Swisscom Dialog Arena Duality.

Transkript

1 Swisscom Dialog Arena 2018 Duality.

2 Swisscom Dialog Arena 2018 Enterprise Search Machen Sie Wissen wieder auffindbar Lauri Kurki, Product Manager, Swisscom Prof. Dr. Kuno Schedler, Prorektor, Universität St. Gallen

3 Agenda Enterprise Search Machen Sie Wissen wieder auffindbar Herausforderungen bei der Suche im Unternehmen Enterprise Search Zentraler Zugang zu all Ihren Daten Vorgehensweise bei der Einführung Praxisbeispiel Universität St. Gallen Fragen & Antworten

4 Wie suchen Sie heute innerhalb Ihres Unternehmens? Finden Sie was Sie suchen?

5 Die Menge an Daten wächst exponentiell auch in Unternehmen

6 Rasantes Wachstum aber nur 0.5% aller Daten werden analysiert und aktiv genutzt

7 Daten werden auf immer mehr verschiedenen Ablageorten verteilt gespeichert

8 ? Umfrage Wieviele Datenablagen nutzen Sie und Ihre Mitarbeiter durchschnittlich?

9 Der typische digitale Arbeitsplatz 2018 Teambasierte Tools (z.b. JIRA, Trello, Slack, Hipchat, etc.) Cloudbasierter Fileshare Unternehmensspezifische Lösung oder Datenbank Lokal gespeicherte Dateien Mehrere Netzwerklaufwerke Intranet & Internet Collaboration Platform (z.b. MS Sharepoint) s via MS Exchange

10 Keine Ahnung wo Daten abgelegt sind. Verschiedene Suchsysteme. Die Produktivität leidet und Mitarbeiter sind frustriert. Bis zu 20% der Arbeitszeit für Informationssuche. Inhalte werden doppelt erstellt.

11 Ich suche den letztgültigen Vertrag mit Firma XY zur Vorbereitung auf die morgige Präsentation. Zielbild Zeitersparnis bei Suche Schneller relevante Ergebnisse Zentrale Suche Filtern Sortieren Intuitiv Vorschau Relevant Performant Aktuell Verlässlich Bestes Resultat

12 Sie müssen sich immer an Google messen lassen auch wenn die unternehmensinterne Suche oft andere Anforderungen stellt! Gedankenexperiment: Sie können alle Ihre Unternehmensdaten Googlen Als Nutzer: Wie kann ich Suchergebnisse nach Themengebiet, Typ oder Quelle einschränken? Wie erhalte ich eine Vorschau potentiell relevanter Dokumente? Wo sehe ich Metadaten zu einer Datei die mir Informationen zum Kontext gibt? Als Unternehmer: Möchte ich einer cloudbasierten Lösung Zugriff auf alle unternehmensinternen Ablagen und Daten gewähren? Dürfen Suchanfragen meiner Mitarbeiter gespeichert und analysiert werden? Findet diese Suche auch unstrukturierten Daten die nicht miteinander verknüpft sind wie typische Web-Inhalte? Kann ich sicherstellen, dass Mitarbeiter nur Dokumente finden auf die sie auch Zugriff haben dürfen?

13 Zugänglichkeit vs. Sicherheit

14 Enterprise Search ermöglicht schnell und komfortabel Informationen zu finden und trotzdem Sicherheit zu garantieren!

15 Partnerschaft: Swisscom & Hulbee Entwicklung, Vertrieb & Service Datensichere Suchmaschine Swisscom Enterprise Search

16 Lösungskonzept Anbindung an alle relevanten Datenablagen und -systeme Fileserver Webseiten Intranet Weitere Datenquellen Cloud Services (O365, Storebox, etc.) Zentraler Search-Index

17 Vorteile unserer Enterprise Search Lösung Innovative und sichere Lösung für die Informationssuche Semantische Suche Dokumentvorschau & automatische Zusammenfassung Sicherheit Site Search

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19 Vorgehensweise bei der Einführung

20 Vierstufiges Vorgehen führt zu Erfolg Analyse vorhandener Datenquellen und deren Relevanz Definition von interner Benutzerzielgruppen und deren Berechtigungen Proof-of-Concept mit ausgewählten Datenquellen und Testbenutzern Rollout mit anschliessender laufender Optimierung auf Basis von Analytics Kennzahlen

21 Praxisbeispiel Prof. Dr. Kuno Schedler

22 Enterprise Search der Case «HSG» Prof. Dr. Kuno Schedler Prorektor für Forschung & Faculty

23 Warum Hulbee / Swisscom? Eigene Forschung zu Smart Government (-> Smart Government Lab der HSG) Daten / Daten-Unversehrtheit als zentrales Thema Swisscows als private Suchmaschine kennen gelernt Ablösung der Enterprise Search Engine per Ende 2018 Ziel: Daten-Unversehrtheit auch für die User der HSG Search Engine On-Premise Verbesserung der Suchfunktion

24 Hulbee Site Search Hulbee Enterprise Search

25 Hulbee zum ersten: Enterprise Search Suche in internen Systemen (Dateisystem, SharePoint, SharePoint Online (O365), und weiteren Quellen) Sehr hohe Anzahl an Dokumenten On-premise, und noch zu entscheiden, ob von aussen zugänglich Interne Suchseite im Hulbee Standard-Layout Automatisch erstellte Inhaltsangabe mit getdigest Umsetzung startet 2019

26 Systemlandschaft (vereinfachte Ablagenstruktur) Dateien/Dokumente - Fileserver (on premise) Teamspaces - SharePoint (on premise) Enterprise Search Intranet/Teamspaces SharePoint online (O365) Drittsysteme SQL DBs oder Web (on premise)

27 Vorteile der neuen Lösung (gemäss IT-Verantwortlichen der HSG) Suchergebnisse halten in den Tests gut mit den Mitbewerbern mit getdigest liefert out-of-the-box gute Inhaltsangaben zu Dokumenten, kann auch eigenständig per Drag-and-Drop angewandt werden Einfache Installation des Systems On-premise -> wir haben unsere Daten unter Kontrolle Einrichtung von neuen Konnektoren selbständig und innerhalb von Minuten Swisscom / Hulbee mit «Heimvorteil», gleichzeitig top Qualität Direkter Kontakt zum Hersteller, ohne Feature-Request

28 Hulbee zum zweiten: Site Search Suche in Webinhalten (Webseiten, Dokumente, Bilder) per Crawler On-Premise, von aussen mit HSG-Account zugänglich Ca. 100 Webauftritte auf internen Systemen Weitere Webauftritte auf externen Systemen Anbindung der Suche per API und Ausgabe der Suchergebnisse direkt in den jeweiligen Webauftritten Sehr einfache und schnelle Anbindung von neuen Quellen Zielgenaue Abfrage pro Quelle(n) Umsetzung läuft bereits; Ablösung der bestehenden Lösung wird Ende 2018 fertig gestellt

29 Hulbee Site Search Ablösung der Google Search Appliance (GSA) Hulbee Site Search out of the box Suche auf noch mit GSA Relevanz mit Standard-Einstellungen bereits nützlich Relevanz bereits überarbeitungswürdig

30 Was Sie aus diesem Vortrag mitnehmen sollten 1 Ihre Mitarbeiter verbringen bis zu 20% Ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen. (McKinsey) 2 Dieser Zeitfaktor kann mit einer zentralen Enterprise Search Lösung um über 50% reduziert werden = steigende Produktivität. (IDC) 3 Swisscom Enterprise Search kann mit minimalem Zeitaufwand und ohne Kosten in einem Proof-of-Concept getestet werden.

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32 Swisscom Dialog Arena 2018 Sind Sie bereit mit uns die Produktivität Ihrer Mitarbeiter wieder zu erhöhen?