvollziehbaren Verrechnung der Ausgaben für Öffentlichkeitsarbeit der Landesregierung. Künftig sollten nicht mehr einzelne Fachabteilungen die Mittel für Öffentlichkeitsarbeit bewirtschaften sondern die Presseabteilung. Außerdem wären die Gesamtkosten für Öffentlichkeitsarbeit in der Kostenrechnung zu dokumentieren. 4. Die Werbemaßnahmen (Kampagnen) einzelner Regierungsmitglieder sollten ressortübergreifend konzentriert werden. Berichtspunkt 4.2., Seite 7 Berichtspunkt 3.2., Seite 7 Berichtspunkte 11.2., Seite 11 und 12.2., Seite 12 Berichtspunkte 3.2., Seite 7 und 34.2., Seite 21 Die Landesregierung hat am für die Dauer der Funktionsperiode ein Regulativ für die Öffentlichkeitsarbeit der oö. Landesregierung beschlossen. Ziele dieses Regulatives, das die allgemeine Informationsarbeit des Landes und die ressortmäßige Öffentlichkeitsarbeit umfasst, sind die Festlegung eines genauen Ausgabenrahmens und Sicherung der vollen Kostentransparenz, die Gewährleistung eines wirtschaftlichen Mitteleinsatzes und einheitlicher Standards sowie die klare Trennung von Landesinformation und Parteiwerbung. Lt. Regulativ muss sichergestellt sein, dass ausschließlich Landesinformationen Gegenstand der Öffentlichkeitsarbeit sind und keine Parteiwerbung oder eine Vermengung mit parteipolitischen Inhalten erfolgt. Bei sämtlichen Werbemaßnahmen müssen Sachinhalte im Vordergrund stehen. Selbstverständlich können dabei Regierungsmitglieder in Erscheinung treten, allerdings muss das richtige Ausmaß in Bezug auf die Sachinformation gewahrt sein. Das Regulativ legt rückwirkend ab für die Öffentlichkeitsarbeit der oö. Landesregierung einen verbindlichen Ausgabenrahmen fest. Von den Gesamtausgaben von 7,2 Mio. Euro entfielen im Finanzjahr ,5 Mio. Euro auf allgemeine Öffentlichkeitsarbeit und 4,7 Mio. Euro auf Öffentlichkeitsarbeit der einzelnen Referenten. Im Voranschlag 2005 sind insgesamt 7,1 Mio. Euro, davon 2,4 Mio. Euro für allgemeine Maßnahmen und 4,2 Mio. Euro für Öffentlichkeitsarbeit der einzelnen Ressorts, budgetiert. Seit Inkrafttreten des Regulatives erfolgt die Bewirtschaftung des gesamten Budgets für Öffentlichkeitsarbeit ausschließlich durch die Presseabteilung. Die inhaltliche Festlegung für die einzelnen Maßnahmen liegt unverändert bei den Fachbereichen. Die Kostenrechnung ist mit Ausnahme der politischen Büros flächendeckend in der Verwaltung implementiert. Die einzelnen Fachbereiche ordnen ihre Kosten den Produkten (zb Öffentlichkeitsarbeit) zu. Bei den im Zuge der Folgeprüfung geprüften aktuellen Kampagnen fand auf unterschiedlichen Ebenen eine bereichsübergreifende Abstimmung statt. So wird eine Kampagne ("Schuldenfalle Handy") von den betroffenen Fachbereichen gemeinsam konzipiert, bei anderen Kampagnen erfolgte eine inhaltliche Abstimmung mit anderen Bereichen (zb "Kinderschutzpreis 2005", "Pflegeeltern" ).

6 4 Beanstandungen und Verbesserungsvorschläge aufgrund des Beschlusses des Kontrollausschusses Referenz Bericht Maßnahmen Beurteilung der Umsetzung durch den LRH Stellungnahme der Landesregierung Anmerkungen des LRH vollständig nicht 5. Für die Kampagnen sollten spezifische Ziele definiert und ihre Wirkungen in der Folge nachvollziehbar evaluiert werden. 6. Bei der Vergabe von (Agentur)Leistungen sollten die vergaberechtlichen Bestimmungen eingehalten und der Wettbewerb am Markt genutzt werden. 7. Maßnahmen der Presseabteilung zur Organisationsentwicklung: 7.a Vereinbarung von Führungs- und Entwicklungszielen zwischen Abteilungsleitung und Leitungen der Teilbereiche, 7.b räumliche Zusammenführung der Bereiche Fotografie, um den Personaleinsatz zu optimieren, 7.c räumliche Zusammenführung der Bereiche DTP-Center und Medientechnik, um Synergien in der technischen Ausstattung und beim Wissenstransfer zu nutzen, Berichtspunkt 35.2., Seite 22 Berichtspunkt 36.2., Seite 23 Berichtspunkt 14.2., Seite 13 Berichtspunkte 14.2., Seite 13 und 21.2., Seite 16 Berichtspunkt 17.2., Seite15 Für alle geprüften Kampagnen wurden möglichst konkrete Ziele definiert. Vereinzelt gab es auch quantitative Messgrößen, anhand derer die Zielerreichung bewertet werden kann (zb Anzahl der Messebesucher sollte größer sein als im Vorjahr). In den geprüften Einzelfällen wurden die vergaberechtlichen Bestimmungen eingehalten und der Wettbewerb am Markt genutzt (Durchführung eines Wettbewerbes, zumindest aber Einholung von Vergleichsanboten). Eine Maßnahme im Organisationsentwicklungsprozess war die Neuordnung des Teilbereiches Information und die klare Strukturierung der Teilbereiche DTP-Center und Medientechnik mit verantwortlichen Bereichsleitern. Das Organigramm wurde entsprechend angepasst. Ausgehend von den mit dem politischen Referenten abgestimmten Schwerpunkten und Entwicklungszielen wurden in den Mitarbeitergesprächen mit den einzelnen Bereichsleitern die Ziele und Entwicklungsperspektiven ihrer Teilbereiche festgelegt. Zur Abstimmung zwischen den Teilbereichen finden regelmäßig mit der Abteilungsleitung Jour-fie statt, in denen auch kurzfristig notwendige Anpassungen bzw. Änderungen diskutiert und vereinbart werden. Die Fotografen der Presseabteilung wurden organisatorisch in einen Pool zusammengefasst und ihren Aufgaben entsprechend der Gruppe Information zugeordnet. Durch eine zentrale Anforderungsstelle können die Aufträge besser koordiniert und damit Synergien (zb bei der Auslastung der Geräte und beim Einsatz der Fotografen) genutzt werden. Für die räumliche Zusammenführung an einem Standort werden die Erfahrungen, die sich aus der Übersiedlung in das LDZ ergeben werden, abgewartet. Die Entscheidung soll Ende 2005 auf Basis der in diesem Jahr eingegangenen Anforderungen getroffen werden. Die Einbeziehung des Fotografen im Landesmuseum in den Fotodienst der Presseabteilung ist noch ungewiss. Die räumliche Zusammenführung wurde von der Presseabteilung mit dem Präsidium verbindlich vereinbart, kann aber erst nach der Sanierung des Gebäudes "Hauserhof" vollzogen werden. in Umsetzung in Umsetzung in Umsetzung Noch mehr Augenmerk sollte aus Sicht des LRH auf das Festlegen von geeigneten Messgrößen gelegt werden, anhand derer bei der Evaluierung nicht nur die Zielerreichung, sondern auch die Wirkungen der Maßnahmen bewertet werden können. 7.d vier dem Dienstpostenplan der Presseabteilung zugerechnete Dienstposten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern politischer Büros bzw. Klubs im Sinne von Transparenz und Einheitlichkeit in der Landesverwaltung auch diesen zuordnen, Berichtspunkt 16.2., Seite 14 Seit Jahresbeginn 2004 ist jener Mitarbeiter, der für einen politischen Klub tätig war, sowohl aufgabenmäßig als auch räumlich wieder in die Presseabteilung integriert. Von den drei Dienstposten für Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter in zwei politischen Büros wurde ein DP dem politischen Büro zugeordnet. Die restlichen zwei DP sind weiterhin der Presseabteilung zugeordnet. teilweise Im Sinne der Transparenz und Einheitlichkeit der Dienstpostenbewirtschaftung sollten nach Meinung des LRH auch die zwei in der Presseabteilung verbliebenen Dienstposten dem politischen Büro zugeordnet werden.

7 5 Beanstandungen und Verbesserungsvorschläge aufgrund des Beschlusses des Kontrollausschusses Referenz Bericht Maßnahmen Beurteilung der Umsetzung durch den LRH Stellungnahme der Landesregierung Anmerkungen des LRH vollständig nicht 7.e stärkere Nutzung der Kostenrechnung zur Steuerung der Leistungen der Öffentlichkeitsarbeit, 7.f Aufbau eines Controllings, um einen nachvollziehbaren Budgetvollzug zu gewährleisten. 8. Maßnahmen der Presseabteilung im Leistungsangebot: 8.a Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen festlegen und zu standardisieren, um den Dienstleistungsund Servicecharakter der Leistungen der Presseabteilung zu unterstreichen. Zur besseren Kommunikation in den Fachabteilungen Ansprechpartner als Schnittstellen zur Presseabteilung nominieren. 8.b Zusammenführung des "Landhaus- Pressespiegels" und des von der Medientechnik erstellten Pressespiegels für die Baudirektion zu einem Pressespiegel. 8.c Entfall des redaktionellen Teiles der "Amtlichen Linzer Zeitung" (ALZ), da er für die Öffentlichkeit nur von beschränktem Interesse ist. Der amtliche Teil der ALZ sollte künftig in elektronischer Form als "Newsletter" zur Verfügung gestellt werden. Berichtspunkte und 13.2., Seite 12 Berichtspunkt 11.2., Seite 11 Berichtspunkt 15.2., Seite 14 Berichtspunkt 29.2., Seite 18 Berichtspunkt 31.2., Seite 19 Die Presseabteilung hat 2004 ihren Produkt- und Auftragskatalog überarbeitet und aktualisiert. Im Einvernehmen mit der Finanzabteilung werden derzeit Erfahrungen über das Kostenniveau und die Kostenstruktur einzelner Leistungen gesammelt. Da der Aufwand für scheinbar gleiche Produkte unterschiedlich sein kann, wird es erst in ein bis zwei Jahren möglich sein, Produkttarife zu ermitteln. Diese sollen in Zukunft die Basis für die Entscheidung hinsichtlich Eigenleistung oder Fremdvergabe bilden. Entsprechend dem Regulativ über die Öffentlichkeitsarbeit der oö. Landesregierung hat die Presseabteilung im Rahmen ihrer Aufgaben als Bewirtschafter für die Einhaltung des Budgetrahmens zu sorgen. Als Information für die politischen Referenten sind Quartalsberichte zu erstellen. In Umsetzung des Regulatives hat die Presseabteilung ein umfassendes Budgetcontrolling aufgebaut. Neben detaillierten Quartalsberichten an die politischen Referenten, kann tagesaktuell ressortspezifisch über den Stand der geleisteten Zahlungen und die Höhe der für geplante Maßnahmen bereits gebundenen Mittel Auskunft gegeben werden. Im Zuge der Umsetzung des Regulatives hat die Presseabteilung Leitfäden für die Abwicklung und den Ablauf von Kampagnen, für die Schaltung von Inseraten und für Medienkooperationen erstellt. Diese wurden sowohl den Fachabteilungen als auch den Ansprechpartnern in den politischen Büros kommuniziert. Ein wesentliches Projekt des letzten Jahres war die Neugestaltung der Homepage des Landes. Dabei wurden die von den Fachabteilungen als Ansprechpartner nominierten Web- Koordinatoren für ihre neuen Aufgaben geschult und bei deren Umsetzung laufend unterstützt. Die Zusammenführung des Pressespiegels für die Baudirektion mit dem "Landhaus-Pressespiegel" in einen Pressespiegel "Aktuelles Oberösterreich" wurde mit Jänner 2004 vollzogen. Die ALZ erscheint weiter als Druckwerk mit einem redaktionellen Teil. Die Weiterführung wird von der Presseabteilung vor allem mit dem vom Oö. Landtag am beschlossenen Initiativantrag zur Erstellung eines Leitbildes und eines Redaktionsstatutes für die Landesmedien (ALZ und "Unser Oberösterreich") begründet. Die Presseabteilung wurde von der Landesregierung mit der Umsetzung dieses Antrages betraut. Die redaktionellen Richtlinien liegen derzeit im Entwurf vor. Positiv für die Weiterführung des redaktionellen Teiles der ALZ werden auch die Ergebnisse einer 2004 durchgeführten Abonnentenbefragung gesehen. Von rd Abonnenten teilten 497 Abonnenten (d.s. rd. 15 %) ihre Meinung mit. Davon beurteilten 28 % den journalistischen Teil der ALZ als sehr informativ und 56 % als eher informativ. Die Veröffentlichung in Ausarbeitung In ihrer Stellungnahme vom sieht die Landesregierung die Bedeutung des redaktionellen Teiles der ALZ vor allem in der authentischen Information sowie in der Dokumentation landespolitischer Ereignisse. Im redaktionellen Teil der ALZ werden vor allem die wichtigsten Pressekonferenzen und Presseaussendungen der Mitglieder der Oö. Landesregierung redaktionell bearbeitet bzw. abgedruckt. Die Artikel befinden sich auch auf der Landeshomepage und sind sowohl aktuell als auch mit einer Archivfunktion im Internet jederzeit abrufbar. In seiner Sitzung vom hat der Oö. Landtag beschlossen, dass es bis zur Auch aus Sicht der Kundenorientierung sollte die gedruckte Information der Bürgerinnen und Bürger in einem Medium zusammengefasst werden. Sinnvoller weise erfolgt dies in der an alle Haushalte verteilten Landesillustrierten. Der LRH hält daher den redaktionellen Teil der ALZ weiterhin für entbehrlich.

8 6 Beanstandungen und Verbesserungsvorschläge aufgrund des Beschlusses des Kontrollausschusses Referenz Bericht Maßnahmen Beurteilung der Umsetzung durch den LRH Stellungnahme der Landesregierung Anmerkungen des LRH vollständig nicht 8.d Die Tarife für landeseigene Einschaltungen in der ALZ wären zu überdenken und auf die Selbstkosten zu beschränken. Berichtspunkt 32.2., Seite 20 informativ und 56 % als eher informativ. Die Veröffentlichung als Newsletter würde von 30 % der Abonnenten bevorzugt, 36 % bevorzugen ein gedrucktes Eemplar. Aus steuerlicher Sicht ist eine Differenzierung zwischen gesetzlich auferlegter Kundmachungspflicht (Eigenverbrauch) wie zb Stellenausschreibungen und allgemeine Informationstätigkeit (zb Kundmachungen von Verordnungen, Richtlinien und sonstigen Berichten) vorzunehmen (siehe Schreiben Fin /1995-I-2005-Ra/Ma vom ). Die Presseabteilung prüft zur Zeit, für welche Einschaltungen die Tarife auf die Selbstkosten beschränkt werden können. in Ausarbeitung Landtag beschlossen, dass es bis zur Verwirklichung der Anregung des LRH Feststellungen hinsichtlich der Inhalte und Schwerpunkte der ALZ und der Landesillustrierten "Unser Oberösterreich geben soll. Die Presseabteilung hat im Dezember 2004 einen Entwurf für redaktionelle Richtlinien ausgearbeitet, die folgende wesentliche Kernpunkte beinhalten: - Beibehaltung der ALZ und der Landesillustrierten "Unser Oberösterreich", weil sie wichtige Träger der Landesinformation sind; - redaktionelle Berichterstattung nach den Grundsätzen der Objektivität, Trennung von Landesinformation und Parteiwerbung, fachlicher Zuständigkeit und Vermeidung gegenseitiger Angriffe; - Ausweitung der redaktionellen Berichterstattung auf alle im Oö. Landtag vertretenen Parteien im Sinne einer breiten demokratischen Basis der Landesmedien. Dieser Entwurf ist dem zuständigen Regierungsmitglied zugegangen und bildet den Ausgangspunkt für Verhandlungen auf politischer Ebene.

9 7 Schlussbemerkungen: Der vorliegende Bericht des LRH wurde mit dem Leiter der Presseabteilung, Herrn OAR Gerhard Hasenöhrl in der Schlussbesprechung am 18. Februar 2005 ausführlich erörtert. Da nicht zu allen vom Kontrollausschuss beschlossenen Beanstandungen Maßnahmen gesetzt bzw. den Verbesserungsvorschlägen vollständig nachgekommen wurde, wird dem Bericht über die Folgeprüfung eine begründete Stellungnahme der Oö. Landesregierung (Sitzungsbeschluss vom 4.April 2005) gem. 9 Abs. 2 in Verbindung mit 6 Abs. 5 des Oö. Landesrechnungshofgesetzes angeschlossen. Abschließend bedankt sich der LRH bei allen Auskunftspersonen für die gute und konstruktive Zusammenarbeit. 2 Beilagen Linz, am 26. April 2005 Dr. Helmut Brückner Direktor des Oö. Landesrechnungshofes

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