Umfang der Qualitätssicherung nach DIN 33430

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1 Wozu die Regelungen der DIN für Personal auswahlverfahren anwenden? Für die Qualitätssicherung Ihres Personalauswahlverfahrens. Umfang der Qualitätssicherung nach DIN Die Qualitätskriterien dieser Norm beziehen sich auf: 1. den Auswahlprozess > > die Planung von berufsbezogenen Eignungsbeurteilungen > > die Auswahl, Zusammenstellung, Durchführung und Auswertung von Verfahren bzw. Instrumenten, z. B. Bewerberinterviews und Leitfäden, sowie > > die Interpretation der Ergebnisse und die Urteilsbildung im Rahmen des Verfahrens 2. Personen die Personalauswahlverfahren durchführen > > Kompetenzanforderungen an den (internen) Auftragnehmer und die Mitwirkenden > > Die DIN-Norm wurde durch Experten der Personalpsychologie aufgestellt und verabschiedet. Im Folgenden erfahren Sie die Einzelheiten, wie Sie im Rahmen einer externen Prüfung Ihres Auswahlverfahrens fachliche Hinweise zur konkreten Verbesserungsmöglichkeiten bzw. eine offizielle Qualitätsbescheinigung bekommen. 01 Inhalt der DIN 33430

2 Nutzenargumente und Vorteile Kosten für Personalauswahl noch effektiver gestalten > > Die Treffsicherheit und Entscheidungssicherheit wird durch die Anwendung der DIN-Normen erhöht. > > Fluktuation wird verringert. > > Wiederbesetzungskosten werden vermieden, z. B. Zahlungen für Dienstleister in der Personalberatung, Vermittlung aus der Zeitarbeit, Management Audits, Assessment Center, Eignungsdiagnostik, Einarbeitungsaufwand, insgesamt reduzierter interner Beschaffungsaufwand. Qualitätsmanagementsystem > > Die Richtlinien der DIN beinhalten harte Messkriterien für die Messung der Güte des Verfahrens zur Auswahl erfolgreicher Kandidaten und eine kontinuierliche Verbesserung des Personalauswahlprozesses sowie die dazu nötigen Teilschritte. > > Die Richtlinien der DIN beinhalten Qualitätskriterien für die gezielte Verbesserung der Kompetenzen der durchführenden Personen. Klare Standards, hohe Effektivität > > Die DIN-Richtlinien führen dazu, dass das hauseigene Auswahlverfahren mit der Zeit verändert und weitgehend standardisiert wird aber individuell und speziell für das Unternehmen. > > Durchführungsabweichungen werden mit der Zeit korrigiert und die Anforderungen stehen als maßgebliche Kriterien im Zentrum der Personalauswahl. > > Ein geregeltes und standardisiertes Kandidaten-Beurteilungssystem forciert klare Entscheidungen. > > Kandidat und Rekruiter können weniger persönlichen Einfluss auf das Verfahren und die Auswahl nehmen. Leistungen für eine DIN-Überprüfung des Personalauswahlverfahrens > > Schulung allgemeiner Kenntnisse zur Erreichung der Zertifizierung nach DIN 33430, es erfolgen keine individuelle Beratung oder betrieblichen Fallbetrachtungen bei einer gutachterlichen Tätigkeit. > > Vor-Inspektion mit Bericht, Einsichtnahme in alle relevanten Unterlagen zum Personalauswahlverfahren, danach Möglichkeit zur Nachbesserung schwerer Mängel > > Vor-Ort-Beobachtung von Personalauswahlverfahren (Anzahl ca. drei) > > Vor-Ort-Anhörung zum Verfahren und Prüfung der Fachkenntnisse der Personen, Vorbereitungsmaterial für die Prüfung ist im Buchhandel verfügbar > > Erstellung eines Gutachtens und eines Prüfberichts > > Zertifikatsausstellung bei erfolgreicher Prüfung > > Erläuterung der Gründe und Verbesserungspotentiale bei einer Nichterteilung des Zertifikats 02 Nutzenargumente und Vorteile

3 Akkreditierte Zertifizierungsstelle und Partnerorganisation > > DIN Certco GmbH, Berlin > > Vor-Ort Inspektion Ihres Personalauswahlverfahrens durch einen unabhängigen Gutachter im Auftrag der DIN Certco GmbH. > > Die Antragsstellung auf Zertifizierung erfolgt schriftlich an die DIN Certco GmbH. Weitere Informationen erhalten Sie dazu gerne von mir. Prozessschritte 1 Antragstellung Mit Einreichung von Unterlagen bei Zertifizierungsgesellschaft 3 Vor-Inspektion mit Bericht (2 Tage) 2 Schulung (1 Tag) 4 Hauptinspektion & Gutachten (3,25 Tage) 1 Antragstellung und Einreichung folgender Unterlagen: Ausgefüllter Fragebogen Schriftliche Verfahrenshinweise und Handlungs anweisungen für Mitarbeiter in der Personalauwahl, z. B. Rekruiter, Management Developer Anforderungsprofil Rekruiter an Fachkräfte im Recruiting Stichproben allg. Stellenanforderungsprofile Interviewleitfaden Vorstellungsgespräch Beurteilungsformulare Vorstellungs gespräch Falls vorhanden, Evaluation des Auswahlverfahrens Personalmarketingbroschüren 2 Schulung Erläuterung der notwendigen Dokumentationsgüte für die Zertifizierung Schulung zur notwendigen Ermittlung von Kenn ziffern und zur Evaluation des eigenen Verfahrens nach DIN Interne Qualitätssteuerung und -optimierung 5 Konformitäts - bewertung mit Prüfbericht Zertifkatsausstellung Kalkulierte Kosten: fünf Arbeitstage, ca bis Euro netto 6 3 Vor-Inspektion mit Bericht Prüfung der erstellten Unterlagen auf Konformität mit der DIN Prüfung geforderter Fachkenntnisse der Mitarbeiter Schwachstellenbericht mit Risiken (schwere Mängel) für eine Zertifkats erteilung Möglichkeit zur Nachbesserung 4 Hauptinspektion & Gutachten Dokumentenprüfung vor Ort, Beobachtung von drei Eignungsbeurteilungen vor Ort, Nachfragen zum Verfahren und Prüfung der geforderten Kenntnisse Echtheitsprüfung der Dokumentation Gutachtenerstellung mit Empfehlung oder Nicht empfehlung zur Zertifizierung Auflagen zur Beseitigung leichter Mängel 5 Konformitäts bewertung mit Prüfbericht 6 Zertifkats ausstellung

4 Zu erfüllende Qualitätskriterien für ein Zertifikat Die Regeln zum gesamten Ablauf der Eignungsbeurteilung von der (internen) Auftragsannahme über die Planung, Durchführung bis hin zur Evaluation des Auswahlverfahrens sind in der Firma festzulegen und festzuhalten. Zum Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems für das Personalauswahlverfahren verlangt die Norm, dass alle Prozesse und Ergebnisse dokumentiert werden. Beschrieben werden müssen für eine Qualitätssicherung vor allem folgende Regeln für: 1. die Anforderungsanalyse 2. die Verfahrensschritte, durch welche die sich ergebenden Anforderungen geprüft werden 3. die Erstellung des Interview-Leitfaden für das Bewerbergespräch, die Erstellung der Beurteilungsunterlage (z. B. mit Ratingskalen) sowie von Aufgabenstellungen (z. B. Angabe von Beispielfragen im Interview zur Veranschaulichung der Fragetechnik) 4. die Anwendung und Abwicklung von weiteren geplanten Auswahlinstrumenten (z. B. Bewerbungsunterlagen) 5. die Auswertungs- und Interpretation für das jeweils eingesetzte Auswahlinstrument. Die Regeln müssen beschreiben, nach welchem Schema die Eignungsbeurteilung eines Kandidaten, der am Auswahlverfahren teilnimmt, in der Firma zustande kommen soll. 6. eine Beobachtungs- und Protokollierungsphase des Kandidatenverhaltens in Auswahlverfahren, die von der Urteilsfindungsphase Eignung für die Stelle zeitlich getrennt und davor liegen muss. 7. die fachliche Qualifikation des Auftragnehmers und der Mitwirkenden sowie ggf. auch deren Schulung 8. die Zuständigkeiten und die Verantwortlichkeiten im Gesamtprozess Weitere Dokumentationspflichten sind: 9. die Entscheidungsergebnisse bzw. Auswahlurteile werden dokumentiert, bei mehreren Beurteilern muss das Eignungsurteil jedes einzelnen Beurteilers festgehalten werden. 10. Konkret beobachtete Verhaltensweisen und Aussagen des Kandidaten werden im Beurteilungsprozess zumindest beispielhaft dokumentiert. Hinweis zu meiner Tätigkeit Ein anderer Gutachter wird meine Sorgfalt und gutachterliche Tätigkeit überprüfen. Erst nach ein paar praktischen Überprüfungen von Betrieben werde ich lokal alleine für DIN Certco arbeiten. Die Kosten sind für Sie jedoch gleich, gleichwohl durch zwei Gutachter noch mehr sichergestellt wird, dass Sie qualitativ gute Arbeit und viel Feedback zu Verbesserungsmöglich keiten Ihres Personal auswahlverfahrens erhalten. 04 Zu erfüllende Qualitätskriterien

5 Ferner wird für die Qualitätssicherung verlangt, dass 11. Zielsetzungen und Anwendungsbereich eines Verfahrens benannt werden. 12. Konstruktionsschritte in angemessener, ausführlicher und verständlicher Weise dargestellt werden. 13. alle Gütekriterien und eingesetzten Analysemethoden nachvollziehbar dokumentiert werden. 14. für die Hauptgütekriterien von Personalauswahlverfahren das ist die Objektivität, Reliabilität (Zuverlässigkeit) und Validität (Gültigkeit) folgende Anforderungen erfüllt sind: > > Die zur Eignungsbeurteilung eigesetzten Verfahren müssen eine größtmögliche Durchführungs-, Auswertungs- und Interpretationsobjektivität besitzen. Die Vorgehensweise bei der Eignungsbeurteilung muss so beschaffen sein, dass die Ergebnisse so wenig wie möglich durch den Kandidaten selbst verfälscht werden können. > > Die eingesetzten Verfahren müssen eine der jeweiligen Art des Verfahrens und der angestrebten Aussage entsprechende hohe Zuverlässigkeit aufweisen. Dies bedeutet, dass verschiedene Interviewer zu weitgehend übereinstimmenden Eignungsurteilen im Personalauswahlverfahren bei einem Kandidaten gelangen. Die Auswahl darf möglichst nicht davon abhängen, welcher Rekruiter diese durchführt, sondern das Verfahren sollte, soweit als es realisierbar ist, ein neutrales zuverlässiges Verfahren sein. Die Z uverlässigkeit des Verfahrens ist dazu im Betrieb mit statistischen Methoden zu evaluieren, was leicht zu schaffen ist. Mindestanforderungen stellt die Norm auf. > > Die Konstrukt-, Kriteriums- oder Inhaltsvalidität eines Personalauswahlverfahrens sollten bei wiederholter Anwendung ermittelt werden. Der Verweis auf unabhängige empirische Vergleichsuntersuchungen scheint anfänglich zulässig. 15. Werden Norm- oder Referenzkennwerte für die Auswertung der Ergebnisse von Personalauswahlverfahren herangezogen (z. B. bei psychologischen Tests), so muss dokumentiert sein, mit welcher Referenzgruppe der Kandidat verglichen wurde. Für den Auswahlprozess umfassen die Normen 318 Detailkriterien, die mit Ja oder Nein beantwortet werden können, um anhand der Norm die vorhandene Qualität von Personalauswahlverfahren in Betrieben zu beurteilen. Daher vermittelt die obige Darstellung weitgehend die Hauptaspekte, erhebt jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Weitere Effekte Treffsicherheit des besten Kandidaten erhöhen > > die DIN führt dazu, mit Kennzahlenmessungen das hauseigene Verfahren so zu optimieren, dass diese für das Unternehmen und die zu besetzende Positionen die erfolgreichsten Kandidaten hervorbringen. > > Ist Ihr Anspruch, dass der Schlusskandidat am wahrscheinlichsten später bei den Mitarbeiter beurteilungen erfolgreicher abschneidet, als es andere Kandidaten getan hätten? Die DIN-Norm hat ein Qualitätsmanagement-Verständnis, welches sich daran orientiert. 05 Zu erfüllende Qualitätskriterien

6 Kompetenz statt Nasenfaktor > > Die Anwendung der DIN-Richtlinien führt dazu, dass die Anwendung des Verfahrens weniger von der Person und seinen Präferenzen abhängt, d.h. nicht davon welcher Rekruiter die Personalauswahl durchführt. > > Die notwendige Evaluation des Verfahrens in puncto Zuverlässigkeit sorgt für den Nachweis in der Nachfolgeplanung und Beförderung, dass durch das Verfahren der kompetenteste Kandidat ausgewählt wird und der Nasenfaktor keine Rolle spielt. > > Interne Führungskräftekandidaten vertrauen durch die Zertifizierung mehr der Verfahrensgüte und -gerechtigkeit. Sie können die Auswahlentscheidung leichter akzeptieren. Arbeitgeberattraktivität erhöhen > > Externe Bewerber legen Wert auf professionelle Personalwahlauswahlverfahren, wie der Employer Branding Report von StepStone Deutschland (6.000 befragte Personen) zeigt. > > Die Zertifizierung nach DIN ist somit ein weiterer Baustein in Ihrer Strategie, die Arbeitsmarktattraktivität zu erhöhen. Zur deutlichen Klarstellung: Es handelt sich bei mir nicht um einen bereits anerkannten Gutachter bzw. Inspektor der DIN Certco GmbH, sondern es besteht beidseitig die Absicht, dass ich das Anerkennungsverfahren hierfür durchlaufe. Dafür suche ich ein Unternehmen. Für Ihre Fragen zur Zertifizierung wenden Sie sich bitte an mich, als ein Partner der DIN Certco GmbH: Oliver Eggert HR-Training & Assessment Agricolastr München T M E eggert@hr-training-assessment.de 06 Kontakt