Zeiterfassung für Projekte. Release Notes

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1 Zeiterfassung für Projekte Release Notes ZEP V 5.0 Oktober 2013 provantis IT Solutions GmbH Siemensstr Ditzingen Tel. +49 (0)7156/ Fax. +49 (0)7156/ zep@provantis.de

2 Inhalt 1 Übersicht Neue Funktionen... im Detail Allgemein Neues... Design Zeitraum... freigeben durch Mitarbeiter Neuen... Mitarbeiter anlegen Kunden:... CSV-Export mit -Adressen Einfachere... Mitarbeiter- bzw. Projektzuordnung Projektzeiterfassung:... Setzen der Standard-Fakturierbarkeit Projekt Kopieren... von Vorlage: Übernahme von Zuordnungszeiträumen Tagessatzanteile von anderem Projekt kopieren Preisfaktoren je Tätigkeit Auswertungen Projekt-Zeit-Matrix Tagessatzberechnung für mehrere Preisgruppen an einem Tag 11 3 Erweiterung... Module Modul Abteilungen Anzeige der Abteilungsmitarbeiter mit Beschäftigungszeiträumen Modul Dokumentengenerator Briefpapier: eigenes Briefpapier für Zeitnachweise etc. erstellen Modul Ticketsystem Zentrale Mailbox als Standard-Mailbox mit fester Reply To-Adresse Tickets anderer Bearbeiter bearbeiten Kennzeichnung primärer und sekundärer Projekte Modul Überstunden,... Fehlzeiten und Urlaub Sperre je Mitarbeiter Neue Spalte "Bemerkung" für abgeglichene Überstunden Fehlzeitenlink "Antrag einreichen" Fehlzeitenübersicht als PDF (mit Modul Dokumentengenerator) Modul Faktura MwSt-Änderungen bei Abschlägen und Schlussrechnungen Auswertung Offene Posten berücksichtigt das Zahlungsziel Modul Export für... Buchhaltung Rechnungen exportieren mit Abteilungsauswahl 20

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4 1 Übersicht ZEP 5.0 enthält Erweiterungen und Verbesserungen in folgenden Bereichen: Allgemein: Neues Design Zeitraum freigeben durch Mitarbeiter Neue Mitarbeiter anlegen auch wenn damit Mitarbeiterlizenzanzahl überschritten wird Kunden: CSV-Export mit -Adressen Bearbeitung der Mitarbeiterzuordnung bzw. Projektzuordnung vereinfacht Projektzeiterfassung: nach dem Speichern wird die Projekteinstellung der Fakturierbarkeit wieder gesetzt Projekt: Kopieren von Vorlage: optional Zuordnungszeiträume von Mitarbeitern bzw. Vorgängen übernehmen Tagessatzanteile von anderem Projekt kopieren Preisfaktoren je Tätigkeit Auswertungen: Projekt-Zeit-Matrix: Spalten und Zeilen können vertauscht werden optional Anzeige von Vorgängen einblenden Tagessatzberechnung für mehrere Preisgruppen an einem Tag Modul Abteilungen: Anzeige der Abteilungsmitarbeiter mit Beschäftigungszeiträumen Modul Dokumentengenerator: Briefpapier: eigenes Briefpapier für Zeitnachweise erstellen Modul Ticketsystem: zentrale Mailbox als Standard-Mailbox (mit fester ReplyTo-Adresse) Tickets im Status "in Bearbeitung" werden in der Zeiterfassung unter Mein ZEP jeweils für alle Mitarbeiter des Vorgangs angezeigt Tickets, die das aktuelle Projekt als primäres Projekt zugeordnet haben, werden mit einem Sternchen * angezeigt 4

5 Modul Überstunden, Urlaub und Fehlzeiten: Sperre je Mitarbeiter neue Spalte "Bemerkung" für abgeglichene Überstunden Ausdruck Fehlzeitenübersicht als PDF Modul Faktura: MwST-Änderung bei Abschlägen und Schlussrechnung Offene Posten berücksichtigt das Zahlungsziel Die Erweiterungen sind in ZEP 5.0 so realisiert, dass sich keine Änderungen in Ihrem ZEP ergeben, falls Sie die neuen Funktionen nicht nutzen. 2 Neue Funktionen im Detail 2.1 Allgemein Neues Design Das Design von ZEP ist überarbeitet worden Zeitraum freigeben durch Mitarbeiter Jeder Mitarbeiter in ZEP kann jetzt seine Zeitbuchungen bzw. Belegbuchungen freigeben. Vorraussetzung: Der Administrator hat unter Administration>Einstellungen>Mitarbeiter folgende Option mit "Ja" angegeben: "Jeder Mitarbeiter kann angeben, bis zu welchem Datum er seine Daten (Projektzeiten, Belege, Fehlzeiten) fertig erfasst hat und somit freigibt." Damit gibt der Mitarbeiter an, dass alle Projektzeiten (ggf. Belege und Fehlzeiten) korrekt und vollständig erfasst sind. ZEP versendet bei Freigabe KEINE , sondern für Projektleiter, Abteilungsleiter bzw. Administrator ist in der jeweiligen Auswertung (wie weiter unten beschrieben) sichtbar, ob und bis wann freigegeben ist. In der Projektzeittabelle unter Mein ZEP>Projektzeiten ist in der Zeile mit der KW-Angabe das zuletzt eingegebene "Freigegeben bis Datum" zu finden: 5

6 Wenn Sie diese Freigabe ändern möchten, klicken Sie auf diesen Link. Im folgenden PopUp können Sie eintragen bis wann Ihre erfassten Daten (Projektzeiten Belege, Fehlzeiten) freigegeben sind: Bitte beachten Sie: Das neue Freigabedatum speichern bedeutet, dass Sie alle Daten (Projektzeiten, Belege, Fehlzeiten) bis zu diesem Datum fertig erfasst haben und somit freigeben. Anschließend können Sie (als Mitarbeiter) Projektzeiten, Belege, Fehlzeiten für die Zeit bis einschl. dem Freigabedatum nicht mehr bearbeiten. In der Administration sind weiterhin alle Änderungen möglich. Ein Projektleiter kann weiterhin Projektzeiten und Belege innerhalb seiner Projekte umbuchen. Wenn Sie als Mitarbeiter ein Freigabedatum eingetragen haben, können Sie dieses nicht mehr rückgängig machen! Wenn das Freigabedatum doch geändert werden muss, wenden Sie sich an einen ZEPAdministrator. Dieser kann im Untermenüpunkt Daten des Mitarbeiters das Freigabedatum jederzeit korrigieren. Wo wird dieses Freigabedatum angezeigt: Ein Projektleiter sieht in seinem Projekt unter Projektmitarbeiter in der Tabelle jeweils ein Symbol für das Freigabedatum. Dieses Symbol ist blau, wenn die Freigabe später als Beginn des Auswertungszeitraums ist (also z.b. wenn Projektmitarbeiterzuordnung für den Oktober angezeigt wird, dann sind die Icons blau wenn die Freigabe 1. Oktober oder später ist), sonst grau. Per mouseover ist das genaue Freigabedatum zu sehen: 6

7 Ein Administrator kann dieses Freigabedatum unter Mitarbeiter>Verwaltung>Mitarbeiter: Daten sehen und ändern. Ein Abteilungsleiter (nur mit Modul Abteilungen) sieht bzw. bearbeitet das Freigabedatum unter Abteilungen>Mitarbeiter: Wenn Sie das Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub einsetzen, sehen Sie unter Administration>Monatsabschluss und unter Abteilung>MItarbeitersperre das neue grau-blaue Freigabe-Symbol neben dem grau-gelben Sperre-Symbol: Neuen Mitarbeiter anlegen Als Administrator können Sie nun bereits im Vorfeld neue Mitarbeiter anlegen, obwohl dafür noch keine Lizenzen frei sind. Wenn ein Mitarbeiter aus ZEP austritt, setzen Sie bei diesem Mitarbeiter unter Beschäftigungszeiträume ein entsprechendes Austrittdatum. Wenn dieses Austrittsdatum erreicht ist, wird die Mitarbeiterlizenz für einen neuen Mitarbeiter frei. Bisher konnten Sie den neuen Mitarbeiter auch erst dann in ZEP anmelden. Neu in ZEP 5.0 ist die Möglichkeit jederzeit über den Link Neuer Mitarbeiter einen Mitarbeiter anzulegen. ZEP informiert Sie darüber, dass Sie gegen die Lizenzbedingungen verstoßen: 7

8 . Klicken Sie auf OK und Sie gelangen in das Menü des neu angelegten Mitarbeiters und können hier ein entsprechendes zukünftiges Eintrittsdatum unter Beschäftigungszeiträume eintragen. ZEP wird Sie wieder darauf hinweisen, dass Sie die Anzahl der lizenzierten Mitarbeiter im zukünftigen Zeitraum überschreiten. Genauso weist ZEP Sie darauf hin, wenn Sie im nächsten Monat die Anzahl der Lizenzen überschreiten werden, so dass Sie immer informiert sind und rechtzeitig neue Lizenzen bestellen können bzw. entsprechend Lizenzen freimachen Kunden: CSV-Export mit -Adressen Sie sehen jetzt in der Kundentabelle unter Kunden>Verwaltung alle drei Adresszeilen und das Land des jeweiligen Kunden. Zusätzlich wird auch der primäre Ansprechpartner mit einem Briefsymbol hinter seinem Namen angezeigt, wenn Sie für diesen Ansprechpartner eine Adresse hinterlegt haben: Im CSV-Export wird in einer zusätzlichen Spalte die -Adresse des primären Ansprechpartners exportiert. In der Tabelle Kunde>Adressen werden auch alle 3 Adresszeilen in jeweils einer Spalte inkl. Land angezeigt und entsprechend im CSV-Export berücksichtigt Einfachere Mitarbeiter- bzw. Projektzuordnung Unter Projekte>Auswertungen>Mitarbeiterzuordnung und analog unter Mitarbeiter>Verwaltung>Projektzuordnung können Sie nun direkt die Zuordnung bearbeiten. Wenn Sie auf den blauen Balken klicken, können Sie die Preisgruppe und den Zuordnungszeitraum des entsprechenden Mitarbeiters ändern Projektzeiterfassung: Setzen der Standard-Fakturierbarkeit Nach dem Speichern einer Projektzeit wird jetzt immer die Einstellung der Fakturierbarkeit, wie sie im Projekt bzw. Vorgang definiert ist, wieder voreingestellt. 8

9 2.2 Projekt Kopieren von Vorlage: Übernahme von Zuordnungszeiträumen Wenn Sie ein Projekt kopieren, können Sie nun optional angeben, ob Sie auch die Zeiträume der Vorgänge bzw. der Mitarbeiter übernehmen möchten: D.h. es werden jeweils Start- und Endedatum aller Vorgänge des Vorlageprojekts kopiert (selbst wenn diese ganz oder zum Teil in der Vergangenheit liegen). Sie können auch die zeitliche Zuordnung der Projektmitarbeiter übernehmen. (Wenn diese Optionen nicht gewählt sind: entspricht das Start- und das Endedatum aller Vorgänge der Projektlaufzeit, ebenso werden die Mitarbeiter jeweils für die gesamten Projektdauer zugeordnet.) Diese optionale Auswahl haben Sie auch, wenn Sie in einem bestehenden Projekt "Vorgänge von 9

10 Vorlage kopieren möchten: oder die Mitarbeiterzuordnung von einem anderen Projekt übernehmen möchten: Tagessatzanteile von anderem Projekt kopieren Wenn Sie für ein Projekt spezifische Tagessatzanteile, die von den unter Administration>Stammdaten>Tagessatzanteilen definierten Anteilen abweichen, anlegen möchten, können Sie diese nun auch von einem anderen Projekt kopieren (Link Tagessatzanteile von anderem Projekt kopieren) Preisfaktoren je Tätigkeit Neu ist, dass Sie nun auch zusätzlich zu Ihren Preisfaktoren, Spezielle Preisfaktoren für weitere Tätigkeiten hinzufügen können. (Bitte beachten Sie: Sie müssen zunächst einen generellen zeitabhängigen Preisfaktor definiert haben, bevor Sie spezielle Preisfaktoren für weitere Tätigkeiten hinzufügen können.) 2.3 Auswertungen Projekt-Zeit-Matrix Wenn Sie die neue Checkbox "Mitarbeiter in Zeilen listen" aktivieren, werden Spalten und Zeilen vertauscht: 10

11 D.h. Die Mitarbeiter werden untereinander in den Zeilen aufgeführt und die Projekte nebeneinander in Spalten. Sie können optional auch die Vorgänge einblenden (Wenn Sie auch "Vorgänge ohne Projektzeitbuchungen anzeigen" auswählen, werden entsprechend dem eingestellten Zeitraum die zu dieser Zeit aktiven Vorgänge angezeigt): Bitte beachten Sie: Wenn Sie "Vorgänge anzeigen" auswählen, können Sie nicht mehr die Mitarbeiter in Zeilen listen. Übrigens: ZEP merkt sich die Zahl, die Sie in "max. Anzahl Mitarbeiter/Seite" angeben. Beim nächsten Aufruf der Auswertung ist diese Zahl voreingestellt Tagessatzberechnung für mehrere Preisgruppen an einem Tag Wenn ein Projekt im Aufwand nach Tagessätzen vorgangsübergreifend abgerechnet wird, dann muss ZEP für die Berechnung eines Tagessatzes für einen Tag genau eine Preisgruppe und deren Tagessatz aus der Preistabelle verwenden. 11

12 Eine Besonderheit ist der Fall, wenn ein Mitarbeiter, der verschiedenen Vorgängen mit unterschiedlichen Preisgruppen zugeordnet ist, auf mehrere Vorgänge am selben Tag gebucht hat. In diesem Fall hat ZEP bisher immer die Preisgruppe des zuerst gebuchten Vorgangs zur Berechnung des Tagessatzes verwendet. Neu ist nun folgende Regelung: In diesem Fall wird die Preisgruppe mit der höheren Stundenzahl an diesem Tag zur Berechnung des Tagessatzes verwendet. Werden gleichviele Stunden gebucht, wird die Preisgruppe mit dem höheren Tagessatz für die Berechnung verwendet. 3 Erweiterung Module 3.1 Modul Abteilungen Anzeige der Abteilungsmitarbeiter mit Beschäftigungszeiträumen Unter dem Menüpunkt Abteilungen > Auswertungen > Mitarbeiterzuordnung, können Sie sich für einen Zeitraum alle Mitarbeiter einer Abteilung (bzw. Alle Abteilungen, bzw. Abteilung mit untergeordneten Abteilungen) untereinander anzeigen lassen. Der Balken entspricht dem Beschäftigungszeitraum des jeweiligen Mitarbeiters. Per mouseover zeigt ZEP den entsprechenden Beschäftigungszeitraum an: 3.2 Modul Dokumentengenerator Briefpapier: eigenes Briefpapier für Zeitnachweise etc. erstellen Ab sofort können Sie in ZEP für alle Auswertungen ein eigenes Briefpapier hinterlegen. Unter Administration>Stammdaten>Sonstiges>Briefpapier finden Sie folgende Angaben: Übersicht 12

13 Erstellung Briefpapier Standardbriefpapier Wenn Sie kein eigenes Briefpapier hinterlegen, wird immer das Standardbriefpapier verwendet. Das sehen Sie auch an der Anzeige Briefpapier Standard Hochformat/Querformat wird verwendet. Das Standardbriefpapier enthält lediglich eine Fußzeile mit Ihrem Firmennamen und der Seitennummer. Wozu eigenes Briefpapier Soll ZEP Ihre Auswertungen (in pdf, Word oder OpenOffice) komplett inkl. Briefpapier erstellen, also z.b. mit Ihrem Logo und weiteren Angaben in Kopfzeile und Fußzeile? Dann müssen Sie ihr eigenes Briefpapier erstellen und in ZEP hochladen. Wie erstelle ich ein Briefpapier Ihr Briefpapier muss ein OpenOffice-Dokument sein und bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Sie benötigen das kostenfreie Textverarbeitungsprogramm OpenOffice Writer. Wenn Sie in Ihrem ZEP auf die Hilfe oben rechts (neben dem Abmelden) klicken, finden Sie links im Menü Installationspakete > OpenOffice. Hier können Sie sich eine passende Version des 13

14 OpenOffice Writer downloaden und auf Ihrem PC installieren. (Falls Sie eine andere, aktuellere Version von OpenOffice verwenden, achten Sie bitte darauf, dass Sie das Briefpapier im Format.odt speichern und keine Funktionen verwenden, die erst in der aktuellen OpenOffice-Version unterstützt werden.) Nehmen Sie eines unserer Briefpapier-Beispiele als Ausgangsbasis für Ihr Briefpapier. Wenn gewünscht ist, dass die erste Seite des Briefpapiers anders sein soll als die Folgeseiten (z.b. Ihre Kontakt-Daten nur in den Kopfzeilen der ersten Seite), nehmen Sie in diesem Fall das Beispiel Briefpapier_Zweiseitig.odt.. Speichern Sie die Beispieldatei auf Ihrem PC unter einem eigenen Namen, tauschen Sie das Logo gegen Ihr eigenes Logo aus, tragen Sie die weiteren Daten ein und speichern Sie das Dokument. Wichtig: Dateiendung.odt. Achten Sie darauf, dass beim Speichern der Cursor sich an der richtigen Stelle befindet (also am Ende des Dokuments und nicht etwa in der Kopf- oder Fußzeile. Siehe auch Abschnitt Was soll / darf im Briefpapier stehen. Laden Sie jetzt ihr Briefpapier hoch: Klicken Sie in der Tabelle Briefpapier auf den Stift in der Zeile Briefpapier deutsch. Im Popup-Formular wählen Sie Ihre neu erstellte Datei aus und klicken Speichern. Was soll / darf im Briefpapier stehen: mit OpenOffice bearbeiten Das Briefpapier kann ausschließlich das außenrum Ihrer Auswertungen enthalten. Der Inhalt der Auswertung wird von ZEP später eingefügt. Absatzvorlagen im OpenOffice Briefpapier In den Absatzvorlagen können schriftbezogene Einstellungen vorgenommen werden. Unter anderem beinhaltet dies die Schriftart und -größe, sowie Einzüge und Abstände. Seitenvorlagen im OpenOffice Briefpapier In der Seitenvorlage können unter anderem die Kopf- und Fußzeilen, sowie die Seitenränder definiert werden. Um die Eigenschaften der verwendeten Seitenvorlage anzuzeigen, öffnen Sie das Fenster Formatvorlagen (F11) und klicken Sie auf den Knopf Seitenvorlagen. Wenn sich das Format der ersten Seite von den restlichen Seiten unterscheiden soll, definieren Sie die Seitenvorlagen Erste Seite und Standard. Wichtig ist in diesem Fall, dass beim Speichern die Seitenvorlage Erste Seite aktiv ist und der Cursor sich an der richtigen Stelle befindet. Briefpapier in unterschiedlichen Sprachen ZEP erstellt Auswertungen in der Sprache des angemeldeten Benutzers. Davon ausgenommen sind die projektzpezifischen Auswertungen (Projektumsatz, Projektzeitnachweis und die Rechnungen) diese werden in der Sprache des Projekts erstellt. In Projekt > Abrechnungseinstellungen > Format können Sie dafür neben deutsch auch englisch oder französisch angeben. 14

15 Wenn Sie kein spezielles englisches oder französisches Briefpapier hinterlegen, werden englische oder französische Auswertungen problemlos auf dem deutschen Briefpapier erstellt. Es könnte jedoch sein, dass Sie ein spezielles englisches oder französisches Briefpapier wünschen. Erstellen Sie jeweils eine eigene.odt-datei und laden Sie diese bei Briefpapier englisch bzw. Briefpapier französisch hoch. Unterschiedliches Briefpapier für Abteilungen In der Abteilungsverwaltung können Sie bei Bedarf für Ihre Abteilungen unterschiedliches Briefpapier hinterlegen. Gehen Sie dazu in die Abteilungsverwaltung in eine Abteilung und dort zum Menüpunkt Briefpapier. Briefpapier Allgemein wird in folgenden Auswertungen verwendet: Deckblatt Projekt Deckblatt Kunde Deckblatt Mitarbeiter Projektstand Plan / Gesamtstatus Plan Projektstand Zeit / Gesamtstatus Zeit Projektstand Ertrag / Gesamtstatus Ertrag Projekt-Zeit-Matrix / Mitarbeiter-Zeit-Matrix Kostenabrechnung Pausenübersicht Auszahlungen Arbeitszeitenübersicht Jahresübersicht Fehltage Offene Posten Zahlungseingänge Umsatzprognose Unfertige Leistungen 15

16 nur mit Modul Faktura: Briefpapier für Rechnung Erstellen Sie gegebenenfalls auch für die Rechnungen ein eigenes Briefpapier. Briefpapier für Mitarbeiterzeitnachweis Erstellen Sie gegebenenfalls auch für die Mitarbeiterzeitnachweise ein eigenes Briefpapier, analog dem Briefpapier Allgemein. Briefpapier für Projektumsatz und Projektzeitnachweis Erstellen Sie gegebenenfalls auch für die Auswertungen Projektumsatz und Projektzeitnachweis ein eigenes Briefpapier, analog dem Briefpapier Allgemein. Briefpapier Beispiele Nehmen Sie eines unserer Briefpapier-Beispiele als Ausgangsbasis für Ihr Briefpapier. Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage und Speichern Sie die Beispieldatei auf Ihrem PC unter einem eigenen Namen, tauschen Sie das Logo gegen Ihr eigenes Logo aus, tragen Sie die weiteren Daten ein und speichern Sie das Dokument. Wichtig: Dateiendung.odt. 3.3 Modul Ticketsystem Zentrale Mailbox als Standard-Mailbox mit fester Reply To-Adresse Sie können eine bestehende bzw. eine neue Mailbox jetzt als "Standardmailbox" definieren, d.h. alle s, die an diese Adresse gesendet werden, werden von ZEP zu Tickets umgewandelt. Diese Tickets sind zunächst dem Projekt/Vorgang zugeordnet, dem die Standard-Mailbox zugewiesen ist. Sie können die Projektzuordnung des Tickets aber auch beliebig ändern. Bei allen Mails, die in die Ticket-Mailboxen kommen, wird nun geprüft, ob diese (aufgrund ihres Betreffs) einem irgendwo bestehenden Ticket zugeordnet werden können. Ist dies der Fall, so wird die Mail an dieses Ticket angehängt. "Reply-To"-Adresse: wird eine Mail aus dem Ticket-System versendet, so prüft ZEP, ob dem Vorgang des Tickets eine Mailbox zugeordnet ist. Ist dies der Fall, so wird deren Mailadresse als ReplyTo-Adresse 16

17 verwendet. Bei Tickets, die (automatisch) verschoben wurden und bei denen der Vorgang dann u.u. keine Mailbox mehr zugeordnet hat, wird die Mail-Adresse der "Standard-Mailbox" als ReplyTo-Adresse verwendet Tickets anderer Bearbeiter bearbeiten Sie können jetzt direkt unter Mein ZEP>Projektzeiten Zeiten auf ein Ticket buchen, dem Sie nicht als Bearbeiter zugewiesen sind. Voraussetzungen: Sie sind Projektmitarbeiter bzw. Vorgangsmitarbeiter das Ticket hat den Status "in Bearbeitung" In der Liste der Vorgänge werden alle Tickets mit dem Status "in Bearbeitung" jeweils unterhalb des zugehörigen Vorgangs angezeigt und können direkt zur Zeiterfassung gewählt werden Kennzeichnung primärer und sekundärer Projekte Sehen Sie jetzt auf einen Blick, welche Tickets das aktuell ausgewählte Projekt als primäres Projekt haben: Unter Projekte>Verwaltung>Projekt: Tickets sind jetzt alle Tickets mit einem gekennzeichnet, denen das aktuell eingestellte Projekt als primäres Projekt zugeordnet ist: Sekundäre Zuordnungen sind mit einem grauen Stern gekennzeichnet. 3.4 Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub Sperre je Mitarbeiter Sie haben in ZEP jetzt neu die Möglichkeit, einen "Monatsabschluss" d.h. eine "Sperre je Mitarbeiter" durchzuführen. Unter Administration>Monatsabschluss sehen die "Arbeitszeitenübersicht für Monatsabschluss und Mitarbeitersperren": 17

18 Neben dem Namen des Mitarbeiters sehen Sie zwei neue Symbole : das erste Symbol zeigt den aktuellen Sperr-Zustand an: gelb hinterlegt = Mitarbeiter gesperrt Mitarbeiter nicht gesperrt bzw. ohne Farbe =. Das zweite Symbol zeigt den "Freigabestatus" an (siehe "Zeitraum freigeben durch Mitarbeiter" ). Der Monatsabschluss funktioniert weiterhin wie bisher. Neu ist, dass zusätzlich alle Mitarbeiter für den abgeschlossenen Monat auch jeweils "gesperrt" sind. Wenn Sie nun einen Monatsabschluss aufheben (müssen), klicken Sie wie gewohnt auf "Monatsabschluss aufheben", sind alle Mitarbeiter weiterhin gesperrt, nun können Sie ganz gezielt für einen bestimmten Mitarbeiter diese Sperre aufheben. Klicken Sie in der Zeile des Mitarbeiters auf das gelb hinterlegte "Sperr-Symbol und beantworten Sie den Dialog, ob Sie den Mitarbeiter für "Jahr.Monat" entsperren möchten mit Ja. Sie können nun für diesen Mitarbeiter im entsperrten Zeitraum Änderungen in ZEP vornehmen. Danach sperren Sie den Mitarbeiter wieder. Der Mitarbeiter wird bei allen Änderungen bzgl. der Sperre jeweils per über diese Änderungen informiert (Mail-Vorlage "Gesperrt" bzw. "Entsperrt" unter Administration>Stammdaten>Mailvorlagen). Sie können aber auch alle Mitarbeiter auf einmal für einen bestimmten Monat entsperren: Klicken Sie auf "Alle Mitarbeiter für Monat Jahr entsperren", dann werden alle Mitarbeiter entsperrt (zu sehen am grau hinterlegten Sperre-Symbol ). Die Auswirkungen einer Mitarbeitersperre sind analog zum bisherigen Monatsabschluss: für den entsprechenden Mitarbeiter können keine Änderungen vorgenommen werden, auch nicht vom Administrator (Projektzeiten, Belege, Fehlzeiten in dem Monat erfassen, ändern bzw. löschen.) Neue Spalte "Bemerkung" für abgeglichene Überstunden In der Ansicht Mitarbeiter>Verwaltung>Mitarbeiter: Überstunden gibt es in der Tabelle hinter den abgeglichenen Überstunden jetzt eine neue Spalte "Bemerkungstext": 18

19 3.4.3 Fehlzeitenlink "Antrag einreichen" Wenn Sie eine genehmigungspflichtige Fehlzeit in ZEP eintragen, heißt der dazugehörige Link jetzt "Antrag auf Genehmigung einer Fehlzeit ( )" und nicht mehr "Urlaubsantrag einreichen (Mail an Vorgesetzte)", da der Antrag ja auch Freizeitausgleich usw. umfassen kann Fehlzeitenübersicht als PDF (mit Modul Dokumentengenerator) Da der Ausdruck des Fehlzeitenübersicht in Abhängigkeit des eingesetzten Browsers unterschiedlich "gute" Ergebnisse liefert, bietet ZEP jetzt auch einen einheitlichen Ausdruck als PDF an. 3.5 Modul Faktura MwSt-Änderungen bei Abschlägen und Schlussrechnungen Bei Schlussrechnungspositionen und bei Abschlagsrechnungspositionen mit vorangehendem Abschlag können Sie nun Mehrwertsteueränderungen wie folgt abbilden: Wählen Sie aus, ob die neue MwSt. auf den Gesamtbetrag oder auf den aktuellen Betrag (default-einstellung) angewendet werden soll. Variante "rückwirkend auf den Gesamtbetrag" 19

20 Unter der "Summe bereits angeforderter Zahlungen netto" gibt es eine neue Zeile mit "Summe bereits angeforderter MwSt.": Endbetrag der Schlussrechnung/ Zahlungsanforderung netto: Endbetrag der Schlussrechnung/ Zahlungsanforderung brutto: enthaltene MwSt.: xxx,xx xxx,xx xxx,xx Variante "nur auf den aktuellen Endbetrag dieser Rechnung" Für den Fall, dass die MwSt. geändert wird und der Zeitpunkt der (Abschlags, bzw. Schluss)Rechnungsstellung für den gültigen MwSt.-Satz entscheidend ist, wählen Sie die Variante "auf den aktuellen Endbetrag". D.h. die MwSt. zum Gesamtbetrag wird nicht berechnet und nicht angezeigt, sondern: Endbetrag dieser Schlussrechnung/ xxx,xx Zahlungsanforderung netto: MwSt. xx% Endbetrag dieser Schlussrechnung/ xxx,xx xxx,xx Zahlungsanforderung brutto: Auswertung Offene Posten berücksichtigt das Zahlungsziel Die Auswertung Offene Posten unter Administration>Faktura>Offene Posten, Kunde>Offene Posten und Projekt>Offene Posten berücksichtigt das Zahlungsziel und stellt die offenen Beträge nach Anzahl Tagen seit Zahlungsziel in der Tabelle dar. 3.6 Modul Export für Buchhaltung Rechnungen exportieren mit Abteilungsauswahl Wenn Sie das Modul Abteilungen einsetzen, können Sie auch eine Abteilung vorwählen: 20

21 Bei Einstellung einer Abteilung werden nur die Rechnungen berücksichtigt, die auf Briefpapier dieser Abteilung erstellt wurden. Das ist i.a. die Abteilung des Projekts der ersten Rechnungsposition. Durch die Checkbox geben Sie an, ob auch die Rechnungen der Unterabteilungen der selektierten Abteilung berücksichtigt werden sollen. Ein Abteilungsleiter erhält seine Abteilung(en) zur Auswahl. Ein Administrator kann alle Abteilungen selektieren. Voreingestellt ist die Abteilung des angemeldeten Benutzers. Ein Administrator kann in den Einstellungen von ZEP auch die Voreinstellung "- Alle Abteilungen -" vorgeben 21

22 Copyright 2013 provantis IT Solutions GmbH