Leistungsbeschreibung zu Los 2 (Broschüren)

Transkript

1 Az: ZVS-2018/19 - Anlage 2 - Leistungsbeschreibung zu Los 2 (Broschüren) 1. Vorbemerkung: Ziel dieses Vergabeverfahrens ist es, im Wege einer Öffentlichen Ausschreibung einen Rahmenvertrag mit einem Unternehmen für den Satz, Druck und die Lieferung sowie der Erstkuvertierung von diversen regelmäßigen Broschüren des Bayerischen Landesjugendamts an bis zu 125 verschiedene Adressen in Bayern zu schließen. 2. Allgemeine Informationen zu den Beschaffungsgegenständen Diverse regelmäßig wiederkehrende Broschüren des BLJA Auflagen und Beschreibungen für den maximalen Leistungszeitraum diverse regelmäßig wiederkehrende Broschüren des BLJA 2.1 Fortbildungsprogramm: 2.2 Kleine Rechtskunde für den Jugendhilfeausschuss Beschreibung Das Fortbildungsprogramm des BLJA wird jährlich wiederkehrend gedruckt und hat eine Auflage von Exemplaren. Die Broschüre kommt alle 6 Jahre heraus. Im Rahmenvertragszeitraum ist sie daher einmal zu drucken. Auflagenhöhe bisher Stück. Mit der Neuauflage, die bei gesetzlichen Änderungen 2020 herauskommen würde, wird die Auflagenhöhe überdacht werden, es ist durchaus realistisch, dass sich die Auflage auf reduziert Jugendschutz gesetzliche Bestimmungen: Fachliche Empfehlungen zu 34 Die Broschüre ändert sich in etwa alle 4 bis 5 Jahre, je nachdem wie oft sich das Gesetz ändert. Im Rahmenvertragszeitraum wird sie vermutlich maximal einmal zu drucken sein, da sie derzeit gerade neu aufgelegt wird und eine Verlängerungsoption mit ausgeschrieben war (die aber nur bei Zufriedenheit gezogen wird). Auflage Exemplare Da diese Broschüre Bestandteil der Betriebserlaubnis für Heime ist, wird sie regelmäßig nachgedruckt und aktualisiert, ca. zweimal im Rahmenvertragszeitraum. Auflage meist Stück mit ca. 80 Seiten. Seite 1 von 7

2 Fachliche Empfehlungen zu Betreutem Wohnen und sonstigen Wohnformen Sozialpädagogische Diagnosetabellen Einzel-Broschüren aus den Fachteams (besonders Team 4) Auch diese Broschüre ist Bestandteil der Betriebserlaubnis und wird daher regelmäßig aktualisiert und nachgedruckt. Die Auflage ist vergleichbar mit denen der Broschüre zu 34; Seitenzahl bei ca. 50 Seiten. Sie ist derzeit neu gedruckt und nur bei Unzufriedenheit wird die Verlängerungsoption für den Nachdruck nicht gezogen Im Rahmenvertragszeitraum soll die Broschüre überarbeitet und neu aufgelegt werden. Sie unterscheidet sich von den anderen, da sie deutlich mehr Seiten hat. Auflagenhöhe ca Stück Durchschnittlich 2 bis 3 Broschüren alle 2 Jahre, in etwa 10 Broschüren mit einer durchschnittlichen Auflage von Stück 3. Mindest-/Ausschlusskriterien des Beschaffungsgegenstands Bei den nachstehenden Kriterien handelt es sich um sog. Mindest-/Ausschlusskriterien, die zwingend erfüllt sein müssen, weil das Angebot ansonsten von der weiteren Wertung ausgeschlossen wird. Beschreibung Vorgaben erfüllt Broschüre: 1 Druckformat/ Auflagehöhen/ Format/ Umfang: Nr. 2.1: Stück/DIN A4/ca.110 Seiten Nr. 2.2: Stück/DIN A5/ ca. 190 Seiten (vorher 4.500) Nr. 2.3: Stück/DIN A5/ ca. 70 Seiten Nr. 2.4: Stück/DIN A4/ ca. 80 Seiten Nr. 2.5: Stück/DIN A4/ ca. 50 Seiten Nr. 2.6: Stück/DIN A4/ca. 250 Seiten Nr. 2.7: Stück/DIN A4/ca. 80 Seiten Der Druck des Buchtitels soll jeweils auf dem Buchrücken erfolgen. Der Inhalt umfasst die jeweils oben benannten Seitenzahlen plus/minus 10%. Darüber hinaus gehende Seiten bzw. weniger Seiten werden nach tatsächlichem Anfall berechnet. Der Umschlag umfasst jeweils 4 Seiten. Seite 2 von 7

3 2 Druck Vorderseite und Rückseite: Jeweils Euroskala (4-Farbdruck), alkoholreduziert, klimaneutral (Nachweis per Eigenerklärung zum Druck siehe Ziffer 10). Es ist überwiegend schwarz/weiß-druck für den Textteil erforderlich, dabei sind auch Grafiken und Fotos abzudrucken (vorwiegend s/w), Aufdruck der Umweltanforderungen (klimaneutral, alkoholreduziert) zum Impressum oder auf der Rückseite nach Absprache 3 PrePress: 4 Gestaltung Texte werden weitgehend unformatiert per Mail im Format Microsoft Word 2010 für Windows (bzw. der künftig gängigen Textsoftware) an den Auftragnehmer geliefert. Der Text ist entsprechend des Musters zu setzen. Es bedarf bis zu vier Korrekturläufen bis zur endgültigen Druckfreigabe, drei davon sollen im Angebotspreis inkludiert sein(s.a. Nr.14), die restlichen werden einzeln abgefragt und nach Bedarf bezahlt. Gestaltung und Layout der Broschüren erfolgt in Absprache mit dem Auftraggeber; es liegen Musterdateien für ein Corporate Design vor, nicht aber Indesign-Vorlagen Hinweis: Als Vorgabe für das Layout des Umschlages und des Inhaltes dient das CD des Bayerischen Staatministeriums für Wirtschaft und Medien, Energie und Technologie. Dieses wird im Falle der Zuschlagserteilung übermittelt. Beispielsbroschüre downloadbar unter "Fachliche Empfehlungen zum Betreuten Wohnen des Landesjugendamts" auf Ein bereits ausgewähltes Foto soll im Rahmen der Layoutvorgaben gestaltet, werden. Ein Gestaltungsvorschlag kommt vom Auftragnehmer und wird mit der Fachabteilung abgestimmt. Das Foto und dessen Gestaltung spiegelt sich auch im Inhalt am Rand wieder (siehe hierzu obigen Link auf Beispielsbroschüre). Der Gestaltungsvorschlag ist im Preis inbegriffen Im Vorwort müssen in der Regel zwei elektronische Unterschriften der Amtsleitung und des amtierenden Vorsitzenden des Landesjugendhilfeausschusses eingefügt werden (wahlweise gescannt, Originaldokument liegt vor). Inhaltsverzeichnis wird geliefert, Seitenzahlen sind von der Druckerei zu erstellen. Layout hier ebenfalls wie in der vorgenannten Beispielsbroschüre. Seite 3 von 7

4 5 Papier Umschlag: Bilderdruck matt weiß (240 bis 250g/m² Chromosulfat Karton - 2-seitig gestrichen) 6 Papiergewicht Inhalt: 100 g/m² bzw. 90 g/m² bei Papiersorten unten 7 Papiersorte Inhalt : Da die Broschüren Teil einer Serie sind, muss zwingend Revive 100 silk matt oder ein optisch und haptisch identisches Papier genommen werden, z.b. Vivus 89 mundoplus oder papyrus Recystar Polar, jeweils in der Grammatur 90 bzw. 100 (bei Revive) Bitte bei identischem Papier zwingend Muster beifügen und die Papiersorte benennen! 8 Weiterverarbeit ung: Gefalzt, in der Regel Klebebindung (bei dünneren Broschüren Absprache mit Auftraggeber erforderlich), gerader Rücken, beschneiden, Titel auf dem Rücken 9 Verpackung 10 Druckfarbe Umweltfreundlich, nicht eingeschweißt in Folie, aber in fest verschlossenen Kartons; Kartons mit Aufkleber versehen, aus dem der Inhalt erkennbar ist US: 4 Seiten farbig mit zu integrierendem Foto; Inhalt: je nach Broschüre überwiegend schwarz/weiß-druck für den Textteil mit farbigen Seitenränder oben (wie Beispielsbroschüre), einige farbige Merkkästen in abgestimmten Rottönen (in Word eingebettet) wie auch schon in der Beispielsbroschüre (Link siehe oben), plus einige farbige Lithografien je nach Broschüre Druck muss unter Verwendung von umweltfreundlichen bzw. Biofarben und Lacken auf Basis nachwachsender Rohstoffe erfolgen Hinweis: Die Forderung eines Nachweises hierfür bleibt ausdrücklich vorbehalten. Für die Verwendung entsprechender Farben und Alkoholreduzierung kann statt eines Zertifikates auch eine Eigenerklärung abgegeben werden, die den Produktionsprozess erläutert und die Verwendung derartiger Farben glaubhaft macht. Seite 4 von 7

5 11 weitere Umweltanforde rungen Papier, Druck und Verarbeitung: Die Kriterien eines der folgenden Umweltzertifikate müssen bei identischen Papier erfüllt sein: Blauer Engel oder FSC-Recycled Hinweis: Die Forderung eines Nachweises für diese Eigenerklärung bleibt ausdrücklich vorbehalten. Aufdruck der Umweltanforderungen (z.b. klimaneutral gedruckt, etc.) auf Rückseite der jeweiligen Broschüre hat zwingend zu erfolgen (beim Satz zu berücksichtigen) 12 Liefermengen und Verpackung Nach Druckfertigstellung Lieferung an das BLJA (künftig u.u. 2 Lieferadressen). Spätestens 6 bis 8 Wochen nach Druckfreigabe 13 Manuskripteing ang/ Liefertermine Für das Fortbildungsprogramm (Broschüre 2.1) sind folgende Termine einzuhalten: Lieferung der Texte spätestens Anfang August durch das Fachteam, spätestens Anfang Oktober Lieferung der Broschüren. 14 Zusammenarbe it/korrekturschleifen bis zu 3 persönliche/telefonische Abstimmungsbesprechungen zur finalen Anpassung der Druckaufträge hinsichtlich Satz, Fehlerkorrektur und Layout inklusive 15 Auslieferungsbzw. Versandart: (Details hierzu siehe Punkt 4, weitere vertragliche Regelungen) Ab Druckerei frei Haus an Adressen in den vertraglichen Regelungen 16 Kuvertierung für Erstversand Kuvertieren und Adressieren von bis zu 125 Kuverts für den Erstversand einer Broschüre. In Karton verpacken und kuvertiert und mit Adressaufkleber versehen zusammen mit den restlichen Druckexemplaren an das BLJA liefern (s. auch 15). 17 Nachbearbeitu ng nach der Druckfreigabe Einarbeitung des Traffic, sowie die Bereitstellung des Layouts und des Texts 1 zu 1 in einer Word Vorlage, die im Landesjugendamt langfristig auf den aktuellsten Stand gebracht werden kann. Bei Nachdrucken oder überarbeiteten Neuauflagen erhält die Druckerei diese Wordvorlage nach Absprache mit dem Auftraggeber Seite 5 von 7

6 4. Weitere vertragliche Regelungen: a) Leistungszeitraum: Die Vertragslaufzeit erstreckt sich bis zum , bei Ziehen der Verlängerungsoptionen verlängert er sich jeweils um 2 Jahre bis maximal b) Lieferort: frei Haus an BLJA, Marsstraße 46, 1. OG, München sowie u.u. an eine weitere Adresse des BLJA c) Fristen für die Lieferung und den Druck: Die Lieferung erfolgt spätestens 8 Wochen nach Druckfreigabe. Bitte kalkulieren Sie eventuelle Papierlieferzeiten bereits mit ein. d) Liefermodalitäten: Der Auftragnehmer hat die jeweilige Broschüre nach Druckfertigstellung nach Adressverteiler des BLJA bis zu 125 Mal zu kuvertieren (Kuverts werden vom BLJA gestellt) und mit Adressaufkleber zu versehen, in einen Karton o.ä. zu verpacken und zusammen mit den restlichen Druckexemplaren an das BLJA zu liefern/ zu versenden. Lieferungen an Samstagen sowie Sonn- und Feiertagen sind nicht zulässig. Die Lieferung hat frei Haus (einschließlich Versand-, Verpackungs- und Versicherungskosten) zu erfolgen. e) Mehrere Hauptangebote: Es ist zulässig, mehrere Hauptangebote hinsichtlich des Papiers abzugeben. Diese müssen jedoch als solche gekennzeichnet und entsprechend nummeriert werden. f) Ausfall einer Papiersorte Sollte innerhalb der Laufzeit des Rahmenvertrags das bemusterte und bezuschlagte Papier aus dem Handel genommen werden, so ist der Auftragnehmer verpflichtet, rechtzeitig mit dem Auftraggeber unter Vorlage eines entsprechenden Musters eine neue Papiersorte abzustimmen, die qualitativ den Anforderungen der jetzigen Ausschreibung entspricht. g) Preisgleitklausel Da sich der Rahmenvertrag über eine verhältnismäßig lange Laufzeit erstreckt (maximale Laufzeit inklusive VO: 6 Jahre, also ) und die Papierpreise stark volatil sind, greift folgende Preisgleitklausel, welche die Risiken v. a. auch für die Bieterseite minimiert. Ändert sich der zum Zuschlagszeitpunkt (Stichtag) festgehaltene Rohstoffpreis für Papier XXX,- = 100 (Basispreis ohne USt) zum Stichtag im Folgehr um mindestens 3 %, so ist der Basispreis im gleichen Verhältnis anzupassen. Der Abgleich ist vom Auftragnehmer durchzuführen. Die Basispreisänderung ist ggü. dem Auftraggeber schriftlich nachzuweisen. Die Änderung des Preises wird ab dem auf die Mitteilung folgenden Monat wirksam. Bei jeder weiteren Indexänderung zum Seite 6 von 7

7 Stichtag in den Folgehren gegenüber der jeweils letzten Änderung des Preises ist diese Regelung entsprechend anwendbar. 5. Hinweise a) Muster Broschürenmuster können im Einzelfall auf Anfrage bei der Zentralen Vergabestelle ( durch das BLJA zugesandt werden. Ein Link für eine Beispielsbroschüre findet sich oben unter Punkt 3 und ist auf der Website des BLJA downloadbar. b) Sonstiges Erläuterungen zu den Umweltsiegeln für die Papiere finden Sie auf der Internetseite Mit der Unterzeichnung der Leistungsbeschreibung wird die Erfüllung aller oben aufgeführten Kriterien bestätigt, ebenso die dazugehörigen Vertragsbedingungen unter Ziffer 4. Datum, ggf. Firmenstempel Unterschrift Seite 7 von 7