ONLINEZUGANGSGESETZ STAND UND UMSETZUNG

Transkript

1 ONLINEZUGANGSGESETZ STAND UND UMSETZUNG Digitaler Staat, , Berlin Henning Lühr, Staatsrat, Senatorin für Finanzen, Vorsitzender des IT-Planungsrates Seite 1

2 Agenda 1. Vom Digitalisierungsprogramm Phase I zu Phase II ein Quantensprung 2. OZG-Umsetzung Arbeit in Themenfeldern 3. Die Digitalisierungslabore 4. Die Umsetzungsprojekte 5. Was können wir künftig besser machen? 2 Seite 2

3 Vom Digitalisierungsprogramm Phase I zu Phase II ein Quantensprung Phase I (03/2017 bis 12/ Leistungen Mitarbeit von 3 federführenden Ländern und 4 Bundesressorts Koordination BMI ~ 575 Leistungen Phase II (Seit Dezember 2018 ~ 575 Leistungen Mitarbeit von 16 Ländern und allen Bundesressorts Gemeinsame Koordination BMI und FITKO Seite 3

4 Die OZG-Umsetzung Seite 4

5 Im Geltungsbereich des OZG liegen ~575 Leistungen, davon ~ 460 im Digitalisierungsprogramm des IT-PLR Zu digitalisierende Leistungen Detaillierung Leistungen im Digitalisierungsprogramm ~575 ~115 ~370 ~90 Typ 1 Typ 2/3 1 Typ 4/5 2 Bundesgesetzlich geregelt, Vollzug durch Bundesbehörden, z. B. Familienpflegezeitförderung Arbeitslosengeld I Ein- und Ausfuhrgenehmigung Bundesgesetzlich geregelt, Vollzug durch Länder und Kommunen, z. B. Schwerbehindertenausweis Ab- und Ummeldung Mutterschutz Landesrechtlich geregelt und vollzogen bzw. Teil der kommunalen Selbstverwaltung, z. B. Blindengeld Kindertagesbetreuung Baugenehmigung 1 Typ 2 = ohne Abweichungsrecht der Länder, Typ 3 = mit Abweichungsrecht 2 Typ 4 = Regelungskompetenz auf Landesebene, Typ 5 = Regelungskompetenz auf kommunaler Ebene Seite 5

6 Die Digitalisierung der Leistungen erfolgt arbeitsteilig in 14 Themenfeldern Die ~575 Leistungen sind in 14 Themenfelder unterteilt... für jedes Themenfeld ist ein Tandem aus Bundesressort und Land federführend... und erarbeiten digitale Lösungen. Seite 6

7 In Vorbereitung Laufend Abgeschlossen Stand der Themenfeldbearbeitung Status Themenfelder Familie & Kind Querschnitt Bauen & Wohnen Ein- und Auswanderung Unternehmensführung und -entwicklung Arbeit & Ruhestand Steuern & Zoll Bildung Forschung und Förderung Recht & Ordnung Umwelt Gesundheit Bund BMFS FJ BMI BMI AA BMWi BMAS BMF BMBF BMWi/ BMBF 6 BMJV BMU BMG FF 1 HB (FF BE (FF MV (FF BB (FF HH (FF NW (FF HE (FF ST (FF NW 7 (FF SN (FF SH (FF NI (FF MA 1 SL BB BW BY BY TH RP RP (FF HH NW BW 2 HB TH NW 2 NW SH 2 Einzelthemen BY BY BY HE (FF HE (FF BY BY BY BY BY SL NW NW BW BLK Justiz BLK Justiz BLK Justiz BLK Justiz BLK Justiz BLK Justiz DSt BLK Justiz NW BLK Justiz Nur einzelne Lebens- /Geschäfts-lagen oder einzelne Leistung(en Status Vorgespräche Kickof f Fortschritt planmäßig Analyse/ Planung Durchführung DigiLab s Risiken für planmäßigen Fortschritt Digitalisierungslabore je TF Elterngeld, Kindergeld, Geburts-anzeige, Kinderbetreuung Unterhaltsvorschuss Geburtsurkunde Ummeldung 3 Baugenehmigung 4 Breitband-/Mobilfunkausbau Aufenthaltstitel 5 Verpflichtungserklärung Sondernutzung von Straßen Unternehmensgründung Wohngeld 3 ALG II Anerkennung ausländ. Berufsqualifikationen BAföG Bußgeldverfahren und Ordnungswidrigkeiten Anlagenbetrieb und prüfung Inbetriebnahme und Betrieb von Röntgeneinrichtungen und Störstrahlern Fortschritt stark gefährdet STAND Umsetzungsplanung Nicht- Laborleistunge TFn Abschluss Engagement und Hobbies Mobilität & Reisen 1 FF = Federführung; MA = Mitarbeit; I = Interesse 2 Unterstützung durch Fachreferate 3 Pilotlabore 4 OZG-Leistungen "Bauvorbescheid und Baugenehmigung" und "Genehmigungsfreistellung", zusätzlich teilweise Bearbeitung der Leistung "Abbruchgenehmigung" im Labor 5 Zwecks Erwerbstätigkeit 6 BMWi FF für Förderung, BMBF MA bei Forschung 7 In Klärung BMI BMVI KSV (FF HE (FF SH BW (FF BE (FF BY BY NW BLK Justiz BLK Justiz Vitako Waffe Bürgerbeteiligung Führerschein Seite 7

8 Das methodische Vorgehen ist in allen Themenfeldern einheitlich Die Umsetzungsteams erstellen einen Umsetzungsplan für ihr Themenfeld dieser beinhaltet sowohl die Integration bestehender Lösungen als auch das Schaffen neuer Angebote in Digitalisierungslaboren Seite 8

9 Die Digitalisierungslabore Seite 9

10 Besonders wichtige Leistungen werden in Digitalisierungslaboren geplant und umgesetzt Arbeitsweise in Digitalisierungslaboren Bundesländer Bundesministerien Kommunen Interdisziplinäre Teams (häufig dezentrale Zusammenarbeit Nutzung agiler Methoden (z. B. Design Thinking Intensive Nutzereinbindung bei Entwicklung und Test von Papier-und Digitalversionen Wenn möglich Zusammenarbeit an einem Ort Direkte Einbindung von Nutzer*innen Schritte zur digitalen Lösung Ist- Zustand analysieren Zielbild gestalten Digitale Lösung umsetzen Seite 10

11 Einen großen Schritt sind wir bereits gegangen Stand heute sind 19 Labore gestartet Themenfelder Familie & Kind Querschnitt Bauen & Wohnen Ein- und Auswanderung Unternehmensführung & -entwicklung Arbeit & Ruhestand Steuern & Zoll Elterngeld, Kindergeld, Geburtsanzeige, Kinderbetreuung Unterhaltsvorschuss Geburtsurkunde Ummeldung 1 Baugenehmigung 2 Breitband-/Mobilfunkausbau Aufenthaltsstatus 3 Verpflichtungserklärung Sondernutzung von Straßen Unternehmensgründung Wohngeld 1 ALG II Bildung Forschung und Förderung Recht & Ordnung Umwelt Gesundheit Engagement und Hobbies Mobilität & Reisen BAföG Bußgeldverfahren und Ordnungswidrigkeiten Führerschein STAND Anlagenbetrieb und prüfung Inbetriebnahme & Betrieb von Röntgeneinrichtungen und Störstrahlern Waffe Bürgerbeteiligung 1 Pilotlabore 2 OZG-Leistungen "Bauvorbescheid und Baugenehmigung" und "Genehmigungsfreistellung", zusätzlich teilweise Bearbeitung der Leistung "Abbruchgenehmigung" im Labor 3 Zwecks Erwerbstätigkeit Seite 11

12 Wie im richtigen Leben: Verwaltung muss lernen, die Interessen der Betroffenen zu erkennen und in Entscheidungen einzubeziehen! Seite 12

13 Beispiel: Im Digitalisierungslabor Wohngeld wurde gemeinsam eine digitale Zielvision erarbeitet Im Digitalisierungslabor Wohngeld wurden Fachseite und E-Government breit eingebunden Teilnehmer des Digitalisierungslabors Fachreferat des Bundes (BMI, SW II 4 E-Government des Bundes (BMI, DG II 4 Arbeitskreis Wohngeld (Vorsitzender und stellvertretender Vorsitzender Thüringen (E-Government und Fachseite Mecklenburg-Vorpommern (E- Government und Fachseite Bremen (E-Government und Fachseite NRW (Fachseite Kommunen Erfurt und Saale-Orla Analyse IST-Situation Recherche relevanter Informationen (z.b. Anträge und Nachweise, Nutzermeinungen Identifikation der Probleme im IST-Zustand (aus Nutzer- und Verwaltungsperspektive Gestalten Zielvision Entwicklung eines nutzerfreundlichen Zielprozesses Entwicklung eines Klick- Prototypen zur Illustration des Zielbilds Identifikation erforderlicher Registerschnittstellen Umsetzungsplan Definition eines Minimum Viable Product (MVP Erstellung einer zeitlichen Ablaufplanung der Umsetzung Klärung eines Organisationsund Finanzierungsmodells Anschluss an die Laborphase Die digitale Zielvision wurde nach einem ambitionierten Zeitplan erarbeitet Umsetzung Referenzimplementierung des MVP Weiterentwicklung der Lösung (schrittweiser Ausbau zur Zielvision Nachnutzung durch weitere Länder und Kommunen Seite 13

14 In einer Ist-Analyse wurden bisherige Schmerzpunkte der Wohngeldbezieher*innen identifiziert Wohngeld ist eine wichtige Leistung für viele einkommensschwache Menschen Die Beantragung des Wohngelds ist aufwändig und kompliziert Haushalte 1 Ø 157 EUR/ Monat ~1.300 Wohngeldbehörden Kunden brauchen für bis zu 8 Seiten Antrag bis zu 120 Minuten Ausfüllzeit 2 Kunden müssen durchschnittlich 30 Tage warten (in Einzelfällen bis 180 Tage 2 Auf Grund komplexer Fragen füllen Kunden Anträge nicht korrekt aus. Dadurch entstehen Minuten Bearbeitungszeit je Antrag und am Ende 21 Cent Verwaltungskosten je ausgezahltem Euro Wohngeld 1 Größte Gruppe Wohngeldbezieher sind einkommensschwache Rentner, Alleinerziehende und Familien 2 Werte können je Land variieren Quelle: Wohngeld- und Mietenbericht 2016, DeStatis Seite 14

15 In Design-Thinking-Workshops wurde dann mit Wohngeldempfänger*innen ein erster Soll-Prozess entwickelt Impressionen aus dem Design-Thinking-Workshop Wohngeld Zweiminütiges Highlight-Video: Link: meo.com/video/ Passwort: 2018 Seite 15

16 In Design-Sprints wird die digitale Lösung vom Papier- Prototypen bis zum finalen Entwurf mit Kunden getestet Iterative Vorgehensweise bei der Erarbeitung der Zielvision unter konsequenter Kundeneinbeziehung ILLUSTRATIV Papier-Prototypen Testing Digitale Entwürfe Testing Endstadium digitaler Prototyp Testing Papier-Skizzen einer digitalen Lösung Fokus liegt auf Art der Nutzerführung, Seitenaufbau, Kundenansprache und Fragenabfolge Kunden werden in 1-zu-1 Gesprächen durch die Papier- Prototypen geleitet und zu ihren Gedanken dazu befragt Digitale Entwürfe (sog. Wire Frames basierend auf den Papier-Prototypen und dem Kundenfeedback Fokus liegt auf erstem digitalen Layout und der Schaffung einer "klickbaren" Testversion Kunden werden in 1-zu-1 Gespräche n durch die digitalen Entwürfe geleitet und zu ihren Gedanken dazu befragt Endstadium des digitalen Prototypen basierend auf digitalen Entwürfen und Kundenfeedback. Fokus liegt darauf, das echt wirkende digitale Wohngeld zu simulieren und für eine finale Runde Nutzertests zu verwenden Kunden testen das Endstadium des digitalen Prototypen am Computer, werden dabei gefilmt, sprechen Ihre Gedanken laut aus und geben Feedback Seite 16

17 und eine Ende-zu-Ende Kundenreise entwickelt Nutzerreise Wohngeld... Lösung der Kunden- Schmerzpunkte Kontakt und Hilfe Log-In zur anschließenden Vorbelegung von Datenfeldern (insb. bei Weiterleistung und Veränderung Klare Kommunikation über Prozess nach Antragsabschluss Informationsbedarf Erstantrag Veränderungsmitteilung Portalverbun d Informationen Log-In Dateneingabe Antragsabschluss Weiterleistungsantrag Erinnerung Präzise Informationen über Berechtigung und Antragsverfahren Klare Nutzerführung, Nutzung diverser Registerdaten 1, einfache Formulierungen 1 Diverse Registerdaten können Beantragung des Wohngelds vereinfachen, 2 z.b. Informationen zum Erhalt anderer Transferleistungen, zum Melderegister oder zur Schwerbehinderung Hinweis: Für die Umsetzung der Zielvision sind keine Rechtsänderungen in den Wohngeld-Fachgesetzen notwendig Seite 17

18 Ebene 1 Ebene 2 Ebene 3 Ebene 4 Name Bedingung zur Anzeige? Kardinalität Datentyp 1 Daten des Antragstellers 1.1 Vorname keine Nachname keine Geburtsname keine Geburtsdatum keine Geburtsort keine Geschlecht keine 1 Werteliste mit Single Choice 1.7 Staatsangehörogkeit keine 1 Werteliste mit Single Choice 2 Daten der Wohnung, für die Wohngeld beantragt wird 2.1 Straße keine Hausnummer keine Adresszusatz keine Postleitzahl keine Ort keine 1 3 Mietverhältnis 3.1 [Auswahl] keine 1 Werteliste mit Single Choice Bitte beschreiben Sie, wie sie wohnen Wenn Auswahl "Sonstiges" 1 4 Haushaltsmitglieder 4.1 Haben Sie Haushaltsmitglieder? 1 boolean (ja / nein Wer? (Vorname Wenn ja 1:* Text Wer? (Nachname Wenn ja 1:* Text Wer? (Geburtsdatum Wenn ja 1:* Text 5 Tod eines Haushaltsmitglieds 5.1 Ist ein Haushaltsmitglied im letzten Jahr gestorben? 1 boolean (ja / nein Wer? (Vorname Wenn ja Wer? (Nachname Wenn ja Wer? (Sterbedatum Wenn ja Sind Sie seitdem umgezogen? Wenn ja Haben Sie seit dem Tode eine weitere Person in den Haushalt aufgenommen? Wenn ja 1 boolean (ja / nein Wer? (Vorname Wenn ja Wer? (Nachname Wenn ja Wer? (Einzugsdatum Wenn ja 1 6 Miete 6.1 Wie hoch ist Ihre Warmmiete (also Ihre gesamte Miete inkl. Nebenkosten keine 1 Währung 6.2 Heizkosten keine 1 boolean (ja / nein + Währung 6.3 Warmwasser keine 1 boolean (ja / nein + Währung 6.4 Parkplatz/Garage keine 1 boolean (ja / nein + Währung 6.5 Wenn Untermieter: Gesamtbetrag für Nebenkosten keine 1 boolean (ja / nein + Währung 7 Mietminderung 7.1 Wurde eine Mietminderung mit dem Vermieter verinbart? keine 1 boolean (ja / nein Zeitraum der Mietminderung wenn ja 1 Zeitraum geminderte Miete wenn ja 1 Währung 8 Zuschuss zur Miete 8.1 Zahlt eine andere Person oder eine öffentliche Einrichtung einen Teile Ihrer Miete? 1 boolean (ja / nein Wer zahlt den Zuschuss? (Name, Vorname wenn ja 1 Freitext Wie hoch ist der Zuschuss (in EURO pro Monat? wenn ja 1 Währung Von wann bis wann wird der Zuschuss gewährt? wenn ja 1 Zeitraum 9 Allgemeine Angaben zur Wohnung 9.1 Wie groß ist Ihre Wohnung 1 Zahl 9.2 Wie wird die Wohnung genutzt? 1 Werteliste mit Multiple Choice Geben Sie bitte an wie viele Quadratmeter wenn Auswahl "gewerblich/beruflich" 1 Zahl Wohnt die Person in einem eigenen Zimmer? wenn Auswahl "eine nicht zum HH gehördene Person" 1 boolean (ja / nein Geben Sie an wie groß das Zimmer ist wenn ja 1 Zahl Geben Sie bitte an, seit wann diese Person dort wohnt wenn nein 1 Datum Ist die Wohnung der Lebensmittelpunkt? wenn nein 1 boolean (ja / nein Bezahlt die Person Miete? wenn Auswahl "eine nicht zum HH gehördene Person" 1 boolean (ja / nein Warmmiete (Gesamtmiete in EURO pro Monat wenn ja 1 Währung Davon Nebenkosten (Heizung, Warmwasser, Strom,etc. pro Monat wenn ja 1 Währung 9 Angaben zur Nutzung der Wohnung Dem Umsetzungsprojekt werden aus dem Digitalisierungslabor drei Endprodukte übergeben A Abgestimmter Katalog an benötigten Datenpunkten (FIM Stammdatenfelder B Darstellung des Ablaufs im Front-End mit Fragenformulierung und Interaktion (Klick-Prototyp C Ablaufdiagramm zur Visualisierung von Abzweigungen und Schnittstellen Anmerkung: Die FIM-Stammtexte zur Anzeige von Informationen im Portalverbund werden ebenfalls auf die Inhalte des Labors abgestimmt Seite 18

19 November 2017: Erstes Digitalisierungslabor in der deutschen Verwaltung Seite 19

20 Was ist wichtig in Digitalisierungslaboren? Unmittelbar Betroffene als User in ggf. unterschiedlicher Betroffenheit einbeziehen / keine Dominanz der Verbände Einbeziehung aller Verwaltungsebenen (Bund/Länder/Kommunen Umsetzer aus dem Maschinenraum der Verwaltung Von Anfang die Transfernotwendigkeit der späteren Qualifizierung einbeziehen Barrierefreiheit als Zugangsproblem wahrnehmen und Lösungen gewährleisten Verwendbarkeit in Verwaltungszusammenhängen gewährleisten Seite 20

21 Die Umsetzungsprojekte Seite 21

22 Das Umsetzungsprojekt wird als agiles Team mit Mitarbeitern von Fachseite und IT aufgesetzt Steuerungskreis beteiligte Behörden Relevante Stakeholder für wichtige Entscheidungen Leistungsverantwortlic her Fachlicher Projektleiter der öffentlichen Verwaltung Rechtsexperte Experten aus betroffenen Fachressorts zur Klärung rechtlicher Fragen ILLUSTRATIV Fachexperten zur ausgewählten Leistung Experten aus betroffenen Behörden zur fachlichen Mitarbeit Organisatorischer Projektleiter Führung Projektmanagement-Office (z.b. Verwaltung Projektbudget, Beauftragung IT-Unternehmen Entwickler Entwickler, um digitale Lösung zu implementieren User Experience Experte Experte, um Nutzerorientierung der Implementierung sicherzustellen Seite 22

23 Jedes Land entscheidet, ob es sich an länderübergreifendem Umsetzungsprojekt beteiligt oder individuell implementiert Implementierungsalternativen Länderindividuelle Lösung (im jeweiligen Antragsmanagementsystem oder Länderübergreifende Lösung (Entscheidung für IT-Plattform wird im gemeinsamen Umsetzungsprojekt getroffen Entscheidungskriterien Nutzerfreundlichkeit Auffindbarkeit über Suchmaschinen (Google Darstellbarkeit von Informationen Einheitlichkeit in Ländern Fachliche Qualität Fachliche Detaillierung in der Implementierung Fachliche Weiterentwicklung Implementierungs- und Betriebskosten Entwicklungskosten der Implementierung Entwicklungskosten der Weiterentwicklung Kosten des technischen Betriebs Strategische Betrachtung Maximierung des potenziellen Erfolgs Unabhängigkeit von Fachverfahren Politische Wirkung länderübergreifender Lösungen Seite 23

24 Neben der Arbeit in Digitalisierungslaboren: Für alle Leistungen im Themenfeld wird ein Umsetzungsplan erarbeitet Die Ergebnisse der Themenfeldplanung STAND gehen in die Konzeptions- und Implementierungsphase über Entwicklung von Nutzerreise(n im Themenfeld, in die sich die einzelnen Leistungen einfügen ~80% Konzeption von thematisch zusammenhängenden Leistungsbündeln in Umsetzungsprojekten Erstellung von Leistungssteckbriefen für alle Leistungen im Themenfeld, inklusive Detaillierte Ist-Analyse Empfehlung für Umsetzungsvariante ~25% Entscheidung über Umsetzungsvariante Länderindividuelle Lösung (im jeweiligen Antragsmanagementsystem oder Länderübergreifende Lösung Erarbeitung eines Umsetzungsplans zur Digitalisierung aller Leistungen im Themenfeld ~5% Alternativ auch Mitnutzung bereits bestehender nutzerfreundlicher digitaler Lösungen Seite 24

25 Was können wir künftig besser machen! Noch mehr Kommunen einbeziehen! Transparenz Berichtssystem verbessern und Kommunikation verbreiten Rolle der privaten Berater präzisieren Rolle der öffentlichen Dienstleister klären Sicherung der Finanzierung aus Digitalisierungsbudget auch für die Umsetzung Seite 25

26 Nur wer vom Weg abkommt, bleibt nicht auf der Strecke! Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Henning Lühr Staatsrat, Senatorin für Finanzen Freie Hansestadt Bremen Immer die neuesten Informationen bei LinkedIn Henning Lühr Seite 26 26