SAP- Info-User aktuell Nummer Juli 2006

Transkript

1 SAP- Info-User aktuell Nummer Juli 2006 Inhalt: In Memoriam Bernhard Husar 1. Berichtsuser 1.1. Budgetüberträge 1.2. CO-Berichte jahresübergreifend, Nachtrag 1.3. Kostenartengruppe EA27EP 1.4. Auflösungsbuchung ARA 2. Organisationsänderung im Bereich Biotechnologie 3. EU-Projekte: Audit Praxis-Tip 4. Rückverrechnung Besoldung 5. Finanz- und Rechnungswesen 5.1. Bilanz WIFI-Kurs Buchhaltung 5.3. Skontoverbuchung 5.4. SAP - Zirkel 5.5. Rechnungswesen - Thema des Monats: Erwerbsteuer Vorschau auf die nächste Ausgabe Seite 1 von 17

2 In Memoriam Bernhard Husar Unser Kollege Bernhard Husar ist Anfang Juni plötzlich und völlig unerwartet verstorben. Bernhard Husar, Jahrgang 1968, kam im Jahr 1995 an den ZID der BOKU. Im Rahmen des Projektes BOKU IS, dessen Ziel es war, Daten von verschiedenen externen Stellen in einer gemeinsamen Datenbank an der BOKU zu speichern war Bernhard Husar ganz wesentlich an Design und Aufbau dieser Datenbank beteiligt. Sein Spezialgebiet war die Entwicklung der Budgetapplikation, die allen Instituten zur Abfrage der eigenen Budgetdaten zur Verfügung gestellt wurde. Mit der Einführung von SAP lag es nahe, Bernhard Husars erworbenes Knowhow zu nutzen und ihn in das SAP-Projektteam maßgeblich einzubinden. Bernhard Husar war ein Mitarbeiter, der die Herausforderung neuer Projekte motiviert angenommen und keine Belastung gescheut hat, so arbeitete er in der SAP Einführungsphase mit viel Engagement nahezu Tag und Nacht. Alle, die wir mit ihm zusammengearbeitet haben, kennen ihn als konstruktiven und hilfreichen Partner. Wir haben ihn als sehr fleißigen, engagierten, genauen und höchst verlässlichen Mitarbeiter geschätzt. Bernhard Husar Tief erschüttert hat uns sein plötzlicher, völlig unerwarteter Tod, der uns einen lieben Kollegen und Freund genommen hat Seite 2 von 17

3 1. Berichtsuser 1.1. Budgetüberträge Die Budgetüberträge > 2006 sind mittlerweile im SAP in allen 3 Budgetberichten gebucht: 27-Auftragsbericht (ZAUFBER): wie gewohnt die Überträge aus den Drittmittelprojekten. Budgetüberwachung (ZBUDUEB): die Überträge aus den Instituts- Globalbudgets, wobei - Überzüge aus Literaturmitteln (04-LIT) nicht übertragen wurden, sondern zulasten des Globalbetrages (idr 75-MAT) verrechnet wurden; Guthaben wurden unter 04-LIT übertragen - Überzüge aus Exkursionsmitteln (70-EXK) nicht übertragen wurden, sondern zulasten des Globalbetrages (idr 75-MAT) verrechnet wurden; Guthaben wurden unter 70-EXK übertragen; Zusatzinformation: die Exkursionsbudgets 2006 sind ebenfalls bereits verbucht - der errechnte Rest aus dem Globalbetrag wurde unter 75-MAT gebucht Ermittlung des Überzugs/des Guthaben aus Exkursionsmitteln Bei getrennter Betrachtung des Globalbudgets und der Exkursionsmittel im FM existiert ein grundsätzliches Problem; nämlich: Das Exkursionsbudget wird unter 70-EXK zur Verfügung gestellt, Exkursionsausgaben gehen zu lasten dieses Budgets, NICHT jedoch Ausgaben im Zusammenhang mit Fuhrparkverrechnung (97-DLV) und die IC- Verrechnung (79-ICA bzw. 49-ICE). Zur Vermeidung von daraus resultierenden Abfrageirrtümern: bitte im ZBUDUEB die Variante Globalbudget + Exkursionen verwenden und - zur Ermittlung der Buchungen aus Fuhrpark und Inter- Company parallel den jeweiligen 4er-Exkursionsmittel-Innenauftrag im CO betrachten. Budgetbericht neu - Bereich Bund Es wird im neuen Budgetbericht nicht unterschieden zwischen den "Budgettöpfen" (= FIPOS) 75-MAT, 04-LIT und 70-EXK. Die Unterscheidung erfolgt durch die Kostenstelle bzw. den Innenauftrag: - 2 xxx 00 Kostenstelle - 4 xxx Exkursionsmittel - 5 xxx Investitionsmittel - 2 xxx yyy yyy Berufungszusagen (BZ) oder Projekt-Innenaufträge im Bundesbereich Seite 3 von 17

4 Eine Dotierung von 2er-Innenaufträgen erfolgte nur in jenen Fällen, in denen auch im Vorjahr ein Budget verbucht wurde und sich demnach ein Budgetrest = Übertrag errechnen ließ. Auf Wunsch - an michael.hein@boku.ac.at genügt - können jedoch jederzeit Budgetumbuchungen von der Kostenstelle auf Innenaufträge veranlasst werden. - Bereich 27 Die Überträge aus 2005 wurden analog dem Auftragsbericht (ZAUFBER) eingebucht. Bitte beachten Sie dabei: Die Budgetüberträge 2006 im neuen Budgetbericht sind - im Einzelfall - um den Betrag der aktiven Rechnungsabgrenzung (= Beträge, die 2005 für Lieferungen/Leistungen 2006 vorausgezahlt wurden) höher als die Überträge in den alten FM-Berichten. Grund dafür: im FM verbleiben diese Belastungen (und der entsprechende Budgetverbrauch) im alten Jahr 2005, im CO - und der neue Budgetbericht basiert auf CO - werden sie verschoben ins neue Jahr 2006 und müssen dort budgetär bedeckt werden. Dies gilt auch für den Bereich Bund - und betrifft dort in erster Linie Literatur- Abonnements. Bei Fragen zu den Budgetüberträgen und zum neuen Budgetbericht: Michael Hein, DW 1013 bzw. michael.hein@boku.ac.at (Urlaub bis Anfang August) 1.2. CO Berichte jahresübergreifend, Nachtrag Transaktion Transaktion Im Newsetter Nr. 8+9 wurden diese neuen Berichte ausführlich behandelt. Dazu noch ein wichtiger Hinweis: Im Bericht direkt erhalten Sie die Daten für die gewählte Periode (z. B.: 07/2005 bis 03/2006) angezeigt. Ausführen, die Daten für diesen Berichtszeitraum werden angezeigt Seite 4 von 17

5 Bei Abruf der Einzelposten aus dem Bericht werden jedoch alle in den angeführten Geschäftsjahren gebuchten Einzelposten angezeigt. Lösung: Bitte im Einzelpostenbericht die Filterfunktion Buchungsdatum für den gleichen Zeitraum wie in der Berichtsselektion setzen: Ausführen Ausführen. So erhalten Sie die Einzelposten für den gewählten Zeitraum Kostenartengruppe EA27EP Wie berichtet dient die Kostenartengruppen EA (Bund) und EA27 in den CO- Berichten der Selektion auf budgetwirksame Kostenarten. Die Kostenartengruppe EA27EP zeigt Ihnen in der Transaktion Seite 5 von 17

6 für die getroffene Auswahl sämtliche Buchungen, und zwar inklusive Saldovortrag aus dem Jahr 2003 und die Übernahme Debitoren und Kreditoren (soferne vorhanden)! Beispiel: Hier sehen Sie den Saldo des Projektes, der per in SAP gebucht und auf das Bankkonto des Departments übernommen wurde, sowie die Übernahme der Salden Debitoren und Kreditoren: Seite 6 von 17

7 1.4. Auflösung Aktive Rechnungsabgrenzung (ARA) Typisches Beispiel für die ARA ist die Vorausbezahlung eines Abonnements für eine Zeitschrift. Für den Anteil der erst im Folgejahr zu erbringenden Lieferung/Leistung ist zum Bilanzstichtag eine Aktive Rechnungsabgrenzung vorzunehmen. Siehe dazu auch Die Auflösung der ARA wird im SAP als Storierung gebucht. Dies ist für jene User von Bedeutung, die im Einzelpostenbericht ein Layout mit Filterfunktion auf Stornobelege bzw. stornierte Belege verwenden. In diesem Falle wird die Auflösungsbuchung ARA nicht angezeigt und in der Summierung nicht berücksichtigt! 2. Organisationsänderung im Bereich Biotechnologie per Die bisher dem Department für Biotechnologie (H79) zugeordnete Nanobiotechnologie (H792) wurde zum Zentrum für Nano-Biotechnologie (H801) das dem gleichnamigen Department H80 angehört. Die SAP-Ordnungsnummer des bisher unter H790 geführten Vienna Science Chair of Bioinformatics (BOKU Bioinformatik) lautet nun H793. Die internen Partner der betroffenen Organisationseinheiten werden um Kenntnisnahme gebeten. Die neue Struktur in SAP: Seite 7 von 17

8 3. EU-Projekte: Audit Seit der internen Schulung für BOKU-Mitarbeiter im Mai 2005 wurden mittlerweile etliche Audits durchgeführt und einige Erfahrung gesammelt. Hier eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, speziell für Projektleiter bzw. deren Mitarbeiter, die bisher noch nicht mit diesem Thema konfrontiert waren, sich künftig aber damit zu befassen haben: Gemäß den Richtlinien des Sechsten Europäischen Forschungsrahmenprogrammes verlangt die Kommission eine Zertifizierung der entstandenen Kosten durch Audit-Zertifikate. Die Vorgaben für die Erstellung von Audit-Zertifikaten sind im Guide to Financial Issues, Kapitel auf S. 93ff definiert, Annex 7 des Dokumentes zeigt ein Muster. Von beiden Teilen des Dokumentes gibt es eine deutsche Übersetzung: /fil_593 Auskunft und Unterstützung betreffend EU-Verträge erteilt gerne das Team des BOKU-Forschungsservice: Das Drittmittelservice - Ansprechpartner: Hr. Svoboda, Tel unterstützt Sie bei der Durchführung der Audits und ist Schnittstelle zur Moore Stephens Austria WirtschaftsprüfungsgesmbH, die mit der Abnahme der Audits beauftragt ist. Zur reibungslosen Abwicklung bitten wir um Beachtung folgender Punkte: Stammdatenblatt Soferne Sie das Stammdatenblatt nicht ohnedies schon im Zuge des Genehmigungsverfahrens vom Forschungsservice erhalten haben, finden Sie es auch unter folgender Adresse: Senden Sie dieses bitte vollständig ausgefüllt an robert.svoboda@boku.ac.at. Es dient einerseits zu Ihrer Information, welche Unterlagen für ein Audit vorzubereiten sind, andererseits dem Drittmittelservice zur Planung und Koordination der Prüftermine mit dem Auditor. Anmeldung zum Audit Vorgeschriebener Abgabetermin ist 40 Tage nach Ende der Abrechnungsperiode. Der Prüftermin sollte ca 3 Wochen nach Ende der Abrechnungsperiode angesetzt werden. Rechnen Sie für Anforderung und Aufbereitung der Unterlagen ca. 2 Wochen Vorlaufzeit ein und setzen Sie sich bitte auch rechtzeitig mit Hrn. Svoboda in Verbindung. Wird das Drittmittelservice erst kurz vor dem Abgabetermin von Ihnen verständigt, ist es schwierig bzw. u. U. unmöglich, so kurzfristig noch einen Termin mit dem Auditor zu bekommen Seite 8 von 17

9 Unterlagen Bitte sorgen Sie dafür, dass die im Stammdatenblatt angeführten Unterlagen vollständig vorhanden sind. Audit Der Auditor kommt zum vereinbarten Termin an die BOKU und prüft hier die erforderlichen Unterlagen. Zur Beantwortung allfälliger Detailfragen muss unbedingt ein Insider mit umfassenden Projektkenntnissen für den Zeitraum des Prüfvorganges auf Abruf zur Verfügung stehen bzw. erreichbar sein. Nach erfolgreicher Abnahme stellt Moore Stephens das Audit-Zertifikat aus, die Zustellung erfolgt in der Regel wenige Tage nach der Prüfung. Praxis-Tip Selektion von Innenaufträgen mittels Textfile Wenn Sie wiederkehrende Auftragsberichte über mehrere einzelne Innenauftragsnummern und/oder Nummernserien erstellen, kann die Selektion in einer eigenen Berichtsvariante gespeichert werden. Eine andere Möglichkeit der Vereinfachung ist das Speichern der Selektionswerte (Auftragsnummern) als Textfile. Sie erfassen einmal die einzelnen Auftragsnummern in einem Excel-File oder im Editor und sichern das File als.txt. Beispiel: Bitte keine Überschrift, die Auftragsnummern untereinander erfassen. Dateinamen mit Endung.txt sichern Seite 9 von 17

10 Im SAP-Auftragsbericht: Mehrfachselektion anklicken Seite 10 von 17

11 Klick auf gewünschte Datei Die Auftragsnummern aus der Datei werden übernommen: Sie können Auftragsnummern auch aus der Zwischenablage übernehmen: Seite 11 von 17

12 4. Rückverrechnung Besoldung Sollte die Personalverrechnung nicht auf dem richtigen Innenauftrag erfolgt sein, bitte umgehend Meldung an die Personalbateilung! Diese veranlasst die Rückrechnung. Beispiel 1: Gebucht auf Auftrag X Monat 01/ ,-- Monat 02/ ,-- Monat 03/ ,-- Im Monat 04 wird festgestellt, dass diese Personalkosten richtig dem IInnenauftrag Y zuzuordnen sind: Daher Rückverrechnung bei Auftrag X: Monat 01/ ,-- Monat 02/ ,-- Monat 03/ ,-- Auf dem richtigen Auftrag Y beträgt der Saldo zum Stichtag null. Auf den ersten Blick sieht es daher aus, als wären im Zeitraum 01-03/2006 keine Personalkosten entstanden Seite 12 von 17

13 Im Monat 04/2006 erfolgt eine Buchung über gesamt 4.500,-- (Zeitraum 01-04/2006). Beispiel 2 Auftrag A Auftrag B Vermerk Gehalt für Buchungsperiode 01/ Falsch, soll auf Auftrag B 01/ Rückverrechnung 01+02/ Wieder falsch, gehört doch auf Auftrag A 01+02/ Rückverrechnung 01-03/ SZ Inkl. Sonderzahlung = 3,5 Gehälter x / Ab 04/2006 normale Buchung 05/ / SZ / Saldo In SAP sieht das etwa so aus: Hinweis: In begründeten Ausnahmefällen ist nach Rücksprache mit dem Drittmittelservice - auch eine reine Umbuchung im FI/CO möglich Seite 13 von 17

14 5. Rechnungswesen 5.1. Bilanz 2005 Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung 2005 der BOKU finden Sie unter Hinweis: Die Bereiche Bund und 27 sind in den Auswertungen zur Bilanz getrennt darstellt WIFI-Kurs Buchhaltung Im Zeitraum Oktober 2005 bis April 2006 haben 15 Mitarbeiter der BOKU an diesem praxisbezogenen Kurs teilgenommen, der mit einer offiziell anerkannten Prüfung abgeschlossen wurde. Hervorhebenswert ist der persönliche Einsatz und das Engagement aller Teilnehmer. Sie haben diesen Lehrgang neben dem Tagesgeschäft absolviert und Selbststudium sowie Übungen in ihrer Freizeit durchgeführt. Herzliche Gratulation den erfolgreichen Absolventen! 5.3. Skonto-Nachbelastung Nähere Informationen zum Buchungsvorgang im Falle eines Skontoverlustes finden Sie in unserem Glossar: Der automatisch in Abzug gebrachte Skonto wird bei Überschreitung der Skontofrist nachträglich in den Aufwand gebucht. In den Berichten kann es dabei aus folgendem Grund zur Differenz zwischen FM und CO kommen: Die Kostenart Skontoverlust (dorthin wird die Nachbelastung gebucht) wird Im CO fix der Gruppe 79-SON zugeordnet. Im FM dagegen (z. B. Budgetbericht) erfolgt die Zuordnung auf jene Finanzposition, auf der die ursprüngliche Eingangsrechnung gebucht wurde (z.b.: 75-MAT). Im folgenden Beispiel wurde der Ursprungsbeleg der FiPos 75-Mat zugeordnet und in der Folge ein Skontoverlust von 0,93 gebucht: Seite 14 von 17

15 CO-Auftragsbericht: FM-Bericht. Belegart SN = Skontoverlust 5.4. SAP-Zirkel Nachdem anlässlich der 2. Kundenkonferenz im Rahmen des Projektes BOKU- Serviceeinrichtungen die Wiederbelebung der seinerzeit durchgeführten SAP-Zirkel angeregt wurde, fand am für dezentrale Bucher eine solche Info-Veranstaltung statt. Themen waren u. a. die Aufarbeitung der Inhalte des erfolgreich abgeschlossenen WIFI- Buchhaltungskurse, Bezugskosten bei Anlagen, IC-Verrechnung und Skontoabwicklung. Zu Redaktionsschluss lagen seitens der Finanzabteilung noch keine weiteren Termine für SAP-Zirkel vor Seite 15 von 17

16 5.5. Rechnungswesen-Thema des Monats Import aus EU-Ländern - Die Erwerbsteuer Für den EU-internen Handel gelten besondere mehrwertsteuerliche Bestimmungen. Gemäß Umsatzsteuergesetz (UstG 1994) unterliegt auch der innergemeinschaftliche Erwerb der Umsatzsteuer. Grundsätzlich werden Importe mit einer Abgabe in Höhe der inländischen Umsatzsteuer belegt. Bei Importen aus Ländern der EU (= innergemeinschaftlicher Erwerb) fällt Erwerbsteuer an. Dazu muss ein Gegenstand aus dem Gebiet eines Mitgliedstaates in das Gebiet eines anderen Mitgliedstaates gelangen. Der Lieferant bleibt in seinem Herkunftsland steuerfrei. Durch Angabe der UID-Nummer der BOKU auf der Bestellung wird die Lieferantenrechnung mit Hinweis auf die Steuerfreiheit als innergemeinschaftliche Lieferung ausgestellt. In Österreich muss diese Lieferung jedoch versteuert werden (je nach Gegenstand mit 20% bzw. 10%). Dieser Prozentsatz wird vom Fakturenbetrag berechnet und monatlich an das Finanzamt abgeführt. Beachten Sie bitte bei Bestellungen im Binnenmarkt, dass Ihr Budget noch zusätzlich mit dieser Erwerbsteuer belastet wird! Die Erwerbsteuer wird zunächst pro Monat gesammelt und erst zu einem späteren Zeitpunkt für die gesamte BOKU an das Finanzamt abgeführt. Daher ergibt sich noch die Notwendigkeit, diese Beträge je Department vom Bankkonto abzuziehen und dem Bundesbankkonto der BOKU gutzuschreiben, da die Erwerbsteuer zunächst von diesem Bankkonto vorgestreckt wird. Bei Importen aus Drittländern liefert der ausländische Exporteur umsatzsteuerbefreit, beim Grenzübertritt der Ware wird jedoch die Einfuhrumsatzsteuer eingehoben Seite 16 von 17

17 Vorschau auf die nächste Ausgabe Eigenleistungen Planwerte RW-Thema: Rückstellungen Budgetierung nach Kostenstellen und Innenaufträgen Kalkulation von Stundensätzen Bankkonten Redaktion und Gestaltung: Robert Svoboda Tel.: Herzlichen Dank den Mitarbeitern des SAP-Teams und der Fachabteilungen für Themenbeiträge und Beratung: Ing. Thomas Christen, Elisabeth Gumhold, Michael Hein, Monika Kleiber, Dipl. Ing. Bernhard Koch und Sonja Ringhofer, Seite 17 von 17