Datenschutzrechtliche Fragen bei der Umsetzung des SGB II

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1 Datenschutzrechtliche Fragen bei der Umsetzung des SGB II Hinweise der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW, der Regionaldirektion NRW der Bundesagentur für Arbeit und des Ministeriums für Arbeit, Gesundheit und Soziales NRW In der Sitzung der Task Force NRW am ist mit der Landesbeauftragen für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW vereinbart worden, dass im Rahmen der Arbeitsgruppe "Datenschutz und SGB II" die datenschutzrechtlichen Fragestellungen im Zusammenhang mit dem Schreiben der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW vom erörtert werden. Ergebnis dieser Arbeitsgruppe war, gemeinsame Hinweise der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW, der Regionaldirektion NRW der Bundesagentur für Arbeit und des Ministeriums für Arbeit, Gesundheit und Soziales NRW unter Beteiligung der kommunalen Spitzenverbände NRW zu erarbeiten. Diese generellen Hinweise sollen dazu dienen, der Verwaltungspraxis bei der Umsetzung des SGB II Hilfestellung und größere Rechtssicherheit zu geben. Dabei können diese Hinweise nur einen Ausschnitt aus allen datenschutzrechtlichen Fragen im Zusammenhang mit der Umsetzung des SGB II behandeln. Einige aufgetretene Fragestellungen, beispielsweise im Zusammenhang mit der Software A2LL oder die Trennung der Leistungsbearbeitung von dem Fallmanagement, wurden durch die Arbeitsgruppe "Datenschutz und SGB II" bewusst ausgeklammert, da eine abschließende Klärung auf Bundesebene notwendig ist. Viele von den angesprochenen datenschutzrechtlichen Problemstellungen treten in den Arbeitsgemeinschaften und bei den zugelassenen kommunalen Trägern gleichermaßen auf, so dass sich die Beteiligten entschieden haben, diese Hinweise auch den zugelassenen kommunalen Trägern zur Verfügung zu stellen.

2 Grundsätze des Datenschutzes bei der Bearbeitung von Anträgen auf Leistungen nach dem SGB II 1.1 Diskretion bei der Antragsbearbeitung Zur Wahrung des Sozialgeheimnisses nach 35 SGB I sind im Rahmen der Antragstellung die Sozialdaten vor der Kenntnisnahme durch Dritte mittels entsprechender Organisation im Thekenbereich und dem Vorhalten einer geeigneten räumlichen Ausstattung zu schützen. Über die Möglichkeit, eine Einzelberatung für die Stellung eines Antrages auf Arbeitslosengeld II zu erhalten, sind die Antragsstellerinnen und Antragsteller in geeigneter Form zu informieren. Durch interne Organisation ist sicherzustellen, dass es zu keiner Benachteiligung der Betroffenen, die eine Einzelberatung wünschen, kommt. Zur besseren Koordinierung kann es sinnvoll sein, im Rahmen der Terminvergabe abzufragen, ob eine Einzelberatung gewünscht wird. 1.2 Gewährleistung des Datenschutzes durch Ausfüllhinweise Den durch die Bundesagentur für Arbeit bereitgestellten Ausfüllhinweisen kommt für die Information über Daten, die für die Antragsbearbeitung benötigt werden, eine große Bedeutung zu. Stellen der Verwaltung, die mit den Antragsformularen der Bundesagentur für Arbeit arbeiten, sollten daher sicherstellen, dass das Personal im Rahmen der Sachbearbeitung mit dem Inhalt der aktuellen Ausfüllhinweise vertraut ist. Die Antragsstellerinnen und Antragsteller sind auf die Existenz der Ausfüllhinweise und die Möglichkeit, sich diese über das Internet zu beschaffen, hinzuweisen. Zudem ist ihnen die Möglichkeit einzuräumen, sich durch Einsichtnahme vor Ort mit dem Inhalt der Ausfüllhinweise vertraut machen zu können. 1.3 Verfahren bei Mehrbedarf wegen kostenaufwändiger Ernährung Daten über die Erkrankung von erwerbsfähigen Hilfebedürftigen sind in coarb nicht einzutragen. In NRW wird derzeit geprüft, welche alternativen Möglichkeiten zu der bisherigen Praxis der Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung zur Anerkennung eines Mehrbedarfes für kostenaufwändige Ernährung bei Wahrung der

3 - 3 - Datenschutzbelange der Betroffenen in Betracht kommen, damit dann für die erwerbsfähigen Hilfebedürftigen die Offenlegung ihrer Erkrankung im Rahmen der Antragstellung nicht mehr notwendig ist. 1.4 Zulassung geeigneter alternativer Nachweismöglichkeiten Haben erwerbsfähige Hilfebedürftige ihre Angaben bei der Antragstellung oder im laufenden Bezug von Leistungen nach dem SGB II nachzuweisen, so ist ihnen dieser Nachweis auch durch das alternative Vorlegen von Unterlagen zu ermöglichen, soweit dies rechtlich durchführbar ist. Voraussetzung dafür ist, dass sich aus den vorgelegten Unterlagen ein nachvollziehbarer Nachweis der angegebenen Tatsache ergibt. So kann z.b. auf die Vorlage einer von der Vermieterin oder dem Vermieter auszufüllenden Mietbescheinigung verzichtet werden, wenn sich die Höhe der Kosten für Unterkunft und Heizung hinreichend aus dem Mietvertrag, der Nebenkostenabrechnung oder dem Nachweis über die monatliche Zahlung der Miete ergibt. 1.5 Vorlage von Kontoauszügen Bei der Erstantragstellung bzw. bei einem erneuten Antrag nach zeitlich unterbrochenem Leistungsbezug ist die Einsichtnahme in die ungeschwärzten Kontoauszüge der letzten 3 Monate zulässig, um die wirtschaftlichen Verhältnisse des Antragstellers bzw. der Antragstellerin zu prüfen. In begründeten Ausnahmefällen ist die Einsichtnahme der Kontoauszüge der letzten 6 Monate möglich. Auch bei laufendem Leistungsbezug und bei der Stellung von Folgeanträgen können die Kontoauszüge eingesehen werden. Dann sind die erwerbsfähigen Hilfebedürftigen darauf hinzuweisen, dass sie die nicht leistungsrelevanten Sollbuchungen nicht offen legen müssen. Dies kann dadurch realisiert werden, dass sie darauf hingewiesen werden, dass sie auf den Kopien der Kontoauszüge die nicht leistungsrelevanten Sollbuchungen schwärzen können. In besonderen Einzelfällen kann eine vollständige Offenlegung der Kontoauszüge erforderlich sein, z.b. bei Missbrauchsverdacht oder der Beantragung eines Darlehens nach 23 Abs. 1 SGB II. Mit Einwilligung der erwerbsfähigen

4 - 4 - Hilfebedürftigen ist auch die Einsichtnahme in ungeschwärzte Kontoauszüge möglich. Für die Einwilligung besteht kein Formzwang. 1.6 Zur Vorlage von Nachweisen und der Fertigung von Kopien und Vermerken Vorlage von Nachweisen Es ist durch geeignete Informationen darauf hinzuwirken, dass erwerbsfähige Hilfebedürftige die Unterlagen in der Form vorlegen, wie sie für die Antragstellung benötigt werden. Damit können Nachweise grundsätzlich auch als Kopie des Originals mit der Schwärzung überschießender Informationen vorgelegt werden. Bei Unstimmigkeiten und Missbrauchsverdacht ist das Einsehen der Originale zulässig Kopien und Vermerke Willigen erwerbsfähige Hilfebedürftige in das Kopieren der Nachweisunterlage ein, bestehen keine Bedenken gegen das vollständigen Kopieren der Nachweisunterlage im Beisein des Antragstellers oder der Antragstellerin und Hinzunahme zur Akte. Erwerbsfähige Hilfebedürftige sind aber darauf hinzuweisen, dass sie überschießende Informationen der Kopie schwärzen können. Liegt eine Einwilligung erwerbsfähiger Hilfebedürftiger nicht vor, ist grundsätzlich nur ein Vermerk über den Inhalt der Nachweisunterlage zu fertigen, wenn die Information der Nachweisunterlage sich nur auf die für die Antragstellung notwendige Information bezieht. In begründeten Fällen, bei denen bereits bei der Antragstellung Anhaltspunkte dafür gegeben sind, dass kein Anspruch auf Leistung nach dem SGB II besteht, ist das Fertigen von Kopien für die Akte zulässig. Auch hier sind erwerbsfähige Hilfebedürftige darauf hinzuweisen, dass sie überschießende Informationen der Kopie schwärzen können.

5 Datenschutzrechtliche Grundsätze für die interne Organisation der leistungsgewährenden Stellen 2.1 Datenübermittlung im Rahmen des 61 SGB II 61 Abs. 2 Satz 2 SGB II bestimmt, dass die Maßnahmeträger verpflichtet sind, ihre Beurteilung der Teilnehmenden unverzüglich der Agentur für Arbeit zu übermitteln. Eine analoge Anwendung auf Eingliederungsmaßnahmen nach 16 Abs. 2 Nr. 1 bis 4 SGB II der kommunalen Leistungsträger ist rechtlich problematisch, da es sich um eine Eingriffsregelung handelt. In NRW kommt hinzu, dass überwiegend die kommunalen Leistungen nach 16 Abs. 2 Nr. 1 bis 4 SGB II nicht auf die Arbeitsgemeinschaften übertragen worden sind, so dass ein Auskunftsrecht der Agentur für Arbeit fehlgeht. Die Verpflichtung umfasst Informationen darüber, ob die an den Maßnahmen teilnehmenden Personen ein Verhalten an den Tag gelegt haben und Leistungen gezeigt haben, die zu der Bewertung führen können, dass der Maßnahmeerfolg nicht erreicht wird. Die Informationen sind dabei begrenzt auf Angaben über Fehlzeiten, Unterbrechungen oder den Abbruch der Maßnahme. Informationen über vertrauliche Gespräche über die Probleme Hilfebedürftiger dürfen nicht weitergegeben werden, auch wenn es sich um Gespräche innerhalb des Auftrages der Maßnahme handelt. Da 61 Abs. 2 Satz 2 SGB II für die kommunalen Eingliederungsleistungen nach 16 Abs. 2 Nr. 1 bis 4 SGB II als Rechtsgrundlage problematisch ist, wird empfohlen, durch Verträge mit den Maßnahmeträgern den Informationsaustausch i.s. des o.g. Rahmens festzulegen. Erwerbsfähige Hilfebedürftige sollten eine Einwilligung bei Maßnahmeantritt dahingehend unterzeichnen, dass sie dem Informationsaustausch im o.g. Sinne zustimmen. Aus der Einwilligungserklärung muss sich ergeben, welche Daten zwischen dem Maßnahmeträger und der zuständigen Stelle ausgetauscht werden. Die gesetzliche Vorgabe des 61 Abs. 2 Satz 2 SGB II führt dazu, dass auch im Bereich der zugelassenen kommunalen Träger, die nach 6b Abs. 1 Satz 2 SGB II die Rechte und Pflichten der Agentur für Arbeit haben, nach den

6 - 6 - Eingliederungsleistungen gem. 16 Abs. 1, Abs. 2 SGB II mit einem Auskunftsrecht und nach 16 Abs. 2 Nr. 1 bis 4 SGB II zu differenzieren ist. Im Rahmen einer Novellierung des SGB II ist 61 SGB II normenklar zu fassen. 2.2 Trennung der ARGE von der DV-Umgebung der Kommune Bei der Arbeitsgemeinschaft nach 44 b SGB II handelt es sich um eine von den kommunalen Stellen zu trennende Behörde. Daher ist es auch nicht zulässig, dass innerhalb der Arbeitsgemeinschaft die Informationssysteme der Kommune mitgenutzt werden. Bestehende Verknüpfungen innerhalb der Arbeitsgemeinschaft sind rechtlich nicht zulässig und müssen daher gelöst werden. 2.3 Automatisierter Datenabgleich mit kommunalen Stellen Ein automatisierter Datenabgleich nach 52 Abs. 1 Nr. 5 SGB II über den Leistungsbezug ist mit den Trägern der Sozialhilfe möglich. Daneben kommt ein automatisierter Datenabgleich mit anderen kommunalen Stellen, wie in 118 Abs. 4 SGB XII für den Bereich der Sozialhilfe vorgesehen, für die Grundsicherung für Arbeitssuchende nach dem SGB II nicht in Betracht. Ein automatisierter Datenabgleich seitens der Arbeitsgemeinschaften und der Optionskommunen mit anderen kommunalen Stellen ist rechtlich unzulässig und daher auch nicht vorzunehmen. 2.4 Eigener oder eigene Datenschutzbeauftragte/r für die Arbeitsgemeinschaft Die Arbeitsgemeinschaft ist als eine Stelle des Landes im Sinne des 2 des Datenschutzgesetzes NRW einzustufen, so dass nach 32 a Datenschutzgesetz NRW eine eigene behördlicher Datenschutzbeauftragte oder ein eigener behördlicher Datenschutzbeauftragter bestellt werden muss. Um zusätzliche Kosten und Aufwand zu vermeiden, kann diese rechtliche Anforderung erfüllt werden, indem kommunale Datenschutzbeauftragte oder Datenschutzbeauftragte der Agenturen sowie deren jeweilige Vertretung mitbestellt werden.

7 - 7 - Weitergehende datenschutzrechtliche Informationen unter:

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