DLRG Mitgliederverwaltung Württemberg

Transkript

1 DLRG Mitgliederverwaltung Württemberg Info zu Konzeption und Umsetzung

2 Ausgangssituation 2010 Softwarelösungen zur Mitgliederverwaltung Gliederungen sind mit der Software nicht zufrieden Es sind unterschiedlichste Lösungen im Einsatz Unbefriedigende Datenhaltung / Mitgliederdaten nur in den OGs Die Informationen über unsere Mitglieder können in der Verbandskommunikation nicht genutzt werden Entlastung / Serviceangebote für Ortsgruppen nicht realisierbar Der LV Rat beauftragt die Kommission Datenverwaltung Ein Grobkonzept zur gliederungsübergreifenden Mitgliederverwaltung zu erarbeiten.

3 Vorgehen der Kommission Einbindung aller Beteiligten zur Erhebung der Anforderungen an die Software (1. Workshop) Erarbeitung direkter Vorteile für die Gliederungen Abstimmung mit Bundesverband und anderen LV Immer wieder Einbindung der Gliederungen (Workshops, Infos auf LV-Rat / Tag) Datenmigration und Schulung sind wesentliche Bestandteile des Projektes Testphase mit Pilotanwendern Es wurden aus über 20 Anbietern 6 zu Gesprächen eingeladen und mit zweien Verhandlungen entlang des Grobkonzeptes geführt. Mit einem Anbieter wurde das Pflichtenheft erarbeitet

4 Sollstruktur Datenverwaltung OG 1 OG 1 OG 2 ZMV Bezirke Bezirke Bezirke Bezirke Bezirke LV OG 3

5 Funktionen / Module Verwaltung Stammdaten (Mitgliederverwaltung) Beitragsverwaltung Ehrungen Kommunikation Lizenzverwaltung (erworbene Qualifikationen) Gremienverwaltung Auswertungen Standard Reports (Mitgliederstatistik etc.) Berechtigungsverwaltung Rollenkonzept

6 Funktionen Die Software zur Mitgliederverwaltung umfasst im Kern die Stammdatenverwaltung des Mitgliedes, sowie dem jeweiligen Mitglied zuzuordnende zusätzliche Daten. Dazu gehören notwendige Daten zur Beitragsverwaltung, die Verwaltung der Ehrungen und Verbandshistorie des Mitglieds, die Gremienzugehörigkeit sowie die Lizenz- bzw. Qualifikationsverwaltung. Die Software wird rollenbasiert im Wesentlichen von Vorsitzenden, Leiter WuF sowie den TL s der Ortsgruppen genutzt. alle arbeiten auf derselben Datenbasis! In einzelnen Bereichen werden Bezirke und Landesverband sowie die Landesschule angebunden.

7 Datenschutz Schematische Darstellung Stammdatensatz Allgemeine Stammdaten (Adresse, Geburtstag, etc.) Erweiterter Datensatz Gremienmitgliedschaft/ Funktion Qualifikationen Ehrungen Sensible Stammdaten (Bankverbindung, Beitragsdaten, etc.) Der Datensatz eines Mitglieds lässt sich in 5 Bereiche einteilen.

8 Projektstatus Gesamtprojektstatus n n n Kurzzusammenfassung: Meilensteine 25% 50% 75% 100% Die Erstellung der Software folgt dem Pflichtenheft. Bislang keine wesentlichen Change Request's. Aufbau Infrastruktur Erweiterung Standard Die Entwicklung hängt dem Zeitplan um ca. 8 Wochen hinterher. Grund: Die Testarbeiten und der Abstimmungsaufwand sind umfangreicher und zeitraubender als angenommen. Die Aktivierung weiterer Tester ist bislang nicht im gewünschten Umfang gelungen. Entwicklung DLRG Module Test DLRG Module Gesamttest System und Abnahme Pilotphase Änderungsphase Aufnahme Regelbetrieb Die Software erfährt durchgehend positive Rückmeldungen. Vor allem von VHU Anwender wird ein Buchhaltungsmodul gewünscht. Nächste Schritte - Abschluss Entwicklung DLRG Module - Abschluss Testarbeiten - Auswahl Pilotbezirke - Test Buchhaltungsmodul

9 Projektzeitplan Zeitschiene bis Oktober November Dezember Januar Februar März April Mai Juni Aufbau Infrastruktur Erweiterung Standard Entwicklung DLRG Module Test DLRG Module Gesamttest System und Abnahme Pilotphase Änderungsphase Aufnahme Regelbetrieb

10 Anhang: Screenshots

11 Startseite individuell konfigurierbar

12 Kontaktsuche

13 Auswertungen individuell konfigurierbar, hier z.b. alle 18jährigen

14 Familien innerhalb der Kontaktverwaltung

15 Lebenslauf innerhalb der DLRG

16 Qualifikationen innerhalb der Gliederungsebene

17 Gremien

18 DLRG Mitgliederverwaltung Württemberg Weitere Infos unter bzw.