Schulungsunterlagen zur Version 3.3. Kapitel 13: Downloads integrieren

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1 Schulungsunterlagen zur Version 3.3 Kapitel 13: Downloads integrieren Jürgen Eckert Domplatz Bamberg Tel (09 51) Fax (09 51) Mobil (01 79) eckert@erzbistum-bamberg.de Im Internet

2 Inhaltsverzeichnis 2 Inhaltsverzeichnis 1 Downloads integrieren Hochladen über den Explorer Verlinkung des Downloads Hochladen über die Downloadgalerie Hochladen in die Galerie Einfügen aus der Galerie Suche von Downloads in der Downloadgalerie 8

3 1 Downloads integrieren 3 1 Downloads integrieren Oft ist es der Fall, dass Informationen nicht nur durch einen Text online verfügbar gemacht werden, sondern auch Zusatzinformationen wie Flyer, Programmhefte, Ansprachen etc. in verschiedenen Dateiformaten als Download angeboten werden sollen. Wenn Sie einen Download ins Netz stellen wollen, vergewissern Sie sich zuvor, dass die Datei nicht kaputt ist und keine Fehler enthält. Öffnen Sie diese am besten einmal vor dem Hochladen. Sinnvoll ist es, die üblich gängigen Dateiformate zu verwenden, damit so viele User wie möglich die Daten einsehen können. Allgemein gebräuchlich sind für Flyer, Programmhefte etc. das pdf-format, für Texte das Word-Format, für Tabellen Excel-Dateien, für Präsentationen ppt-dateien, für Musik das mp3- Format, usw. 1.1 Hochladen über den Explorer Öffnen Sie (falls noch nicht geschehen) über die Anwendung Direct Explorer in das Explorerfenster. Wählen bzw. erstellen Sie falls nötig im linken Teilfenster den Unterordner, in dem die Downloaddatei liegen soll. Durch einen Klick auf den Button Neu erscheint ein Unterfenster, in dem Sie die Aktion Neue Datei hochladen auswählen und mit weiter bestätigen. Im neuen Unterfenster Ressource hochladen klicken Sie auf Durchsuchen.

4 1 Downloads integrieren 4 Ein Dialog blendet sich ein, über den Sie bestimmen können, woher Ihre Datei, die ins CMS gebracht werden soll, stammt. Nach der Auswahl der Datei wählen Sie die Taste Öffnen und klicken dann im Fenster Datei hochladen auf Weiter. Ein neues Unterfenster bietet die Möglichkeit, verschiedene Speicherarten auszuwählen. Nehmen Sie immer die vom Programm empfohlene Variante und klicken Sie auf OK und im folgenden Fenster auf Hochladen. Der Hochladevorgang ist abgeschlossen, das Schloss vor dem Dateinamen zeigt aber an, dass die Datei noch nicht frei gegeben ist. Zur Veröffentlichung klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Papiersymbol und wählen im Kontextmenü den Eintrag Veröffentlichen.

5 1 Downloads integrieren Verlinkung des Downloads Nach dem Hochladen der gewünschten Datei muss die Datei nun über einen Link in eine Seite eingebaut werden, damit Sie für User von außen zugänglich wird. Gehen Sie deshalb zu der Seite, die den Downloadlink erhalten soll, und öffnen Sie sie von außen über den DirectEdit -Button oder über den Eintrag Seite bearbeiten im Kontextmenü der Seite. Verfassen Sie an der Stelle den Text, auf dem der Download-Link liegen soll. Es ist zu empfehlen, Format und Größe der Datei mit anzugeben, um Nutzer mit langsamer Internetanbindung vorzuwarnen. Beispielsweise könnte ein Verweis so aussehen: Flyer zum Pfarrfest 2005 (pdf, 40 kb). Markieren Sie jetzt den Textteil, der mit einem Link versehen werden soll. Mit einem Rechtsklick der Maustaste öffnet sich ein Untermenü, in dem Sie den Punkt Link erstellen anwählen. Natürlich können Sie auch wieder den Button in der Symbolleiste nutzen. Im neuen Fenster Link erstellen öffnet ein weiter Klick auf das Ordnersymbol ein Unterfenster. In diesem suchen Sie die hochgeladene Datei im Ordnerverzeichnis Ihres Webs und bestätigen die Auswahl durch Anklicken. Der Pfad der Datei wird so in das Fenster Link erstellen übernommen. Unter Linkziel wählen Sie für einem Download immer den Eintrag Neues Fenster. Mit OK bestätigen Sie die Eingabe, im Bearbeitungsfenster erscheint der verlinkte Text nun in einer anderen Farbe. Veröffentlichen Sie den Text und überprüfen Sie in einer Vorschauansicht durch einen Klick den Link, ob dieser wirklich funktioniert.

6 1 Downloads integrieren Hochladen über die Downloadgalerie Eine Downloadgalerie funktioniert vom Prinzip her wie eine Bildergalerie. Sie laden in die Galerie die einzelnen Dateien und von dort in die Seite. Der Vorteil der Downloadgalerie gegenüber dem Hochladen über den Explorer liegt darin, dass der Nutzer sich nicht den Ort der Datei merken muss und durch die Suchfunktion ältere Dateien schnell finden kann Hochladen in die Galerie Gehen Sie entweder innerhalb des DirectModus auf Ihre Homepage und wählen Sie auf der zu bearbeitenden Seite mit dem DirectEdit -Button den Bearbeitungsmodus oder nutzen Sie innerhalb des Explorers wieder den Kontextmenüeintrag Seite bearbeiten der Seite, die geöffnet werden soll. Setzen Sie den Cursor an die Stelle des Textes, an der später der Download erscheinen soll. In der Regel wird das immer am Ende der Seite sein. Mit dem Button Downloads öffnen Sie die Downloadgalerie. Ein Fenster, ähnlich dem unten stehenden erscheint. Falls die Downloaddatei schon hochgeladen wurde, wählen Sie diese aus, in den meisten Fällen aber muss die Datei erst hochgeladen werden. Hierzu klicken Sie im Galeriefenster auf das Papiersymbol. Im Fenster erscheint der Bereich Neue Download-Datei.

7 1 Downloads integrieren 7 Klicken Sie auf Durchsuchen, um in einem weiteren Explorerfenster die gewünschte Datei auf Ihrem Rechner zu suchen und bestätigen Sie mit Öffnen. Der Pfad der Datei erscheint nun in der zuvor leeren Zeile. Wenn der Pfad stimmt, gelangen Sie über den Button Download-Datei hochladen in einen weiteren Bereich, in dem sie, ähnlich wie in der Bildergalerie, die Beschreibungen zum Download eingeben können. Je nach Größe des File kann es ein wenig dauern bis das Beschreibungsfenster erscheint. Im Feld Titel geben Sie den Titel der Datei ein. Das Feld Suchbegriffe ist insofern wichtig, da alle Eingaben, die hier gemacht werden, das spätere Suchen erleichtern. Einzelne Schlagwörter werden einfach durch ein Leerzeichen getrennt, zusammengesetzte oder -gehörende Begriffe müssen in Anführungszeichen gesetzt werden. Die andere Felder können Sie nach Bedarf leer lassen. Mit Speichern bestätigen sie Ihre Eingaben Einfügen aus der Galerie Sie wählen zum Einfügen in der Galerie die gewünschte Datei durch Anklicken aus. Sie gelangen in ein neues Teilfenster, in dem Sie die Angaben zur Downloaddatei überprüfen und die Ausrichtung festlegen können.

8 1 Downloads integrieren 8 Die Wahl der Ausrichtung zwischen links, zentriert und rechts erfolgt durch Setzen des entsprechenden Auswahlpunktes. Wenn sie beim Punkt mit Hinweis zum Speichern einen Haken setzen, wird beim Downloadeintrag auf der Seite auch ein Speicherhinweis (siehe unten) hinzugefügt. Mit dem Button Einfügen bestätigen Sie ihre Eingaben und der Download erscheint auf der Seite. Der Vermerk auf der Seite mitsamt dem Speicherhinweis schaut dann in etwa wie folgt aus. Durch das Drücken des Veröffentlichen -Buttons ist die Seite fertig. 1.4 Suche von Downloads in der Downloadgalerie Es kann vorkommen, dass Sie eine Downloaddatei, die Sie vor einiger Zeit hochgeladen haben, wiederholt in einen Text einbinden wollen. Die Suchfunktion der Downloadgalerie erleichtert das Finden der alten Dateien, allerdings immer nur so gut, wie detailliert Sie beim Hochladen ihre Schlagworte gewählt haben. Wenn Sie zum Beispiel Predigten upgeloaded haben, ist es äußerst sinnvoll nicht nur die Schlagworte Predigt und den Namen des Prediger zu wählen, sondern auch andere Begriffe wie den Titel oder Begriffe zum Thema (z.b. Weihnachten, Advent, Christkind...)

9 1 Downloads integrieren 9 Die Downloadgalerie öffnen Sie im Editor über das nebenstehende Symbol. Es erscheint dann ein Fenster, das dem nebenstehenden ähnlich sein kann: Sie haben die Möglichkeit, unter den vorhandenen Dateien durch eigenes Suchen das File zu finden, indem Sie Seite für Seite blättern. Die Nutzung der integrierter Suchfunktion hilft aber. Geben Sie ihren Suchbegriff in das Feld Suche ein, wie z.b. den Namen einer Einrichtung, Thema, Person etc., und bestätigen Sie mit der Enter-Taste. Noch einmal: Umso genauer Sie beim Hochladen der Datei ihre Suchworte gewählt haben, desto exakter können Sie die Suche gestalten. Als Beispiel verwenden wir den Suchbegriff Jesus. Als Suchergebnis werden alle Dateien angezeigt, die den Suchbegriff Jesus in den Schlagworten beinhalten, im Beispiel oben kommt als Ergebnis nur eine Datei. Wenn immer noch eine große Zahl an Dateien angezeigt wird, kann die Kombination mehrerer Suchworte, die durch Leerzeichen getrennt sind, eine

10 1 Downloads integrieren 10 engere Auswahl ergeben. Wenn Sie die gewünschte Datei sehen, klicken Sie diese an, die weiteren Schritte sind dieselben wie im Kapitel Einfügen aus der Galerie.