TRiki. Nachschlagewerk für TR-Anwendungswissen

Transkript

1 TRiki Nachschlagewerk für TR-Anwendungswissen

2 Inhalt Problemstellung Nachschlagewerk für TR-Anwendungswissen... 1 Erstellen der Beiträge... 4 Ein Beispiel... 4 Organisation & Umsetzung... 5 Zusammenfassung... 6 Projektteam... 6 Der Technische Redakteur hat oft viel zu tun und steht unter Zeitdruck. Da kann er es nicht gebrauchen, sich bei Schwierigkeiten mit der Software erst auf die lange Suche nach einer Lösung zu machen. Denn auch der beste TR kennt nicht sämtliche Funktionen aller Programme mit denen er arbeitet. Aber ein anderer TR kennt wahrscheinlich eine passende Lösung. Wir stellen uns eine Hilfe vor, die dem TR in solchen Fällen hilft, schnell an die gewünschten Informationen zu kommen, damit er sich voll und ganz auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren kann. Diese Informationen werden von anderen TRs zur Verfügung gestellt. Wie soll diese Hilfe aussehen? Ziel ist eine Website (vergleichbar mit Wikipedia) auf der die Informationen in Wiki-ähnlicher Form präsentiert werden: In möglichst kurzen Beiträgen werden typische Anwendungsprobleme handlungsorientiert gelöst. Hierbei wird nur die Software mit einbezogen, die TRs im Berufsalltag nutzen. Auch die Problemstellungen sollen möglichst TR-spezifisch sein. Bei Wikis handelt es sich um relativ statische Gebilde. Ständige Änderungen sollen und können in diesem Kontext nicht vorgenommen werden. Daher müssen die Beiträge möglichst so formuliert werden, dass sie keiner häufigen Aktualisierung bedürfen. Aus diesem Grund werden unsere Beiträge möglichst system- und versionsunabhängig formuliert. So wird vermieden, dass es zu dem gleichen Thema für jedes System und jede Version des Programms eine Anleitung gibt. 2

3 Zur besseren Übersicht gliedern wir die TR-relevanten Programme nach ihrer Art, also z. B. Textverarbeitung, Layout, Bildbearbeitung oder XML- Editor. Für die Einträge machen wir uns zu Nutze, dass sich die Struktur der Programme nur noch selten ändert. Die Anleitung wird so vereinfacht, dass sie für das jeweilige Programm allgemein gültig ist, ohne dabei für das Verständnis wichtige Informationen auszulassen. Man kann voraussetzen, dass TRs gewisse Vorstellungen haben wie Software aufgebaut ist und funktioniert (mentales Modell). Daher können bestimmte Informationen vereinfacht man nur mit einem System und einer Version der Software. Der erste Nutzer erstellt also den Beitrag und fügt nur die Informationen hinzu, die ihm zur Verfügung stehen. Der nächste Benutzer kann dann diesen Beitrag editieren Forendatenbank: Übersicht Startseite werden. Ein TR wird die Einstellungen eines Programms auch finden, ohne dass man ihm genau sagen muss Klicken Sie auf Datei>Einstellungen. Unterstützt werden die jeweiligen Anleitungen dann durch Screenshots, die system- und versionsspezifisch sein dürfen. Dadurch wird gewährleistet, dass ein Nutzer die beschriebene Handlung nachvollziehen kann schließlich gibt es Nutzer, die lieber über bildliche Elemente lernen als über Text. Die Screenshots werden jeweils in verschiedenen Programmversionen und auf unterschiedlichen Plattformen erstellt. Natürlich muss ein Nutzer nicht alle Screenshots und Tastenkürzel selbst hinzufügen, denn in der Regel arbeitet und durch seine eigenen Screenshots und Tastenkürzel erweitern bzw. den Text des Vorgängers an den Stellen anpassen, an denen er noch zu systemoder versionsspezifisch ist. Damit ein Nutzer sich dann nicht jedes Mal den für ihn relevanten Screenshot heraussuchen muss, gibt es eine Filterfunktion, mit der ein angemeldeter Nutzer (z. B. in den Profileinstellungen) festlegen kann, welche Software er auf welchen Systemen benutzt. In den Einträgen, die sich dieser Nutzer anschaut, wird dann dementsprechend nur angezeigt, was er benötigt. Die Screenshots sollen nicht der Hauptinformationsträger sein, sondern die Anleitung nur unterstützen und einen groben Eindruck von dem jeweiligen Software-Dialog geben. Durch die Sammlung von Informationen an einer Stelle, wird dem TR die Suche erleichtert. Ist das Problem spezifischer, liefert das Wiki Links zu hilfrei- 3

4 chen Diskussionsforen, die dann eine weiterführende Antwort leisten können. Die Diskussionsforen werden nicht willkürlich gewählt, sondern sind auf bestimmte Kriterien (Fachlichkeit, behandelte Themen etc.) getestet. So ersparen wir dem TR das lange Durchsuchen der Online-Suchergebnisse bis ein geeignetes Forum gefunden wird, sondern liefern es ihm direkt mit. Die Verknüpfung mit Foren bietet des Weiteren den Vorteil, dass das Wiki schon in seiner Anfangsphase also mit noch wenigen Einträgen hilfreich ist: Die ausgewählten und getesteten Foren bieten so schon Lösungen zu Problemen, die im Wiki noch nicht behandelt werden. Trotzdem wird dadurch die Suchzeit gegenüber einer Suche mit Suchmaschinen immer noch verkürzt. Ein häufiges Problem bei der Suche mit Suchmaschinen ist, Einen neuen Beitrag anlegen dass verschiedene Benennungen verwendet werden. Sucht man nach der einen Benennung, findet man möglicherweise keine passende Lösung, da z. B. die Produktdokumentation eine andere Benennung präferiert. Hierfür bietet das Wiki eine Lösung an: Unter den jeweiligen Einträgen werden ähnliche Benennungen gespeichert. Dazu gehören alle Benennungen mit denen ein TR denkbarerweise nach dem jeweiligen Anwendungsproblem suchen könnte. Sucht er nun im Wiki nach einer Benennung, die zwar nicht in Überschrift oder Anleitung direkt vorkommt, aber in den ähnlichen Benennungen vorhanden ist, wird er trotzdem den gewünschten Eintrag finden. Somit bietet das Wiki zusätzlich zur Informationssammlung eine Art Terminologiehilfe für TRs. Erstellen der Beiträge Die einzelnen Beiträge sollen nach einem bestimmten Prinzip aufgebaut sein. Dazu wird beim Anlegen eines Beitrags eine bestimmte Struktur vorgegeben. Das Wiki ist handlungsorientiert, sodass nach einer anleitenden Überschrift maximal ein kurzer Advance Organizer folgt bevor die eigentliche Handlung beginnt. Ein Handlungsschritt besteht immer nur aus einer Handlung. Zusätzlich besteht die Möglichkeit Screenshots und Shortcuts für verschiedene System- und Softwareversionen einzufügen. Am Schluss werden die ähnlichen Benennungen hinzugefügt. Ein Beispiel In dem Beispiel auf der nächsten Seite sieht man einen möglichen Eintrag im TRiki. Ein TR möchte in einem Textdokument wiederkehrende Marginalien verwenden und diese als Vorlagen abspeichern. Daher hat er sich für den Suchbegriff AutoText als Marginalie entschieden. Dies ist eine ältere Benennung für eine Funktion, die bei Microsoft langsam durch die Benennung Schnellbausteine ausgetauscht wird. In der Anleitung, die ihm als Suchergebnis vorgeschlagen wird, taucht die Benennung AutoText nicht direkt auf. Da diese Benennung allerdings in den Ähnlichen Benennungen hinterlegt ist, findet der TR trotzdem zum richtigen Ergebnis. 4

5 In der Anleitung wird davon ausgegangen, dass ein TR ein gewisses Vorwissen im Umgang mit der Software mitbringt. Deshalb kann vereinfacht werden ohne dass für das Verständnis relevante Informationen verloren gehen. Im ersten Schritt muss somit nicht aufgeführt werden wie man in den verschiedenen Versionen auf verschiedenen Systemen in die Einstellungen gelangt. Der TR wird stattdessen nur dazu aufgefordert die Einstellungen zu öffnen. Da der TR im Schnellfilter angegeben hat, dass er mit Microsoft Word 2011 für Mac arbeitet, werden ihm nur die entsprechenden Screenshots und falls vorhanden Tastenkürzel angezeigt. Organisation & Umsetzung Das Projekt könnte von der Hochschule Hannover gefördert werden. In diesem Kontext könnte die Seite von wissenschaftlichen Hilfskräften überprüft und gewartet werden. Die Beiträge selbst können wie es für ein Online-Wiki typisch ist von jedem registrierten Mitglied erstellt und bearbeitet werden. Ein TR, der ein Problem durch lange Suche gelöst hat, kann dann seine Lösung mit anderen TRs teilen und ihnen so dieselbe Suche ersparen. Dementsprechend muss der erste Autor nicht alle Informationen (z. B. sämtliche Tastenkürzel und Screenshots für verschiedene Software und Systeme) selbst einfügen. Dies kann dann durch einen anderen Nutzer oder den Hilfskräften übernommen werden. Vorteil dieser Arbeitsweise ist, dass nur Probleme aufgenommen werden, die für TRs relevant sind. Sollte sich in der Software doch etwas ändern, kann der Beitrag direkt von dem Mitglied aktualisiert werden, dem dies auffällt. So lange die Anzahl neuer Beiträge nicht zu hoch ist, können die Hilfskräfte alle Einträge überprüfen. Ab einer bestimmten Anzahl, kann dies nur noch stichprobenartig realisiert werden. Umgesetzt werden kann das Wiki mit einer Wiki-Software wie z. B. Confluence oder mit einem Content Management System. In beiden Fällen müssen bestimmte Anpassungen vorgenommen werden: Die genaue Struktur, die einem Nutzer beim Erstellen eines Eintrags vorgegeben wird, muss vorhanden sein und das Ein- und Ausblenden der system- und softwarespezifischen Informationen muss ebenfalls möglich sein. Beispieleintrag: Wiederkehrende Marginalien 5

6 Zusammenfassung Projektteam Ziel ist eine Website mit handlungsorientierten Anleitungen zu TR-typischen Softwarefragen. Das Nachschlagewerk bietet folgende Vorteile: Verkürzung von Suchzeiten durch Spezialisierung auf TR-typische Software und Probleme Keine Abhängigkeit von Suchmaschinen Keine lange Vorlaufzeit durch Verlinkung zu geprüften Diskussionsforen Terminologiehilfe durch ähnliche Benennungen Minimierter Wartungsaufwand durch system- und versionsunabhängige Texte Auf die jeweiligen Bedürfnisse anpassbar durch Einstellungen im Profil Übersichtlichkeit durch Programmkategorien Durch Vorgaben beim Verfassen eines Beitrags und die Kontrolle durch ehrenamtliche Mitarbeiter, wird eine einheitliche Struktur und ein bestimmtes Qualitätsniveau erreicht. Von links nach rechts: Athina Höhn, Jasmin Schröder, Kevin Bachl 6