Handlungsorientiertes Arbeiten im Übungsbüro. Arbeitsheft. Peter Achatzi. 2. Auflage, 2012 BO-UEB ISBN

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1 Peter Achatzi 2. Auflage, 2012 ISBN Handlungsorientiertes Arbeiten im Übungsbüro Arbeitsheft BO-UEB

2 Bildquellenverzeichnis Impressum Matchcode: BO-UEB ISBN Autor: Peter Achatzi, Dozent und Fachbereichsleiter Kommunikations- und Informationstechnik am Staatsinstitut für die Ausbildung von Fachlehrern, Abt. V in Bayreuth Redaktion: Regina Porsch Produziert im HERDT-Digitaldruck 2. Auflage, 2012 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: info@herdt.com für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Geneh mi gung des Verlags reproduziert oder unter Ver wen dung elektronischer Systeme verarbeitet, ver vielfäl tigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen aus ge schlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgend eine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adressund Telekommunikations angaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Überein stimmun gen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Bildquellenverzeichnis Umschlag Fotolia Young united students, Yuri Arcurs # Seite 26, 52 Staatsinstitut für Schulqualität und Bildungsforschung München (ISB) 2

3 Inhalt Inhalt Vorwort Einleitung 1. Einführungsphase Aufgabe 1 Die Aufgaben der Abteilungen eures Übungsbüros 8 Aufgabe 2 Die Übungsbüros kennenlernen und sich für einen Ausbildungsberuf bewerben 12 Aufgabe 3 Bestands- und Preislisten erstellen und beschaffen 14 Aufgabe 4 Vorlagen und Formulare erstellen (Abteilungen Sekretariat und Marketing) 16 Aufgabe 4 Vorlagen und Formulare erstellen (Abteilungen Personal und Rechnungswesen) 19 Aufgabe 5 Organisationsmittel erstellen und beschaffen (Abteilungen Sekretariat und Marketing) 22 Aufgabe 5 Organisationsmittel erstellen und beschaffen (Abteilungen Personal und Rechnungswesen) 24 Reflexionsbogen zur Selbst- und Fremdeinschätzung Übungsphase Aufgabe 1 Eine ausgehende Bestellung bearbeiten (Autohaus Maler) 28 Aufgabe 1 Eine ausgehende Bestellung bearbeiten (Raumausstatter Kerner) 30 Aufgabe 1 Eine ausgehende Bestellung bearbeiten (office das bürodepot) 32 Aufgabe 1 Eine ausgehende Bestellung bearbeiten (Sanitär/Heizung Zellner) 34 Aufgabe 2 Eine eingehende Bestellung bearbeiten 36 Aufgabe 3 Eine eingehende Rechnung bearbeiten 38 Aufgabe 4 Ein Kunde bezahlt eine Rechnung 40 Aufgabe 5 Eine Nachbestellung von Ware durchführen 42 Aufgabe 6 Den Eingang nachbestellter Ware bearbeiten 44 Arbeitsblatt Bestellung von Waren 46 Arbeitsblatt Bestellungseingang von Waren 47 Arbeitsblatt Eingang Lieferschein, Rechnung, Ware 48 Arbeitsblatt Ein Kunde bezahlt eine Rechnung 49 Arbeitsblatt Nachbestellung von Ware bei Unterbestand 50 Arbeitsblatt Eingang nachbestellter Ware bei Unterbestand 51 Reflexionsbogen zur Selbst- und Fremdeinschätzung Aktivphase Geschäftsfälle 1 2 Eine ausgehende und eingehende Bestellung bearbeiten (Autohaus Maler) 54 Geschäftsfälle 1 2 Eine ausgehende und eingehende Bestellung bearbeiten (Raumausstattung Kerner) 55 Geschäftsfälle 1 2 Eine ausgehende und eingehende Bestellung bearbeiten (office das bürodepot) 56 Geschäftsfälle 1 2 Eine ausgehende und eingehende Bestellung bearbeiten (Sanitär/Heizung Zellner) 57 Geschäftsfälle 3 6 Personalbeschaffung, Werbung und Erschließen neuer Lieferquellen (Autohaus Maler) 58 Geschäftsfälle 3 6 Personalbeschaffung, Werbung und Erschließen neuer Lieferquellen (Raumausstattung Kerner) 60 Geschäftsfälle 3 6 Personalbeschaffung, Werbung und Erschließen neuer Lieferquellen (office das bürodepot) 62 Geschäftsfälle 3 6 Personalbeschaffung, Werbung und Erschließen neuer Lieferquellen (Sanitär/Heizung Zellner) 64 Geschäftsfälle 7 8 Eine eingehende Bestellung bearbeiten und Übersichten kontrollieren (Autohaus Maler) 66 Geschäftsfälle 7 8 Eine eingehende Bestellung bearbeiten und Übersichten kontrollieren (Raumausstattung Kerner) 67 Geschäftsfälle 7 8 Eine eingehende Bestellung bearbeiten und Übersichten kontrollieren (office das bürodepot) 68 Geschäftsfälle 7 8 Eine eingehende Bestellung bearbeiten und Übersichten kontrollieren (Sanitär/Heizung Zellner) 69 Geschäftsfälle 9 11 Vorhaben planen und organisieren, Personaleinsatz darstellen, Ein- und Verkauf bar (Maler) 70 Geschäftsfälle 9 11 Vorhaben planen und organisieren, Personaleinsatz darstellen, Ein- und Verkauf bar (Kerner) 71 Geschäftsfälle 9 11 Vorhaben planen und organisieren, Personaleinsatz darstellen, Ein- und Verkauf bar (das bürodepot) 72 Geschäftsfälle 9 11 Vorhaben planen und organisieren, Personaleinsatz darstellen, Ein- und Verkauf bar (Zellner) 73 Kundendaten 74 Zulieferbetriebe 75 Fremdwortverzeichnis 76 Stichwortverzeichnis 77 3

4 Inhalt Vorwort Liebe Schülerinnen, liebe Schüler, ihr habt in eurem Unterrichtsfach bereits gelernt, Briefe und Rechnungen zu schreiben, Werbeflyer zu gestalten, Preise zu kalkulieren sowie Bestellungen zu verfassen. Ich weiß, diese Aufzählung fachlichen Wissens und Handelns stellt nur einen kleinen Auszug eurer bisher erworbenen Kenntnisse dar und neue werden hinzukommen. Ziel dieses Arbeitsheftes ist es, euch jetzt die Möglichkeit zu geben, die vielfältigen Aufgaben aus den Bereichen Büro, Verwaltung und Wirtschaft im Gesamtzusammenhang zu erleben und zu bearbeiten. Hierzu werdet ihr mit euren Mitschülerinnen und Mitschülern in einem Übungsbüro zusammenarbeiten und weitere fachliche, aber auch soziale und personale Kompetenzen erwerben. Das Übungsbüro ist ein realitätsnahes Abbild eines Betriebes. Es ist in Abteilungen gegliedert und bietet euch die Möglichkeit, euer bereits erworbenes Wissen selbstständig, arbeitsteilig und eigenverantwortlich anzuwenden. Dabei wird die enge Zusammenarbeit in einer Abteilung bzw. in einem Büro wie in der Berufswelt auch ein wichtiger Bestandteil der effektiven Arbeit sein. Handlungsorientiert zu arbeiten, Entscheidungen selbst zu treffen, aber auch Probleme im Team zu lösen alle diese Tätigkeiten werden euch sicher große Freude bereiten. Ich wünsche euch viel Spaß bei der Arbeit im Übungsbüro! Peter Achatzi 4

5 Einleitung 1 Einleitung Was erwartet dich bei der Arbeit im Übungsbüro? Du arbeitest mit deinen Mitschülerinnen und Mitschülern zukünftig in einem Übungsbüro. Ein Übungsbüro besteht aus vier Abteilungen, von denen jeweils zwei sehr eng zusammenarbeiten (siehe Abbildung). Jede Abteilung ist in der Regel mit einer Mitarbeiterin/einem Mitarbeiter besetzt. Wenn ihr eine kleinere Schülergruppe seid, ist gegebenenfalls auch eine Mitarbeiterin/ein Mitarbeiter für zwei Abteilungen ausreichend. Euer Übungsbüro ist in diese vier Abteilungen gegliedert: Sekretariat enge Zusammenarbeit Marketing Personalaustausch enge Zusammenarbeit Personal Personalaustausch Rechnungswesen Bei der Arbeit in den Abteilungen wirst du bisher erworbene Kenntnisse wie das Verfassen von Briefen, das Schreiben von Rechnungen und vieles mehr anwenden, aber auch neue Lerninhalte kennenlernen und einüben. Diese vier Übungsbüros erhalten Bestellungen und Aufträge voneinander In diesem Arbeitsheft arbeitest du mit den vier folgenden Übungsbüros, die ihre Bestellungen und Aufträge jeweils voneinander erhalten: Am Tiefenweg Sulzbach-Rosenberg Übungsbüro Übungsbüros Neue Straße Amberg Am Sportpark Hirschau Hauptstraße Neukirchen 5

6 Einleitung Die Arbeit in den Übungsbüros ist in drei Phasen unterteilt 1. Einführungsphase In der Einführungsphase lernst du neben der Struktur und den Berufsbildern auch die Organisation der Übungsbüros kennen. Du erstellst Vorlagen, besorgst benötigtes Material und entscheidest, in welchem Büro du arbeiten möchtest. 2. Übungsphase Die Übungsphase dient der gemeinsamen Bearbeitung der wichtigsten vollständigen Geschäftsabläufe, z. B. des Einkaufs- und Verkaufskreislauf. Deshalb führen deine Mitschülerinnen und Mitschüler und du in dieser Phase dieselben Arbeiten zeitgleich durch. Du lernst dabei alle Tätigkeiten kennen, die beim Ein- und Verkauf im Übungsbüro zu erledigen sind. Diese Phase ist für dich sehr wichtig, damit du verstehst, welche Arbeiten du in der Aktivphase in deiner Abteilung selbstständig durchführen musst. 3. Aktivphase In der Aktivphase erledigen die Mitarbeiter der Übungsbüros die Tätigkeiten erstmals selbstständig im Team oder alleine. Neben den typischen Geschäftsabläufen, die du in der Übungsphase schon bearbeitet hast, triffst du auch auf Lernsituationen wie das Schreiben von Einladungen, das Erstellen von Flyern usw. Diese Arbeiten sind dir sicher schon bekannt, du darfst sie aber jetzt im Übungsbüro selbstständig erledigen. Übersicht über Kundendaten und Zulieferbetriebe Auf den Seiten 74 und 75 findest du eine Übersicht über die Kundendaten und alle Angaben zu den Zulieferbetrieben, die du benötigst, um die Aufgaben und Arbeitsaufträge zu bearbeiten. Fremdwortverzeichnis Im Fremdwortverzeichnis auf Seite 76 werden die Fremdwörter erklärt, die in diesem Arbeitsheft vorkommen. Symbole im Arbeitsheft Folgende Symbole findest du in diesem Arbeitsheft: Arbeitsblatt Beispiel Datei Internetrecherche 6

7 Einführungsphase 1 Einführungsphase