1.2 Diese Handelsbücher gibt es

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2 Diese Handelsbücher gibt es 1 Keine Handelsgesellschaften bzw. Kaufleute kraft Rechtsform sind dagegen J die (typische und atypische) stille Gesellschaft gem. 230ff. HGB, J die eingetragene Genossenschaft (eg) und J der Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit (VVaG). Die Partnerschaftsgesellschaft ist nach 1 Abs. 1 Partnerschaftsgesellschaftsgesetz (PartGG) nur den freien Berufen zugänglich und betreibt deshalb kein Handelsgewerbe. 1.2 Diese Handelsbücher gibt es In den Handelsbüchern werden Bestände, Geschäftsvorfälle und daraus resultierende Rechenwerke wie Inventar, Jahresabschluss etc. aufgezeichnet und festgehalten. Das Gesetz bestimmt nicht, welche Handelsbücher im Rahmen der Buchführungspflicht vom Kaufmann zu führen sind. Dies ist durchaus sachgerecht, da der Kaufmann im Einzelfall entsprechend den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) entscheiden muss, welche Bücher er in welcher Form benötigt, um den Überblick über die Lage des Unternehmens wahren zu können. Generell lassen sich bei den Handelsbüchern folgende Bücher unterscheiden: J Grundbuch (oder Journal), J Hauptbuch und J Nebenbuch (oder Hilfsbuch). Zu den Handelsbüchern, die der Kaufmann als Bestandteil der Buchführung führen muss, werden nach herrschender Meinung in erster Linie die Grund- und Hauptbücher gerechnet. In einem Grundbuch (oder Journal) werden die Geschäftsvorfälle zeitlich geordnet aufgezeichnet. Damit kann nachgewiesen werden, dass die Buchführung zeitgerecht erstellt wird. Im Hauptbuch werden diese Geschäftsvorfälle dann sachlich geordnet. Dies geschieht, indem die Geschäftsvorfälle den Sachkonten zugeordnet werden. Der Kaufmann legt dazu einen Kontenplan (auch Kontenrahmen genannt) für 15

3 1 Allgemeine Grundlagen der Buchführung sein Unternehmen an, in dem sämtliche Sachkonten des Unternehmens verzeichnet sind. Dieser Kontenrahmen muss entsprechend der jeweiligen Erfordernisse des Unternehmens hinreichend untergliedert sein. Ein solches Untergliederungserfordernis kann sich bspw. aus betriebswirtschaftlichen Informationsinteressen, gesetzlichen Ausweis- und Gliederungsvorschriften oder aufgrund steuerrechtlicher Vorschriften ergeben. Weil das Buchen inzwischen mittels fein aufeinander abgestimmter Softwareprogramme per elektronischer Datenverarbeitung (EDV) erfolgt, sind die Grundund Hauptbuchaufzeichnungen eng miteinander verknüpft, wodurch die früher notwendigen Abstimmungen entfallen. Von eigentlichen Büchern kann heute kaum mehr die Rede sein, es handelt sich in der Regel um Kontenkarteien in Loseblattform bzw. um EDV-Listenausdrucke. I. d. R. ergänzen Nebenbücher das Hauptbuch. Die Nebenbücher enthalten Einzelinformationen, die aus Gründen der Übersichtlichkeit aus dem Hauptbuch ausgelagert werden. Mit dem Führen eines Nebenbuchs vermeidet der Kaufmann somit, dass bei vielbebuchten Sachkonten die Klarheit und die Übersichtlichkeit der Kontenführung verloren gehen. Wichtige Nebenbücher führen in der Praxis die J Lager-, J Anlagen-, J Kassen-, J Wechsel-, J Lohn- und J Gehaltsbuchhaltung. Zu den Nebenbüchern müssen weiterhin die Aufzeichnung von J Haftungsverhältnissen i.s.d. 251 HGB, J außerbilanziellen Geschäften ( 285 Nr. 3 HGB) und sonstigen finanziellen Verpflichtungen, J Geschäften mit nahe stehenden Personen ( 285 Nr. 21 HGB), J Finanzderivativen ( 285 Nr. 23 HGB) und eine J Geheimbuchhaltung zur Erfassung vertraulicher Vorgänge gerechnet werden. 16

4 Diese Handelsbücher gibt es 1 Da, wie bereits erwähnt, das Gesetz nicht explizit bestimmt, welche Bücher geführt werden müssen, gibt es hier Zweifelsfälle. So ist z.b. noch nicht eindeutig entschieden, ob eine Betriebsbuchhaltung als Handelsbuch i. S.d. 238 HGB gilt. Man wird sie aber dann zu den nach GoB erforderlichen Nebenbüchern rechnen müssen, wenn sie benötigt wird, um dem Kaufmann den Überblick über seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens zu ermöglichen. Mit anderen Worten: Die Betriebsbuchhaltung zählt dann zu den Nebenbüchern, wenn sie erforderlich ist, um eine ordnungsgemäße Bewertung der unfertigen und fertigen Erzeugnisse sowie der aktivierungspflichtigen Eigenleistungen, insbesondere für Sachanlagen, und die sachgerechte Ableitung einer nach dem Umsatzkostenverfahren ( 275 Abs. 3 HGB) aufgestellten Gewinn- und Verlustrechnung (GuV-Rechnung) zu gewährleisten. ¾hnliches muss für das Risikofrüherkennungssystem ( 91 Abs. 2 Aktiengesetz [AktG]) und das Risikomanagementsystem gelten. Darüber hinaus werden im Rahmen des internen Kontrollsystems (IKS) insbesondere bei großen Buchführungen stets Aufzeichnungen zu den Warenbewegungen erforderlich sein (bspw. Lieferschein/Liefermeldung für die Prüfung der inhaltlichen Richtigkeit einer Lieferantenrechnung), sodass die Frage, ob hier Handelsbücher vorliegen oder nicht, faktisch mit Ja beantwortet werden muss. Keine Einigkeit herrscht im Schrifttum darüber, ob auch das Wareneingangsbuch nach 143 Abgabenordnung (AO) bzw. das Warenausgangsbuch nach 144 AO Handelsbücher sind. Jedoch sind Aufzeichnungen zum Wareneingang bzw. Warenausgang i.d.r. Unterlagen, die nach 238 Abs. 1 Satz 3 HGB erforderlich sind, um die zugrunde liegenden Geschäftsvorfälle nachvollziehen zu können. Daher wird man wohl auch hier von Handelsbüchern ausgehen müssen. Unstreitig zu den Nebenbuchhaltungen gehört die in diesem Werk beschriebene Kontokorrentbuchhaltung. Bei der Kontokorrentbuchhaltung handelt es sich um die Einzeldarstellung der Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen auf sogenannten Personenkonten. Hier werden die Geschäftsvorfälle mit Kunden und Lieferanten auf den Geschäftsfreundekonten (Kontokorrent-/Personenkonten) im Einzelnen übersichtlicher dargestellt, als dies im Hauptbuch über Sammelbuchungen auf einem Sammelkonto Forderungen bzw. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen geschieht. 17

5 1 Allgemeine Grundlagen der Buchführung 1.3 Die verschiedenen Buchführungssysteme und -verfahren Es gibt folgende Buchführungssysteme, wobei das Gesetz nicht vorschreibt, welches der Kaufmann für seine Handelsbücher zu verwenden hat: J kameralistische Buchführung, J einfache Buchführung, J doppelte Buchführung. Die kameralistische Buchführung wird in der Praxis von öffentlichen Haushalten und öffentlichen Betrieben angewandt. Allerdings wird sie aufgrund der Bestrebungen zur Umstellung der Rechnungslegung öffentlicher Haushalte auf die doppelte Buchführung zunehmend verdrängt (Doppik). Die einfache Buchführung ermittelt die Bestände auf den Bilanzkonten durch Inventur und den Periodenerfolg über den Weg des Vermögensvergleichs; eine GuV-Rechnung entsteht dabei nicht. Eine solche Buchführung verschafft nur einen sehr eingeschränkten Überblick über die Lage des Unternehmens. Da das Gesetz dem Kaufmann kein Buchführungssystem vorschreibt und er in seiner Wahl frei ist, orientiert man sich bei der Wahl des Buchführungssystems an Rechtsprechung und Schrifttum. Danach ist die einfache Buchführung lediglich bei Handwerkern und Kleinstunternehmen zulässig und genügt nur dort den Erfordernissen für steuerliche Zwecke. Die doppelte Buchführung ist das vorherrschende Buchführungssystem. Im diesem System wird jeder Geschäftsvorfall doppelt gebucht, d.h. auf zwei Kontenseiten: auf einem Konto oder auf mehreren Konten jeweils auf der Sollseite und auf einem anderen Konto oder auf mehreren anderen Konten auf der Habenseite. Bei einem Geschäftsvorfall sind die Summe der Sollbuchungen und die Summe der Habenbuchungen jeweils betragsgleich. Da sämtliche Geschäftsvorfälle sowohl im Soll als auch im Haben erfasst werden, entsteht ein geschlossenes Buchführungssystem, das systemimmanent rechnerische und buchungstechnische Kontrollen enthält. Man spricht in diesem Zusammenhang von Doppik. Bei kaufmännischen EDV-Buchführungsprogrammen ist die doppelte Buchführung vorgegeben und praktisch alternativlos. Die Handelsgeschäfte des Kaufmanns werden in der laufenden kaufmännischen Buchführung aufgezeichnet. Es ist Ziel der Buchführung, die Lage 18

6 Die verschiedenen Buchführungssysteme und -verfahren 1 des Vermögens darzustellen und den Geschäftserfolg zu ermitteln. Daher wird die Buchführung nach Ablauf der Rechnungsperiode abgeschlossen. Der Jahresabschluss ist somit notwendiger Teil der Buchführung. Auch er ist daher nach den GoB aufzustellen ( 243 Abs. 1 HGB) Diese Grundsätze gelten für die Buchführung Für das Führen der Bücher sind die Grundsätze der Dokumentation maßgebend. Hiernach ist organisationsmäßig sicherzustellen, dass jeder Geschäftsvorfall in einem Beleg erscheint, die Belege in Grundbüchern zeitnah erfasst werden und die Geschäftsvorfälle sodann in Hauptbüchern systematisiert werden. Gem. 239 HGB müssen die Buchungen J vollständig, J richtig, J zeitgerecht, J geordnet und J verständlich sein. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Kreditgeschäfte müssen so dargestellt werden, dass sie sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Geschäfte mit Kunden werden nachgewiesen, indem z.b. Abschriften, Kopien oder Abdrucke von originalen Schriftstücken, die ein Handelsgeschäft betreffen (sogenannte Wiedergabe von abgesandten Handelsbriefen), zurückbehalten werden. Die Buchführung und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen in einer lebenden Sprache geführt werden. Bei Fremdsprachen darf die Übersetzung ins Deutsche nicht übermäßig schwierig sein. Werden Abkürzungen verwendet, z. B. Ziffern, Buchstaben oder Symbole, muss deren Bedeutung eindeutig feststehen. 19