Digitale Verwaltung: nutzerorientiert und modern

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1 Digitale Verwaltung: nutzerorientiert und modern Digitalisierungsprogramm zur Umsetzung des OZG: Blaupausen für die Verwaltungsdigitalisierung Management Summary Mit dem im August 2017 in Kraft getretenen Onlinezugangsgesetz (OZG) sind Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, bis 2022 ihre Verwaltungsleistungen digital anzubieten. Das Digitalisierungsprogramm des IT-Planungsrats verfolgt als einer von zwei großen Handlungssträngen neben dem Portalverbund im Kontext des OZG das Ziel, diese Digitalisierung von Leistungen für Bürgerinnen, Bürger sowie Unternehmen flächendeckend in Deutschland umzusetzen. Insgesamt wurden bisher 575 zu digitalisierende Leistungen identifiziert. In dem OZG-Umsetzungskatalog werden diese in 35 Lebens- und 17 Unternehmenslagen gebündelt und jeweils weiteren 14 übergeordneten Themenfeldern zugeordnet zum Beispiel Familie & Kind oder Unternehmensführung & -entwicklung. Um die Leistungen in der vorgegebenen Zeit umsetzen zu können, sollen Themenfelder arbeitsteilig von Bund, Ländern und Kommunen gemeinsam geplant und bearbeitet werden. Die Umsetzung kann in Digitalisierungslaboren erfolgen. Hier entwickeln Expertinnen und Experten aus den Bereichen Recht, IT und Organisation unter Einbindung von Vollzugspraktikern sowie Bürgerinnen und Bürgern nachnutzbare Lösungs-Blaupausen und Komponenten. Diese Vorgehensweise bestätigte der IT-Planungsrat auf seiner Sommer-Sitzung am 28. Juni 2018 (siehe Seite 5 und Entscheidung 2018/22 - Digitalisierung von Verwaltungsdienstleistungen). Die Aufgabenteilung zwischen Bund, Ländern und Kommunen soll bis zum Herbst 2018 erarbeitet und im IT-Planungsrat beschlossen werden. Ziel ist es, eine Priorisierung und Planung für die Umsetzung der Themenfelder zu erhalten. Parallel werden vorhandene Projekte vorangetrieben und die gemeinsame Arbeit in ersten Laboren pilotiert. Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat, Referat DG II 4, Stand: 1. August 2018 Seite 1

2 Zielbild des Digitalisierungsprogramms Mit der Umsetzung des Digitalisierungsprogramms wird das Ziel verfolgt, alle digitalisierungs-fähigen Leistungen der Verwaltung online und damit jederzeit zugänglich für Bürgerinnen und Bürger bereitzustellen. Der Erfolg des Digitalisierungsprogramms wird daran gemessen werden, wie hoch die Akzeptanz und Nutzung bei Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen sind. Ausgehend vom Grundsatz der Nutzerorientierung muss dann geprüft werden, wie organisatorische, technische oder regulative Restriktionen adressiert werden können. Daher wurde ein Zielbild für das Digitalisierungsprogramm erarbeitet, das die Nutzer in den Mittelpunkt stellt und die bestehenden Restriktionen als Rahmenbedingungen definiert. Teil dieses Zielbilds sind Leitlinien für Design und Gestaltung digitaler Verwaltungsleistungen, die den Weg zu nutzerorientierten Lösungen vorgeben. Abbildung 1: Zielbild des Digitalisierungsprogramms Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat, Referat DG II 4, Stand: 1. August 2018 Seite 2

3 Hintergrund Durch das im August 2017 in Kraft getretene Onlinezugangsgesetz (OZG) werden Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, bis spätestens Ende des Jahres 2022 ihre Verwaltungsleistungen auch online anzubieten. Der IT-Planungsrat hat als Koordinierungsprojekt das Digitalisierungsprogramm aufgelegt, dessen Ziel die Digitalisierung von Leistungen für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen ist. In der ersten Phase sollen bis Ende 2018 anhand von mindestens sechs Anliegen (je drei für Bürger und Unternehmen) Erfahrungen mit der Digitalisierung und der Bereitstellung von Verwaltungsleistungen im geplanten Portalverbund gesammelt werden. Dazu werden Blaupausen entwickelt, die spätere Digitalisierungsvorhaben unterstützen können. Abbildung 2: Ziele des Koordinierungsprojekts Digitalisierungsprogramm Die dafür eingerichteten Arbeitsgruppen (AGs) betrachten jeweils ein Anliegen sowie die mit ihm zusammenhängenden Verwaltungsleistungen und erarbeiten eine Lösung für die Digitalisierung des Anliegens und dessen Anbindung an den Portalverbund. Die Anliegen wurden von Bund, Ländern und Kommunen vorgeschlagen und durch den IT-Planungsrat priorisiert. Aktuell werden neun Anliegen bearbeitet. Informationen über alle Anliegen stehen auf der Internetseite des IT-Planungsrates zur Verfügung. Die Ergebnisse der AGs werden dem IT-Planungsrat zur Empfehlung vorgelegt. Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat, Referat DG II 4, Stand: 1. August 2018 Seite 3

4 Abbildung 3: Bisherige Anliegen des Digitalisierungsprogramms Aufgabenverteilung im Digitalisierungsprogramm Das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat hat 575 relevante Leistungen identifiziert, die gemäß OZG zu digitalisieren sind. Die 575 Leistungen wurden im OZG-Umsetzungskatalog beschrieben, in 35 Lebens- und 17 Unternehmenslagen gebündelt und 14 übergeordneten Themenfeldern zugeordnet zum Beispiel Familie & Kind oder Unternehmen & Unternehmensgründung. Die identifizierten Verwaltungsleistungen setzen sich zusammen aus: 115 Typ 1 Leistungen, Regelungs- und Vollzugskompetenz beim Bund 370 Typ 2/3 Leistungen, Regelungskompetenz beim Bund und Umsetzungskompetenz bei Ländern und Kommunen 90 Typ 4/5 Leistungen, Regelungs- und Vollzugskompetenz bei Ländern und Kommunen Zur Umsetzung sollen Themenfelder arbeitsteilig bearbeitet werden. So könnte ein Bundesressort gemeinsam mit einem oder mehreren Bundesländern die Federführung für ein Themenfeld übernehmen und es gemeinsam mit Kommunen und IT-Dienstleistern umsetzen. Auf diese Weise soll eine Priorisierung und Planung für die Themenfeld-Umsetzung entstehen. Die Umsetzung kann in Digitalisierungslaboren erfolgen und deren Ergebnisse für alle handelnden Akteure bereitgestellt werden. Parallel dazu werden bereits vorhandene Projekte weiter vorangetrieben. Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat, Referat DG II 4, Stand: 1. August 2018 Seite 4

5 Diese Vorgehensweise bestätigte der IT-Planungsrat auf seiner Sommer-Sitzung am 28. Juni 2018 (siehe Entscheidung 2018/22 - Digitalisierung von Verwaltungsdienstleistungen). So wurde u.a. beschlossen, dass der OZG-Umsetzungskatalog ebenso wie die Ergebnisse einer Erhebung bestehender Online-Verwaltungsdienstleistungen in Kommunen, in den Ländern und beim Bund im Frühjahr 2018 eine gemeinsame Grundlage für die Umsetzung des OZG bilden sollen. Zahlreiche Länder haben Themenfelder sowie Lebens- und Geschäftslagen zur Bearbeitung übernommen bzw. ihr Interesse an der Mitarbeit bekundet. Mit der übergeordneten Koordinierung wurde die Föderale IT- Kooperation (FITKO) beauftragt. Die Aufgabenteilung zwischen Bund, Länder und Kommunen soll bis zum Herbst 2018 erarbeitet und im IT-Planungsrat beschlossen werden. Abbildung 4: Aufgabenteilung der 575 Leistungen OZG-Umsetzungskatalog Um festzustellen, welche und wie viele Leistungen gemäß OZG digital angeboten werden müssen, wurde zunächst eine Bestandaufnahme auf der Grundlage des Leistungskatalogs der öffentlichen Verwaltung (LeiKa) vorgenommen. Weitere Leistungen wurden nach Analyse mehrerer Verwaltungsportale und behördlicher Internetauftritte, z. B. dem des BVA, aufgenommen. Als Ergebnis von Workshops und Befragungen, etwa der GK FIM, wurden knapp 80 weitere Leistungen aufgenommen. Ebenso wurden Vorgaben der EU zum Single Digital Gateway betrachtet. Um eine einheitliche Darstellung zu gewährleisten, wurden die Informationen über die Leistungen in ihrer Detailierung angeglichen und um diejenigen bereinigt, die verwaltungsintern erfolgen und daher nicht relevant für das OZG sind. Die Leistungen wurden gebündelt in 35 Lebenslagen sowie 17 Geschäftslagen von Unternehmen. Weitere Leistungen wurden Querschnittslagen für Bürger und Unternehmen zugeordnet. Beispiele für Querschnittslagen sind die Beantragung eines Führungszeugnisses, einer Geburtsurkunde und eines Handelsregisterauszugs. Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat, Referat DG II 4, Stand: 1. August 2018 Seite 5

6 Abbildung 5: Beispielhafte Zuordnung der Lebenslagen nach Themenfeldern Für eine handhabare Aufgabenverteilung wurden die Lebenslagen 14 Themenfeldern zugeordnet: 1. Unternehmensführung & -entwicklung 2. Steuern & Zoll 3. Umwelt 4. Forschung & Förderung 5. Bildung & Forschung 6. Arbeit & Ruhestand 8. Bauen & Wohnen 9. Engagement & Hobbies 10. Recht & Ordnung 11. Ein- & Auswanderung 12. Gesundheit 13. Familie & Kind 14. Querschnitt 7. Mobilität & Reisen Mit Hilfe des Umsetzungskatalogs sollen detailliertere Informationen über die einzelnen Leistungen gewonnen und erfasst werden, etwa ob aufgrund gesetzlicher Änderungen neue Vorgaben bestehen. Ebenso ist es notwendig, weitere Daten darüber zu gewinnen, welche Online- Services bereits betrieben werden und welche Fachverfahren für die Bearbeitung der Leistungen in den unterschiedlichen Behörden und Verwaltungen eingesetzt werden. Der OZG-Umsetzungskatalog ist als PDF veröffentlicht worden. Zudem wird der Inhalt im August 2018 als interaktive Webanwendung zur Verfügung gestellt, die auch einen Austausch der Akteure ermöglicht. Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat, Referat DG II 4, Stand: 1. August 2018 Seite 6

7 Themenfeldplanung Die 14 Themenfelder sollen von jeweils einem fachlich zuständigen Bundesressort und mindestens einem Bundesland federführend bearbeitet werden. Dabei können sie Unterstützung weiterer Akteure aus allen föderalen Ebenen in Anspruch nehmen. Nach der Erhebung der Vollzugsgestaltung und des für ein Themenfeld geltenden Digitalisierungsgrades, werden in einem ersten Themenlabor im Rahmen eines Workshops der Ergebnishorizont und die Aufgabenverteilung von den Projektpartnern festgelegt. Anschließend wird das Themenfeld mit seinen Lebens- oder Unternehmenslagen analysiert und der Status quo der zugehörigen Leistungen systematisiert. Im nächsten Schritt werden Anwendungsfälle und Ergebnistypen konzipiert, die in einem weiteren Themenlabor vereinbart werden. Die vereinbarten Ergebnistypen werden mit einer Feinplanung weiter vorangetrieben und in einem letzten Themenlabor final abgestimmt. Das Ergebnis - eine gemeinsam beschlossene Umsetzungsplanung - bildet die Grundlage für die Digitalisierung der Leistungen in jedem Themenfeld. Abbildung 6: Beispielhaftes Vorgehen bei der Planung eines Themenfeldes Digitalisierungslabore Ein Instrument für eine konsequent nutzerorientierte Heransgehensweise bei der Digitalisierung von Leistungen sind sogenannte Digitalisierungslabore. Hier sollen mit agilen und kreativen Methoden wie Design-Thinking und Scrum in kurzer Zeit nutzerorientierte Zielprozesse, Mockups oder Umsetzungspläne entwickelt werden. Zunächst wird der Ist-Zustand eines Leistungsprozesses erhoben und die Anforderungen an eine bundesweit nutzbare digitale Lösung werden analysiert. Im nächsten Schritt wird ein Zielbild entworfen. Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat, Referat DG II 4, Stand: 1. August 2018 Seite 7

8 Dabei gilt es, das Design der besten Lösung für die Nutzer unter den gegebenen technischen, organisatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen zu entwickeln. Dafür wird eine intensive Zusammenarbeit vor Ort mit Experten für Design, fachlichem Prozess und rechtliche Vorgaben sowie die direkte Einbindung von Nutzern benötigt. So entsteht das Zielbild für einen idealtypischen Prozess, inkl. ggf. erforderlicher rechtlicher Anpassungen (und einem Plan für eine stufenweise Realisierung), zum Beispiel ein FIM-Formular oder -Prozess. Anschließend erfolgt die Umsetzung in eine digitale Lösung unter Berücksichtigung der Standards für die Integration in den Portalverbund. In überschaubaren Zeiträumen können so für Online- Leistungen Prototypen zur Illustration des Zielbilds und ggf. Referenzimplementierungen entwickelt werden, auf deren Basis Lösungen für den bundesweiten Einsatz entstehen können. Abbildung 7: Schematisches Vorgehen in einem Digitalisierungslabor Wichtig für den Erfolg der Digitalisierungslabore ist die interdisziplinäre Zusammensetzung der Teams. Vertreter der fachlichen, organisatorischen und technischen Seite sowie Nutzer arbeiten räumlich oder virtuell in kurzen Intervallen zusammen. Sie greifen auf gemeinsame Materialien, Standards und Methoden zurück. Ihre Ergebnisse werden unmittelbar nach der Ideenentwicklung in Prototypen umgesetzt und Nutzertests unterzogen. Hieraus können unmittelbare Erkenntnisse gewonnen und die Rückmeldungen der Nutzer in der weiteren Entwicklung betrachtet werden. Fehlentwicklungen werden korrigiert oder angepasst. Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat, Referat DG II 4, Stand: 1. August 2018 Seite 8

9 Abbildung 8: Interdisziplinärer Aufbau eines Digitalisierungslabors Digitalisierungshandbuch Im Rahmen des Wissensmanagements, zur Standardisierung des Vorgehens und als Arbeitshilfe ist es vorgesehen, bis Ende 2018 ein Digitalisierungshandbuch zu erstellen. Das Handbuch soll Antworten auf praktische Fragen geben, etwa zu Best-Practices für die flächendeckende Bereitstellung von Online-Leistungen, welche Standards ggf. genutzt werden können oder wie ein Digitalisierungslabor funktioniert. Damit entsteht ein Leitfaden für die Umsetzungsphase mit Richtlinien und Empfehlungen zur Nutzung vorhandener Bausteine und Standards (FIM, Basis-Komponenten), einer Gesamtarchitektur (Zusammenspiel Portalverbund, Gateways) sowie Blaupausen (etwa aus Leuchtturm-Projekten). Ansprechstelle Das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat übernimmt die koordinierende Rolle im Digitalisierungsprogramm. Zuständig ist das Referat DG II 4 Digitalisierungsprogramm PGDiV@bmi.bund.de, Tel.: + (49) Detaillierte Informationen über das Digitalisierungsprogramm finden Sie auf Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat, Referat DG II 4, Stand: 1. August 2018 Seite 9