Der IT Business Case

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1 Ralph Brugger Der IT Business Case Kosten erfassen und analysieren Nutzen erkennen und quantifizieren Wirtschaftlichkeit nachweisen und realisieren Mit 284 Abbildungen Zweite korrigierte und erweiterte Auflage 4y Springer

2 Vorwort XV 1 Einleitung Der Hintergrund -Worin begründet sich dieses Buch? Das Anliegen - Welches Ziel verfolgt das Buch? Der Inhalt - Was wird in diesem Buch vermittelt? Die Zielgruppe - Wer sollte dieses Buch lesen? IT-Projekt oder Business-Projekt - Das ist hier die Frage 8 2 Business Case - Grundlagen Was ist das überhaupt - ein Business Case? Wozu wird ein Business Case erstellt? Welche Vorzüge ergeben sich aus einem Business Case? Welche inhaltlichen Ausprägungen sind möglich? Situation 1 - SAP-Konsolidierung Situation 2 - Unternehmensverbindung Situation 3 - Datenschutz Situation 4 - Sicherheit Situation 5 - Asset Management Situation 6 - Investition in CAD Wertgenerierung versus Wertsicherung Betrachtungsschwerpunkt und Notwendigkeitsbeurteilung Business Case vs. Business Plan - Was ist der Unterschied? Business Case - Vorgehen Wer erstellt den Business Case? Wer ist an der Erstellung eines Business Case beteiligt? Wie erstellt man einen Business Case? Phase 1 - Initialisierung Phase 2 - Entwicklung Phase 3 - Validierung / Qualitätssicherung Wie dokumentiert man einen Business Case? Management Summary Projektübersicht Wirtschaftlichkeitsnachweis Projektdetails 56

3 3.5 Wie gestaltet sich der optimale Investitionsablauf? Phase 1 -Selektion Phase 2 -Ausführung Phase 3 - Kontrolle 61 Primäre Wirtschaftlichkeitsfaktoren Projektkosten / Investitionskosten Externe und interne Kosten Einmalige Kosten (Investitionskosten) Laufende Kosten (Betriebskosten) Identifizierung der Kostentreiber Berücksichtigung von Re-Investitionen bei den Betriebskosten Kosten für den Parallelbetrieb während der Migrationsphase Projektnutzen / Investitionsnutzen Unterscheidung hinsichtlich der Quantifizierbarkeit Unterscheidung hinsichtlich der Zahlungswirksamkeit Unterscheidung hinsichtlich des Ursprungs Unterscheidung hinsichtlich der zeitlichen Haltbarkeit" Einmaliger Nutzen Laufender Nutzen 96 Sekundäre Wirtschaftlichkeitsfaktoren Die Kapitalkosten Fremdkapitalkosten (costof debt) Eigenkapitalkosten (cost of equity) Gewichtete Kapitalkosten (WACC) Die Ertragssteuern Die Abschreibungen Das Netto-Umlaufvermögeri Die Fremdkapitalzinsen 112 Unternehmensrechnungen aus Investitionssicht Cashflow vs. Aufwendungen und Erträge Die Erfolgsrechnung (Gewinn- und Verlustrechnung) Einfluss der Investition auf den Gewinn Die Cashflow-Rechnung (Geldflussrechnung) Investitions-Cashflow versus Untemehmens-Cashflow Einfluss der Investition auf den Cashflow Cashflow vor Steuern Cashflow nach Steuern Cashflow nach Steuern und Abschreibungen Veränderungen des Umlaufvermögens, 135 Wirtschaftlichkeitsanalyse - Grundlagen Überblick - Die Analyseverfahren 139

4 XI Statische Verfahren Dynamische Verfahren Value-orientierte Verfahren Überblick - Die Rahmenbedingungen Steuersatz Kalkulationszinssatz Betrachtungszeitraum und Terminierung Zahlungszeitpunkt Abschreibungsdauer und -methode Inflationsrate Diskontierung - absolute Vorteil haftig keit Abzinsung Aufzinsung Diskontierung - relative Vorteilhaftigkeit Die Basisvariante (Base Case) als Vergleichsmaßstab Differenzrechnung versus Gesamtrechnung Betrachtungszeitraum und Terminierung Ewige Rente und Rente mit Kapitalverzehr 175 Wirtschaftlichkeitsanalyse - Rechenverfahren Statische Berechnung: ROI (Return on Investment) Periodenbezogene Rentabilität- Einfacher ROI? Periodenübergreifende Rentabilität- Kumulierter ROI Statische Berechnung: Payback Durchschnittsrechnung Kumulationsrechnung Rückflusszahl Dynamische Berechnung: NPV (Net Present Value) Dynamische Berechnung: IRR (Internal Rate of Return) Dynamische Berechnung: Baldwin-Methode Dynamische Berechnung: Payback Value-Berechnung: VaS (Value at Stake) Gewinn versus Wertschöpfung (Residualgewinn) Berechnung -Vom Gewinn zum Residualgewinn Berechnung - Vom Residualgewinn zum VaS Vergleichende Berechnung von VaS und NPV 219 Wirtschaftlichkeitsanalyse -Analysemodell Dynamische Modellsimulation Kostenmodell Nutzenmodell Wirtschaftlichkeitsmodell Tabellenblatt Einstieg (Business-Case-Eckpunkte)" Tabellenblatt Investitionsrechnung" Tabellenblatt Erfolgsrechnung" Investitionsrechnung vs. Erfolgsrechnung - die Unterschiede Tabellenblatt Grafiken" -Visualisierung der Ergebnisse 245

5 XII Inhaltsverzeichnis 10 Datenerhebung und -aufbereitung Datenbasis Praxisbeispiel -Ablösung einer Anwendungsumgebung Cashflow vs. Leistungsverrechnung Primärkosten vs. Sekundärkosten Ermittlung der Kosten Bestimmung des internen Aufwands Unterschied zwischen Füll Time Equivalent" und Headcount Spezifikation des internen Aufwands (Aufwandsspezifikation) Kalkulation der internen Kosten (Kostenkalkulation) Quantifizierung des Nutzens Direkt quantifizierbarer Nutzen Bewertung von Produktivitätssteigerungen Bewertung von Veränderungen der Lagerbestände Vorgehen bei unvollständiger Information Praxisbeispiel - Ablösung einer Anwendungsumgebung Behandlung von Fremdwährungen Praxisbeispiel - Rechenzentrum im Ausland Wirtschaftlichkeitsberechnung gemäß Lokalwährungs-Ansatz Wirtschaftlichkeitsberechnung gemäß Fremdwährungs-Ansatz Berücksichtigung von Opportunitätskosten Fallbeispiel -Wirtschaftlichkeit eines neuen IT-Service Gefahr der Vermengung von Investition und Finanzierung Datenanalyse und Variantenentwurf Analyse und Validierung der Annahmen Analyse der Kosten Analyse des Risikos Sensitivitätsanalyse Praxisbeispiel - Konsolidierung von ERP-Systemen Methodisches Variantendesign Optionen bei negativem oder unsicherem Ergebnis Umsetzung und Erfolgskontrolle Von der Planung zur Budgetierung - OPEX und CAPEX Die zwei Bausteine der Projektdurchführung Die Nutzenrealisierung Schritt 1 - Definition der Key Performance Indicators" Schritt 2 - Ausarbeitung der Maßnahmen Nutzen versus Budgeteinsparung Monitoring und Nachkontrolle Abweichungsanalyse Operativer Projekterfolg vs. ökonomischer Projekterfolg Kontrolle des operativen Projekterfolgs Kontrolle des ökonomischen Projekterfolgs 381

6 XIII Anhang 387 Glossar 387 Über den Autor 394 Index 395