Diplomarbeit. Prozessoptimierung im Unternehmen auf Basis von workflowbasierten eformularen

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1 Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin Fachbereich 4, Studiengang Angewandte Informatik Diplomarbeit über das Thema Prozessoptimierung im Unternehmen auf Basis von workflowbasierten eformularen zur Erlangung des akademischen Grades eines Diplom-Informatikers (FH) von Dmytro Sinitsyn Matrikelnr.: S Erstgutachter: Raimund Kosciolowicz, HTW Berlin Zweitgutachter: Peter Körner, Adobe Systems Inc. Betreuer: Gottfried Junghanns, HTW Berlin, HRZ Abgabedatum: WS 2009/2010

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung 8 2. Theoretische und methodische Grundlagen Einführung in Datenaufnahme Daten und Datenmanagement Datenlebenszyklus Datenaufnahme: Zweck, Ort und Umfang Aufwand der Datenerfassung Arten der Datenaufnahme Geschäftsprozesse und deren Zweck Monitoring von Geschäftsprozessen Ziele und Wege der Prozessoptimierung Prozessreengineering und Optimierung Berechnung finanzieller Nutzenpotentiale Situationsanalyse Ansätze für die Prozesserfassung Erfassung der IST-Abläufe Einführung in die Thematik Aufgaben der Prozessteilnehmer Prozessbeschreibung Datenbeschaffung Datenvalidierung und Antragsbearbeitung Anbindung der Datenmanagementsysteme Zusammenfassende Bewertung Entscheidungsgrundlage für Prozessreengineering Anforderungen an die Lösung Prozessanalyse und Verbesserungsvorschläge Entwurf 39

3 4.1. Konzeptuelle Prozessveränderungen Automatisierung, Standardisierung, Prozessbeschreibung Kommunikation Formulare und Konzepte der Datenerfassung Medium für den systemübergreifenden Datenaustausch Reihenfolge der Bearbeitungsschritte und Eliminierung von Wartezeiten Workflow-Unterbrechungen Formularvorlagen Wiederverwendung von Geschäftsprozessen Prozessverwaltung Prozessbeschreibung Datenbeschaffung Datenvalidierung Datenarchivierung Anbindung IDM Anbindung des Campus-Management-Systems Entscheidungsprozesse mit Workflowunterbrechungen Integration externer Diensten Benachrichtigung von internen und externen Prozessteilnehmern Alternative Modellierungs- und Umsetzungsmöglichkeiten Anwendungsumgebung vs. Eigenentwicklung LiveCycle ES - Vergleich mit anderen kommerziellen Lösungen Entwicklungsumgebung und Standards Funktionsumfang und Features Anwendergruppen Verwaltung von Anwenderrechten und Zugriffsberechtigungen Systemarchitektur und Komponenten Workbench ES als zentrale Entwicklungskomponente Prozesskonzeption und -entwicklung 66 4

4 Erstellung intelligenter personalisierter Formulare und Dokumente Nutzung eines gemeinsamen Repository Einfachere Tests und automatisierte Entwicklung Flex-Builder und LiveCycle ES-SDK GUI-Modellierung Verfügbare Client-Oberflächen Formularentwurf und Ausgabeformate Aufbau eines intelligenten, dynamischen Formulars Komponenten und Funktionen des dynamischen Formulars Wiederverwendung von GUI-Elementen Fragmente Object Library M asterpages Workspace ES als zentrale Clientkomponente Implementierung Aufgaben und Funktionen der Prozessteilnehmer Gesamtübersicht über den Prozess LBA" Formulare für die Datenbeschaffung Adobe PDF Flash basierte Formulare: Form Guide HTML- Formulare Datenbeschaffung und Workflow-Initialisierung eingang Eingang von Papierformularen Benachrichtigungskonzepte und Aufgabenverteilung Benachrichtigung externer Teilnehmer» Aufgabenverteilung und Validierung von eingehenden Antragsdaten Archivierung von Daten und Vorgängen Anbindung IDM 102 5

5 6.8. Anbindung des Campus-Management-Systems Integration externer Dienste: Auslesen der Accountdaten Integration externer Dienste: Auslesen der Auftragsdaten Verwendung von BAM Zusammenfassung und Ausblick Arbeitsergebnisse und Gesamtbewertung Ausblick und Perspektiven 110 Literaturverzeichnis 113 Abbildungs- und Tabellenverzeichnis 116 Glossar 119 Eidesstattliche Erklärung 122