Die Gebührenkasse für den kommunalen und öffentlich-rechtlichen Sektor

Transkript

1 Die Gebührenkasse für den kommunalen und öffentlich-rechtlichen Sektor 1

2 QUITTIERER - SOFTWARELÖSUNG FEATURES Der Quittierer ist eine leistungsstarke Gebührenkasse für den kommunalen und öffentlich-rechtlichen Sektor. Die Kassensoftware kann in allen Fachbereichen der jeweiligen Verwaltung eingesetzt werden. Mit dem Quittierer haben Sie die Möglichkeit neben baren auch bargeldlose Zahlungen (EC-Karte, Kreditkarte, Scheck, SEPA) zu kassieren. Neben den Arbeitsplatzkassen können auch parallel noch Hauptkassen verwaltet werden. Die Tages- / Wochen- / Monatsabschlüsse können jederzeit nachvollzogen und nachgedruckt werden. Statistiken und Auswertungen können konfiguriert, gespeichert und gedruckt werden. Jederzeit haben die Kassenverantwortlichen den vollen Überblick über die Geldtransfers in der Verwaltung. Die Software wird nur an einer zentralen Stelle im Haus installiert. Alle Sachbearbeiter erhalten eine Datenbankverbindung zum Server und arbeiten dort. Es sind keine aufwendigen Mehrfachinstallationen mehr nötig. SICHERHEIT Die Daten liegen nicht auf den lokalen Arbeitsstationen, sondern direkt auf dem Server. Hier erfolgen Datensicherungen durch die EDV. Alle Daten werden verschlüsselt übermittelt. Es ist kein Eingriff Ihrer EDV-Abteilung nötig. Wenn die Verwaltung es wünscht, können Benutzer nur Ihre eigenen Daten und nicht die der Kollegen sehen. PASSWORTSCHUTZ, RECHTE UND ZUGRIFFE Jeder Benutzer erhält eine eigene Kennung mit einem entsprechenden Passwort. Dadurch wird garantiert, dass jederzeit nachvollzogen werden kann, welcher Sachbearbeiter gebucht hat. Die Rechte können über Gruppen definiert werden, beispielsweise Sachbearbeiter, Abteilungsleiter, EDV oder auch das RPA zur Prüfung. Neben den Gruppen können auch noch individuelle Rechte für jeden einzelnen Benutzer festgelegt werden. 2

3 Das ermöglicht eine komplett individuelle Gestaltung des Quittierers. So lässt sich beispielsweise steuern, ob Sachbearbeiter selber stornieren dürfen, oder ob die Stornierung durch den Abteilungsleiter bestätigt werden muss. BENUTZERFREUNDLICHKEIT Der Quittierer orientiert sich in seinem Aufbau an bekannten Software-Produkten wie Microsoft Office. Eine kostspielige und langwierige Einarbeitung entfällt somit häufig. KASSENDIALOG Der Kassendialog ist in drei Bereiche gegliedert: Buchen, Kasse und Kunden. IM BEREICH BUCHEN sind die nötigen Informationen, um einen Abrechnungsvorgang eines Bürgers durchzuführen. Die Produkte werden per Mausklick ausgewählt und verbucht. Hierbei gibt es je nach Berechtigung die Möglichkeit neben den Einnahmen auch Ausgaben zu verarbeiten. Neben der Kasseninfo zum aktuellen Geldbestand gibt es auch noch eine Liste mit den am häufigsten verwendeten Produkten. DER BEREICH KASSE umfasst alle Informationen zu bereits abgerechneten Vorgängen des jeweiligen Kassenplatzes. Die vordefinierte Spaltenauswahl kann für eine persönliche Sortierung jederzeit vom Benutzer individuell angepasst werden. DER BEREICH KUNDE verwaltet die bereits angelegten Kunden. Hier können Kunden neu angelegt, geändert, für die nächste Buchung übernommen oder auch wieder entfernt werden. ZENTRALES KASSIEREN Falls Ihre Verwaltung die Gebühren an einem zentralen Ort vereinnahmt, können Erfasserarbeitsplätze genutzt werden. Hier werden die Buchungen durch den Sachbearbeiter erfasst. Die Kassierer können diese vorgemerkten Vorgänge auswählen und den Betrag vom Bürger kassieren. Der Bürger erhält die Quittung und kann nun die Leistung beim Erfasser entgegennehmen. 3

4 PRODUKTE & KONTEN Produkte sind von jeder Verwaltung frei definierbar. Die erfassten Produkte können den verschiedenen Fachbereichen zugewiesen werden. Dadurch wird garantiert, dass die Benutzer bestimmter Fachbereiche auch nur die für Sie relevanten Produkte sehen. Jedem Produkt können mehrere Konten hinterlegt werden. Beispielsweise wird der Fischerreischein mit zwei Konten angelegt. Fischerreiabgabe und Verwaltungsgebühr. Hierfür werden einzelne Gebühren fällig. Der Quittierer erfasst diesen Vorgang zusammen und teilt ihn automatisch auf die entsprechenden Konten auf. Somit wird die Handhabung ihrer Kassen wesentlich erleichtert. Konten sind ebenfalls frei definierbar. Hier sollte darauf geachtet werden, dass die Konten-Definitionen des Quittierers mit denen des HKR-Verfahrens übereinstimmen. STORNIERUNGEN Beim Stornieren kann der Sachbearbeiter über mehrere Kriterien die passende Buchung suchen und stornieren. Für die Stornierung kann ein Stornierungsgrund hinterlegt werden. Falls es sich um einen bereits abgeschlossenen Vorgang handelt und die Daten nicht mehr in der Kasse vorhanden sind, können durch berechtige Sachbearbeiter Ausgabe-Buchungen erfolgen. VERWALTUNG / ADMINISTRATION Die Verwaltung kann nur von berichtigen Benutzern aufgerufen werden. Hier können alle Einstellungen für die Kassensoftware vorgenommen werden. Neben den Rechten befinden sich unter anderem die Produkte, Konten, Zahlarten, Kassen, usw., die für den täglichen Gebrauch der Software notwendig sind. Der Quittierer verfügt über eine sehr gute Skalierbarkeit. Sie können beliebig viele Kassen und Benutzer anlegen und verwalten ohne Leistunsgeinbußen befürchten zu müssen. 4

5 ZAHLARTEN Neben den baren Buchungen sind weitere Zahlarten definierbar. Beispiele hierfür sind EC-, Scheck-, SEPA-Zahlungen (Lastschriften), Rechnungen und Übergabe zum Kassenautomaten. Diese Zahlarten werden beim Abschluss der Kasse aufgeschlüsselt und in Diagrammen dargestellt. ABSCHLUSS / KASSENSTURZ Beim Kassensturz wird ein Assistent gestartet, der den Sachbearbeiter unterstützt. Der Sachbearbeiter hat die Möglichkeit zwischen der Münzstückelung und der manuellen Eingabe zu wählen. Der gezählte Betrag wird automatisch mit dem Ist-Bestand der Kasse abgeglichen. Zuletzt wird automatisch ein detaillierter Abschlussbericht auf dem Standarddrucker ausgegeben. EC-ZAHLUNGEN / PIN-PAD / SEPA Das EC-System (elpay) kann über unseren Partner AFC direkt mit dem Quittierer gekoppelt werden. Ihr Vorteil Sie haben einen einheitlichen Ansprechpartner für beide Produkte zu günstigen Konditionen! Es gibt zwei Varianten des EC-Systems. VARIANTE A: Lastschriftverfahren mit einer Zahlungsgarantie von 500,- pro Tag & Karte VARIANTE B: PIN-Pad mit direkter PIN-Eingabe des Bürgers am Arbeitsplatz. SEPA (LASTSCHRIFTEN): das neue Bezahlverfahren ist ebenfalls in den Quittierer integriert. STATISTIKEN / AUSWERTUNGEN Alle Buchungen, die der Quittierer verarbeitet, werden in der Datenbank dokumentiert. Wenn der Sachbearbeiter entsprechende Berechtigungen hat, kann er diese einsehen. Die Daten können auch über Formulare ausgedruckt werden. BERICHTE / FORMULARE Neben den Standard-Berichten können auch benutzerdefinierte Berichte erstellt werden. Hierzu gibt es einen sehr benutzerfreundlichen Berichts-Editor, mit dem die Berichte an Ihre Bedürfnisse angepasst werden können. Bereits erstellte Berichte können als Vorlage für neue Berichte dienen. 5

6 SYSTEMVORAUSSETZUNGEN DATENBANKEN Die Daten können unter verschiedenen Datenbanken verwaltet werden. Hierunter zählen: SQL Server MySQL SQL Express Oracle PostgreSQL SOFTWAREPFLEGE / -WARTUNG Durch unseren Support werden die Sachbearbeiter gezielt beraten und unterstützt. Unter anderem gibt es die Systemüberwachung, welche eine automatische Überprüfung des Systems durchführt und Fehler / Probleme aufspürt. Der Telefon- und -Support steht wie folgt zur Verfügung. Montag Mittwoch: 08:30 16:30 Uhr Donnerstag: 08:30 18:00 Uhr Freitag: 08:30 14:30 Uhr Für diese Leistung wird eine monatliche Gebühr erhoben. ANFORDERUNGEN SPEICHER RAM BETRIEBS- SYSTEM BILDSCHIRM CLIENT ca. 200MB 2GB Windows XP, Windows Vista, Windows 7 Windows 8, (32 / 64 bit) Auflösung: 1024 x 768, mindestens: 17 Monitor, empfohlen: ab 19 Monitor SERVER < 500MB (bis Einwohner) > 500MB (ab Einwohner) ab Windows 2003 Server, Citrix, Terminal Server UMGEBUNG.Net Framework 4.0 6

7 KONTAKT PTC Gruppe Dresden Mirko Künzel Plauenscher Ring Dresden Telefon: Fax: Internet: 7