Interne Positionsvermittlung (IPV) - Auf geht s! -

Transkript

1 Interne Positionsvermittlung (IPV) - Auf geht s! - 1

2 IPV Warum? Aktueller Entscheidungsstand des Präsidiums Aktueller Stand der Grafiken Fallbeispiele und Feedback der dabei Beteiligten Brainstorming 2

3 IPV Warum? 3

4 Hausmitteilung vom Grundsätze bei Maßnahmen zur Restrukturierung und Verkleinerung der Universität des Saarlandes 4

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7 Aktueller Entscheidungsstand des Präsidiums 7

8 Beschluss des Präsidiums (605. Sitzung, ) Das Präsidium beschließt zur Einrichtung der Internen Positionsvermittlung : 1. Die Interne Positionsvermittlung wird unmittelbar dem Präsidium in Form einer Stabsstelle organisatorisch zugeordnet. 2. Mit der Leitung der Internen Positionsvermittlung wird der Leiter der Personalabteilung, Herr Rolf-Dieter Meyer, beauftragt. 3. Die Leitung der Internen Positionsvermittlung wird beauftragt mit den übrigen Akteuren das Verfahren und die Zuständigkeiten abzustimmen. 4. Im Überhang (ganz oder teilweise) befindliches Personal wird aus dem Budget der abgebenden Einrichtung bis zu der erfolgreichen Vermittlung (weiter-)finanziert. 8

9 Beschlussvorlage: IPV-Rat ( ) Geschäftsleitende Beschlüsse: Der Rat soll sich aus folgenden Personen zusammensetzen: IPV (Herr Meyer, Frau Kockler), jeweils der/die Vorsitzende der Personalvertretungen (kann sich von einem PR-Mitglied vertreten lassen), Gleichstellungsbeauftragte (kann sich vertreten lassen), Herr Prof. Dr. König (als Sachkundigen). Die Vertrauensperson der Schwerbehinderten hat entspr. SGB IX Teilnahmemöglichkeit. In Angelegenheiten von Schwerbehinderten oder denen Gleichgestellten ist sie beizuziehen. Bei Bedarf werden die Personalentwicklung und ggf. weitere Fachkundige hinzugezogen. Die Sitzungen finden bis auf weiteres wöchentlich (donnerstags, 8:30 Uhr) statt. Das Protokoll wird an alle Ratsmitglieder per spätestens innerhalb von drei Arbeitstagen verteilt. Es werden Änderungsvorschläge/Ergänzungen jeweils bis Mittwoch, 12 Uhr entgegen genommen und eingearbeitet. In der folgenden Sitzung wird das Protokoll abgestimmt. 9

10 Bei Abstimmungen gilt die einfache Mehrheit der anwesenden Ratsmitglieder. Frau Kockler nimmt als (verwaltungsmäßige) Koordinatorin an den Sitzungen teil (Vertretung: Frau Henning). Grundsatzempfehlungen: Die Konzepte IPV und IPV-Ausschreibung werden (auch zur Prozessoptimierung) überarbeitet. Dabei ist das Ziel klarzustellen, dass der IPV-Rat ein beratendes/begleitendes Gremium ist (auf den kompletten Prozess bezogen). Befristet zu besetzende Arbeitsplätze von wissenschaftlichen und studentischen Hilfskräften, wissenschaftlichen Mitarbeiter/innen und Verwaltungs- und technischem Personal (inkl. studentischen Angestellten) sind grundsätzlich außerhalb des IPV-Verfahrens zu betrachten, es sei denn, der IPV ist restrukturierungsbedingt umzusetzendes Personal bekannt, das für die Besetzung in Frage kommen könnte. 10

11 Bei unbefristet zu besetzenden Arbeitsplätzen, deren Stelleninhaber/innen befristet beschäftigt sind und Vertrauensschutz haben, ist der erste Schritt, dass der Rat der IPV entscheidet, ob es sich hier um einen Fall des Vertrauensschutzes bezüglich der Verdauerung handelt. Falls ja, dann wird der Verzicht auf Ausschreibung zugunsten der befristet Beschäftigten bei der zuständigen Personalvertretung und der Gleichstellungsbeauftragten beantragt und eine entsprechende Empfehlung an das Präsidium gegeben. Falls der Rat den Vertrauensschutz nicht gegeben sieht, dann erst wird das "IPV-Verfahren" und die sich anschließenden Schritte eingeleitet. 11

12 Beschluss des Präsidiums (610. Sitzung, ) Das Präsidium diskutiert die Konzeption der Internen Positionsvermittlung (IPV) und berücksichtigt hierbei auch die in der Sitzung des Erweiterten Präsidiums vom vorgebrachten Rückmeldungen. Grundsätzlich begrüßt das Präsidium die Einrichtung des IPV-Beirats als beratendes/begleitendes Gremium, bittet aber um eine Änderung der Bezeichnung, so dass die enge (operative) Begleitung und unterstützende Funktion besser zum Ausdruck kommt. Das Präsidium dankt für die Vorlage der bisherigen Beratungsergebnisse und bittet für die weitere Ausarbeitung um Berücksichtigung der folgenden Punkte, um eine möglichst effektive und effiziente Arbeit der IPV zu ermöglichen und die erforderliche Transparenz für die Fakultäten, Einrichtungen, Referate herzustellen: 12

13 Die IPV soll eine Fallübersicht erstellen, aus der ersichtlich wird, in welchen Fällen die IPV zum Tragen kommt und in welchen Fällen Personalangelegenheiten ohne Mitwirkung der IPV bearbeitet werden (z.b. HiWi-Verträge). Die IPV soll die Zusammenarbeit mit der Personalabteilung (v.a. Kommunikationsfluss) transparent darstellen. Die Zeit bis Jahresende soll als Beobachtungsphase für die IPV gelten, so dass spätestens dann über den künftigen Umgang mit freiwilligen Meldungen entschieden werden kann. Es soll offensiv das Feedback der Betroffenen eingeholt werden, um das IPV-Verfahren möglichst bedarfsorientiert und effizient weiterentwickeln zu können. Hierzu wird auch eine Vorstellung und Beratung zur IPV in der Geschäftsführerrunde und der Referentenrunde angeregt. Um die Akzeptanz der IPV zu fördern, sollen Vermittlungen/Positivmeldungen unter Berücksichtigung der Belange des Datenschutzes in geeigneter Weise dokumentiert und kommuniziert werden. Bei der Verfahrensdokumentation soll explizit zwischen der laufenden Einführungsphase des IPV und einer späteren Phase unterschieden werden, in der tatsächlich Personen zur Vermittlung über die IPV gemeldet sind. 13

14 Das Präsidium begrüßt den Vorschlag der IPV, eine universitätsinterne Informationsveranstaltung zur IPV durchzuführen (geplant im September). Im Vorfeld sollen der dann erreichte Konzeptionsstand und die vorgesehene universitätsinterne Dokumentation vor dem Hintergrund der o.g. Punkte im Präsidium beraten werden (ca. Mitte September). Hierbei soll möglichst auch Feedback zum Verfahren berichtet werden. 14

15 Antworten auf die Fragen des Präsidiums ( ) Das Präsidium diskutiert die Konzeption der Internen Positionsvermittlung (IPV) und berücksichtigt hierbei auch die in der Sitzung des Erweiterten Präsidiums vom vorgebrach-ten Rückmeldungen. Grundsätzlich begrüßt das Präsidium die Einrichtung des IPV-Beirats als beratendes/begleitendes Gremium, bittet aber um eine Änderung der Bezeichnung, so dass die enge (operative) Begleitung und unterstützende Funktion besser zum Ausdruck kommt. [ ] Nach zwei Diskussionen im IPV-Beirat haben sich die Mitglieder für die Bezeichnung IPV- Rat entschieden; Alternativen wurden keine gefunden. 15

16 [ ] Das Präsidium dankt für die Vorlage der bisherigen Beratungsergebnisse und bittet für die weitere Ausarbeitung um Berücksichtigung der folgenden Punkte, um eine möglichst effektive und effiziente Arbeit der IPV zu ermöglichen und die erforderliche Transparenz für die Fakultäten, Einrichtungen, Referate herzustellen: Die IPV soll eine Fallübersicht erstellen, aus der ersichtlich wird, in welchen Fällen die IPV zum Tragen kommt und in welchen Fällen Personalangelegenheiten ohne Mitwirkung der IPV bearbeitet werden (z.b. HiWi-Verträge) [ ] Fallübersicht folgt im Laufe der Präsentation 16

17 [ ] Die IPV soll die Zusammenarbeit mit der Personalabteilung (v.a. Kommunikationsfluss) transparent darstellen. [ ] Die Sachbearbeitung in den Sachgebieten läuft unter gegenseitiger Information parallel zum IPV-Verfahren zur Vermeidung von längeren Durchlaufzeiten. Die Personalunion hat sich bewährt und die Transparenz ist ihr immanent. Personalunion (IPV Personalabteilung): Durch die fehlende zusätzliche Personalisierung der IPV (ursprünglich geplant: 1 VZÄ hd, 1 VZÄ gd für die Leitung, Organisation und Betrieb) werden kurzfristige Anfragen (wie beispielsweise diese des Präsidiums) sowohl auf IPV- als auch auf Personalabteilungsseite nur noch schwer zeitgerecht zu bewältigen sein. 17

18 [ ]Die Zeit bis Jahresende soll als Beobachtungsphase für die IPV gelten, so dass spätestens dann über den künftigen Umgang mit freiwilligen Meldungen entschieden werden kann. [ ] Die IPV begrüßt eine Beobachtungsphase bis zur Entscheidung, wie mit freiwilligen Meldungen umgegangen wird. Die Akteure der IPV sehen es als notwendig an, eine Konzentration auf die Hauptaufgabe (Vermittlung von restrukturierungsbedingt umzusetzendem Personal) gewährleisten zu können. Zumal bisher die Listen des restrukturierungsbedingt umzusetzenden Personals nicht bekannt sind, sieht die IPV den gewählten Zeitraum für die Beobachtungsphase für zu kurz an (Die Listen der Fakultäten müssen zeitnah zur Verfügung gestellt werden. [Anmerkung IPV: bis Ende Oktober 2015]); der zusätzliche Aufwand bedarf einer Personalisierung. 18

19 [ ] Es soll offensiv das Feedback der Betroffenen eingeholt werden, um das IPV-Verfahren möglichst bedarfsorientiert und effizient weiterentwickeln zu können. Hierzu wird auch eine Vorstellung und Beratung zur IPV in der Geschäftsführerrunde und der Referentenrunde angeregt. [ ] Bei der geplanten Informationsveranstaltung werden die Geschäftsführer/innen (+ weitere Beteiligte) vertreten sein und um ein Feedback gebeten. Die IPV wird sich auf Anregung des Präsidiums in einer der nächsten Referentenrunden vorstellen und bittet um eine Einladung. 19

20 [ ] Um Akzeptanz der IPV zu fördern, sollen Vermittlungen/ Positivmeldungen unter Berücksichtigung der Belange des Datenschutzes in geeigneter Weise dokumentiert und kommuniziert werden. [ ] Die Vermittlungsfälle werden seit Beginn dokumentiert. Einige bisherige Positivmeldungen finden sich in den Folien Konkrete Fallbeispiele. 20

21 [ ] Bei der Verfahrensdokumentation soll explizit zwischen der laufenden Einführungsphase der IPV und einer späteren Phase unterschieden werden, in der tatsächlich Personen zur Vermittlung über die IPV gemeldet sind. [ ] Meldungen und Vermittlungsbemühungen werden datiert dokumentiert. 21

22 Aktueller Stand der Grafiken (Konzept IPV und Vorgehen bei Arbeitsplatzbesetzungswunsch ) 22

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25 Fallbeispiele und Feedback der dabei Beteiligten 25

26 Allgemeines Vorgehen Zu besetzender Arbeitsplatz Aktuelles Verfahren ( Arbeitsplatz sucht Personal ) Zukünftiges Verfahren ( Personal sucht Arbeitsplatz ) Erläuterungen Befristet Bedarfsorientierte Abfrage bei den Einrichtungen (wenn sinnvoll, z.b. nicht bei Beschäftigungsdauern von 2 Monaten) Abgleich mit dem gemeldeten, restrukturierungsbedingt umzusetzenden Personal² (ansonsten keine Aktion) Gilt für alle Personengruppen (auch für HiWi, Studentische Angestellte, ) 1 Unbefristet Bedarfsorientierte Abfrage bei den Einrichtungen Abgleich mit dem gemeldeten, restrukturierungsbedingt umzusetzenden Personal² (ansonsten keine Aktion) Gilt für alle Personengruppen 1 1 Ausnahmemöglichkeiten können geregelt werden (z.b. aktuell MTA) 2 Prüfung in Abstimmung mit der einstellenden Einrichtung 26

27 Konkrete Fallbeispiele Zu besetzender Arbeitsplatz ZE (ca. 2,5 Monate, 100% Arbeitszeit) Fakultät Aktuelles Verfahren Person (50% Arbeitszeit), deren Arbeitsplatz vorübergehend nicht budgetiert ist, ist der IPV bekannt. Durch individuelle Regelung wurde der Fakultät durch eine befristete anderweitige Zuordnung bei dem vorübergehenden Budgetierungsproblem geholfen. Restrukturierungsbedingt umzusetzende Person ist der IPV bekannt. IPV schlägt die Person für einen zu besetzenden Arbeitsplatz vor. Problematik der Freigabe des Arbeitsplatzes durch die Fakultät wird mit Hilfe der IPV gelöst. Umsetzung auf den zu besetzenden Arbeitsplatz. Zukünftiges Verfahren Individuelle Lösungen werden auch zukünftig von Bedeutung sein (kreatives, zielorientiertes Umgehen mit den Problemen) Unverändert 27

28 Zu besetzender Arbeitsplatz ZV Fakultät Bibliotheken (kein konkreter Arbeitsplatz) Aktuelles Verfahren Restrukturierungsbedingt umzusetzende Person ist der IPV durch die Abfrage bei den Einrichtungen bekannt. Umsetzung auf den zu besetzenden Arbeitsplatz. Unterstützung der Fakultät durch die IPV bei der Umsetzung fakultätsinterner, restrukturierungsbedingt umzusetzender Person. Restrukturierungsbedingt umzusetzende Person ist der IPV bekannt und kann zielgerichtet für den zukünftigen Bedarf qualifiziert werden. Zukünftiges Verfahren Zukünftig wird der IPV die Person bereits vor einer Abfrage bekannt sein, so dass diese entfallen kann. Umsetzung innerhalb der Einrichtungen Unverändert 28

29 Zu besetzender Arbeitsplatz ZV Wird gesucht Aktuelles Verfahren Auf die Abfrage bei den Einrichtungen wurde eine Person gemeldet. Bei den ursprünglichen Planungen war sie nicht restrukturierungsbedingt umzusetzen, hat jedoch großes Interesse an dem zu besetzenden Arbeitsplatz. Person wird zu restrukturierungsbedingt umzusetzendem Personal, ein anderer (bisher wegfallender) Arbeitsplatz bleibt bestehen. Professor ist daran interessiert die restrukturierungsbedingt umzusetzende Person (100%) zu beschäftigen. Problem: nur 50%-Stelle. Lösung: Finanzierung durch diese 50% + 20% Arbeitszeitreduzierung eines anderen Mitarbeiters + 5% Finanzierung durch die Fakultät + freiwillige, dauerhafte Arbeitszeitreduzierung der umzusetzenden Person auf 75% Zukünftiges Verfahren Zukünftig wird der IPV die Person bereits vor einer Abfrage bekannt sein, so dass diese entfallen kann. Individuelle Lösungen werden auch zukünftig von Bedeutung sein (kreatives, zielorientiertes Umgehen mit den Problemen) 29

30 Zu besetzender Arbeitsplatz Wird gesucht Wird gesucht Aktuelles Verfahren Fakultät meldet der IPV eine restrukturierungsbedingt umzusetzende Person. IPV fragt nach, ob der Arbeitsplatz restrukturierungsbedingt wegfällt. Wenn nein, kein Fall im Rahmen der IPV. Zukünftig und aktuell restrukturierungsbedingt umzusetzende Personen sind der IPV bekannt. Sämtliche zu besetzenden Arbeitsplätze werden auf Passung geprüft (auch bereits vor Wegfall des budgetierten Arbeitsplatzes der betroffenen Personen). Zukünftiges Verfahren IPV-Rat begleitet/ berät/ unterstützt die Einrichtungen bereits ab der Auswahl des restrukturierungsbedingt umzusetzenden Personals Unverändert 30

31 Brainstorming 31

32 Als im Zentralen Prüfungssekretariat für das Lehramt die studentischen Mitarbeiter in einer geringen Prozentzahl weiterbeschäftigt werden sollten, wurde nachgefragt, ob eine umzusetzende Person zur Verfügung steht. Ist es geplant, Personen, die mit 50% beschäftigt sind, auf mehrere Arbeitsplätze mit geringerer Beschäftigung aufzuteilen? (S. Mersdorf) 32

33 Fragen, Ideen oder Anregungen, Kritik oder Vorschläge? 33

34 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 34