Asset Management im Client/Server-Umfeld

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1 Asset Management im Client/Server-Umfeld * Peter E. Wöll Mehr denn je nimmt die Informationstechnologie (IT) heute in der Wirtschaft die zentrale Rolle ein. IT wirkt als Katalysator, der den Erfolg und das Wachstum eines Unternehmens erheblich beeinflusst, da praktisch alle erfolgswirksamen Prozesse eines Unternehmens im ausgehenden 20. Jahrhundert durch Informatik unterstützt oder gar erst ermöglicht werden. Das Wissen um den kritischen Erfolgsfaktor Informatik und der strategisch richtige Einsatz dieser Technologie wird mehr und mehr darüber entscheiden, welche Unternehmen im kommenden 21. Jahrhundert erfolgreich im Markt verbleiben und welche verschwinden werden. Diese Aussage gilt für alle nennenswerten Industrie- und Dienstleistungszweige in allen Ländern dieser Welt. Neue Herausforderungen an die Effizienz und Effektivität der IT Im Gegensatz dazu ist festzustellen, dass viele Unternehmen IT operativ einsetzen aber nicht strategisch planen. Dies führt dazu, dass in der Bewirtschaftung der IT-Ressourcen vielerorts geradezu verschwenderisch umgegangen wird. Obwohl die IT neben den Human Ressources in den meisten Betrieben unbestritten als zweitgrösster Kostenfaktor lokalisiert ist, betrachtet man die IT seitens der Unternehmensleitung häufig als "Black-Box". Man weiss zwar ziemlich genau, was an direkten Kosten in der IT anfällt, aber wenn man den erzeugten Added Value (Mehrwert) des in die IT investierten Kapitals nicht messen kann, bleiben die Leistungen und die strategische Stellung der IT verborgen. Obwohl die meisten Unternehmen fühlen, dass weite Bereiche des Unternehmens von der Verfügbarkeit einer sicheren und integeren IT in hohem Masse abhängig sind, ist das Management oft nicht in der Lage, die Informatik als strategische Waffe zu schmieden. Der IT-Einsatz in solchen Unternehmen ist dadurch häufig ineffizient und die IT- Effektivität, gemessen in der Unterstützung von Geschäftsprozessen, schlecht. Entsprechend gelten Defizite im unternehmensweiten IT-Management als schwerwiegende Wachstumsblockaden und Wettbewerbsschwächen. Die mangelnde unternehmerische Weitsicht, die Möglichkeiten der IT umfassend zu erkennen und gezielt auszuschöpfen macht es notwendig, dass ein neuer, wirtschaftlicher Zugang zur Informatik gesucht wird. Eine wichtige Voraussetzung um dieses Ziel zu erreichen, liegt in der Schaffung von technischer und kaufmännischer Transparenz. Diese dient als Basis zur Entwicklung eines gemeinsamen Sprachverständnisses zwischen Technik und Wirtschaft und trägt dazu bei, dass die strategische Kontrolle der Informatik nicht entgleitet. Host Environment Mitte 80-er Jahre IT-Umgebungen Vergleich 1980 vs. heute Informationstechnologie wird kommerziell seit Anfang der 70er Jahre eingesetzt und genutzt. Schon zu dieser Zeit des Mainframe-Computings, Lochkarten und Batchprogrammierung war der Nutzen eines gezielten Einsatzes von IT enorm. Es ist bezeichnend, dass die erfolgreichen Unternehmen, welche die Zeichen der Zeit richtig gedeutet und umgesetzt

2 haben, in der Folge nicht etwa Angestellte in grossem Ausmass entliessen, sondern vielmehr die Technologie dazu benutzten, um wirtschaftlich zu wachsen. Die IT wurde zu dieser Zeit bis Ende der 80er Jahre zentral betrieben und gewartet. Rechenzentren besetzt mit hochqualifizierten Fachleuten sorgten dafür, dass die IT eine hohe Integrität, Sicherheit und Verfügbarkeit aufwies. Die zentral entstehenden Investitionsaufwände und laufenden Kosten waren einfach kalkulier- und kontrollierbar. Was 1981 mit dem Verkauf des ersten Personal-Computers begann, führte in der Folge bald zu den ersten Anwendungen im Front-Office-Bereich. Das schnell breiter werdende Angebot von kostengünstigen, standardisierten Computersystemen und Software-Anwendungen beschleunigte diese Entwicklung. Bald entstanden die ersten PC- Netzwerke, welche die individuellen Arbeitssysteme mit anderen Rechnern verbanden. Bereits Ende der 80er Jahre entstanden auch die ersten kommerziell genutzten Client-Server-Systeme, bei welchen grosse Teile der eigentlichen Datenverarbeitung auf den dezentralen Systemen abliefen. Die PC-Technologie setzte sich in der Folge durch, und die auf Mainframes-basierenden Informationsverarbeitungen wurden mehr und mehr auf die dezentralen Systeme übertragen. Universell einsetzbare, graphisch orientierte Betriebssysteme und Programme, das Einbinden von heterogenen System-Umgebungen, Interkonnektivitätsanforderungen usw. sorgten aber auch dafür, dass die Komplexität der dezentralen Systeme in der Gesamtheit deutlich höher ist als diejenige der zentralen Mainframe-Umgebung. Der Wachstumsmarkt der PC-Technik liess auch viele neue Hersteller entstehen, welche aufgrund des Konkurrenzkampfes gezwungen waren, die technologische Entwicklung extrem voranzutreiben. Heutige dezentralisierte Systeme Neue Anforderungen an das System Management Der Paradigmawechsel von zentraler zu dezentraler IT, im Zusammenspiel mit der erhöhten Komplexität der Client- Server Systeme, führte zu neuen Anforderungen an das Management solcher Systeme. Weder Hardware noch Software, ja nicht einmal die eingesetzten Fachkompetenzen, sind in solch heterogenen Systemumgebungen per se zentral koordiniert. Abteilungen kaufen neue Hardware- und Softwaresysteme, externe Serviceanbieter kümmern sich um die Einführung solcher Systeme. Für das IT-Management ist es schwierig geworden, den Überblick in diesem Dschungel zu behalten. Im Rahmen unserer Beratungsmandate bei Unternehmen zeigt sich uns häufig ein erschreckendes Bild: Unnötig hohe Investitionskosten Hohe Unterhalts- und Betriebskosten Mangelnde Service-Qualität Lücken in der Prozesssicherheit und hohe durch Technologie bedingte Risiken Die Hydra der dezentralen Systeme erfordert den totalen Einsatz aller IT-Fachleute. Aus diesem Grund werden häufig auch die Arbeiten des IT-Managements vom Lösen der Alltagsprobleme beherrscht und es bleibt wenig Platz für gedanklichen Freiraum. Ist es unter solchen Umständen verwunderlich, wenn die Entwicklung der IT heute in vielen Betrieben führungs- und visionslos vonstatten geht? Ist es der IT-Leitung zu verdenken, wenn sie häufig nicht mehr weiss, wohin die Reise gehen wird? Die Unternehmensführung scheint in solchen Fällen oft wie paralysiert. Krampfhaft wird mittels neuer Modelle wie Outsourcing versucht, die Situation in den Griff zu bekommen, nur um einige Zeit später zu realisieren, dass zwar die Players gewechselt haben, nicht aber das Spiel selbst.

3 Die unkoordinierte Entwicklung bei den verteilten Client-Server-Umgebungen hat dazu geführt, dass diese Umgebungen in vielen Unternehmen kaum mehr vernünftig zu verwalten sind. Transparenz, Planungssicherheit und Kontrollmöglichkeiten sind verloren gegangen. Inventardaten, welche Aussagen "was ist wo in welcher Konfiguration installiert" erlauben, sind meist lückenhaft, unvollständig und stimmen deshalb nicht mit der Realität überein. Dadurch wird die Koordination von Dienstleistungen (Services) massiv erschwert. Die Folgen sind, dass die TCO (Total Cost of Ownership / Kosten die ein PC pro Jahr verursacht) kontinuierlich ansteigen. Über 70% dieser Kosten entstehen dabei bei der Verwaltung dieser PC-Ressourcen. Grundfunktionen eines Asset Management Systems Verwaltung von Hardware und Software Unternehmensweit, plattformübergreifend einsetzbar Zentrale Datenhaltung in offener Standard Datenbank (SQL) Hardware und Software Scanning und "Auto Discovery"-Funktionen Release und Versionskontrolle Integration von betriebswirtschaftlichen und technischen Prozessen Beherrschung der technischen Komplexität (Betriebssysteme, Protokolle, APIs) Standardisierung und Steuerung von Beschaffungsvorgängen Umfassendes Lebenzyklus Modell (Statusverwaltung der Bestände) Technische Schnittstellen zu bereits eingesetzten Teillösungen wie SMS, Tivoli, Unicenter, Netview usw. (Investitionsschutz) Möglichkeiten eigene Schnittstellen zu programmieren Flexible Technische Auswertungen (Queries). Nutzen eines Asset- Management-Systems Ein Asset-Management-System ist ein Softwaresystem, welches die verschiedenen Funktionen des System- Managements unterstützt. Die taktischen Vorteile, welche dabei ein aktives Asset-Management-System bringen kann, liegen auf der Hand: Es unterstützt die Verwaltung und Administration der IT-Bestände und bringt die notwendige Transparenz, Planungssicherheit und Kontrollmöglichkeiten für die IT-Umgebung auch in grossen, heterogenen Umgebungen. Durch den Einsatz eines Asset-Management sollen im Wesentlichen folgende Ziele erreicht werden: Kostensenkungen

4 Produktivitätssteigerungen Qualitätssteigerung Decision Support Vereinfachte IT-Budgetierung und Kostenkontrolle Praktisch alle organisatorischen Einheiten im IT-Management-Umfeld sind auf detaillierte Daten über die IT- Infrastruktur angewiesen. Die Help-Desk-Angestellten müssen exakt wissen, über welche Konfiguration die Hilfesuchenden verfügen. Die Mitarbeitenden im Application Engineering müssen, bevor sie neue Applikationen einführen, sicherstellen, dass die Benutzer des Systems auch die notwendigen Infrastrukturen benutzt (z.b. Betriebssystem, RAM, ). Der IT-Controller kann seinen Budgetierungsaufwand minimieren, wenn er auf ein lückenloses, kaufmännisch bewertetes Hard- und Software-Inventar zurückgreifen kann. Das Finden von Hardware und Software-Standards erfordert, dass die Anzahl der verschiedenen Systeme gruppiert und ausgewertet werden kann. Solche Standards, die einerseits den Einkaufs- und Implementationsaufwand und anderseits den Serviceaufwand minimieren, müssen auch auf Einhaltung kontrolliert werden können. Dies alles schlägt sich natürlich unmittelbar in der Erfolgsrechnung der Informatik nieder. Was aber eigentlich noch viel wichtiger ist: Der qualifizierte Einsatz eines hochwertigen Asset-Management-Systems kann einer Organisation helfen, den Blick wieder nach vorne zu richten und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Betriebswirtschaftliche Funktionen eines Asset Management Systems Soll / Ist Abgleichsfunktionalitäten Budgetierung und Kostenkontroll-funktionen Buchhalterische Bewertungen des IT-Bestandes Schnittstellen zum Finanzbuch-haltungssystem Query Funktionen und Decisions-support Transparenter Kostenausweis (TCO-Analysen) Möglichkeiten zum Benchmarking. Anforderungen an ein modernes Asset Management System An ein Asset-Management werden aus Sicht der IT viele Anforderungen gestellt Einfachere Verwaltung und Administration der dezentralen IT-Bestände Kosteneinsparung im IT-Service-Bereich, insbesondere im Help-Desk (1st Level Support) und im operativen Bereich (2nd Level Support) Kosteneinsparung im Beschaffungswesen von Hardware und Software durch die Möglichkeit, Systeme geplant einzukaufen und abzulösen Erhöhung der Planungssicherheit und Kostenkontrolle Einfacheres Service Level Management Reduzierung der Thirdparty-Kosten (bei integriertem Contract Management) Hilfen zur Standardisierung von Hard- und Software Decisionsupport durch Auswertungen und Analysen Unterstützungen zur Strategieentwicklung (Betrieb, Beschaffung, Kostenentwicklung, ). Funktionale Kriterien zur Evaluation eines Asset Management Systems Die Verwaltung von Hard- und Software in einer zentral geführten Datenbank gehört zu den Grundvoraussetzungen, die ein Asset Management System bieten muss. Wichtig hierbei ist, dass Inventardaten auch in der benötigten Tiefe gesammelt werden können (z.b. auch Versionen und Releases von Software) und dieser Vorgang automatisiert ablaufen kann (Scanning Funktionen für Hard- und Software). Unter dem Request-Management werden alle Aktivitäten verstanden, welche dazu dienen, Benutzer- oder technische Anforderungen umzusetzen. Ein modernes Asset-Management-System sollte die Funktionen des Request- Managements, welche im übrigen normalerweise von verschiedenen organisatorischen Einheiten wahrgenommen werden, kanalisieren und automatisieren. Wichtig in diesem Zusammenhang ist, dass diese Anforderungen, welche ja finanziell betrachtet Investitionsanträge sind, transparent dargestellt werden können. Ebenfalls ist zu beachten, dass alle verwalteten Ressourcen, egal ob Hardware, Software oder Services den gesamten Lebenszyklus von IT-Beständen - beginnend bei der Bedarfsmeldung über die Beschaffung bis zur Ausserbetriebnahme - integriert sind. Bei der Evaluation eines Asset-Management-Systems sollte auch dem Auswertungsteil grosse Aufmerksamkeit geschenkt werden. Die Auswertungen sollten so flexibel wie möglich generiert werden können. Manuell aufbereitete und konsolidierte Auszüge verursachen grossen Aufwand und die Integrität dieser Führungsgrundlagen ist nicht gewährleistet. Im weiteren ist es wichtig, dass das System, welches evaluiert wird auch eine gewisse technische Offenheit hat. Schnittstellen zu den vitalen Systemen, welche das jeweilige Unternehmen einsetzt, sollten vorhanden sein (Bsp. Network Management System, Finanzbuchhaltung). Kaufmännische Bewertungen und Analysen Die kaufmännische Bewertung von Systemen dient vor allem dem IT-Controller, dem CFO und dem CIO. Sie

5 ermöglichen eine einfache Übernahme in die Aktiva der Finanzbuchhaltung und helfen Investitionsentscheidungen zu fundieren. Wichtig in diesem Zusammenhang ist, dass die vom System ausgewiesenen Werte auch den buchhalterischen Werten entsprechen, welche in die Finanzbuchhaltung einfliessen, d.h. die Assets müssen flexibel abgeschrieben werden können. Kaufmännische Auswertungen wie zum Beispiel TCO-Analysen, welche mit entsprechenden Modelldaten hinterlegt sind, helfen sowohl die technische, als auch die IT-Service-Umgebung hinsichtlich ihrer Kosten zu optimieren. Sie sind ein wichtiges Instrument für die IT-Controller und den IT-Leiter um die richtigen Entscheide zu treffen. Internes und externes Contract-Management Viele IT-Stellen sind ausgelagert oder als Cost- oder Profitcenter organisiert. In diesen Fällen ist es üblich, ein sogenanntes "Activity Based Accounting" anzuwenden, bei welchem der Verursacher von Kosten diese auch bezahlt. Diese Kostenweiterverrechnung ist üblicherweise in Service-Level-Agreements (SLA) festgelegt, welche zentral verwaltet und gepflegt werden. Ein optimales Asset-Management-System unterstützt die Verwaltung und Pflege solcher SLA. Es sollte auch möglich sein, gewisse Ereignisse, wie zum Beispiel der Auslauf von SLAs, automatisch zu überwachen. Diese Unterstützungen sollten idealerweise auch für Wartungsverträge und Ähnliches vorhanden sein, bzw. erstellt werden können. Softwareverteilung Die Verteilung von Software in der Client-Server-Umgebung ist eine der grössten Herausforderungen für den Serviceerbringer. Eine integrierte Softwareverteilung im Asset-Management-System würde helfen, die Anzahl der verschiedenen Systeme klein zu halten. Die Grundfunktionalitäten der gängigen Softwareverteilungssysteme wie Einbindung einer Testumgebung und Kaskadierungsmöglichkeiten, Logging und Fallbackverfahren, Audtittrail und Eventtriggering müssen dabei jedoch erfüllt werden. Da in der Praxis schon häufig solche Softwareverteilungssysteme implementiert sind, ist es wichtig, dass diese Systeme im Sinne eines Investitionsschutzes vom Asset-Management-System unterstützt werden. Die Mutationsdaten des Softwareverteilungssystems müssen ins Asset-Management-System einfliessen können (Schnittstellen). Zusammenfassung Management beginnt mit Informationen. Aber das Ziel ist die Umsetzung der Informationen in betriebswirtschaftlich messbare Vorteile. Der Einsatz eines Asset-Management-Systems schafft neue Werte für ein Unternehmen, weil es die (oftmals sehr hohen) verborgenen und tatsächlichen Werte der IT-Infrastruktur sichtbar macht und finanzielle Streuverluste im IT-Management verhindert. Die bisherige Erwartung an das unternehmensweite IT-Management war in der Vergangenheit vielfach reduziert auf funktionale Sicherheit. Der künftige Anspruch umfasst die Professionalität und Qualität des IT-Ressourcen- Managements, welches zu einem immer wichtigeren Indikator der Unternehmensbewertung wird. Dieser Aspekt wird immer bedeutender, je schneller sich äussere und innere Strukturen verändern. Ein aktives Asset Management unterstützt die strategische Entwicklung der Unternehmen bei Kooperationen, Fusionen, Umstrukturierungen und beim Outsourcing und zeigt sich in der Praxis als wichtige Voraussetzung für Wachstum. Ein atmendes Asset-Management-System bildet dabei die Brücke zwischen den einzelnen Beteiligten innerhalb und ausserhalb des IT-Bereichs. Durch gezielten Einsatz der IT-Ressourcen wird die Effizienz des Systemmanagements erhöht und der Reibungsverlust vermindert. Arthur Andersen ist eine der global führenden Beratungsfirmen. Das Unternehmen erzielte 1998 einen weltweiten Umsatz von 6.1 Mia US$. In der Schweiz ist Arthur Andersen seit 1962 tätig und beschäftigt heute rund 550 Mitarbeiter in allen Sprachregionen der Schweiz. Peter Wöll ist Manager bei Arthur Andersen. Er ist zuständig für Beratung und Unterstützung von Kunden bezüglich IT-strategischen Fragestellungen. Kontakt: * Peter E. Wöll peter.woell@arthurandersen.com Arthur Andersen Binzmühlestrasse 14

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