Web-basierte Beschaffung

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1 Web-basierte Beschaffung Sebastian Kaiser, Eric Kuhnt, Stefanie Lemcke, Ulrike Lucke Maximaler Raum für Titelbild (wenn kleiner dann linksbündig an Rand angesetzt) UNIVERSITÄT POTSDAM Institut für Informatik Komplexe Multimediale Anwendungsarchitekturen 1

2 Ausgangspunkt g keine digitale Bedarfsmeldung keine automatisierten Prüfalgorithmen keine Statusmeldungen keine statistischen Aussagen keine Anbindung an das Rechnungswesen keine Anbindung des Lieferanten keine Unterstützung des Vergabeprozesses internes e-procurement Standardisierung Servicegedanke Portfoliomanagement IT-Integration Supplier Relationship Management rechtliche Absicherung kein zeitgemäßes Beschaffungswesen esen Bindung von Kapazitäten, Mehraufwand, Mehrkosten, rechtliche Risiken UNIVERSITÄT POTSDAM Institut für Informatik Komplexe Multimediale Anwendungsarchitekturen 2

3 Realisierung mittels Service Learning Akteure aus der Hochschule: Dezernat 4 Haushalt und Beschaffung Rechenzentrum Institut für Informatik studentische Akteure: Prozesserhebung & -modellierung (9) Implementierung eines Prototypen (15) Re-Design & Optimierung Sebastian Kaiser, B.Sc. Eric Kuhnt, BSc B.Sc. Stefanie Lemcke, B.Ed., B.Sc. Produktivsetzung: Sebastian Kaiser, BSc B.Sc. Stefanie Lemcke, B.Ed., B.Sc. Kora Haedge, B.Sc. Gregor Tallig, B.Sc. UNIVERSITÄT POTSDAM Institut für Informatik Komplexe Multimediale Anwendungsarchitekturen 3

4 Prozessmodell UNIVERSITÄT POTSDAM Institut für Informatik Komplexe Multimediale Anwendungsarchitekturen 4

5 Beschaffungsprozess gp - Überblick dezentral zentral - D4 UNIVERSITÄT POTSDAM Institut für Informatik Komplexe Multimediale Anwendungsarchitekturen 5

6 Anforderungen digitale Umsetzung des Workflows rechtskonforme Archivierung und Verwaltung Formularfunktionen und Formulareditor Terminplanung Statistiken übersichtliche Administration UNIVERSITÄT POTSDAM Institut für Informatik Komplexe Multimediale Anwendungsarchitekturen 6

7 Login Besteller Kostenstelleninhaber Verwaltungsleiter Beschaffungsleiter Beschaffer Admin UNIVERSITÄT POTSDAM Institut für Informatik Komplexe Multimediale Anwendungsarchitekturen 7

8 Beschaffungsantrag g UNIVERSITÄT POTSDAM Institut für Informatik Komplexe Multimediale Anwendungsarchitekturen 8

9 Übersicht der Vorgänge g UNIVERSITÄT POTSDAM Institut für Informatik Komplexe Multimediale Anwendungsarchitekturen 9

10 Datenmodell Projektverwaltung Benutzerverwaltung Formularverwaltung UNIVERSITÄT POTSDAM Institut für Informatik Komplexe Multimediale Anwendungsarchitekturen 10

11 Systemarchitektur UNIVERSITÄT POTSDAM Institut für Informatik Komplexe Multimediale Anwendungsarchitekturen 11

12 Lessons Learned regelmäßige Einbeziehung aller relevanten Akteure umfangreiche Konzeptionsphase open source Frameworks + Eigenentwicklung vs. kommerzielles Produkt mit Wartung & Support Service Learning als attraktives Modell für die Hochschule für die Studenten UNIVERSITÄT POTSDAM Institut für Informatik Komplexe Multimediale Anwendungsarchitekturen 12

13 Zeitplan Ende 2013 Verfügbarkeit des Prototypen Anfang 2014 Beta-Tests in der Informatik Tests in einem weiteren Institut fakultätsweite Tests Mitte 2014 hochschulweite Freigabe UNIVERSITÄT POTSDAM Institut für Informatik Komplexe Multimediale Anwendungsarchitekturen 13

14 Prof. Dr.-Ing. habil. Ulrike Lucke Universität Potsdam Institut für Informatik Lehrstuhl für Komplexe Multimediale Anwendungsarchitekturen, Chief Information Officer (CIO) Tel UNIVERSITÄT POTSDAM Institut für Informatik Komplexe Multimediale Anwendungsarchitekturen 14