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2 Impressum Herausgeber VOI voice of information Verband Organisations- und Informationssysteme e.v. Bismarkstr Darmstadt Tel.: / Fax: / Autoren Dr. Klaus Engelhardt Dr. K. Engelhardt Unternehmensberatung, Lothar Leger B & L Management Consulting GmbH Jobst Frhr. v. Oldershausen INFOSOFT AG Bernhard Zöller Zöller & Partner GmbH Mitarbeit Prof. Dr. Christian Otto - FH Darmstadt, Monika Meyer INFOSOFT AG, Henner von der Banck VOI e.v. CopyRight VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.v Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigungen aller Art, auch auszugsweise, bedürfen der schriftlichen Zustimmung des Herausgebers. Erscheinungsjahr Frühjahr 2002 Druck SRZ Berlin Bessemerstr Berlin Auflage Frühjahr 2002 Schutzgebühr 150 inkl. 7% MwSt. Preis zuzüglich Versandkosten. VOI Bestellnr. : DMS-Markt II

3 Der VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.v. dankt Herrn Prof. Dr. Christian Otto FH Darmstadt, Herrn Dr. Klaus Engelhardt Dr. K. Engelhardt Unternehmensberatung, Herrn Lothar Leger B&L Management Consulting GmbH Herrn Jobst Frhr. v. Oldershausen und Frau Monika Meyer Infosoft AG Herrn Bernhard Zöller Zöller & Partner GmbH für ihre Mitarbeit. Der VOI will mit dem vorliegenden Werk einen ungefähren Überblick über die DMS- Hersteller und Anbieter in Deutschland aufzeigen. Dieses Werk hat nicht den Anspruch einer Studie sondern nur einer Übersicht ohne Bewertung. Es war für diese Erfassung unerheblich, ob es sich um Mitglieder des VOI handelt. Für fachspezifische Informationen und Beratungen finden Sie eine Auflistung unserer Mitglieder im Anhang oder im Internet unter Der VOI erhebt nicht den Anspruch, dass dieses Werk vollständig ist und der VOI weist auch darauf hin, dass die Firmenangaben nur in Stichproben überprüft wurden. Für die Richtigkeit der Firmenangaben übernimmt der VOI keine Gewähr. Darmstadt Henner von der Banck Geschäftsführer VOI voice of information Verband Organisations- u. Informationssysteme e.v. Bestellungen über III

4 IV

5 1 Vorwort Lothar Leger Vorsitzender des VOI e.v. Geschäftsführer B&L Management Consulting GmbH Wozu braucht man jetzt eine Marktübersicht für Dokumenten-Management? Das ist doch eine etablierte Technologie! Die Spezialisten und Markt-Auguren sprechen sogar davon, dass Dokumenten-Management-Systeme (kurz: DMS) demnächst sowieso durch Standardfunktionen in Office-Paketen und anderen Systemen abgelöst werden. Also, was soll eine Markterhebung zu diesem Zeitpunkt? Tatsächlich gibt es DMS schon seit deutlich über 10 Jahren. In den meisten Unternehmen und Organisationen findet man ein DMS. Sei es in der Ausprägung eines Archivsystems, als echtes Management von Dokumenten entlang der Geschäftsprozesse, oder als Ergänzung zu Call-Center-Applikationen, kaufmännischen Systemen, e-business- und e-commerce-lösungen. Die Technologie ist in all den Jahren nicht stehengeblieben. Ich erinnere mich gut an die ersten Lösungen, an denen ich beteiligt war und bei denen im Vordergrund stand, wertvolle Büroflächen von Papierablagen zu befreien und die internen Abläufe zu optimieren. Inzwischen gibt es einige hundert Anbieter rund um Dokumenten-Management, die Begriffe wie Content-Management, Knowledge-Management und e-processing in den Vordergrund stellen. Jetzt geht es darum, Abläufe zwischen Unternehmen und Organisationen zu verbessern. Und es müssen ganz andere Fragestellungen geklärt werden. Werden denn die rein elektronisch ausgetauschten Dokumente im Zweifelsfall auch anerkannt? Ist es sinnvoll und notwendig, Dokumente mit einer elektronischen Signatur zu versehen und wie ausführlich sind die Abläufe zu dokumentieren? Die Produktlebenszykluskurve von DMS befindet sich in der Reifephase, vielleicht schon im Übergang zur Sättigungsphase. Für den Anwender und Interessenten bedeutet das, dass er aus einer Reihe von etablierten Systemen auswählen kann. Es bedeutet aber auch, dass Veränderungen des Marktes anstehen. Deutliche Zeichen dafür sind zum einen die Substitution des Begriffs DMS im Marketing der Anbieter durch die oben schon angesprochenen Begriffe und zum anderen Zusammenschlüsse und Firmenaufkäufe, wie wir immer wieder der Presse entnehmen können. 1

6 Gleichzeitig werden neue Anforderungen aufgeworfen. Integration der Elektronischen Signatur, Zertifizierung von Systemen und Öffnung der Systeme für Kunden (und damit für gänzlich andere Nutzerzahlen). Die Bedeutung von standardisierten Schnittstellen und Softwaremodulen, die einen Austausch zwischen verschiedenen DMS erlauben, nimmt ebenfalls zu. Die nächste Generation der Dokumenten-Mananagement-Systeme steht vor der Tür. Und sie bauen auf einer ausgereiften Technik auf. Trotz der fortgeschrittenen Entwicklung der Systeme an sich hat sich die Welt des Dokumenten-Managements für die Verantwortlichen in den Unternehmen und Organisationen nicht vereinfacht. Die Komplexität und die Interdependenzen zu und mit anderen Systemen haben zu einer Verlagerung der Fragestellungen geführt. Als Vorstandsvorsitzender des VOI e.v. habe ich die Aufgabe, die Zeichen der Zeit zu erkennen und den potentiellen Kundengruppen sich abzeichnende Tendenzen transparent zu machen. Diesen Auftrag haben meine Kollegen im VOI e.v. und ich bisher über Messen und Veranstaltungen, über Veröffentlichungen und Schriftenreihen und last but not least über die Arbeit in zahlreichen Projekten wahrgenommen. Eine Marktübersicht haben wir bisher bewusst nicht herausgebracht. Das haben wir jetzt geändert. Mit der hiermit vorliegenden Übersicht möchten wir dem Leser den Status Quo der am Markt vertretenen Anbieter und verfügbaren Systeme näher bringen. Wir möchten wesentliche Trends aufzeigen und mehr Sicherheit bei der Entscheidung im Umfeld DMS schaffen. Gleichzeitig haben wir aktuelle Fragestellungen, wie die rechtlichen Neuerungen (Stichwort GDPdU) aufgegriffen und beleuchtet. Unsere Partner, die Fachhochschule Darmstadt und die anbieterunabhängige INFOSOFT AG, sorgen dafür, dass die Neutralität gewahrt bleibt. Die Beiräte des VOI e.v. konnten wir als Fachbeiräte gewinnen. Die vorliegende Marktübersicht wird kein einmaliges Ereignis bleiben. Entsprechende Aktualisierungen in regelmäßigen Abständen sind vorgesehen. Der VOI e.v. und seine Mitglieder möchten sich Ihnen mit dieser DMS-Marktübersicht als kompetente Partner empfehlen. Wir möchten Sie bei Ihren Entscheidungen unterstützen und Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen. Denn Dokumenten-Management wird auch und gerade in den nächsten Jahren eine wesentliche Rolle in allen organisatorischen Abläufen spielen. Ich wünsche Ihnen jede Menge Anregungen, die Lösung für die eine oder andere Frage und natürlich viel Erfolg beim Einsatz von Dokumenten-Management. 2

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