Teilnahme als Gast an einer BR-Onlinebesprechung mit dem Lync Attendee*

Transkript

1 Teilnahme als Gast an einer BR-Onlinebesprechung mit dem Lync Attendee* Inhalt Einladung zur Onlinebesprechung... 2 Teilnahme an einer BR-Onlinebesprechung mit dem Lync Attendee... 3 Teilnahme an der Onlinebesprechung Audio... 5 Teilnahme an der Onlinebesprechung Video... 8 Teilnahme an der Onlinebesprechung Sofortnachricht... 9 Teilnahme an der Onlinebesprechung Freigabe *Voraussetzungen

2 Einladung zur Onlinebesprechung Wenn Sie eine Terminanfrage für eine Onlinebesprechung per erhalten, beantworten Sie die Terminanfrage wie gewohnt bei einer Zusage wird der Termin automatisch in Ihren elektronischen Kalender übernommen und kann dort jederzeit geöffnet werden. Beispiel -EINLADUNG:... An Onlinebesprechung teilnehmen Per Telefon teilnehmen Lokale Rufnummer suchen Konferenzkennung: PIN für Einwahl vergessen? Erste Onlinebesprechung? [!OC ([0407])!]... 2

3 Teilnahme an einer BR-Onlinebesprechung mit dem Lync Attendee Einladung bekommen > Einladung annehmen > findet sich in elektronischem Kalender wieder KLICK auf An Onlinebesprechung teilnehmen oder Link darunter per copy paste in den Webbrowser KLICK auf Als Gast teilnehmen Bei Anzeigename Vor- und Zuname eingeben KLICK auf Daten speichern: Benutzername wird beim nächsten Mal wieder angezeigt merkt sich die gewählte Option Als Gast teilnehmen KLICK auf Teilnehmen optional 3

4 Sie befinden sich nun in der Besprechungslobby > der Organisator der Besprechung erteilt die Zulassung zur Onlinebesprechung Organisator lässt Sie zur Besprechung zu > Fenster Wartebereich / Besprechungslobby wird geschlossen > Teilnahme an der Onlinebesprechung Sollte sich das Fenster Wartebereich / Besprechungslobby nicht automatisch schließen, kontaktieren Sie bitte den Besprechungsorganisator telefonisch. Mit dem Lync Attendee können parallel folgende Funktionen (Teilnahmemöglichkeiten) genutzt werden: Audio Video Sofortnachricht / Chat / Instand Messaging Freigabe / Desktop- und Programme teilen /Dokumenten-Sharing 4

5 Teilnahme an der Onlinebesprechung Audio Zu Beginn einer Lync-Onlinebesprechung ist Ihr Mikrofon/Headset stumm geschaltet [Abb. 1] Abb. 1: Das Hedset ist angeschlossen Mögliche Fehlermeldung: Das Fenster [Abb. 2] öffnet sich mit dem Hinweis Ihr Lautsprecher ist stumm > Bitte schließen Sie Ihr Headset an Abb.2: Das Headset ist nicht angeschlossen Die HINWEISE Mikrofon bzw. Lautsprecher ist stumm sind nur kurze Zeit sichtbar 5

6 Sie nehmen an der Onlinebesprechung teil, das Mikrofon ist nach wie vor stumm [Abb. 3] Abb. 3: Das Mikrofon ist stumm geschaltet [siehe an Mikro + Telefonhörer] Schalten Sie Ihr Mikrofon durch KLICK auf das Mikro-Symbol erst bei Bedarf EIN [Abb. 4] und anschließend zur Vermeidung von Nebengeräuschen auch wieder durch KLICK auf das Mikro-Symbol AUS Gesprächsregeln: Sprechen MIKRO EIN > KLICK auf das Mikro-Symbol Hören / Rücksprache mit Dritten halten MIKRO AUS > KLICK auf das Mikro-Symbol. Ihren sowie den Status der anderen Teilnehmer erkennen Sie jeweils am Vorhandensein bzw. Fehlen des an Mikro + Telefonhörer Abb. 4: Das Mikrofon ist EIN geschaltet 6

7 Mögliche Fehlerquelle: Sollten Sie vor Ende der Onlinebesprechung versehentlich auf das Symbol für Anruf verlassen geklickt haben, erhalten Sie den Hinweis Sie haben den Anruf verlassen: 1) KLICK auf Erneut teilnehmen 2) KLICK auf Lync Attendee 7

8 Teilnahme an der Onlinebesprechung Video Vorausgesetzt Sie verfügen an Ihrem Rechner über eine Kamera, können Sie auch Videobilder übertragen. Bei mehreren Teilnehmer sehen Sie jeweils das Bild der Person, die spricht. 1) KLICK auf Video 2) KLICK auf Videogerät hinzufügen Zum Beenden der Videofunktion 1) KLICK auf Video 2) KLICK auf Video beenden 8

9 Teilnahme an der Onlinebesprechung Sofortnachricht 1. KLICK auf Sofortnachricht 2. Text verfassen [Abb. 1] + zum Bestätigen Entertaste drücken Ihre Nachricht ist nun für alle Teilnehmer inklusive Ihnen als Absender sichtbar [Abb. 2] Abb. 1: Text ist verfasst Abb. 2: Text ist gesendet 9

10 Teilnahme an der Onlinebesprechung Freigabe In der Rolle als Teilnehmer einer Besprechung steht Ihnen die Freigabe von Desktop und Dokumenten nicht automatisch zur Verfügung. Um diese Funktion selbst nutzen zu können (also nicht nur Freigaben zu sehen, sondern auch zu erteilen), muss der eigene Status (Teilnehmerrolle) vom Organisator auf Referent (Gesprächsleiter) gesetzt werden. *Voraussetzungen Lync Attendee ist auf dem Rechner installiert Stand: