Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter Teil 6: Der Status als Baustein eines umfassenden Risikomanagements

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1 Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter Teil 6: Der Status als Baustein eines Mit einer Serie von Beiträgen informierten wir Sie über den Status des Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten. In dieser sechsten und letzten Folge geht unser Gastautor Ulrich Lison der Frage nach: Welche Bedeutung hat der neue Status für die Sicherheit in der logistischen Wertschöpfungskette? Dabei rückt er weniger formalrechtliche Fragestellungen in den Mittelpunkt als vielmehr prozessorientierte. Globalen Warenverkehr vor Terrorattacken schützen Der Zugelassene Wirtschaftsbeteiligte Seit der Einführung des Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten (Authorized Economic Operator, AEO) richtet sich das primäre Augenmerk der Behörden in der Europäischen Union (EU) auf das handelnde Unternehmen, nicht mehr auf die einzelne Transaktion. Partner einer Lieferkette sollen sich als zuverlässige Akteure zertifizieren lassen, um in den Genuss von Erleichterungen bei der Zollabwicklung zu kommen. Das gemeinsame Ziel aller beteiligten Staaten: den globalen Warenverkehr vor Terrorattacken zu schützen. Seit dem 1. Januar 2008 können Unternehmen in der Gemeinschaft den Status des AEO beantragen. Im Kern geht es darum, mit den Zollbehörden ein partnerschaftliches Verhältnis anzustreben. Der Grundgedanke entspringt dem in weiten Teilen vergleichbaren Konzept der USA, der Customs-Trade Partnership Against Terrorism (C-TPAT). Die weltweite Klammer bildet dabei das Framework of Standards to Secure and Facilitate Global Trade (SAFE) der Weltzollorganisation (WZO). Mit dem Rahmenwerk hat die WZO einen internationalen Standard geschaffen, um den globalen Handel zu vereinheitlichen und abzusichern. Weltweit gültige Richtlinien sollen den Zollverwaltungen helfen, ein effektives Risikomanagement aufzubauen und durchzuführen. Im Mittelpunkt steht dabei die Frage, wie sich güter- und finanzwirtschaftliche Transaktionen im weltweiten Handel sicherer gestalten lassen. Der Begriff der Sicherheit zielt hierbei nicht nur auf die Gefahren des weltweiten Terrorismus ab. Vielmehr werden damit auch weiterreichende Ziele wie Gesundheitsschutz oder das Eindämmen von Schmuggel und Produktpiraterie verfolgt. Welchen Status nimmt nun der AEO innerhalb dieses global angestrebten Risikomanagements ein? Um diese Frage zu beantworten, sollen die Grundzüge einer umfassenden Risikoanalyse betrachtet werden. Worin genau bestehen diese Risiken und inwiefern kann der neu geschaffene Status AEO dazu beitragen, dieses Risiko zu verringern? Wie Sie Ihre Transaktionsrisiken senken können und welche Rolle dabei der AEO einnehmen kann, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten. Transaktionsrisiko senken Abbildung von Transaktionen auf IT-Basis: Transparenz verringert Transaktionsrisiko Transaktionen in Unternehmen auf IT-Basis abzubilden senkt für sich schon das Transaktionsrisiko. Denn um eine Transaktion auf ihr Risiko hin beurteilen zu können, ist es notwendig, sie transparent zu machen. Das setzt zwingend eine

2 Seite 2 IT-gestützte Abwicklung voraus. Nur so kann die Transaktion von den Wirtschaftsbeteiligten und den Zollbehörden einer effizienten Risikobeurteilung unterzogen werden. Um das sicherzustellen, sind Systeme, Prozesse und Abläufe zu beschreiben. Die IT-gestützte Abbildung der Zollprozesse ist innerhalb der Gemeinschaft mittlerweile weit fortgeschritten. Nahezu alle zollrelevanten Transaktionen müssen elektronisch gemeldet werden. Gegenüber den Zollbehörden hat der AEO die Einhaltung der Vorschrift nachzuweisen. Den letzten großen Baustein stellte die Abgabe der elektronischen Ausfuhranmeldung dar, die seit dem 1. Juli 2009 innerhalb der Gemeinschaft obligatorisch ist. Das Jahr 2010 steht nun ganz im Zeichen der elektronischen Überwachung des Verbrauchsteuerverfahrens Excise Movement and Control System (EMCS), einem EDV-System, das am 1. April 2010 in Betrieb genommen wird. Nach einer Umstellungsphase, die am 1. Januar 2011 endet, sind alles Transaktionen von verbrauchsteuerpflichtigen Waren innerhalb der EU mit diesem System zu melden. Das EMCS ersetzt die bisherigen papierhaften Meldeverfahren vollständig. Logistischer Warenfluss Zwischenfazit Eine der großen Herausforderungen für Unternehmen ist die Integration der an der Außenwirtschaft orientierten Prozesse in die logistischen Abläufe, um zu verhindern, dass der logistische Warenfluss gehemmt wird oder gar zum Stillstand kommt, ob bei der Ein- oder der Ausfuhr. Vorausanmeldung führt zu einem geringeren Transaktionsrisiko Wird eine Transaktion IT-gestützt abgebildet, stellt sich als Nächstes die Frage nach dem Zeitpunkt der Interaktion mit den Zollbehörden. Neben der eigenen Risikobeurteilung, die der AEO mittels seiner IT-Systeme sicherstellen muss, ist es auch die Aufgabe der Zollbehörden, das Risiko einer Transaktion zu beurteilen. War es in der papiergestützten Vergangenheit so, dass in den meisten Fällen erst die Warenbewegung erfolgte und dann die Mitteilung an den Zoll, so fällt das mit der IT-gestützten Abwicklung nun in der Regel zusammen. Sprich: Sobald die Waren den Zollbehörden zugestellt werden, erhalten sie auch die Meldung. Diese Praxis aber wird sich in den nächsten Jahren ändern, was sich unter dem Stichwort Vorausanmeldungen subsummieren lässt. Demnach wird es zum 1. Januar 2011 erst eine elektronische Meldung an die Zollbehörden geben, die dann die Transaktion einer Risikobeurteilung unterziehen. Der physische Warenfluss erfolgt dann quasi nachgelagert. Der Wechsel wird in den nächsten Jahren sicherlich erhebliche Anpassungen der logistischen Prozesse bei den Unternehmen erforderlich machen sowie zu einer weltweiten Vernetzung der IT-Systeme der unterschiedlichen Akteure führen. Für einen reibungslosen Ablauf werden Ein- und Ausführer sowie die jeweils involvierten Dienstleister in einem höheren Maße ihre Systeme respektive Prozesse koppeln müssen. Das AEO-Zertifikat ist dabei eine Art Gütesiegel bei der Auswahl geeigneter Partner. Warenbewegungen elektronisch planen Fazit 1 In Zukunft müssen die Daten schon bereitgestellt werden, bevor die Ware fließen kann. Ein erfolgreiches Agieren von Unternehmen hängt dabei wesentlich von der Einbindung der Geschäftspartner ab. Auf der Eingangsseite bedeutet das, von den Lieferanten zu verlangen, die geplanten Transaktionen (Warenbewegungen) im Vorfeld elektronisch zu planen.

3 Seite 3 Beurteilung von Transaktionsrisiken durch die Zollbehörden Werden nun die güterwirtschaftlichen Transaktionen vorab elektronisch gemeldet, überprüfen die Zollbehörden diese Informationen maschinell. Hierbei werden, vereinfacht formuliert, zwei Analysen vorgenommen: Bei der warenbezogenen Analyse stehen die Ware (Identifizierung anhand des Harmonized-System-Codes und der Warenbeschreibung), deren Ursprung und der jeweilige Lieferant im Mittelpunkt der Risikobeurteilung. Bei der adressbezogenen Analyse vergleichen die Zollbehörden die in der Transaktion vorhandenen Adressen (etwa der Empfänger der Waren) mit den Listen verdächtiger Personen und Organisationen. Diese Listen speisen sich nicht nur aus den bekannten Terrorlisten, sondern auch aus geheimdienstlichen Erkenntnissen und sind somit Bestandteil der hoheitlichen Risikobeurteilung. Erfüllt eine Transaktion ein Risikoprofil, so hemmt das jegliche zolltechnische Behandlung und damit auch unmittelbar den logistischen Warenfluss. Da die elektronische Nachricht dem physischen Warenfluss vorausgeht, besteht zwar ein gewisser Puffer, um bei einem etwaigen Risikotreffer eine zeitnahe Klärung herbeizuführen, ohne dass der Warenfluss gehemmt wird. Aber der Zeitraum dürfte in der Praxis wohl eher kurz sein. Adäquate Risikobeurteilung vornehmen Fazit 2 Wenn möglich, sollten Unternehmen selbst vorab eine adäquate Risikobeurteilung der Transaktion vornehmen. Der Abgleich der Adressen ihrer Geschäftspartner mit Listen Verdächtiger (Compliance Screening) ist schließlich heute schon Pflicht. Empfehlenswert ist aber auch eine warenbezogene Analyse, idealerweise über das (außenwirtschafts-)rechtliche Maß hinaus. Im Zuge der AEO-Zertifizierung ist der Nachweis einer entsprechenden internen Organisation sogar ein Muss! Die Bedeutung des AEO zur Reduzierung des Transaktionsrisikos Das geschilderte Prozedere orientiert sich bislang nur wenig an den Fragen: Wer führt eine entsprechende Transaktion durch oder organisiert sie? Wer ist im weitesten Sinne daran beteiligt? Stattdessen wird die einzelne Transaktion jeweils ganz allgemein beurteilt. Für eine effiziente Risikobeurteilung ist es aber von Bedeutung, welche Unternehmen die jeweilige Transaktion durchführen oder an dieser beteiligt sind. Wer tritt als Akteur auf, wenn beispielsweise Drittlandsendungen in das Zollgebiet der Gemeinschaft eingeführt werden? Mögliche Kandidaten: Ausführer im Drittland, Reeder, Hafenbetreiber, Spediteure, Frachtführer, Einführer und, und, und. Der Grundgedanke ist offensichtlich: Sind die Beteiligten dieser Prozesskette zuverlässige Unternehmen, dann ist die Wahrscheinlichkeit etwaiger Unregelmäßigkeiten geringer als bei unzuverlässigen Unternehmen. 100 Fragen auf dem Weg zur Selbstvalidierung Wie können Unternehmen die Zuverlässigkeit gewährleisten und sie den Zollbehörden auch nachweisen? Richtig: Indem sie den Status des AEO anstreben. Hierbei müssen sie ausführlich aufzeigen, dass sie ein sicheres Unternehmen sind. Mit der Beantwortung der rund 100 Fragen, sollen die Unternehmen eine Art Selbstvalidierung rund um die Themenkomplexe Zollvorschriften und Sicherheit vornehmen. Die Fragen beziehen sich auf alle betrieblichen Prozesse: vom Wareneingang über die Fertigung und Lagerung bis hin zum Warenausgang und Transport.

4 Seite 4 Das Unternehmen muss detailliert aufstellen, welche Anstrengungen es unternimmt, um seine Waren vor Missbrauch und Manipulation zu schützen. Wer AEO werden will, muss glaubhaft machen, dass seine Waren niemals unbeaufsichtigt sind oder in Gefahr, zu Terrorzwecken genutzt oder manipuliert zu werden. Welche Aspekte sind beim Antragsverfahren aber zentral? Zum einen geht es um den Werksschutz und die physische Sicherheit der Liefervorgänge. Eine Rolle hierbei spielen Kriterien wie Zäune, Beleuchtung, Zugangskontrollen, Sicherheit der Transportbehälter und der Verladebereiche. Auch die IT-Systeme stehen auf dem Prüfstand. Sind alle Daten vor Eingriffen von außen geschützt? Ist nachvollziehbar, ob alle Zollformalitäten jederzeit vorschriftsmäßig abgewickelt werden? Das setzt voraus, dass Warenein- und -abgänge nachprüfbar sind, die Daten archiviert werden und mit den zollrechtlichen Vorgängen verknüpft sind. Die dokumentierte Selbstvalidierung als wesentlicher Bestandteil der AEO- Zertifizierung ermöglicht es dem Zoll, Unternehmen in ihrer Gesamtheit vorab zu überprüfen. Der einmal erlangte Status dient dazu, zu signalisieren: Dieses Unternehmen ist vertrauenswürdig und tut alles, um Gefahren von der Lieferkette abzuwenden. Alle Partner einer Lieferkette sollen sich derart qualifizieren können, also Hersteller, Importeure, Frachtführer, Spediteure, Hafenbetreiber, Reeder, Zollagenten und Ausführer. Das folgt aus der Überlegung, nach der das Risiko von Warenbewegungen umso geringer wird, je mehr zuverlässige Unternehmer an der Prozesskette beteiligt sind. Eintrittskarte in die Welt Fazit 3 Durch die Änderungen im Zollrecht, die in den letzten Monaten erfolgt sind, wertet die Verwaltung den Status des AEO auf. De facto ist er heute schon als eine Art Eintrittskarte in die Welt der Zollvereinfachungen anzusehen. Das wird er sicherlich noch wesentlich mehr sein, sobald die Regelungen des Modernisierten Zollkodexes anwendbar werden, da auch diese Neuerungen die Bedeutung des AEO stärken. Die zukünftige Entwicklung des AEO Mit dem AEO-Zertifikat belohnt wird, wer alle (!) folgenden Kriterien erfüllt: Er beschäftigt geschulte Mitarbeiter. Er schützt Produktions- und Lagerhallen ausreichend vor unbefugtem Zutritt. Er arbeitet nur mit zuverlässigen Geschäftspartnern zusammen. Er setzt IT-Systeme ein, die den Warenfluss und Geschäftsvorgänge dokumentieren. Er sichert alle wichtigen Daten. Wie sich der AEO weiterhin entwickelt, wird sicherlich davon abhängen, wie er international anerkannt wird. Beobachter gehen davon aus: Er wird sich nächsten Jahren international durchsetzen. Dann wird es im Sinne einer sicheren Lieferkette (Secure Supply Chain) erforderlich sein, dass alle Prozessbeteiligten einen AEO-Status (oder einen vergleichbaren Status) haben. Absehbar ist, dass die Zollbehörden gerade im internationalen Umfeld solchen Transaktionen oder Warenbewegungen den Vorzug (im Sinne von Vorrang) geben werden, die zu hundert Prozent sicher sind sprich: solchen, bei denen alle Beteiligten einen entsprechenden Status haben.

5 Seite 5 Und eine weitere Entwicklung ist bereits heute erkennbar: Hatten sich die Betriebsprüfer in der Vergangenheit sehr stark auf die Vollständigkeits- und Einzelbelegprüfung konzentriert, so wird sich das in den nächsten Jahren wandeln zu einer prozess- respektive systemorientierten Prüfung im Sinne eines Customs Audits. Prüfer werden somit verstärkt die Prozesse und Systeme in den Unternehmen durchleuchten. Verfügt das Unternehmen über ein entsprechend leistungsfähiges Customs-Risk-Management-System, dann ist auch die Wahrscheinlichkeit groß, dass die operativen Vorgänge vollständig, korrekt und sicher ausgeführt werden. Konkret bedeutet das: Unternehmen müssen in der Lage sein, ihre Systeme rund um Außenwirtschaft, Logistik und Finanzen verstärkt miteinander zu verknüpfen. Damit ist der Prüfer in der Lage, einen Vorgang von der zollrechtlichen Wiege bis zur kaufmännischen Bahre lückenlos nachzuvollziehen. Gemeinsame Datenbasis gefragt Zudem sollte eine gemeinsame Datenbasis vorhanden sein, um zentral wichtige Risikoparameter und der Veränderungen zu dokumentieren. Dabei sollte beispielsweise ersichtlich sein: Wurde eine Ware falsch tarifiert? Kam es im Zuge der Abgabenerhebung es zu Abrechnungsfehlern oder nicht? Welche Schulungsmaßnahmen im Bereich Außenwirtschaft wurden umgesetzt? Haben die gegenüber dem Zoll dargelegten Prozesse im Rahmen der AEO- Beantragung noch Gültigkeit (Monitoring)? Diese und weitere Parameter sollen dem Wirtschaftbeteiligten und den Zollbehörden ein umfassendes Bild über das Risikoprofil des Unternehmens ermöglichen. Dass es dazu entsprechend leistungsfähiger, stark vernetzter Systeme bedarf, ist offensichtlich. Ausblick Dieser Beitrag sowie die vorangegangenen Teile der Serie haben deutlich gezeigt: Der Status des AEO ist überaus attraktiv. Zwar ist er mit großen Anforderungen verknüpft und sie nachzuweisen erfordert einen beträchtlichen Aufwand. Seine Vorteile aber lohnen das allemal. Der AEO wird, so zeichnet es sich heute schon ab, zu einem international anerkannten Standard. Wer ihn erreicht, weist sich als zuverlässiger Teilnehmer des Wirtschaftskreislaufs aus, dem andere getrost vertrauen dürfen. Dass dies ein Wettbewerbsvorteil ist, liegt auf der Hand. Mehr noch: Vermutlich werden sich Unternehmen, die den AOE selbst nicht vorweisen können, in ein ungünstiges Licht rücken. Bitte betrachten Sie den AEO auch als ein zentrales Element eines umfassenden Risikomanagements. Denn die Anforderungen, welche die Behörden an einen AEO stellen, umfassen ein hohes Maß an Transparenz mit Blick auf Risiken beim Warenfluss, was dem eigenen internen Risikomanagement nur förderlich sein kann. Und noch etwas: Das Risiko eines Vertrauensschadens lässt sich durch den AEO ausschließen. Nützliche Links Nützliche Informationen finden Sie unter folgenden Links: Liste der zertifizierten Unternehmen: Allgemeine Fragen zum AEO:

6 Seite 6 Zollrechtliche Grundlagen des AEO: ugelassener_wirtschaftsbeteiligter/index.html Leitlinien der Kommission: Der Autor, Dr. Ulrich Lison, ist Portfoliomanager der AEB GmbH, einem Unternehmen, das sich auf die Entwicklung von Anwendungssoftware für Außenwirtschaft und Transport- und Versandlogistik spezialisiert hat. Dort ist er zuständig für die Bereiche Außenwirtschaft, ATLAS, EMCS, internationale Zollverfahren und AEO. Seit 2007 ist er Prokurist und Gesellschafter des Stuttgarter Softwareunternehmens. Außerdem ist er seit 2003 Fachkoordinator IT der Außenwirtschaftsrunde e. V. Sie erreichen ihn unter Tel.: und der -Adresse: ulrich.lison@aeb.de. PwC-Ansprechpartner Wenn Sie Fragen haben oder beraten werden möchten, rufen Sie uns bitte an oder schicken uns einfach eine . Ihre Ansprechpartner Jochen Schmidt Tel.: jochen.schmidt@de.pwc.com 2010 PricewaterhouseCoopers bezeichnet die PricewaterhouseCoopers AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und die anderen selbstständigen und rechtlich unabhängigen Mitgliedsfirmen der PricewaterhouseCoopers International Limited.