Information im Unternehmen: Nutzen Sie die Chancen?

Transkript

1 Information im Unternehmen: Nutzen Sie die Chancen? Knut Hinkelmann, Barbara Thönssen Ertrinken in der Informationsflut 2 1

2 Informationsvielfalt im Unternehmen 3 Dokumente 4 2

3 und täglich grüsst der Aktenberg DMS ECM EA RM E-Akten dämmen die Papierflut Beitrag vom Juni 2013 in der Online-Ausgabe der Computerwoche Was ist eine E-Akte? Grundsätzlich geht es bei elektronischen Akten darum, unterschiedlichste Informationsobjekte so miteinander zu verknüpfen, dass der Anwender durch die Aktenanwendung eine ganzheitliche, zumeist vorgangsbezogene Sicht auf die relevanten Informationen erhält. 5 Typische Probleme mit Dokumenten Lange Suchzeiten Redundanz Unsicherheit in Bezug auf die Aktualität Fehlender Überblick 6 3

4 Typisches Vorgehen für Informationsmanagement Interviews und Analyse Erhebung der verwendeten Informationen/Dokumente Analyse der bestehenden Dokumentenverwaltung Anforderungen an eine neue Lösung definieren Kritik des Vorgehens Schwäche: Orientierung am Informationsbestand Besser: Orientierung am Informationsbedarf 7 Die angebundene Katze Ein Guru hielt mit seinen Jüngern täglich eine Abendmeditation. Als eines Tages die Hauskatze während dieser Zeit in den Meditationsraum lief und störte, ordnete er an, sie solle während dieser Zeit draußen festgebunden werden. So konnte man von da an wieder ungestört meditieren. Aber die Zeit verging. Der Guru starb und bekam einen Nachfolger. Dieser hielt sich streng an die Tradition, dass während der Abendmeditation draußen»eine Katze«angebunden sein müsse. Als schließlich auch die Katze starb, wurde eine neue Katze angeschafft, um sie während der Abendmeditation anbinden zu können Aus: Peter Knauer (2002). Handlungsnetze Über das Grundprinzip der Ethik. Frankfurt 8 4

5 Problem bei der Orientierung am Informationsbestand Orientierung Informationsbestand: veraltete, irrelevante, redundante Informationen werden weiter gepflegt Unnötiger Aufwand und Kosten Relevanz von Information muss hinterfragt werden Haben auch Sie eine "Informationskatze"? 9 Informationsbedarf ermitteln Nur relevante Information muss verwaltet werden Ermittlung des Informationsbedarfs Wozu benötigen wir Information? Beitrag zu einem Service oder Produkt Gesetzliche Anforderungen (Compliance) Entscheidungen treffen Risiken vermeiden 10 5

6 Informationssysteme: Drehscheibe für den Informationsfluss in und zwischen Prozessen Auftragsabwicklung Produktentwicklung Budgetierung Eine Information ist relevant, wenn sie in einem Prozess für eine Tätigkeit benötigt wird 11 Entscheidungs- und Risikomanagement Chance Risiko 12 6

7 Entscheidungs- und Risikomanagement Chance Risiko Risikomanagement ein heisses Thema, z.b. für Banken, Versicherungen, Logistik, Unternehmens-Governance Produktentwicklung Investitionen Underwriting Entscheid für Zulieferer Um gute Entscheidungen zu treffen analysieren wir die Situation suchen wir nach Informationen zur Beurteilung der Indikatoren verknüpfen wir die Informationen wenden wir Wissen zur Entscheidungsfindung an 13 Prozessorientiertes Informationsmanagements Ermittlung der Tätigkeiten/Prozesse einer Organisation Ermittlung der für die Prozessdurchführung relevanten Information Beitrag zum Produkt/Service Entscheidungen Risikovermeidung Definition der Informationslogistik CRUD: Create, Read, Update, Delete (Archive) 14 7

8 Ermittlung des Informationsbedarfs Rückwärts-Design: Welche Information wird benötigt? Nicht: Wozu könnte die Information nützlich sein? 15 Informationsmanagement Ziele/ Chancen Geschäftsregeln Risiken Kontext Entscheidung Informationen 16 8