Aufbewahrung von Planungsunterlagen

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1 Aufbewahrung von Planungsunterlagen In den täglichen Anfragen und bei Seminaren taucht immer wieder die Frage auf, wie lange müssen Planungsunterlagen aufbewahrt werden. Die richtige Antwort hängt davon ab, wem gegenüber die Aufbewahrungspflicht zu erfüllen ist. 1. Aufbewahrungspflicht im eigenen Interesse a) Kaufmännische und handelsrechtliche Pflichten Nach 238 des Handelsgesetzbuches (HGB) ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen, in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ersichtlich zu machen sowie Abschriften der abgesandten Handelsbriefe zurückzubehalten. Gemäß 257 HGB beträgt die Aufbewahrungspflicht für Handelsbücher, Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte nebst Organisationsunterlagen und Buchungsbelege 10 Jahre, für die Korrespondenz (empfangene und abgesandte Handelsbriefe) 6 Jahre. Nur: Freiberufler und damit auch Landschaftsarchitekten sind nach immer noch herrschender Meinung keine Kaufleute im Sinne des HGB. Die vorstehend zitierten Vorschriften gelten also für Landschaftsarchitekten nur, wenn sie sich in Form einer Handelsgesellschaft, z.b. als Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) organisiert haben. Die Partnerschaft oder Partnerschaftsgesellschaft und die Gesellschaft bürgerlichen Rechtes (BGB- Gesellschaft) sind per definitionen keine Handelsgesellschaften; für sie gelten daher die vorstehenden Regelungen ebenfalls nicht. b) Steuerrechtliche Pflichten

2 2 Auch die Personen, die den handelsrechtlichen Vorschriften nicht unterliegen, sind aufgrund steuerrechtlicher Vorschriften zu steuerrechtlichen Aufzeichnungen gezwungen. Den weitgehenden Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten der 140 ff der Abgabenordnung (AO) unterliegen jedoch wiederum nur gewerbliche Unternehmer, nicht jedoch Freiberufler, wenn sie nicht in Form einer Handelsgesellschaft (GmbH oder Aktengesellschaft) organisiert sind. Für Freiberufler bestehen grundsätzlich lediglich partielle Aufzeichnungspflichten gemäß der Richtlinie H 142 zu 18 Einkommenssteuergesetz (EStG), z.b. in Bezug auf - die Absetzung geringwertiger Wirtschaftsgüter ( 6 Abs. 2 EStG), - Übertragung stiller Reserven ( 6 c EStG), - erhöhte Absetzungen und Sonderabschreibungen ( 7 a Abs. 8 EStG), - Ansparabschreibungen ( 7 g Abs. 3 Nr. 3/Abs. 6 EStG). Aufgrund der umfassenden Aufzeichnungspflicht für den Lohnabzug ( 41 EStG) und zur Feststellung der Umsatzsteuer ( 22 Umsatzsteuergesetz) obliegt jedoch auch den Freiberuflern eine generelle Buchführungspflicht. Nach 4 Abs. 3 EStG sind sie im Übrigen zur Erstellung einer Einnahmen- /Überschussrechnung und zur Aufzeichnung und Belegung der Betriebsausgaben verpflichtet; weitergehende Verpflichtungen ergeben sich, wenn sie sich für die Gewinnfeststellung durch Bilanzierung ( 4 Abs. 1 EStG) entschieden haben. Auch nach den steuerrechtlichen Vorschriften des 147 AO beträgt die Aufbewahrungsfrist für die aufgrund der vorstehend genannten Aufzeichnungspflichten erstellten Unterlagen und die Einnahmen- /Überschussrechnung 10 Jahre und für die Korrespondenz 6 Jahre. c) Fristbeginn und Form der Aufbewahrung

3 3 Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Buchungsbeleg entstanden, der Jahresabschluss erstellt oder die Korrespondenz empfangen oder abgesandt wurden. Sie läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die generelle Festsetzungsfrist von 4 Jahren noch nicht abgelaufen ist. Mit Rücksicht hierauf und wegen der im Jahre 1998 auf 10 Jahre ausgedehnten Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege sollten vor Ablauf von 10 Jahren keine steuerrechtlich relevanten Unterlagen vernichtet werden. Nach Ablauf der vorstehend genannten Fristen brauchen die Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, wenn und soweit sie für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung eigener steuerrechtlicher Anträge erforderlich sind. Bezüglich der Form der Aufbewahrung schreibt 147 Abs. 2 AO vor, dass die Jahresabschlüsse (einschließlich der Gewinn- und Verlustrechnung) im Original aufbewahrt werden müssen. Im Übrigen ist die Aufbewahrung auf Datenträgern (Mikrofilm, COM-Verfahren usw.) zugelassen, sofern das Aufbewahrungsverfahren den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und die Daten jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können; auf Verlangen der Finanzbehörde sind sie auszudrucken. Werden Unterlagen, wie heutzutage üblich, in Urschrift auf einem Datenträger hergestellt, kann statt des Datenträgers auch ein Ausdruck auf Papier aufbewahrt werden. d) Zivilrechtliche Obliegenheiten Insbesondere für Architekten kann es empfehlenswert sein, Planungsunterlagen über die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen hinaus aufzubewahren, wenn mit der Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen seitens des Auftraggebers zu rechnen ist und die Unterlagen erforderlich sind, um solche Ansprüche abwehren zu können.

4 4 Zwar beträgt die Gewährleistungsfrist bei Planungsmängeln gemäß 638 BGB bekanntlich nur längstens 5 Jahre seit Abnahme der Architektenleistung; falls die Leistungsphase 9 gemäß 15 HOAI in Auftrag gegeben wurde, endet möglicherweise schon deshalb die Gewährleistungsfrist erst 10 Jahre nach Fertigstellung des Objektes. Hinzu kommt jedoch, dass nach der Rechtsprechung eine 30-jährige Haftungsfrist des Architekten besteht, wenn - er aus positiver Vertragsverletzung wegen Verletzung von Nebenpflichten (Hinweis-, Beratungs-, Anzeigepflichten usw.) in Anspruch genommen wird, - der Architekt Planungsmängel arglistig verschweigt oder ihm ein Organisationsverschulden nachgewiesen wird, dass die rechtzeitige Feststellung von Ausführungsfehlern ausschließt, - die Abnahme der Architektenleistung nicht nachgewiesen und auch nicht nach der Neuregelung des 640 Abs. 1 S. 3 BGB fingiert werden kann. In solchen Fällen besteht zwar keine Verpflichtung zur längeren Aufbewahrung gegenüber dem Vertragspartner; der Architekt erfüllt jedoch mit der Aufbewahrung eine Obliegenheit sich selbst und möglicherweise auch der Haftpflichtversicherung gegenüber, deren Verletzung in schwerwiegenden und vorhersehbaren Fällen sogar zum Verlust des Versicherungsschutzes führen kann. 2. Die Aufbewahrungspflicht gegenüber dem Auftraggeber In vielen, selbst von Architektenkammern empfohlenen Vertragsmustern findet man oft Regelungen über Aufbewahrungspflichten, die dem Architekten gegenüber dem Auftraggeber auferlegt werden, manchmal bis zur Dauer von 10 Jahren (vgl. z.b. das von der Architektenkammer Hessen empfohlene Vertragsmuster für Leistungen bei Freianlagen; außerdem z.b. Prause DAB 2/2001 BN 15 f). Zur Begründung wird u.a. auf den Vorteil der Fristverkürzung gegenüber der 30-jährigen Verjährungsfrist des

5 5 Anspruchs des Auftraggebers auf Herausgabe der Planungsunterlagen verwiesen. Ich habe den Eindruck, dass derartigen Regelungen ein Missverständnis zugrunde liegt: Wenn der Architekt z.b. wegen drohender Gewährleistungsansprüche seine Unterlagen länger als 10 Jahre aufbewahrt, tut er dies im eigenen Interesse und nicht aufgrund einer Verpflichtung gegenüber dem Auftraggeber. Soweit ein Herausgabeanspruch des Auftraggebers besteht, ist dieser im zeitlichen Zusammenhang mit dem Planungsauftrag zu erfüllen; die Übernahme einer Verwahrungspflicht, die Kosten verursacht und bei Verletzung wiederum zum Schadensersatz verpflichten kann, ist ein ungeeignetes Surrogat. Nach dem Grundleistungskatalog des 15 HOAI, der gemäß 2 Abs. 2 HOAI die Leistungen umfasst, die zur ordnungsgemäßen Erfüllung eines Auftrages im Allgemeinen erforderlich sind, erhält der Auftraggeber vom Auftragnehmer am Ende jeder Leistungsphase eine Zusammenstellung der Planungsergebnisse und Entwurfsunterlagen. Auch wenn in der Leistungsphase 5 bis 7 die Übergabe der Ausführungspläne, Leistungsverzeichnisse und Angebote an den Auftraggeber nicht ausdrücklich erwähnt ist, dürften dem Auftraggeber in der Regel die eingeholten Angebote als Voraussetzung für die Vergabeentscheidung vorzulegen sein. Im Übrigen ist der Architekt verpflichtet, dem Auftraggeber als Ergebnis der Leistungsphase 8 eine Zusammenstellung aller erforderlichen Unterlagen einschließlich Bedienungsanleitungen, Prüfprotokolle, Liste der Gewährleistungsfristen usw. und als Ergebnis der Leistungsphase 9 eine systematische Zusammenstellung der zeichnerischen Darstellungen und rechnerischen Ergebnisse des Objektes zu übergeben. Schließlich sind Unterlagen, die der Architekt für den Bauherrn besorgt, nach den auftragsrechtlichen Grundsätzen an den Auftraggeber herauszugeben. Die Übergabe der Pläne und Planungsunterlagen für das Objekt spätestens bei Beendigung der Planungstätigkeit ist damit Inhalt der vom Auftragnehmer zu erbringenden Planungsleistungen. Bei ordnungsgemäßer Erfüllung des Planungsauftrages sehe ich daher jedenfalls für den Normalfall für eine Vereinbarung zusätzlicher Aufbewahrungspflichten gegenüber dem Auftraggeber keine Veranlassung. Selbst wenn mit dem Auftraggeber eine Planbearbeitung mittels EDV vereinbart wird, ergibt sich daraus keine Notwendigkeit zur Regelung von Aufbewahrungsfristen, da der Architekt seinem Auftraggeber das digital erarbeitete Planungsergebnis per Diskette zur

6 6 Verfügung stellen kann. Dass der Architekt in einem solchen Fall gut daran tut, die Planungsergebnisse im eigenen Interesse aufzubewahren, falls mit einer späteren Über- oder Weiterbearbeitung zu rechnen ist, ist wiederum kein Grund, eine generelle Aufbewahrungspflicht gegenüber dem Auftraggeber zu übernehmen. Das Vertragsmuster des BDLA für Planungsleistungen bei Freianlagen sieht dementsprechend eine Regelung von Aufbewahrungspflichten gegenüber dem Auftraggeber nicht vor. Autor Dr. Herbert Franken Rechtsanwalt