Qualität kommt an - der Qualitätsweg des Landes Steiermark

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Curt Adler
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1 Qualität kommt an - der Qualitätsweg des Landes Steiermark

2 Strategischer Ansatz: - CAF als breit eingesetztes Instrument - ISO-Zertifizierungen, wo zweckmäßig Weitere Maßnahmen im Bereich der Organisations- und Verwaltungsentwicklung, u.a.: - Im Projektmanagement - Bei Betriebswirtschaftlicher Steuerung - Im Rahmen der Digitalisierung - Im Bürgerservice - Im Wissensmanagement 2

3 Das Qualitäts- Plus in der CAF Anwendung -> Im Kontext der steirischen Verwaltungsreformen <- 1. Breitenwirkung 2. Verankerung in den Wirkungszielen 3. Kommunikation und Transparenz 4. Breite Evaluierung und umfassendes Feedback 5. Organisationsentwicklung / Akzeptanz für Change-Prozesse 3

4 Ad 1. Die Breitenwirkung - 13 Dienststellen (Fach)Abteilungen und Bezirkshauptmannschaften haben teilgenommen - Start im März 2014 Abschluss im Sommer ca Personen betroffen / davon bewerteten ca. 300 Mitarbeiter/innen im CAF - Bewertungsenddaten: Stärken, Potenziale, Maßnahmenvorschläge erzeugt; Summe = Rück-Meldungen 4

5 Ad 1. Die Breitenwirkung Konsequente Umsetzung der CAF-Aktionspläne Ergebnisse der CAF Aktionspläne in 13 (Fach)Abteilungen und Bezirkshauptmannschaften CAF Maßnahmen(pakete): Anzahl: umgesetzt 520 in Umsetzung 413 am Start 86 Summe:

6 Ad 2. Verankerung in den Wirkungszielen - Die Abteilung 1 ist als zentrale Abteilung für Qualitätsmanagement zuständig - Eines unserer Wirkungsziele lautet: Die Landesbediensteten sind zufrieden mit den organisatorischen Rahmenbedingungen und den zur Verfügung gestellten IT- Systemen. - Ein Indikator: Verhältnis der umgesetzten zu den vorgeschlagenen CAF Qualitätsmanagement-Maßnahmen SOLL 2018: 50% (IST 2016: 43%) - Aktueller Zielerreichungsgrad: zwischen 27% und 100% je nach CAF Dienststellenprojekt 6

7 Ad 3. Kommunikation und Transparenz - Zentrale Betreuung und Steuerung der CAF- Dienstellenprojekte durch CAF Programmleitung - Strategie- und Auftaktgespräche des zentralen Qualitätsmanagers mit der Führungskraft - Regelmäßiger Austausch - Informationsveranstaltungen - Laufende CAF Projekt-Betreuung - Interaktive Zusammenarbeit über CAF SharePoint-Portale der Dienststellen 7

8 Ad 3. Kommunikation und Transparenz - Transparenz durch standardisiert eingerichtete CAF- Projektseiten auf SharePointbasis - Projektabwicklung über dieses Portal - Darstellung aller Projektergebnisse einschließlich des Aktionsplanes für alle Führungskräfte und MitarbeiterInnen - Nachverfolgbarkeit der Umsetzung des Aktionsplans in Form von thematisch geordneten Themenbereichen transparent für alle mit klaren Verantwortlichkeiten, Fortschrittsinformationen und Zuständigkeiten geführt 8

9 Ein kurzer Einblick 9/24 SharePoint Umsetzung 2 A1 - Referat Organisation und Verwaltungsentwicklung

Wie ist der Ablauf des CAF mit SharePoint-Support?

veranstaltung Share Point Support Share Point Support Share Point

10 Wie ist der Ablauf des CAF mit SharePoint-Support? (1) Strategiegespräch(e) (2) Projektcontr. u. -management (3) Info.veranstaltung Share Point Support Share Point Support Share Point Support (6) Individuelle Bewertung (7) Konsens- Workshop Share Point Support (5) Schulen d. Bewertungsteams (8) Bewertungsbericht erstellen Share Point Support (4) Auswahl d. Bewertungsteams (9) Aktionsplan- Workshop weiteres CAF Projekt in rd. 2 bis 3 Jahren ff. Share Point Support (11) Umsetzung Maßnahmen (pakete) Share Point Support (10)Aktionsplan erstellen Share Point Support 10

11 Ad 3. Kommunikation und Transparenz - transparente Darstellung der CAF Programm- / Projektentwicklung multipliziert die CAF-Wirkung - CAF SharePoint-Portal des Landes: Informationszugang offen für rund 6000 Landesbedienstete - CAF SharePoint-Portal der Dienststelle: ausschließlich für Bedienstete der Dienststelle zugänglich was inhouse bleiben soll, bleibt inhouse - Informations-Zugänglichkeit: leicht und tagesaktuell möglich - Gestaltung / Wartung von CAF SharePoint: geringer Arbeitsaufwand 11

12 Ad 4. Evaluierung und Feedback - Zum Abschluss der 13 CAF Dienststellen-Projekte erfolgte eine umfassende Evaluierung - Befragung aller Führungskräfte - Verarbeitung in einer Bachelorarbeit - Online-Befragung aller ProjektteilnehmerInnen über die Landesstatistik - Sehr gute Rückmeldungsergebnisse, z.b. deutliche Zustimmung - bei Instrument für die nachhaltige Verwaltungsentwicklung - Bei gemeinsamen Tragen der Verbesserungsmaßnahmen 12

eher zu 31% trifft völlig zu 69% trifft völlig zu trifft eher zu trifft eher nicht zu trifft nicht zu kann ich nicht

13 Ad 4. Evaluierung und Feedback Sie haben als LeiterIn der DST das CAF Projekt beauftragt und aktiv gesteuert. Ihre Beurteilung zu "im CAF Projekt zeigten sich Verbesserungen in der Organisation": kann ich nicht beurteilen 0% trifft eher zu 31% trifft völlig zu 69% trifft völlig zu trifft eher zu trifft eher nicht zu trifft nicht zu kann ich nicht beurteilen trifft eher nicht zu 0% trifft nicht zu 0% Sehr hohe Zustimmungswerte für die Organisationsverbesserung durch den CAF Einsatz 13

14 Ad 4. Evaluierung und Feedback CAF ermöglicht die interaktive Zusammenarbeit über CAF SharePoint-Portale der Dienststellen. Für die CAF Projektentwicklung in der DST war das Tool unterstützend und förderlich: trifft nicht zu 8% trifft eher zu 23% trifft völlig zu 69% trifft völlig zu trifft eher zu trifft eher nicht zu trifft nicht zu kann ich nicht beurteilen trifft eher nicht zu 0% kann ich nicht beurteilen 0% Die Zusammenarbeit über CAF SharePoint-Portale ist ein entscheidender Erfolgsfaktor 14

15 Ad 5. Organisationsentwicklung - Die CAF Dienststellenprojekte sind wesentlicher Faktor für die laufende Organisationsentwicklung - Der zentrale Qualitätsmanager des Landes ist in das Team der internen OrganisationsberaterInnen der Abteilung 1 integriert - Nutzung von Synergien der Organisations-und Verwaltungsentwicklung und dem Qualitätsmanagement - Enge Zusammenarbeit mit dem betrieblichen Gesundheitsmanagement, der internen Revision und der Landesamtsdirektion - Stabsstelle Innovation, Verwaltungsreform und strategisches Projektmanagement - Steigerung der Akzeptanz für Change-Management-Prozesse 15

16 Weitere Maßnahmen im Bereich der Organisations- und Verwaltungsentwicklung Projektmanagement, z.b.: - Volle Transparenz über alle vom Landesamtsdirektor beauftragen Projekte samt Meilensteinen und Abschlussbericht - Jährlicher Bericht des Projektbüros - Fallzahlen/Ziel-/Ressourcentreue/Budget - Weiterbildungsmaßnahmen/Zertifikate 16

17 Weitere Maßnahmen im Bereich der Organisations- und Verwaltungsentwicklung Betriebswirtschaftliche Steuerung, z.b.: - Ausgangsbasis elektronischer Leistungskatalog (ELKAT) - Integration ELKAT in Stellenbeschreibungen, Leistungszeiterfassung/KLR/ RZL/ - Wirkungsorientierung und Controlling 17

18 Weitere Maßnahmen im Bereich der Organisations- und Verwaltungsentwicklung Digitalisierung, z.b.: - ELAK-Rollout bei rund Stellen (= Projektziel) - Vollständige digitale Prozesse z.b. im Personalwesen, Rechnungswesen Gewerbewesen, Sondertransporte. - Mobiles Arbeiten/Telearbeit wird unterstützt 18

19 Weitere Maßnahmen im Bereich der Organisations- und Verwaltungsentwicklung Bürgerservice, z.b: - Bürgerservicestellen in den BHs - BürgerInnen-Befragungen - Projekt verständliche Steiermark - Verfahrensmanagement 19

20 Weitere Maßnahmen im Bereich der Organisations- und Verwaltungsentwicklung Wissensmanagement, z.b: - Mentoringsysteme - Prozesslandkarte - Führungskräfteprogramme - Veranstaltungsreihe " Miteinander im Dialog" 20

21 AnsprechparterInnen: Leiterin : Elisabeth Freiberger, elisabeth.freiberger@stmk.gv.at Qualitätsmanager des Landes Steiermark: Helfried Ogrisek, helfried.ogrisek@stmk.gv.at 21

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