1. Lernziele und Überblick

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1 1. Lernziele und Überblick Dieses Kapitel gibt einen Überblick über das Thema externes Rechnungswesen. Im Einzelnen werden die Bereiche laufende Buchhaltung (wichtige Abschlussbuchungen), Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Anhang) und Bilanzanalyse behandelt. Die Schwerpunkte liegen dabei eindeutig auf den Themenbereichen Eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) lesen können sowie Eine Bilanz und eine GuV interpretieren können. 13

2 2. Das Rechnungswesen ein Überblick 2.1. Geschichte des Rechnungswesens Formen der Buchführung und Aufzeichnungsmethoden, die im Rahmen der Entwicklung von Industrie und Handel entstanden, gab es bereits im Mittelalter. Die doppelte Buchführung entstand in den mittelalterlichen italienischen Stadtstaaten. Die frühesten, noch erhaltenen Bücher stammen aus Genua aus dem Jahr Das System war bereits gut entwickelt. Die Entwicklung von Rechenmaschine und Abakus in China im 1. Jahrhundert n. Chr. bildete die Grundlage für ähnlich ausgereifte Techniken in Ostasien. Die erste veröffentlichte Buchführungsarbeit schrieb der venezianische Mönch Luca Pacioli im Jahre Paciolis Werk war noch kein Lehrbuch über die doppelte Buchführung, aber es fasste Prinzipien zusammen, die im Wesentlichen unverändert gültig geblieben sind. Weitere Werke über das Rechnungswesen erschienen im Verlaufe des 16. Jahrhunderts in Italien, Deutschland, Holland, Frankreich und England. Diese enthielten bereits frühe Beschreibungen des Konzepts für Guthabenposten (Betriebsvermögen), Schuldposten (Verbindlichkeiten) und Erträge. Durch die industrielle Revolution wurden Buchführungstechniken nötig, die der Mechanisierung, dem Fabrikbetrieb und der Massenproduktion von Waren und Dienstleistungen standhalten konnten. Durch die Entstehung großer Aktiengesellschaften Mitte des 19. Jahrhunderts, die sich im Besitz von Aktionären befanden, die nicht anwesend waren und von professionellen Betriebsleitern geführt wurden, wurde die Rolle des Rechnungswesens nochmals neu definiert. Die Buchführung als Grundbestandteil des Rechnungswesens wird seit Mitte des 20. Jahrhunderts immer mehr mit Hilfe von Maschinen erledigt. Durch den umfassenden Einsatz von Computern wurde auch die Buchführung umfangreicher und der Begriff Datenverarbeitung steht nun häufig für die Buchführung als solche Allgemeine Definition des Rechnungswesens Nachfolgend sind einige, sehr unterschiedliche Definitionsversuche aufgelistet: Das Rechnungswesen ist ein Instrument zur zahlenmäßigen Erfassung sowohl volkswirtschaftlicher als auch betriebswirtschaftlicher Sachverhalte. Methoden des Rechnungswesens dienen nicht mehr nur der Dokumentation, sondern v.a. der Planung, Steuerung und Kontrolle der wirtschaftlichen Zustände und Abläufe. Das Rechnungswesen ist eine spezielle Dienstleistungsabteilung einer Unternehmung. Während in der Fertigungsabteilung eines Industriebetriebes Sachgüter erzeugt werden, besteht die Aufgabe des Rechnungswesens darin, Informationen zu produzieren. Grundlage für die Produktion von Informationen bilden Belege, welche die Geschäftsvorfälle dokumentarisch festhalten. Ausgehend von den auf den Belegen erfassten Daten werden in einem Prozess der Informationsverdichtung bzw. -verarbeitung zahlenmäßige Berichte (bspw. Bilanzen) erstellt und an Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens weitergeleitet. 14

3 2.3. Das externe Rechnungswesen Nachfolgend wird das externe Rechnungswesen kurz beschrieben: Das externe Rechnungswesen bildet die Vorgänge finanzieller Art ab, die sich zwischen der Unternehmung und deren Umwelt abspielen. Das externe Rechnungswesen erfasst also hauptsächlich die Einkaufs- und Absatzakte der Unternehmung einschließlich der damit verbundenen Geldab- und -zuflüsse (leistungswirtschaftliche Sphäre) sowie die rein finanzwirtschaftlich bedingten Zahlungsmittelbewegungen (rein finanzwirtschaftliche Sphäre). Den zusammenfassenden Abschluss findet das externe Rechnungswesen im Jahresabschluss, also in der Bilanz und in der Gewinn- und Verlustrechnung (= vergangenheitsorientierte Dokumentation und Rechenschaftslegung, insbesondere für externe Informationsempfänger/-innen, gesetzliche Vorschriften) Das interne Rechnungswesen Im Unterschied zum externen Rechnungswesen zeichnet sich das interne Rechnungswesen insbesondere durch Folgendes aus: Die Hauptaufgabe besteht darin, den Verzehr der Produktionsfaktoren und die damit verbundene Entstehung von Leistungen und Produkten mengen- und wertmäßig zu erfassen und die Wirtschaftlichkeit der Leistungserstellung zu überwachen. Die Zahlen und Kalkulationen des internen Rechnungswesens werden nicht veröffentlicht, sondern zur Information von Betriebsangehörigen in leitender Position zur Planung, Steuerung und Kontrolle des Betriebsgeschehens verwendet. Es gibt kaum gesetzlich zwingende Vorschriften Aufgabenschwerpunkte und Informationsempfänger/-innen des externen und internen Rechnungswesens Die nachfolgende Grafik gibt einen Überblick über die Aufgabenschwerpunkte und Informationsempfänger/ -innen des externen und internen Rechnungswesens: 15

4 Betriebliches Rechnungswesen Externes RW (Finanzbuchhaltung) Abbildung der finanziellen Beziehungen des Betriebes zu seiner Umwelt Rechenschaftslegung durch Jahresabschluss Internes RW (Betriebsbuchhaltung) Abbildung der wirtschaftlich bedeutsamen Geschehens im Betrieb Planung, Steuerung und Kontrolle des Betriebsgeschehens Eigentümer Gläubiger Belegschaft Lieferanten Kunden Fiskus Behörden Öffentlichkeit Unternehmensleitung Abb. 1: Aufgabenschwerpunkte und Informationsempfänger/-innen (M. Schermann, Foliensammlung zum Rechnungswesen, 2000 Abb. 1 zeigt, dass das Thema Rechnungswesen in zwei große Blöcke geteilt wird: Externes Rechnungswesen oder Finanzbuchhaltung: Als Abkürzung wird auch das Wort FiBu in der Praxis verwendet. Die FiBu beschäftigt sich intensiv mit der laufenden Buchhaltung und dem Jahresabschluss. Der Jahresabschluss besteht in der Regel bei Kapitalgesellschaften aus der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), der Bilanz und dem Anhang. Internes Rechnungswesen: Der Begriff der Betriebsbuchhaltung hat nur theoretische Bedeutung. Grundsätzlich versteht man unter dem internen Rechnungswesen das System der Kostenrechnung. Die Kostenrechnung wird meist in die Kostenarten-, Kostenstellen-, Kostenträgerrechnung und in die Markt- und Ergebnisrechnung unterteilt Buchführung Die Buchführung ist auf Grund folgender gesetzlicher Vorschriften erforderlich: Unternehmensgesetzbuch Rechnungslegungsvorschriften (RLG nach EU-GesRÄG [EU-Gesellschaftsrechtsänderungsgesetz]) Einkommensteuergesetz Umsatzsteuergesetz Bundesabgabenordnung Die Buchführung ist eine Einrichtung zur Aufzeichnung des Betriebsgeschehens. Die Funktionen und Ziele der Buchführung sind: Dokumentation des Betriebsgeschehens für interne und externe Zwecke, Erstellung eines in Zahlen ausgedrückten Bildes von der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens. 16

5 Grundsätzlich wird der Jahresabschluss in drei Teile gegliedert: die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und den Anhang bei Kapitalgesellschaften. 3. Jahresabschluss 3.1. Die Bilanz 1) AV (Anlagevermögen) 1) EK (Eigenkapital) 2) UV (Umlaufvermögen) 2) FK (Fremdkapital) Abb. 2: Die Bilanz (M. Schermann, Foliensammlung zum Rechnungswesen, 2000) Sowohl die Bilanz als auch die GuV haben immer eine linke und eine rechte Seite. Die linke Seite wird stets mit oder, die rechte Seite mit oder bezeichnet. Die seite der Bilanz zeigt die Mittelverwendung des eingesetzten Kapitals. Hier wird die Frage beantwortet, was alles zum Unternehmen gehört bzw. welche Vermögensarten das Unternehmen besitzt. Dabei wird die linke Seite in eine langfristige (= Anlagevermögen) und in eine kurzfristige Vermögensseite (= Umlaufvermögen) eingeteilt. Die seite der Bilanz zeigt die Mittelaufbringung bzw. die Finanzarten. Hier ist grundsätzlich zwischen Eigenkapital und Fremdkapital zu unterscheiden. Es wird die Frage beantwortet, wem das Vermögen gehört: dem Unternehmen oder einer fremden Person bzw. Institution. Die - und die seite der Bilanz bestehen wiederum aus mehreren Unterkonten. Während die Bilanz einer Unternehmung den Abschluss der laufenden Buchhaltung darstellt, werden unterjährig zum Zwecke der laufenden Buchhaltung T-Konten geführt. Die T-Konten der Bilanz beginnen jeweils am 1.1. eines Jahres mit einem Anfangsbestand. Gibt es Ab- oder Zugänge, werden diese T-Konten entweder rechts oder links bebucht. Am Ende des Jahres zum wird dann ein Saldo ermittelt und sodann in die Bilanz als Endbestand übertragen. 17

6 e Bestandskonten Bestandskonten e Bestandskonten 1) AV Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Büroeinrichtung, EDV-Geräte, Fuhrpark,... 1) EK: Grund- oder Stammkapital, Rücklagen,... 2) UV: Vorräte, Kassa, Bankguthaben, Forderungen,... 2) FK: Kredite, Bankverbindlichkeiten, Verbindlichkeiten Abb. 3: Beispiele für aktive und passive Bestandskonten (M. Schermann, Foliensammlung zum Rechnungswesen, 2000) Jene T-Konten, die als Untergliederung auf der seite der Bilanz zu finden sind, heißen aktive Bestandskonten. Beispiele für aktive Bestandskonten sind: Anlagevermögen Grundstücke Gebäude Maschinen Büro- und Geschäftsausstattung EDV-Geräte und Infrastruktur Fuhrpark Umlaufvermögen Vorräte (Handelswarenvorräte) Kassa Bankguthaben Forderungen Jene T-Konten, die als Untergliederung auf der seite der Bilanz zu finden sind, heißen passive Bestandskonten. Beispiele für passive Bestandskonten sind: Eigenkapital Grund- oder Stammkapital Rücklagen Fremdkapital Langfristige Kredite Kurzfristige Bankverbindlichkeiten (meist am Girokonto) Verbindlichkeiten Rückstellungen 18

7 3.2. Die GuV Aufwandskonten Erfolgskonten Ertragskonten Aufwendungen Gewinn Erträge Abb. 4: Die GuV mit Gewinn (M. Schermann, Foliensammlung zum Rechnungswesen, 2000) Auch die GuV hat eine seite () und eine seite (). Die linke Seite umfasst die Aufwandskonten und die rechte die Ertragskonten. Wie bei der Bilanz gibt es auch bei der GuV Unterkonten (T-Konten), die am 1.1. jedoch immer leer sind, unterjährig gebucht werden und bei denen am Jahresende (31.12.) wiederum ein Saldo gebildet wird, der dann in die GuV übertragen wird. Übersteigen die Erträge die Aufwendungen, so hat das Unternehmen einen Gewinn erwirtschaftet. Ein Gewinn steht in der GuV immer auf der seite. Umgekehrt entsteht ein Verlust, wenn die Aufwendungen die Erträge übersteigen dieser steht immer auf der seite der GuV (siehe Abb. 5). Aufwandskonten Erfolgskonten Ertragskonten Aufwendungen Erträge Verlust Abb. 5: Die GuV mit Verlust (M. Schermann, Foliensammlung zum Rechnungswesen, 2000) 19

8 Aufwandskonten Erfolgskonten Ertragskonten Aufwendungen: Personalaufwand, Materialaufwand, Abschreibungen, Mietaufwand, Energieaufwand, Zinsaufwand,... Erträge: Umsätze, Mieterträge, Zinserträge,... Verlust Abb. 6: Beispiele für GuV-Konten (M. Schermann, Foliensammlung zum Rechnungswesen, 2000) Wie obige Abbildung zeigt, werden die Aufwandskonten bspw. in Personalaufwand, Materialaufwand, Abschreibung, Mietaufwand, Energieaufwand, Zinsaufwand, und die Ertragskonten in Umsätze, Mieterträge, Zinserträge eingeteilt. Aufwands- und Ertragskonten werden als Erfolgskonten bezeichnet Gliederung des Anhangs Bei der Erstellung des Anhangs sind v.a. die Grundsätze der Klarheit, Übersichtlichkeit, Wahrheit, Stetigkeit und Vollständigkeit der Berichterstattung relevant. In der Praxis findet sich oft nachfolgende Gliederung (Frick, 2004, S. 394): Erläuterungen der Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden Erläuterungen zur Bilanz (Anlagespiegel, Forderungsspiegel, ) Erläuterungen zur GuV (wesentliche Beiträge im außerordentlichen Ergebnis, Angaben über wesentliche Verluste, ) Sonstige Angaben (Angaben über Beteiligungen, Anzahl der Mitarbeiter/-innen, Angaben über Vorstand und Aufsichtsrat, ) 3.4. Die zeitliche Entstehung des Jahresabschlusses Hinsichtlich der Erstellung des Jahresabschlusses gelten folgende Beschränkungen für Aktiengesellschaften: Das UGB (Unternehmensrecht) schreibt für die Erstellung des Jahresabschlusses eine Frist von neun Monaten vor. Das Geschäftsjahr darf maximal zwölf Monate dauern, muss aber nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmen. Der Vorstand hat fünf Monate Zeit, den Jahresabschluss zu erstellen (vgl. 222 Abs. 1 UGB). Dann wird dieser dem Aufsichtsrat übergeben. Dieser hat nun zwei Monate Zeit zur Prüfung und zur Feststellung (Billigung) (vgl. 125 Abs. 2 AktG). Nach acht Monaten werden Vorstand und Aufsichtsrat durch die Hauptversammlung entlastet. Nach spätestens neun Monaten hat der Vorstand den Jahresabschluss im Firmenbuch einzutragen und mit dem Bestätigungsvermerk zu veröffentlichen (Amtsblatt zur Wiener Zeitung). 20