IT-Outsourcing Referenzbericht

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1 1 / 6 IT-Outsourcing Referenzbericht Das komplette IT-Outsourcing an Econis hält uns den Rücken frei für unser Kerngeschäft. Andreas Jiménez, CEO Für den B2B-Handel mit hochwertigen Bioprodukten sind umfassende Qualität und ökonomische Prozesse ent scheidend. Die IT muss die Organisation in sämtlichen Punkten unterstützen. Um dies optimal zu gewährleisten, hat Bio Partner ihren IT-Betrieb an die Econis übertragen.

2 2 / 6 Best Case für Bio Partner «ist nun viele IT-Sorgen los. Sie hat ihre IT-Infrastruktur an den Vertrauenspartner Econis ausgelagert.» Interview mit Andreas Jiménez, Geschäftsführer Sie haben Ihre IT ausgelagert. Wie ist es dazu gekommen? Zum ersten ging es um die Frage: «Wie können wir die Komplexität verringern?» Unser Grosshandelsgeschäft ist komplex. Wir handeln rund 9000 Produkte mit Partnern von Bio-Kleinläden bis zu konventionellen Grossverteilern. Da gelten sehr unterschiedliche Spielregeln. Zum andern ist eine kleine interne IT-Abteilung mit einer Handvoll Mitarbeitenden schwierig auf dem erforderlichen fachlichen Niveau zu halten. Und auch die Verfügbarkeit in einem Unternehmen mit einem Stunden Betrieb sicherzustellen, ist damit kaum zu bewerkstelligen. Zudem hatten wir zum Entscheidungszeitpunkt einige personelle Abgänge in der IT-Abteilung. Sehr schnell benö tigten wir also einen Dienstleister, der in der Lage war, uns die gewünschte IT-Infrastruktur bereitzustellen. Sahen Sie auch andere Möglichkeiten oder was hat den Ausschlag für Econis gegeben? Wir dachten auch daran, unsere IT-Abteilung neu zu rekrutieren. Unser Entscheid fiel auf die externe Variante. Ein grosser Partner fängt personelle Problematiken wie Ferien und Verfügbarkeit auf. Allerdings gibt es auch das Risiko der Abhängigkeit. Ausschlaggebend für die Wahl von Econis war die Schnelligkeit und Kompetenz, mit der das Problem aufgenommen und Vorschläge präsentiert wurden. Über den Evaluationsprozess und eine früher er prob - te Zusammenarbeit hat Econis unser Vertrauen gewonnen. Wie sieht die heutige Variante im Vergleich aus? Früher gab das Wissen, dass jemand im Haus zuständig ist, unseren Usern eine gefühlte Sicherheit. Das fällt weg und brauchte ein Umdenken. Heute sind die Abläufe viel systematischer, prozessorientierter und zuverlässiger. Dadurch gewinnt die Servicequalität klar. Die lücken lose Doku mentation und die Fachkompetenz von Econis wirken sich sehr positiv aus. Was sind die konkreten, messbaren Vorteile der neuen Lösung? Schwierig zu sagen, denn früher wurde wenig dokumentiert. So wurden beispielsweise die Samstagseinsätze des IT-Mitarbeiters nicht erhoben. Heute wird jedes Ticket kategorisiert, gezählt, in multiplen Statistiken ausgewertet und die Erkenntnisse können zur Verbesserung beigezogen werden. Die unmittelbaren, zuordnungsbaren Kosten sind nach erfolgtem Initial - auf wand günstiger, davon können wir klar ausgehen. Ausfallsicherheit und Zuverlässigkeit sind hoch. Inwiefern verhilft Ihnen die Investition zu einer verbesserten Marktposition? Bio Partner ist heute im Bio-Grosshandel Innovations- und Technologieführer. Zum Wettbewerbsvorteil gereicht das, um mit grossen Geschäftspartnern überhaupt ins Geschäft zu kommen. Dafür ist ein hohes Mass an Automatisierung und Datenaustausch Bedingung. Man verpflichtet sich auf einem Servicelevel von 98,5 %, das ist ohne IT nicht machbar. Wie ist die Zuständigkeit der IT intern geregelt? Das Konzept mit den Superusern funktioniert gut. Sie übernehmen bei Problemen die Triage der Problemstellung. Alles, was sie nicht schnell und einfach selber lösen können, geht an den Service Desk der Econis. Strategisch berät uns der Mandatscoach bzw. Service Level Manager bei Investitionsentscheidungen, Expertisen und neuen Technologien. Die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden ist kein Thema mehr. Wie gestaltete sich die Zusammenarbeit bei diesem grossen Outsourcing-Projekt? Ein solcher Veränderungsprozess geht intern ja nicht reibungslos. Wir haben unseren Mitarbeitenden gemeinsam mit Econis das neue System präsentiert, die Andreas Jiménez, CEO Bio Partner ist die führende Bio-Grosshandelsgesellschaft in der Schweiz. Sie vertreibt und vermarktet biologische Nahrungsmittel, Naturkosmetik sowie Non-Food-Produkte an Fachhandel, Grossverteiler, Gastronomie sowie industrielle und gewerbliche Kunden. Das Unternehmen beschäftigt rund 200 Mitarbeitende. Abläufe dargestellt und unsere IT-Leute mit ihrem Know-how miteinbezogen. Die Auf- und Ablösung der internen IT hat gut funktioniert. Unser Lernender kurz vor Ende der Ausbildung konnte von Econis übernommen werden. Er hat seine Ausbildung mittlerweile abgeschlossen und ist in der Econis integriert. Wir sind uns einig: Econis hat es gut gemacht. Die Vorteile überwiegen für uns klar und wir sind froh, diese Entscheidung getroffen zu haben.

3 3 / 6 Die Vertrauensfrage Soll man die IT aus den eigenen Händen geben? Ja? Nein? Ganz oder teilweise? Und wem? Das ist die Gretchenfrage, vor die sich Bio Partner gestellt sah. Im Rahmen der Umstrukturierung der IT-Abteilung aufgrund einer sich verändernden personellen Situation sollte überprüft werden, ob durch ein IT-Outsourcing eine Qualitäts- oder Wirtschaftlichkeitsverbesserung erzielt werden kann. Gestützt auf Angebote von spezialisierten Anbietern erfolgte die Prüfung. Die Übernahme der IT musste aufgrund von personellen Veränderungen in kurzer Zeit erfolgen. Die Suche nach einem Provider für die IT-Infrastruktur mit Bezug auf 120 Arbeitsplätze wurde mit klaren Anforderungen angegangen. Ziel war es, Ersatz der internen IT durch einen professionellen Provider zu schaffen, der die Organisation der IT übernimmt und für einen reibungslosen Übergang durch ein prozessorientiertes Vorgehen sorgt. Econis überzeugt Econis ist ein etablierter und vernetzter Servicepartner Kompetente Schlüsselansprechpartner Konzeptpräsentation und Umsetzungsplan überzeugen Vertrauenswürdigkeit minimiert diese Risiken Die Datenhoheit liegt beim externen Servicepartner, eine Situation, an die man sich gewöhnen muss Die Auslagerung schafft neue Abhängigkeiten vom IT-Partner Beherrschung interdisziplinärer Technologien Gesamtheitliche Betrachtung der IT-Basis-Infrastruktur

4 4 / 6 Die Praxisantwort Für Bio Partner stellte Econis als Vertrauenspartner mit erprobten Modellen und situativem Eingehen das erfolgreiche Outsourcing sicher. Für Econis stand die Integration in die bestehenden Prozesse und die Koordination der IT-Mitarbeiter von Bio Partner im Vordergrund. Überdies begutachtete Econis die vorhandene IT-Infrastruktur und prüfte sie auf Optimierungsmöglichkeiten. Im Dezember fiel der Entscheid für Econis. Wir verpflichteten Bio Partner zur Dokumentation ihrer IT-Umgebung und -Systeme unter Berücksichtigung der an die Produktion gekoppelten Besonderheiten. Econis übernahm von Bio Partner einen IT-Lehrling, der bei der Betreuung vor Ort und bei Econis aktiv mithalf. Während der Übergangsphase, bis Mitte Januar, wurden die ausscheidenden Mitarbeiter zur aktiven Mithilfe verpflichtet. Sicherheitssysteme (Firewall) und Systeme, die nicht mehr auf dem neusten Stand waren, ersetzte Econis unter Berücksichtigung betriebswirtschaftlicher Aspekte. Wir untersuchten und verbesserten das Lizenzierungswesen. Unsere Spezialisten beurteilten die bestehende Plattform auf künftige Anforderungen und gelangten mit Erweiterungsvorschlägen an die Geschäftsleitung der Bio Partner Schweiz. Die Outsourcing-Lösung Alle Applikations-Server sind bei Bio Partner vor Ort und werden von Econis über eine Anbindung an das Data Center von Econis betrieben Datenverkehr, Backup und Testumgebung werden durch Econis und externe Service Provider sichergestellt Bestellungen können über eine Webanbindung ausgelöst werden Hoher Nutzen für Bio Partner Konzentration auf das Kerngeschäft Abkoppelung von Einzelpersonenabhängigkeit IT-Betrieb und Datensicherheit sind in den Händen von zertifizierten, markterprobten Profis Eine zentrale Anlaufstelle für alle IT-Bedürfnisse Support durch Service Desk im Tagesgeschäft Kosten-Nutzen-Analyse spricht für die Auslagerung des IT-Betriebs

5 5 / 6 Facts and Figures Meilensteine November 2011 Suche eines Providers, um die IT auszulagern Dezember 2011 Entscheid für Econis Erarbeitung der IT-Dokumentation unter Anleitung und Vorlage durch den Econis Mandatscoach Mitte Dezember 2011 Sofortige Einbindung der scheidenden Mitarbeiter zur Unterstützung: Dokumentation der Systeme Mithilfe bei der Übergabe etc. Bis Mitte Januar 2012 Pikett-Einsatz durch scheidende Mitarbeiter Ende Januar 2012 Betriebsaufrechterhaltung in Zusammenarbeit mit dem von Bio Partner übernommenen IT-Lehrling Februar 2012 Betriebsunterstützung zu 50 % in Zusammenarbeit mit dem von Bio Partner übernommenen IT-Lehrling Betriebsspiegel Unternehmen: Gründung 2007 Standort: Seon Anzahl Mitarbeitende: 200 Kundensegmente: Fachhandel und Gastronomie Bio-Grosshandel und Industrie/Verarbeiter Geschäftsbereiche: Langhaltbare Tiefkühlkost und Trockenprodukte wie Schokolade und Getreide Frischprodukte wie Früchte und Gemüse, Milch- und vegetarische Produkte Naturkosmetik und Haushaltartikel Starke Eigenmarken Logistik m 2 Lager und Umschlagsfläche 7500 Paletten-Lagerplätze 5 Temperatur- und Feuchtigkeitszonen Eigene Transportflotte mit 17 modernen LKWs

6 6 / 6 Econis Smart. Innovativ. Persönlich. Econis unterstützt seit 1997 Unter nehmen mit modernsten, kundenorientierten Informatik-, Kommunikationslösungen und Services rund um die ICT-Infrastruktur und gehört somit zu den führenden Systemintegratoren und Anbietern von IT-Outsourcing- Services in der Schweiz. Zu den Econis-Kernkompetenzen zählen Beratung, Konzeption und Integration von IT-Systemen sowie der Betrieb und Unterhalt von IT-Infrastrukturen. Der interdisziplinäre Zugang befähigt Econis, ihre Kunden umfassend zu betreuen. Diese einmalige Voraussetzung grenzt das Econis-Angebot klar ab. Econis Services Sie sind individuell, standardisiert und modular. Sie rationalisieren Geschäftsprozesse, reduzieren die Prozesskomplexität, setzen Management-Kapazität frei und steigern die Agilität. Persönlicher Kontakt, Flexibilität, Zuverlässigkeit und Swissness prägen die Zusammenarbeit. Econis Solutions Interdisziplinäre Econis-Teams erarbeiten gemeinsam mit Kunden individuelle Lösungen und erbringen Dienstleistungen, die höchste Anforderungen erfüllen. Für durchgängig erstklassige Qualität garantieren zertifizierte Fachleute auf allen Gebieten der IT. Econis ist Premier Business Partner von IBM, Gold-Partner von Microsoft und Silber-Partner von Cisco. Zielmärkte und Zielkunden Econis richtet ihre Aktivitäten hauptsächlich auf Branchen in ihrem Erfahrungsumfeld wie Finanzdienstleister, Versicherungen und ausgewählte Segmente in Industrie, Handel, Dienstleistungen und Bildungswesen. Econis erbringt ihre Leistungen mit hoher Applikationskompetenz und erfüllt hochstehende Qualitäts- und Compliance-Anforderungen. Swissness rund um die Uhr Als Schweizer Unternehmen mit Sitz und Verwaltungszentrum in Dietikon/Zürich garantiert Econis die Datenhaltung und Leistungserbringung ihrer Tätigkeit in der Schweiz. Econis AG, Neumattstrasse 7, CH-8953 Dietikon T +41 (0) , F +41 (0) Econis AG, Werkstrasse 37, CH-3250 Lyss T +41 (0) , F +41 (0) Econis AG, Arsenalstrasse 4, 6005 Luzern T +41 (0)