Wichtiges von QEP. VIER FRAGEN, VIER ANTWORTEN Interview mit Dr. Born und Dr. Gross. QEP- ZERTIFIZIERUNG Der Ablauf einer Zertifizierung nach QEP

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1 QEP- ZERTIFIZIERUNG Der Ablauf einer Zertifizierung nach QEP VIER FRAGEN, VIER ANTWORTEN Interview mit Dr. Born und Dr. Gross ERFAHRUNGSBERICHT Mitarbeiter einer internistischen Praxis berichten Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser, seit dem Inkrafttreten der Qualitätsmanagement-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses am und der damit verbundenen Einführung von QM in Praxen hat die Diskussion um das Für und Wieder von QM-Systemen im ambulanten Sektor an Breite und Intensität gewonnen. Auch auf den Qualitätstagen verschiedener KVen waren die Themen QEP und Qualitätsmanagement Bestandteil der Tagesordnung und der Diskussionsrunden. Viele Vertragsärzte und Psychotherapeuten haben sich für QEP entschieden, weil sie von dessen Effektivität und der Hilfe durch die vielfältigen Unterstützungsinstrumente überzeugt sind. Zahlreiche Nachfragen manifestieren darüber hinaus den Bedarf nach einem Zertifizierungsverfahren, mit dem Praxen intern und extern die erfolgreiche Umsetzung von QEP darlegen können. Die ersten Zertifizierungen nach QEP stellen sowohl für die Praxen als auch für unser QM- System einen großen Erfolg dar. Sie bestätigen die erfolgreiche Umsetzung von QEP und dessen Anwendbarkeit für jeden Praxistyp. Das Spektrum der zertifizierten Praxen reicht von der psychotherapeutischen Einzelpraxis bis zu großen Praxisgemeinschaften. Dieser Entwicklung folgend, freuen wir uns, Ihnen den vorliegenden QEP-Newsletter zu präsentieren. Er steht ganz im Zeichen der Praxiszertifizierung nach QEP. Dr. Franziska Diel Leiterin der Abteilung Qualitätsmanagement der KBV IMPRESSUM Herausgeber: Kassenärztliche Bundesvereinigung KBV, Herbert-Lewin-Platz 2; Berlin Redaktion: Dr. Franziska Diel (v.i.s.d.p.), Nachdruck, auch auszugsweise, nur mit Genehmigung des Herausgebers. Wichtiges von QEP GESETZESÄNDERUNGEN NACH VERÖFFENTLICHUNG - Qualitätsziel-Katalog, 4.5.2, Ziel 1 (Datenschutz), Erläuterungen: ALT: Ab 5 festangestellten Mitarbeitern muss die Praxisleitung einen Datenschutzbeauftragten schriftlich festlegen. NEU: Bei mehr als neun Mitarbeitern, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, muss die Praxisleitung einen Datenschutzbeauftragten schriftlich festlegen. - Manual, 4.1.3, Ziel 2 (Transfusionsgesetz), Interne Regelung: Nach aktueller Regelung muss ein Arzt, der mit Plasmaderivaten nur im Zusammenhang mit Impfungen umgeht, keinen 8-stündigen Kurs bei der Ärztekammer absolviert haben. QEP - Qualität und Entwicklung in Praxen. Newsletter 3 September

2 Erfolgreich zu sein setzt zwei Dinge voraus: Klare Ziele und den brennenden Wunsch, sie zu erreichen. Johann Wolfgang von Goethe DER ABLAUF EINER PRAXISZERTIFIZIERUNG NACH QEP Die Praxiszertifizierung nach QEP wird von einer durch die KBV akkreditierten Zertifizierungsstelle durchgeführt. Die Zertifizierungsstelle hat ein aufwändiges Akkreditierungsverfahren durchlaufen, und ist verpflichtet, die Fremdbewertung nach den Vorgaben der KBV durchzuführen. Zudem unterliegt sie einem fortlaufenden Überwachungsverfahren. Die Praxisvisitation und die inhaltliche Prüfung des QM-Praxishandbuches erfolgt durch den QEP-Visitor. Dessen Ausbildung obliegt der KBV. Die Visitoren nehmen zunächst an einem dafür entwickelten Lehrgang teil. Anschließend müssen sie an einer begleitenden und einer supervidierten Visitation teilnehmen, bevor die Akkreditierung zum Visitor erfolgen kann. Voraussetzung für die Zulassung zum Visitorenlehrgang sind eine bestimmte berufliche Qualifikation und Berufserfahrung. Es kommen vor allem Berufsbilder wie Ärzte, Psychotherapeuten, Arzthelferinnen, medizinisches Fachpersonal etc. in Frage. Darüber hinaus sind fachliche Kompetenzen im Bereich Qualitätsmanagement und QEP nachzuweisen. Teilnehmer eines Visitorenlehrgangs Die Praxis überprüft mittels einer Selbstbewertung, ob Sie alle anwendbaren Kernziele erfüllt hat. Ist die Praxis zertifizierungsfähig, wählt sie eine akkreditierte QEP- Zertifizierungsstelle aus und schließt mit dieser einen Vertrag zur QEP-Zertifizierung. Die Zertifizierungsstelle koordiniert das Verfahren. Sie schlägt unter anderem den Visitor vor, stimmt den Visitationsplan mit der Praxis ab und versendet den Visitationsbericht und die Zertifizierungsurkunde. Zur Zertifizierung reicht die Praxis das QM-Praxishandbuch bei der Zertifizierungsstelle ein. Höhepunkt des Zertifizierungsverfahrens ist die Visitation der Praxis durch den Visitor. Die Visitation dauert zwischen zwei und acht Stunden. Die Visitationsdauer sowie die Kosten des Zertifizierungsverfahrens sind von der Praxisgröße abhängig. Der Visitor überprüft anhand der Praxisbegehung, der Einsichtnahme in Dokumente und Aufzeichnungen sowie in Gesprächen mit der Praxisleitung und dem Praxisteam, ob die Nachweise erfüllt sind. Nach dem Abschlussgespräch, in dem der Visitor der Praxis das Visitationsergebnis darlegt, wird vom Visitor ein Visitationsbericht angefertigt, in dem er ggf. der Zertifizierungsstelle die Erteilung eines Zertifikates nach QEP empfiehlt. Das Zertifikat erhält die Praxis anschließend von der Zertifizierungsstelle. Die Zertifizierung nach QEP ist drei Jahre ab dem Ausstellungsdatum gültig. Danach kann sich die Praxis rezertifizieren lassen. Der Ablauf der Rezertifizierung entspricht dem Verfahren für die Erstzertifizierung. Da das praxisinterne Managementsystem jedoch schon längere Zeit wirksam arbeitet und ein praxisinterner Verbesserungsprozess eingeleitet wurde, liegen die Bestehensgrenzen für die Rezertifizierung leicht über denen für die Erstzertifizierung. QEP - Qualität und Entwicklung in Praxen. Newsletter 3 September

3 Interview Fragen an Dr. Born und Dr. Gross zu ihren Erfahrungen mit QEP Von den ersten nach QEP zertifizierten Praxen wurden von uns zwei zu ihren Erfahrungen befragt. Es handelt sich um die kardiologische Facharzt-Gemeinschaftspraxis der Dres. Gross/ Wietzke-Gross, die sich in der Kleinstadt Rüsselsheim befindet, und die Einzelpraxis für integrative Psychotherapie und Psychosomatik von Dr. Kai Born aus Eltville, die verhaltensorientiert ausgerichtet ist. Dr. Born, lohnt sich ein QM-System für eine 1-Person-Praxis? Dr. Born: Das kommt darauf an, welche Ziele ein Psychotherapeut verfolgt. Sinnvoll ist es, wenn man sein eigenes Vorgehen hinterfragen, ständig dazulernen, seine Ergebnisse messen, seine Prozesse steuern und seine Leistungen objektivieren will. Im Psychotherapiefeld wie in allen Berufsfeldern ist das ein heiß diskutiertes Thema. Ich habe für meine Arbeit trotz der hohen Zeitinvestition sehr davon profitiert und kann es nur empfehlen: QM unterstützt mich in meinen persönlichen beruflichen Zielen. Dr. med. Kai Born Dr. Gross, was muss bei der Umsetzung von QEP in einer Praxisgemeinschaft bzw. Gemeinschaftspraxis beachtet werden? Dr. Gross: Es ist besonders wichtig, dass alle Chefs und alle Mitarbeiter zu der Einführung von QM stehen und sich gleichermaßen einbringen. Ebenso ist es besonders wichtig, dass sich dann im Folgenden alle an die Beschlüsse halten und sie umsetzen. Engt ein QM-System die Entscheidungsfreiheit als Praxisleitung und als Arzt ein? Dr. Born: Nein, wenn man es flexibel nutzt. Solange kein externer politischer Zwang zu einer Zertifizierung besteht, können ausschließlich die Teile genutzt werden, von denen man profitiert. QM ist für den Nutzer da und nicht umgekehrt. Ich hoffe, dass das so bleibt. Dr. Gross: Eindeutig nein. Welche Motive veranlassten Sie, sich für eine Zertifizierung zu entscheiden, obwohl diese keine Pflicht ist? Dr. Born: Ich wollte den Prozess einmal vollständig durchlaufen, um ihn bzgl. seines Nutzens für die Praxis einschätzen zu können. Dr. med. Joseph Gross Dr. Gross: Dieser Schritt wurde vor allem von unseren Mitarbeitern gewünscht, nachdem wir die gesamte Arbeit der QEP-Umsetzung geleistet hatten. Wenn Sie sich heute entscheiden müssten, würden Sie sich wieder für eine Zertifizierung entscheiden? Welchen Rat würden Sie Praxen geben, die in ihrer Entscheidung noch unschlüssig sind? Dr. Born: Solange kein politischer und/oder finanzieller Druck da ist, ist eine Zertifizierung nur sinnvoll, wenn der/die Inhaber wollen, dass jemand Drittes ihr System beurteilt, damit sie in der Weiterführung des Prinzips der Selbstverbesserung (!) zusätzliche Informationen über QEP - Qualität und Entwicklung in Praxen. Newsletter 3 September

4 Interview Die ersten QEP-Zertifikate wurden im September 2006 überreicht an: Dr. K. Born, Dr. I. Voget, Dr. E. Voget, Dr. J. Gross eigene mögliche blinde Flecken bekommen. Das Erwerben des Zertifikats an sich hat keinen Wert. Dr. Gross: Wir würden uns wieder für eine Zertifizierung entscheiden und auch Praxen hierzu raten, weil wir von der externen Visitation profitiert haben. Zum Einen zwingt die Zertifizierung einen dazu, alle QEP-Kernziele zu erfüllen. Zum Anderen bekommt man durch den Visitor zusätzliche wichtige Hinweise und Ratschläge, an die man selbst nicht gedacht hat. Wie haben Sie sich auf Ihre Praxis-Visitation vorbereitet? Haben Sie einen Rat für die Praxen, denen dieser Termin bevorsteht? Dr. Gross: Da wir zu einer der ersten Praxen gehörten, die sich nach QEP zertifizieren ließen, konnten wir leider keine andere Praxis nach deren Erfahrungen befragen. Dies wäre sicherlich hilfreich gewesen. Zur Visitationsvorbereitung haben wir im Praxisteam eine Selbstbewertung der verschiedenen Ziele durchgeführt. Zwischenzeitlich existiert eine hilfreiche Broschüre der KBV (QEP-Zertifizierung - Leitfaden für Praxen). Dr. Born: Es ist kein Problem! Die Visitoren sind wohlwollend und dienen der Praxis. Wie geht es jetzt nach der Zertifizierung in Ihrer Praxis weiter mit QM? Dr. Gross: Es werden weiterhin regelmäßig Teambesprechungen abgehalten. Außerdem werden jährlich die verschiedenen QEP-Ziele aktualisiert. Seit Juni diesen Jahres sind wir auch Pilotpraxis für eine Zusatz- Zertifizierung im Bereich Arbeitsschutz in Zusammenarbeit mit der BGW (qu.int.as). Dr. Born: Angefangene Projekte werden fortgeführt und weitere werden definiert. Wichtigstes Ziel ist die Auswertung der aufwendigen Messungen, die ich durchführe, um globale Ergebnisaussagen treffen zu können und einen Qualitätsbericht zu formulieren und zu veröffentlichen. QEP - Qualität und Entwicklung in Praxen. Newsletter 3 September

5 ERFAHRUNGSBERICHT MITARBEITER EINER INTERNISTISCHEN PRAXIS AUS SPEYER BERICHTEN: Da bisher überwiegend die Praxisleitungen ihre Erfahrungen bei der Einführung eines QM- Systems vermittelt haben, kamen wir auf die Idee einer Mitarbeiterbefragung. Dr. med. Maria Montero- Muth Dr. med. Thomas Muth INTERNISTISCHE Praxis Berliner Platz Speyer Das Praxisteam besteht aus sechs Medizinischen Fachangestellten; drei im Alter zwischen 20 und 23 Jahren und drei im Alter zwischen 38 und 45 Jahren. Auf dem Fragebogen wurde nach der Einschätzung des Nutzens von QM für die Praxis, des Stellenwertes der Zertifizierung sowie der persönlichen Erfahrung gefragt. Wir wollten ebenfalls wissen: Könnten Sie sich eine Arbeitsstelle in einer Praxis ohne QM-System vorstellen? Zusammenfassend kann aus Sicht der Mitarbeiterinnen der internistischen Praxis Speyer, zertifiziert nach QEP am , berichtet werden, dass trotz des erheblichen Aufwandes bei dem Aufbau unseres QM-Systems alle Mitarbeiterinnen von den strukturierten Arbeitsabläufen und klaren Zuständigkeiten profitieren. Auch das offene Ansprechen von Fehlern wird als Bereicherung empfunden und das Potential der Verbesserungsmöglichkeiten erkannt. Originalzitate: Ein QM System lohnt sich sehr, der ganze Praxisablauf geht viel besser, strukturierter und einfacher vonstatten. Der Aufwand ist zwar groß, der Nutzen aber auch. Die Praxis ist organisierter, Fehler werden schneller gefunden und behoben. Der Stellenwert einer Zertifizierung wurde als sehr hoch eingestuft, da unsere Mitarbeiterinnen durch die externe Begutachtung sehr stolz auf das gemeinsam erarbeitete QM-Praxishandbuch waren. Originalzitat: Die Zertifizierung war wichtig, da sich damit gezeigt hat, dass sich das Engagement für die Praxis und das QM-Programm gelohnt hat. Die Belohnung war die Zertifizierung. Alle Mitarbeiterinnen wünschen sich bei einer neuen Arbeitsstelle ein gelebtes QM-System. Originalzitat: Ich persönlich möchte das QM-System in einer Praxis nicht mehr missen. Aus Sicht der Praxisinhaber hat sich die QM-Einführung ebenfalls gelohnt, da die Organisationsprozesse besser aufeinander abgestimmt sind und der Durchdringungsgrad des Qualitätsmanagements sich positiv auf die Arbeit und die Kommunikationsform auswirkt. Änderungen und deren Realisierungen werden konsequent im Team besprochen, was zu einer besseren Identifikation der Mitarbeiter mit der Praxis führt. QEP - Qualität und Entwicklung in Praxen. Newsletter 3 September

6 »Nicht weil es schwer ist, wagen wir es nicht, sondern weil wir es nicht wagen, ist es schwer.«seneca WIR GRATULIEREN HERZLICHEN GLÜCKWUNSCH ZUR ERFOLGREICHEN QEP-ZERTIFIZIERUNG zertifiziert bis: 12 / Liste zertifizierter Praxen Dr. med. I. Voget und Dr. med. E. Voget aus Ihringen, Dr. med. J. Witzke-Gross und Dr. med. J. Gross aus Rüsselsheim, Dr. med. K. Born aus Eltville, Dr. med. St. Gotsmich aus Landshut, Dr. med. A. Pett und Dr. med. S. Jandi aus Berlin, Dr. med. A. Umlandt aus Bremen, Dr. med. A. Schmucker und Dr. med. D. Schmucker aus Hirschhaid, Dr. med. P. Heinz aus Schlüsselfeld, Dr. med. M. Graeber aus Haslach i. K., Dr. med. A. Herzog und Dr. med. B. Kablitz aus Kirn, Dr. med. M. Reis aus Neuwied, Dr. med. B. Pisarsky aus Berlin, Dr. med. H. Weber aus Utersum/ För, Gesundheitszentrum Orth&Orth aus Eltville, Dr. med. M. Braun und Dr. med. W. Braun aus Schlüchtern, Dr. med. M. Montero-Muth und Dr. med. Th. Muth aus Speyer, Dr. med. G. Fischer und J. Merk aus Kempten, Dr. med. E. Mascher aus Filderstedt, G. Fritz aus Freiburg, Dr. med. E. Spangler aus Regensburg, Dr. med. J. Riemenschneider aus Offenburg, Dr. med. B. Bock und Dr. med. H. Krüger aus Stadthagen, Dr. med. J. Blaue und Dr. med. Ch. Klein aus Lübbecke, Dr. med. S. Tarmassi aus Braunschweig, H. Horsch aus Westerburg, Dr. med. B. Schmitt und A. Henke aus Hamburg, Dr. med. W. Jung aus Speyer, Dr. med. D. Jeschkewitz aus Berlin Dr. med. J. Sallath aus Tauberbischofsheim Dr. med. B. Wiethöft und Dr. med. D. Wiethöft aus Neutraubling Dr. med. K. van Heek und Dr. med. W. Burr aus Rendsburg Dr. med. B. Wehrle und Dr. med. M. Hoffmann aus Landau Dr. med. B. Schuback aus Doberlug-Kirchhain Dr. med. V. Rachaniotis und Dr. med. B. Aichinger-Rachaniotis aus Augsburg Dr. med. R. Boos aus Mannheim Dr. med. D. Hornig und M. Kirsch aus Kornach Dr. med. K. Elsner, J. Kaufmann und Dr. med. W. Krück aus Ehingen Dr. med. K. Plein aus Celle QEP - Qualität und Entwicklung in Praxen. Newsletter 3 September

7 KURZ ERKLÄRT: WICHTIGE QM-BEGRIFFE AKKREDITIERUNG Das im anglo-amerikanischen Raum benutzte Wort accreditation wird im deutschen Sprachraum i. d. R. mit Zertifizierung übersetzt. Das deutsche Wort Akkreditierung ist allerdings nicht mit dem Begriff Zertifizierung gleichzusetzen. Akkreditierung bedeutet hierzulande, Erteilung einer Zulassungskompetenz bzw. Zulassungsmacht an eine externe Einrichtung (bzgl. Finanzierung, Teilnahme am Markt, Zulassung zu Ausschreibung etc.) bestimmte Prüfungen oder Prüfungsarten auszuführen. VISITATION Wird bei QEP als Synonym zu Audit verwendet. Darunter versteht man den Vorgang der Begehung einer Organisation/ Praxis zur Begutachtung und Überprüfung der Abläufe, Tätigkeiten und damit zusammenhängenden Ergebnisse nach vorgegebenen Standards. Diese Überprüfung wird von entsprechend ausgebildeten Personen (Visitoren/ Auditoren) durchgeführt. Eine interne Visitation/ Audit bezeichnet eine neutrale Überprüfung durch Personen, die zur Organisation/ Praxis gehören, im Gegensatz zur externen Visitation/ Audit durch externe Personen. ZERTIFIZIERUNG Bedeutet das Verfahren, in dem ein unabhängiger, fachlich versierter Dritter bestätigt, dass ein Produkt, ein Prozess/ Ablauf, ein System oder eine Organisation/ Praxis in ihrer Gesamtheit den der Überprüfung zugrunde liegenden Anforderungen, Normen und Standards entspricht. Nach der erfolgreichen Überprüfung (Audit, Visitation) wird ein Zertifikat ausgestellt und somit schriftlich bestätigt, dass die Umsetzung der Vorgaben erfüllt ist. HINTERGRUND SCHRITT FÜR SCHRITT ZUM QM - DIE RICHTLINIE DES G-BA Gesetzliche Grundlagen zu QM Die QM-Richtlinie vertragsärztliche Versorgung des G-BA trat am in Kraft. Sie gibt den Zeitrahmen und die Anforderungen für den Aufbau von QM in der Praxis vor. Schritt für Schritt sollen Planung, Umsetzung von QM-Elementen und -Instrumenten, Überprüfung des Erreichten und die Weiterentwicklung erfolgen. Die erste Phase von zwei Jahren sieht die Orientierung, Fortbildung und Planung vor, d. h. dass die Praxisinhaber bis zum 31. Dezember 2007 eine Entscheidung über ihr Vorgehen bzw. für ein bestimmtes QM- System getroffen haben sollten. Die Kassenärztlichen Vereinigungen fordern jährlich 2,5 % zufällig ausgewählte Vertragsärzte und -psychotherapeuten auf, den Stand ihres praxisinternen QM mittels eines Fragebogens darzulegen. Außerdem schreibt die Richtlinie vor, dass die KVen QM- Kommissionen einrichten. Aufgabe dieser Kommissionen ist u.a. die Bewertung der Ergebnisse der Stichprobe. Die Stichprobenerhebung zur Phase Planung des praxisinternen QM erfolgt noch in diesem Jahr. QEP - Qualität und Entwicklung in Praxen. Newsletter 3 September

8 PRAXIS-SERVICE TERMINE ++ LITERATUR ++ SPECIALS ++ LINKS TERMINE Stellvertretend für alle interessanten Veranstaltungsangebote der KVen: Langer QM-Sommerabend der KV RLP QEP-Vertiefer-Seminar der KV Niedersachsen Seminar für Arzthelferinnen Die Arztabrechnung - Sie fragen, wir antworten der KV SH in Neumünster Intensivkurs QM der KV BW in Stuttgart Seminar Instrumente des Qualitätsmanagements der KV Brandenburg LITERATUR TIPPS DAS QEP-TEAM EMPFIEHLT Auch-Dorsch, E., Raidl-Dengler, M., Hegendörfer, K.: Qualitätsmanagement in der psychotherapeutischen Praxis. Deutscher Ärzte-Verlag Köln 2006, ISBN Schubert, B., Schubert, P.M., Schubert, S.C., Bredehöft, J., Bücker-Nott, H.-J.: KPQM MWV Medizinische Verlagsgesellschaft OHG Berlin 2007, ISBN 10: Kamiske, G., Brauer, J.P.: Qualitätsmanagement von A bis Z. 5. aktualisierte Auflage, Hanser München 2006 LINKS ZUM SERVEN EMPFOHLEN Überblick über das QEP-Zertifizierungsverfahren : Ein kurzer Abriss über Grundlagen, Beteiligte und Ablauf des QEP-Zertifizierungsverfahrens ist zu finden unter Dokumente zum Download. Qualitätsmanagement in der ärztlichen Arztpraxis 2007 : Eine deutschlandweite Befragung niedergelassener Ärzte. Die gesamte Studie kann im Internet unter Presseservice / Studien heruntergeladen werden. CIRSmedical.de ist das anonyme Berichts- und Lernsystem der deutschen Ärzteschaft für kritische Ereignisse in der Medizin. Sens, B., Fischer, B.,(Hrsg.): Qualitätsmanagement in der Medizin. Begriffe und Konzepte des Qualitätsmanagements, 3. Auflage 2007 QEP - Qualität und Entwicklung in Praxen. Newsletter 3 September