Elektronische Rechnung

Transkript

1 Elektronische Rechnung

2 Inhaltsverzeichnis Allgemein... 3 Rechtliche Grundlagen... 3 Die Elektronische Rechnung wird als Gesamtpaket mit Namirial abgewickelt... 4 Die Elektronische Rechnung wird mit einem anderen Portal abgewickelt... 4 Änderungen des Fakturierungsprozesses... 5 Checkliste Stammdaten... 5 Firmendaten... 5 Parameter... 6 MwSt.-Kodes... 7 Zahlungsbedingungen... 8 Bankgruppen... 8 Fakturierschablonen Kunden Kunden mit MwSt.-Nummer (B2B) Endverbraucher (private Kunden B2C) Kunden aus dem Ausland Öffentliche Körperschaften Lieferadressen Rechnungsversand Export der einzelnen Rechnung Export mehrerer Rechnungen über Ausgabe Fakturierdokumente Import Status der Elektronischen Rechnung Viewer zum Anzeigen der Eingangsdokumente Elektronische Rechnung

3 Allgemein Rechtliche Grundlagen Ab Jänner 2019 wird für Rechnungen eine Datei im XML-Format benötigt. Die Datei ist nach einem vorgeschriebenen und von der Agenzia delle Entrate festgelegten Schema aufgebaut. Hier ein Beispiel einer XML-Datei: Wird sich die Erfassung/Erstellung der Rechnung ändern? Nein! Die Erfassung/Erstellung der Rechnungen bleibt unverändert. Die Änderungen treten erst beim Druck/Versand ein. Was wird sich ändern? Die Änderungen betreffen zwei verschiedene Ausgangssituationen: Die Elektronische Rechnung wird mit Namirial abgewickelt, bzw. die Fattura PA wird bereits mit Radix verwaltet; Die Elektronische Rechnung wird mit einem anderen Portal abgewickelt Elektronische Rechnung

4 Die Elektronische Rechnung wird als Gesamtpaket mit Namirial abgewickelt Radix-Benutzer, die die Fattura PA mit Radix abwickeln, sind bereits den Prozess des Rechnungsversands gewohnt. Für sie ist die Einführung in die Elektronische Rechnung keine allzu große Umstellung. Für Radix-Benutzer, welche sich als Lösung für das Gesamtpaket mit Namirial entschieden haben, ist es zwar eine Umstellung im Prozess, jedoch ist der Aufwand für die Verwaltung der Elektronischen Rechnung relativ gering. Ablauf: Die Rechnung wird wie bisher in Radix erstellt. Im nächsten Schritt wird die Rechnung als XML-Datei an Namirial gesendet (1). Namirial führt eine formale Prüfung der XML-Datei und der erforderlichen Felder durch (2). Dann wird die Datei von Namirial digital signiert und an das Sdi übermittelt (3). Das Sdi gibt das Ergebnis sofort an Radix zurück. Die Rechnung wird dann dem Kunden über den Codice destinatario oder PEC zugestellt (4) und das Ergebnis wird mitgeteilt (5). Das Ergebnis wird erneut in Radix importiert (6) und die Rechnung wird von Namirial gesetzeskonform archiviert (7). Sdi = Sistema di Interscambio (Austauschsystem) Die Elektronische Rechnung wird mit einem anderen Portal abgewickelt Für Kunden, welche ein anderes Portal verwenden, ist der Aufwand innerhalb von Radix ungefähr derselbe. Was fehlt ist der automatische Versand und die Rückmeldung der Ergebnisse in Radix. Ablauf: Die Rechnung wird wie bisher in Radix erstellt und daraus wird eine XML-Datei kreiert. Es gibt keinen weiteren Austausch mit dem Portal. Sdi = Sistema di Interscambio (Austauschsystem) 4 36 Elektronische Rechnung

5 Änderungen des Fakturierungsprozesses Rechnungskontrolle: Die Rechnungskontrolle vor der Übertragung der Rechnung an das Portal bzw. Sdi ist wichtig Verwaltung von Dokumentänderungen: Sobald eine Rechnung an das Sdi versendet wurde, kann sie nicht mehr geändert werden vor allem Beträge und MwSt. Zusätzlicher Rechnungsversand: Wir empfehlen die Rechnung dem Kunden wie bisher zu senden, insbesondere für private Kunden und Kunden aus dem Ausland, aber auch für diejenigen mit sehr komplexen Rechnungsformularen, wie Rechnungen mit Ausgabe von Zählerständen, Ausgabe von Stücklisten, Größen-Farben-Matrix usw. Kontrolle Ergebnisse: Was in der Einführungsphase besonders genau zu kontrollieren ist, ist ob die Rechnung dem Kunden zugestellt wurde und ob alle Elemente der Rechnung korrekt sind. Checkliste Stammdaten Firmendaten Unter Stammdaten > Tabellen > Firmendaten müssen neben den Adressangaben im 1. Tab, unter Zusatz 1 alle Daten gefüllt sein Elektronische Rechnung

6 Im Tab Elektronische Rechnung müssen bis auf den Codice Destinatario - ebenfalls alle Daten gefüllt sein. Wichtig! Der Button Standard-Einstellungen für elektr. Rechnung setzen sollte nur verwendet werden, wenn Sie mit der Fattura PA noch NICHT arbeiten, denn dann werden in den Einstellungen Stammdaten > Tab: Elektronische Rechnung 1 die Standard-Einstellungen für die elektronische Rechnung geladen. Arbeiten Sie bereits mit der Fattura PA, wurden die Einstellungen schon eingerichtet und sollten nicht mehr geändert werden. Parameter Für diejenigen, die das Namirial-Portal in Radix nutzen, müssen die für die Schnittstelle benötigten Daten konfiguriert werden. In Einstellungen Stammdaten gibt es den Tab Namirial, in welchem die Zugangsdaten einzutragen sind. Diese Zugangsdaten erhalten Sie bei der Aktivierung des Portals. Mit dem grünen Hacken rechts kann überprüft werden, ob die Einstellungen korrekt sind. Wenn Sie den Empfängercode ohne Ihre Zugangsdaten bereits erhalten haben, wenden Sie sich bitte an unseren Helpdesk Elektronische Rechnung

7 MwSt.-Kodes Unter Stammdaten > Buchhaltung & Zahlungen > Mehrwertsteuerkodes ist es wichtig, die korrekte Mehrwertsteuergruppe anzugeben, denn diese Daten werden für die Elektronische Rechnung übernommen. Im Tab Zusatz wird das Feld Natura anhand der MwSt.-Gruppe automatisch gefüllt Elektronische Rechnung

8 Zahlungsbedingungen Die Zahlungsbedingungen müssen auf die vorhandenen Stammdaten überprüft und durch Zuweisung des von der Agenzia definierten Kodes geändert werden. Im Menü befinden sich die Zahlungsbedingungen unter Stammdaten > Buchhaltung und Zahlungen > Zahlungsarten. Im Tab "Elektronische Rechnung" muss die "Modalità di pagamento" eingestellt werden, während das Feld "Erste Rate" nur ausgefüllt werden muss, wenn sie abweicht. Das Feld "Export Zahlungsmandat" muss nicht ausgefüllt werden. Werden in Zukunft neue Zahlungsbedingungen angelegt, werden diese automatisch mit den für die elektronische Rechnungserstellung erforderlichen Werten entsprechend den Einstellungen auf der ersten Registerkarte (Feld "Dokument der Zahlungsart") konfiguriert. Bankgruppen Sollen die Bankkoordinaten an den Empfänger elektronisch übermittelt werden, muss mindestens eine Bankgruppe angelegt werden. Zu finden unter Stammdaten > Buchhaltung & Zahlungen > Bankgruppen. Dabei müssen Kode, Beschreibung und Kontenplan (hier ist auch der IBAN verknüpft) gefüllt werden Elektronische Rechnung

9 Auch wenn hier in der Übersicht mehrere Bankengruppen zu sehen sind, kann mit den Vorgaben des Ministeriums in der Rechnung nur eine Bank übertragen werden. Damit die Bankgruppe auch automatisch in der Rechnung eingetragen wird, sind zwei Schritte notwendig: 1 Unter Fakturierung > Tabellen > Einstellungen Verkauf müssen im Tab Allg. 2 die Flags für Bankgruppe aus Kunde/Projekt und Bankgruppe aus Rechnungsträger vorschlagen aktiviert werden Elektronische Rechnung

10 2 Im Kunden muss im Tab Zahlungen die gewünschte Bankgruppe eingetragen werden. Fakturierschablonen In der Fakturierschablone muss unter Fakturierung > Tabellen > Fakturierschablonen im Tab Zusatz 2 den Tipo Documento eingetragen werden Elektronische Rechnung

11 Kunden Wir unterscheiden vier verschiedene Kundentypen, welche der elektronischen Rechnungsverwaltung unterliegen: Kunden mit MwSt.-Nummer (B2B) Endverbraucher (private Kunden B2C) Kunden aus dem Ausland Öffentliche Körperschaften Kunden mit MwSt.-Nummer (B2B) B2B Kunden müssen eine gültige MwSt.-Nummer und Steuernummer haben. Sie kommen aus Italien, sind also Herkunft Inland und ihre Rechtsform ist entweder Physische Person oder Gesellschaft Elektronische Rechnung

12 Im Tab Elektronische Rechnung kann der Codice destinatario im Feld B2B oder der PEC eingetragen werden. Der Kode wird vom Kunden mitgeteilt. Werden beide Felder leer gelassen, versucht das Sdi die Rechnung auf jene Kontaktdaten zu senden, welche bei der Agenzia delle Entrate hinterlegt sind. Sind auch in der Agenzia keine Daten hinterlegt, werden die Rechnungen im Portal, bei der Area riservata, für den Kunden hinterlegt und der Kunde kann sie dort runterladen. In diesem Fall, ist nach dem Versand der Rechnung im Namirial-Portal die Info Mancata consegna ersichtlich. Der Kunde muss daraufhin benachrichtigt werden, dass seine Rechnung in der Area riservata zum Download zur Verfügung steht. Der Tab Elektronischer Versand hat mit der elektronischen Rechnung nichts zu tun und wird weiterhin für verschiedenen Dokumente verwendet werden. Auch für den Versand der Rechnung, nachdem diese an Sdi versendet wurde Elektronische Rechnung

13 Endverbraucher (private Kunden B2C) Für Privatkunden ist es sehr wichtig eine gültige Steuernummer zu haben. Auch Sie kommen aus Italien, sind also Herkunft Inland. Ihre Rechtsform ist privat Elektronische Rechnung

14 Im Tab Elektronische Rechnung kann kein Wert eingetragen werden. Radix setzt ihn automatisch während der Rechnungserstellung. Kunden aus dem Ausland Für Kunden aus dem EU-Ausland wird die Richtigkeit der MwSt.-Nummer vom Sdi überprüft Elektronische Rechnung

15 Ihre Herkunft ist entweder EU-Ausland oder Drittländer. Im Tab Elektronische Rechnung können Daten eingetragen werden, oder auch nicht. Im letzterem Fall werden die Daten automatisch gesetzt Elektronische Rechnung

16 Öffentliche Körperschaften Öffentliche Körperschaften müssen eine gültige MwSt.-Nummer haben. Sie sind Rechtform Öffentliche Körperschaften und von Herkunft Inland Elektronische Rechnung

17 Im Tab Elektronische Rechnung muss im Feld PA der Codice destinatario gefüllt werden. Dieser wird nicht öffentlich vom Sdi gesucht. Lieferadressen Auch in den Lieferadressen der Kunden kann der Codice destinatario hinterlegt werden. Im Tab Fakturierung gibt es hierzu den Button Elektronische Rechnung Elektronische Rechnung

18 Dahinter öffnet sich ein Fenster für die Eingabe des Codice destinatario. Das ist von Vorteil, wenn ein Kunde mehrere Lieferadressen mit unterschiedlichen Kodes hat. Rechnungsversand Export der einzelnen Rechnung Nachdem eine Rechnung korrekt erstellt wurde, wird mit dem Button Drucken fortgefahren Elektronische Rechnung

19 Es wird nahegelegt mit Drucken oder Ansehen die Rechnung einmal zu drucken, bzw. anzusehen, bevor sie exportiert wird. Sind alle Daten OK, kann der Versand in das Portal über die Mehrfachausgabe folgen. Die Mehrfachausgabe ist zu empfehlen, da hier die Rechnung gleichzeigt gedruckt, per versendet und die XML-Datei nach Namirial exportiert werden kann. In diesem Beispiel ist in der Mehrfachausgabe noch nicht konfiguriert, deshalb wird eine neue Ausgabe über das entsprechende Symbol hinzugefügt Elektronische Rechnung

20 Da ein Export erfolgen soll, wird dieser auch ausgewählt. Über das Feld Liste/Formular muss das Formular ausgewählt werden, über welches die Rechnung exportiert werden möchte Elektronische Rechnung

21 Es öffnet sich eine Liste mit Formularen. Über das Feld Bezeichnung kann die Auswahl eingegrenzt werden. Für die Elektronische Rechnung gibt es mehrere Formulare. Radix unterscheidet hier welchen Weg der Export einschlagen wird. Wird die Rechnung mit Namirial exportiert, wird das Formular Elektronische Rechnung Namirial (Std) verwendet. Hierbei wird zusätzlich zum Export die Verbindung zum Portal hergestellt und die Rechnung auf dieses Weise versendet. Für den Export mit einem anderen Portal steht das Formular Elektronische Rechnung (Std) zur Verfügung. Die Formulare Elektronische Rechnung ÖV (Öffentliche Verwaltung) werden aus Kompatibilitätsgründen weiter angeführt. Nach Auswahl des Formulars muss noch das Exportverzeichnis gewählt werden Elektronische Rechnung

22 Im Feld Verzeichnis wird dasselbe Verzeichnis wie unter Einstellungen Stammdaten > Tab: Elektronische Rechnung 1 > Pfad für Archivierung gewählt. Damit diese Einstellungen nicht verloren gehen, müssen sie gespeichert werden. Dafür muss zunächst mit Zurück der Export verlassen werden Elektronische Rechnung

23 Dann können die Einstellungen gespeichert werden. Auf Speichern klicken Elektronische Rechnung

24 und mit Ok bestätigen. Zurück in die Mehrfachausgabe (über Button Drucken > Mehrfachausgabe ) und dann den Button Start bestätigen Elektronische Rechnung

25 Nun wird die Rechnung auf das Namirial-Portal exportiert. Nun wurde die Rechnung versendet und die Protokollnummer an zurückgeschickt. Das ist im Tab Elektronische Rechnung zu sehen. Es fehlen nur noch die Informationen über den Übertragungsstatus, welche über einen Job importiert werden müssen. Mehr dazu im Kapitel Import Status der Elektronischen Rechnung behandelt wird Elektronische Rechnung

26 Export mehrerer Rechnungen über Ausgabe Fakturierdokumente Wie bereits beim Versand einer einzelnen Rechnung gesehen, kann die Mehrfachausgabe auch im Programmpunkt Ausgabe Fakturierdokumente zum Versenden von mehreren Rechnungen verwendet werden. Zu finden unter Fakturierung > Ausgabe Fakturierdokumente. Wurde für die Elektronische Rechnung noch keine Rechnungsausgabe definiert, kann mithilfe des Glühbirnen-Symbols eine neue Ausgabe hinzugefügt werden Elektronische Rechnung

27 Hier gibt es die Einstellung Elektr. Rechnung alle ab 2019, welche ausgewählt und mit Ok bestätigt wird. Die Meldungen Elektr. Rechnung alle ab Ausführen? = Ja) und Bitte bearbeiten Sie alle notwendigen Einstellungen nach = Ok sind zu bestätigen, aber es sich keine weiteren Einstellungen notwendig, da die Ausgabe bereits alles vordefiniert hat. Um die neu erstelle Ausgabe zu speichern, muss wie bereits aus den Verkaufsdokumenten bekannt zunächst der Tab mit Zurück geschlossen werden Elektronische Rechnung

28 Dann kann die Einstellung gespeichert werden. Zurück in die Mehrfachausgabe, kann der Export mit Start ausgeführt werden Elektronische Rechnung

29 Import Status der Elektronischen Rechnung Die Rechnung wurde versendet und die Protokollnummer wurde bereits zurückgesetzt, es fehlen nur die Statusinformationen zur Übertragung, welche Namirial/Sdi zurückmelden. Mit dem Job "Import Status Elektronische Rechnung" können diese Informationen in Radix importiert werden. Dieser Job befindet sich unter Fakturierung > Wartung > Import Status elektronische Rechnung und kann für den Jobserver konfiguriert oder manuell gestartet werden. Ist noch kein Job vorhanden, muss ein neuer eingerichtet werden. Der Job aktualisiert alle ausgewählten Rechnungen. Mit Ok wird der Job gespeichert Elektronische Rechnung

30 Ist ein Job angelegt, wird auf Job jetzt ausführen geklickt. Mit Ok - Start wird der Job gestartet Elektronische Rechnung

31 Wurde der Job korrekt beendet, ist er grün markiert. Im Portal sieht die übertragene Rechnung so aus: Elektronische Rechnung

32 In der Rechnung, im Tab Elektronische Rechnung sind nach erfolgreicher Ausführung des Jobs die von Namirial/Sdi übermittelten Daten so eingetragen: Die Ergebnisse können auch als Spalten in der Dokumentübersicht eingesehen werden. Über die Spaltenauswahl stehen im Verkaufsdokument mehrere Spalten zur Verfügung. Hier im Screenshot ist eine Auswahl davon, es gibt aber noch mehrere. Die vielleicht nützlichsten Daten werden in folgenden Spalten wiedergegeben: Elektr. Rech. SDI = Protokollnummer Sdi Elektr. Rech. Status = Ok, nicht ok Ergebnis Übermittlung = Ergebnis als Kode Elektr. Rech. Ergebnis = Ergebnis als Text Empfangsdatum = Datum und Uhrzeit wann die Rechnung an das Portal übergeben wurde Elektronische Rechnung

33 Viewer zum Anzeigen der Eingangsdokumente Eingangsrechnungen werden über Namirial empfangen. Mit dem Viewer ist es möglich diese Dokumente, welche im XML- Format eingehen, von Namirial zu laden und im lesbarem Format anzuzeigen. Der Viewer ist unter Buchhaltung > Wartung > Viewer elektronische Rechnungen verfügbar Als Importverzeichnis wird ein Ordner angegeben, in welchem die XML-Einkaufsrechnungen geladen werden möchten. Über den Button Öffnen wird der aktuelle Inhalt des Ordners aufgelistet. Hier sind alle aktuell eingegangenen Rechnungen zu sehen: Elektronische Rechnung

34 Das Flag Herunterladen Dateien von Namirial muss aktiviert sein. Unter den Einstellungen können dann die Parameter aufgerufen werden, welche bereits bekannt sind. Es sind jene Parameter aus den Einstellungen Stammdaten > Tab: Namirial Elektronische Rechnung

35 Mit Anzeigen verbindet sich Radix mit dem Portal Namirial und liest neue XML-Dateien in das Importverzeichnis ein. Anschließend öffnet sich ein neues Fenster, in welchem alle in dem Ordner befindlichen Rechnungen in der Übersicht angezeigt werden. Das Fenster besteht aus drei Bereichen: Im oberen Bereich befindet sich der Rechnungskopf. Es werden Informationen zu Lieferant, Datum, Dokumentnummer, Gesamtbetrag usw. angezeigt. In der Mitte befinden sich die zur Rechnung gehörigen Bewegungen (Artikel) mit Menge und Einzelbetrag. Im unteren Bereich sind die MwSt.- Summen ersichtlich Elektronische Rechnung

36 Mit einem Doppelklick auf eine Zeile im Bewegungskopf wird die Rechnung in einem neuen Fenster als Formular geöffnet. Über die drei Buttons unten links können eventuelle Anhänge eingesehen werden, und die Rechnung kann gespeichert oder als verschickt werden. Die beiden Fenster können auch nebeneinander geöffnet werden. Mit einem Klick auf der Zeile im Bewegungskopf wir die entsprechende Rechnung angezeigt.! Dateien können auch per Drag & Drop aus einem Ordner oder -Anhang einfach in den Viewer gezogen werden. Sofort öffnet das Fenster zum Anzeigen der Rechnung. Der Viewer funktioniert auch mit pm7-dateien aus PEC-Mails, welche ansonsten recht schwierig zu lesen sind. Für weitere Fragen steht Ihnen gerne unser Helpdesk Software Team unter und zur Verfügung Elektronische Rechnung