Vergabeverfahren

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1 Vergabeverfahren Antworten zu Bieterfragen Bieterfrage 1. Wie soll mit dem Formular 9 BDSG zu treffende technische und organisatorische Maßnahmen umgegangen werden. 2. Los 1 Bewertung der Reaktions- und Bearbeitungszeiten: Was ist darunter zu verstehen, anhand welcher Informationen wird diese bewertet und ab welchem Zeitpunkt beginnt diese zu laufen? 3. In den Preisblättern ist nur die Angabe von Nettopreisen vorgesehen. Da bei der Ausführung und Abrechnung der Ausgeschriebenen Leistungen für alle Bieter Umsatzsteuer anfällt, bitten wir um Bestätigung darüber, dass die Vergabestelle bei sämtlichen Bietern (auch bei Unternehmen der Deutschen Post AG) eine Bewertung der Angebote auf Grundlage der Bruttosummen (inklusive gesetzlicher Umsatzsteuer) vornimmt. Antwort NBank - Es liegt nur als Muster bei und muss zunächst nicht ausgefüllt werden. - Die Reaktionszeit beginnt ab Kenntnis der Unzustellbarkeit und endet mit Beginn der Bearbeitungszeit - Die Bearbeitungszeit beginnt mit dem In- Gang-setzten der Rücksendung der unzustellbaren Postsendung und endet mit dem Eingang beim Auftraggeber (s. Leistungsbeschreibung). - Bewertung erfolgt auf Grundlage Ihrer Angabe im Angebot - Laut Hinweis auf dem Preisblatt sowie in den Bewerbungsbedingungen unter Buchst. I) ist die Umsatzsteuer im Angebot gesondert anzugeben, sofern sie anfällt. - Die Bruttopreise werden gewertet, soweit die Umsatzsteuer im Angebot ausgewiesen ist. So bitten wir um Mitteilung darüber, in welcher Form die Bieter die gesetzliche Umsatzsteuer in ihre Angebotspreise einzutragen hat. 4. Welche Optionen sollen bepreist werden und an welcher Stelle sind die Preise anzugeben? 5. Ist das zu bedruckenden Papier des Loses 2 durch den Auftragnehmer zu stellen und somit in den Preis einzurechnen? 6. Wir bitten um ausdrückliche Bestätigung, dass für Nachunternehmer des Auftragnehmers, die im Rahmen der Beförderung von Briefsendungen für den Auftragnehmer tätig werden, keine Postlizenz vorzulegen ist und ein weiterer Nachweis für das Vorliegen des Ausnahmetatbestands - Alle (Los 1, Ziffer 5 a) d) - Die Preise sind im Angebot anzugeben. - Sollten die Nachunternehmer Erfüllungs- bzw. Verrichtungsgehilfen gem. 5 Abs. 2 Nr. 1 PostG sein, so müssen diese keine Postlizenz innehaben. Team Vergaberecht Seite 1 von

2 gem. 5 Abs. 2 PostG nicht notwendig ist. 7. Los 2: Mit welchem Ereignis bzw. wann beginnt und mit welchem Ereignis bzw. wann endet die Bearbeitungszeit? 8. Müssen Nachunternehmer einen Handelsregisterauszug vorlegen? - Beginn: Ab Information des Auftraggebers, die Daten herunterladen zu können (Ziffer 3 Leistungsbeschreibung Los 2) - Ende: Absendung an Empfänger - Es müssen nur solche Nachunternehmer einen Handelsregister vorlegen, die auch im Handelsregister eingetragen sind. 9. Sind von den Nachunternehmern Betriebshaftpflichtversicherungen oder Verkehrs- oder Transportversicherungen vorzulegen? 10. Müssen Nachunternehmer eine Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens der letzten drei Jahre oder eine Kurzdarstellung des Unternehmens und der Unternehmensorganisation vorlegen? - Die Vorlage entsprechender Betriebshaftpflichtversicherungen oder Verkehrs- oder Transportversicherungen sind von den Nachunternehmern nicht - Für die Nachunternehmer bedarf es keiner der Erklärungen bzw. Darstellungen 11. Welche Referenzen müssen von den Nachunternehmern vorgelegt werden? 12. Müssen Nachunternehmer Ansprechpartner und Stellvertreter benennen? - Es müssen nur dem Umfang entsprechend des tatsächlichen Leistungsanteils entsprechende Referenzen von Nachunternehmern angegeben werden. 13. Müssen Nachunternehmer die Eigenerklärung Tutanota vorlegen? 14. Müssen Nachunternehmer ein Konzept und ein Musterbeispiel gem. Seite 3 f)., Buchst. H Ziffer II. 3 und 4. der Bewerbungsbedingungen vorlegen? 15. Müssen Nachunternehmer die Angaben gem. Seite 4, Buchst. H Ziffer III Nr. 1 und 2 machen? 16. Premiumadress: Kann Premiumadress sowohl für Brief als auch für Infopost genutzt werden. Ist das korrekt? - Sollte Premiumadress der Leistungsbeschreibung entsprechen, so kann dieses genutzt werden. Vergaberecht Seite 2 von

3 17. Klischee: Mit wie vielen Klischeewechseln ist während der Vertragslaufzeit zu rechnen? - Die Vorlage entsprechender Betriebshaftpflichtversicherungen oder Verkehrs- oder Transportversicherungen sind von den Nachunternehmern nicht vorzulegen. 18. Infopost: Laut Leistungsbeschreibung Punkt 4 Infopost ist von einem stets gleichen Inhalt aller Infopostsendungen nicht auszugehen. Ist jedoch zumindest eine Inhaltsgleichheit pro Einlieferung gegeben? - Eine Inhaltsgleichheit pro Einlieferung ist gegeben. 19. Vereinbarung Auftragsdatenvereinbarung: Laut Leistungsbeschreibung zu Los 1 Punkt 8 soll vor Zuschlagserteilung nach Aufforderung durch den Auftraggeber die vom Auftragnehmer unterschriebene Vereinbarung zur Auftragsdatenvereinbarung eingereicht werden. Postdienstleistungen sind jedoch keine Auftragsdatenverarbeitung. - Die Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung ist nicht Bestandteil des Loses 1, da es sich bei Los 1 nicht um Auftragsdatenverarbeitung handelt. Punkt 8 zu Los 1) ist damit unbeachtlich. 20. Preisblatt Infopost: Laut Leistungsbeschreibung wünschen Sie den Versand und die Zustellung von Infopost. Im Preisblatt können wir hierzu jedoch keine Preisposition erkennen. Ist das Produkt Infopost Teil der ausgeschriebenen Leistungen und möchten Sie hierzu eine Preisangabe? Sofern ja, wo soll der Preis eingetragen werden? - Siehe Unten Nr Maschinenlesbarkeit der Sendungen: Bitte teilen Sie uns mit die Anzahl/den Prozentanteil der maschinenlesbaren Sendungen mit. 22. Nachkommastellen: Es ist marktüblich, bei Verträgen mit Briefvolumina in der hier betroffenen Größenordnung Einzelpreise zu vereinbaren, bei denen die vierte Nachkommastelle festgelegt ist. Wir gehen daher davon aus, dass es zulässig ist, in den Preisblättern die angebotenen Euro-Beträge bis auf - Laut Leistungsbeschreibung Ziffer 3 c) kann eine Maschinenlesbarkeit nicht garantiert werden. Von daher ist die Angabe der Anzahl/Prozente ebenfalls nicht möglich. - Die angebotenen Euro-Beträge sind bis auf die vierte Nachkommastelle einzutragen. Vergaberecht Seite 3 von

4 die vierte Nachkommastelle einzutragen (z.b: 0,1234 ) und bitten um Bestätigung, anderenfalls um Mitteilung, was gelten soll. 23. Einsatz Konsolidierer: In der Leistungsbeschreibung zu Los 1, Punkt 3 ist der Einsatz von Konsolidierern erlaubt, diese gelten als Nachunternehmer. Wir streben an ein Angebot als Konsolidierer (Bieter) abzugeben und gehen davon aus, dass wir als Hauptauftragnehmer angesehen werden. Anderenfalls bitten wir um Mitteilung wie dies gehandhabt wird. 24. Wunschoptionen: Die Wunschoptionen wie Postfach Lieferservice, Wunschklischee etc. sind kostenpflichtig und können gegen Aufpreis angeboten werden, sollen diese Leistungen als eine separaten Kallkulation angeboten werden oder werden diese nach der Zuschlagserteilung mit dem Auftragnehmer individuell vereinbart? 25. Versicherungsnachweis: Würde als Versicherungsnachweis für die Haftpflicht- und Verkehrsversicherung eine Kopie der Versicherungsbestätigung ausreichen? 26. Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt: Würde eine Kopie der Unbedenklichkeitsbescheinigung ausreichen oder wird diese als Original benötigt? 27. Beförderungslizenz: Würde es ausreichen wenn eine Kopie der Beförderungslizenz mit dem Angebot für Los 1 abgegeben wird? 28. Preisblatt Spalte 1: In der ersten Spalte ist eingetragen, dass die Bieter einen Preis netto ohne Konsolidierung einzutragen haben. Nach unserem Verständnis muss es sich dabei um den Portopreis (netto) handeln. Wir gehen davon aus, dass in diese Rubrik ein Preis einzutragen ist, den ein Post- - Der Konsolidierer wird in diesem Falle als Hauptunternehmer angesehen. Die Eignung der Nachunternehmer ist entsprechend nachzuweisen. - s.o. - Für die Angabe des Portos ist Spalte 2 vorgesehen. In den meisten Fällen wird das Porto dem Entgelt entsprechen, welches das Postdienstleistungsunternehmen für seine Dienstleistung verlangt. Daher wird in den meisten Fällen in Spalte 1 und 2 derselbe Preis einzutragen sein. Vergaberecht Seite 4 von

5 dienstleistungsunternehmen für seine Dienstleistung verlangt (Porto). 29. Preisblatt Spalte 2: Wir bitten um Mitteilung darüber, welche Eintragung in der Spalte 2 Porto, anteilig im Preis enthalten vorzunehmen ist. 30. Preisblatt Netto oder Brutto: Wir bitten um Mitteilung, ob im Preisblatt Nettooder Bruttobeträge eingetragen werden sollen. 31. Preisblatt Spalte 3: Hier ist der Preis, netto mit Konsolidierung einzutragen. Es wird erläutert, dass in diesen Preis die Kosten und der Rabatt der Konsolidierung einzurechnen sind. Wir gehen davon aus, dass dieser Preis den Preis betrifft, den ein Absender nach Erbringung bzw. Beauftragung von Konsolidierungsleistungen bei dem Unternehmen der Deutschen Post AG für den Teilleistungszugang zu zahlen hat. Ist das zutreffend? 32. Preisblatt Spalte 4: Das Porto, das ursprünglich auch bei der Erbringung von Konsolidierungsleistungen zu zahlen ist, ist das volle Porto, das für die Beförderung der Sendungen zu zahlen ist. Erst auf Grundlage der vorfrankierten Sendungen werden die nachträglichen Konsolidierungsrabatte berechnet. Insoweit wäre hier grundsätzlich das volle Porto der jeweiligen Postsendungen einzutragen. Wir bitten um Mitteilung, ob dies der Fall ist. 33. Preisangaben pro Stück: Preisangaben sollen jeweils pro 1 Stück gemacht werden. Konsolidierungsrabatte können jedoch erst ab einer bestimmten Anzahl von Einlieferungen gewährt werden. - Siehe oben Nr Im Preisblatt sind Nettobeträge anzugeben. Sollte auf einzelne oder alle Positionen Umsatzsteuer anfallen, ist dies gesondert im Angebot anzugeben (siehe Anmerkung auf dem Preisblatt). - Gemeint ist der reduzierte Preis, der sich nachträglich wegen der Konsolidierungsleistung ergibt. Der nachträgliche Rabatt ist also zu berücksichtigen. Als Mengengrundlage gilt die von uns zur Verfügung gestellte Mengenübersicht (Leistungsbeschreibung Anlage 1). - In die Spalte 4 des Preisblattes ( Porto, anteilig im Preis enthalten ) ist der nachträglich durch die Konsolidierung ermäßigte Portobetrag einzutragen. In den meisten Fällen wird in Spalte 3 und 4 derselbe Preis einzutragen sein. - Es gilt die von uns zur Verfügung gestellte Mengenübersicht (Leistungsbeschreibung Anlage 1). Auf Grundlage dieses Mengengerüsts soll der Konsolidierungsrabatt errechnet werden und pro 1 Stück im Preisblatt angegeben werden. 34. Sendungsgerüst BZA/ BZE:. Entsprechende Daten liegen uns Vergaberecht Seite 5 von

6 Wir bitten um Mitteilung, ob ein Sendungsgerüst darüber besteht, welche Anzahl von Sendungen im jeweiligen Briefzentrum (BZA oder BZE) einzuliefern sind 35. Referenzen Nachunternehmer: Unser Unternehmen arbeitet mit Nachunternehmen zusammen, die ausschließlich für uns tätig sind. Für weitere Auftraggeber sind sie nicht tätig. Reicht es aus, wenn diese Nachunternehmer nur unsere Referenz vorlegen? Weitere Referenzen können sie nicht vorlegen. 36. Preisblatt Infopost: Laut Leistungsbeschreibung wünschen Sie den Versand und die Zustellung von Infopost. Im Preisblatt können wir hierzu jedoch keine Preisposition erkennen. Ist das Produkt Infopost Teil der ausgeschriebenen Leistungen und möchten Sie hierzu eine Preisangabe? Sofern ja, wo soll der Preis eingetragen werden? nicht vor. - Infopost wurde innerhalb der letzten 2 Jahre von uns nicht versendet. Im Jahr 2013 wurden 300 Briefe Infopost versendet. Es handelt sich um Briefe im Format BV I (Maße siehe Leistungsbeschreibung). Das Preisblatt wurde auf Seite 1 entsprechend angepasst. Wir bitten um Angabe des Preises. - Der Preis geht wie folgt in die Wertung ein: In Punkt K der Bewerbungsbedingungen finden sich die Zuschlagskriterien. Der angebotene Preis für Infopost fällt unter Los 1, Nr. 1 d.) Ø-Preis für die übrigen Formate. 37. Preisangabe PZA: In der Leistungsbeschreibung ist von PZA die Rede. Für diese Sendungsart wird eine Position im Preisblatt benötigt. 38. Haftpflichtversicherung: Der Nachweis für die Haftpflichtversicherung muss Schäden für Datenschutz abdecken. Wir - Das Preisblatt wurde auf Seite 1 entsprechend angepasst. Wir bitten um Angabe des Preises. - In den letzten drei Jahren wurden pro Monat durchschnittlich etwa 80 Briefe mit PZA versendet. - Der Preis geht wie folgt in die Wertung ein: In Punkt K der Bewerbungsbedingungen finden sich die Zuschlagskriterien. Der angebotene Preis für Briefe mit PZA fällt unter Los 1, Nr. 1 d.) Ø-Preis für die übrigen Formate. Vergaberecht Seite 6 von

7 gehen davon aus, dass der Nachweis für die Versicherung zum Datenschutz nur für Los 2 erbracht werden muss. Vergaberecht Seite 7 von

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