AN DIE MITGLIEDSVERBÄNDE DER FIFA

Transkript

1 AN DIE MITGLIEDSVERBÄNDE DER FIFA Zirkular Nr Zürich, 15. Februar 218 ZBO/coj/git fifaforwardberichterstattung 217: zentrale Buchprüfung Sehr geehrte Damen und Herren, wir beziehen uns auf Zirkular Nr. 161, in dem wir Ihnen mitgeteilt haben, dass gemäss Art. 16 des Reglements für das FIFAEntwicklungsprogramm Forward eine zentrale Buchprüfung durchgeführt wird. Auf Beschluss sowohl der FIFAEntwicklungskommission als auch der Audit und Compliance Kommission der FIFA wird bei allen Mitgliedsverbänden eine solche zentrale Buchprüfung vorgenommen. Aus diesem Grund entfällt die Pflicht für eine lokale FIFAProgrammbuchprüfung. Jeder Mitgliedsverband muss aber gemäss nachfolgenden Angaben weiterhin ein Paket zu seiner statutarischen Buchprüfung einreichen. Diese umfasst zwei Teile: 1) Zentrale Buchprüfung 217: Unterlagen für die fifa i) Alle Mitgliedsverbände werden gebeten, der FIFA zur Vorbereitung der Prüfung vor Ort bis zum 22. februar 218 die Kontaktangaben (Name, Funktion, Adresse, Telefonnummer) ihres Finanzchefs mitzuteilen. ii) Alle Mitgliedsverbände müssen der FIFA bis zum 28. februar 218 die folgenden Berichtsunterlagen zustellen : a. elektronisches Exemplar der ausgefüllten und unterzeichneten Berichtsformulare 3 und 4 (siehe angehängte Vorlage) b. elektronisches Exemplar der Bestätigung der Bank, bei der das separate FIFAForward Bankkonto eingerichtet wurde (siehe angehängte Vorlage) c. elektronisches Exemplar der Auszüge des FIFAForwardBankkontos für alle zwölf Monate vom 1. Januar 217 bis zum 31. Dezember 217. Im Falle mehrerer separater Konten sind für alle Konten entsprechende Auszüge vorzulegen. d. Abstimmung etwaiger Differenzen zwischen Formular 4 und den Bankauszügen Federation Internationale de Footba" Association FIFAStrasse 2 Postfach 844 Zürich Schweiz T: +41 ()

2 FIFA e. Buchungsbelege (Hauptbuch) für alle Auszahlungen von FIFAEntwicklungsgeldern für den Zeitraum vom 1. Januar 217 bis 31. Dezember 217 Die Informationen können per oder über folgende Links eingereicht werden: Englisch : Deutsch : Spanisch : Französisch : 2) Zentrale Buchprüfung 217: Prüfung vor Ort durch unabhängige Prüfungsgesellschaft Danach folgt die Prüfung Ihres Mitgliedsverbands vor Ort durch eine unabhängige Prüfungsgesellschaft. Diese überprüft die zuvor eingereichten Unterlagen und kontrolliert, ob die Mittel, die Ihr Verband im Jahresverlauf erhalten hat, gemäss den Vorgaben des FIFAForwardReglements verwendet wurden. Eine provisorische Liste der Prüfungshandlungen, die vor Ort vorgenommen werden, ist in Anhang I zu finden. Die Prüfungen, die jeweils zwei bis drei Tage dauern sollten, beginnen im März 218. Ein passender Termin wird in Kürze mit Ihnen vereinbart. Bitte sorgen Sie dafür, dass der Finanzchef Ihres Verbands während der gesamten zentralen Prüfung vor Ort abkömmlich ist. Falls bei der Prüfung Mängel festgestellt werden, wird das Prüfungsteam mit Ihrem Verband einen Aktionsplan festlegen, um diese zu beheben. In den Monaten danach wird zentral überwacht, ob der Aktionsplan eingehalten wird. Hinweis: statutarische Buchprüfung 217 Einreichen von Unterlagen Ungeachtet der zentralen Buchprüfung sind die Mitgliedsverbände gemäss Art. 8 und 14 des FIFA ForwardReglements weiterhin verpflichtet. bis zum 3. Juni 218 ein vollständiges Berichtspaket zur statutarischen Buchprüfung einzureichen. Das Paket muss konkret folgende Unterlagen beinhalten: a) Der Jahresabschluss 217 sollte alle Transaktionen und Kontostände des Jahres beinhalten und nicht nur diejenigen im Zusammenhang mit dem FIFAForwardProgramm. Er muss mindestens folgende Elemente enthalten: a. Erfolgsrechnung (oder Ähnliches) b. Bilanz (oder Ähnliches) c. entsprechendes Berichtsformular des statutarischen Buchprüfers zur statutarischen Buchprüfung b) Protokoll der letzten Generalversammlung, bei der die Jahresrechnung genehmigt wurde c) Tätigkeitsbericht, wie er den Mitgliedern der Generalversammlung vorgelegt wurde / '

3 FIFA Sollten die Unterlagen in keiner offiziellen FIFASprache vorliegen, ist zusammen mit den Originalen eine entsprechende Übersetzung einzureichen. Für Mitgliedsverbände, deren Geschäftsjahr später als am 31. Dezember 217 endet, wird die sechsmonatige Berichtsfrist bis 3. Juni 218 entsprechend verschoben, d. h. auf das Datum sechs Monate nach dem Ende dieses Geschäftsjahres. Mit freundlichen Grüssen FEDERATION INTERNATIONALE DE FOOTBALL ASSOClATION Zvonimir Boban Stellvertretender Generalsekretär (Fussball) Kopie an : FIFARat Konföderationen Anlagen: Anhang I: Prüfungshandlungen Anhang I: Berichtsformulare 217 und Anleitung Anhang 11 : Vorlage für die Bankbestätigung / '

4 IFA Anhang I: Prüfungshandlungen (Änderungen vorbehalten) Punkt FIFAZielelVerfahren Bericht an die FIFA 1 Vergleich von Abschnitt I des Formulars 4 von 217 (Saldo des separaten Bankkontos per 1. Januar 217) mit Abschnitt V des Formulars 4 von 216 (Saldo des separaten Bankkontos per 31. Dezember 216, Saldovortrag des separaten Bankkontos). Separates Bankkonto für FIFAEntwicklungsgelder 2 Vergleich der im Formular 4 angegebenen Banksalden per Sonntag, 1. Januar 217 und Sonntag, 31. Dezember 217 mit den Kontoauszügen des separaten Bankkontos. Abstimmung der Kontoauszüge mit den entsprechenden separaten Bankkonten im Hauptbuch. 3 Wenn Mitgliedsverbände in Ländern, in denen der USD nicht Transaktionswährung ist, je ein separates Bankkonto in der lokalen Währung und in USD haben, Überprüfung der Transfers zwischen diesen separaten Bankkonten. 4 i. Vergleich der im Formular 4 angegebenen begünstigten Person (Inhaber) des separaten Bankkontos und Zeichnungsberechtigung mit der entsprechenden Bankbestätigung. H. Bestätigung, dass das Bankkonto bei einer Bank im Land des Mitgliedsverbands geführt wird. iii. Überprüfung, ob die in Formular 4 genannte Zeichnungsberechtigung zutreffend ist. Auszahlung von FIFAEntwicklungsgeldern 5 Vergleich der gemäss den Formularen 3.1 bis 3.8 (restliche Entwicklungsprogramme) in der Transaktionswährung ausgezahlten Beträge mit den auf den Kontoauszügen für das separate Bankkonto ausgewiesenen Zahlungen. 6 Vergleich der einzelnen Zahlungen, die auf den Formularen 3.1 bis 3.8 als Ausgaben angegeben wurden, mit Belegen Dritter wie Ka ufverträgen/ Aufträgen, Rechnungen, Quittungen und sonstigen Beweisdokumenten. Jede Einzelzahlung von über USD 1 muss kontrolliert werden. Für jedes Programm und insgesamt ist eine Gesamtdeckung von 6 % pflicht. Bei den kontrollierten Transaktionen muss ebenfalls überprüft werden, ob die Einteilung auf den Berichtsformularen korrekt ist (auf dem Formular 3.1 sollten zum Beispiel nur Kosten im Zusammenhang mit dem Jugendfussball deklariert werden). 7 Meldung der Barzahlungen in Prozenten der geprüften Ausgaben. 8 Abstimmung der für einzelne Transaktionen geltenden Wechselkurse mit den zum betreffenden Zeitpunkt gültigen Marktkursen mithilfe externer Quellen. Meldung der Zahl der Fremdwährungsumrechnungen, wenn der Mitgliedsverband ein Konto in USD hat. 9 Stichprobenabstimmung von 2 der in den Formularen 3 angegebenen Aufwandposten (die zehn höchsten Beträge und zehn zufällig ausgewählte Posten) mit den entsprechenden Sachkonten. Meldung der verwendeten Buchhaltungssoftware (sofern gegeben) und Angabe des Nutzungsgrades durch den Mitgliedsverband. Verbandsführung 1 Überprüfung, ob die Buchprüfungsstelle unter staatlicher Aufsicht steht und/oder Mitglied einer lokalen Standesvereinigung ist. Bestätigung, ob das betreffende Gebiet eine vom IFAC zugelassene Standesvereinigung hat, und gegebenenfalls Überprüfung, ob diese ordnungsgemäss zugelassen wurde.

5 Reference N/A Anleitung zum Ausfüllen der Berichtsformulare 217 Erläuterungen Dieses Formular ist auf CashBasis zu erstellen und dient gemäss Art. 8 Abs. 1 lit. d des Reglements für das FIFAEntwicklungsprogramm Forward als effektive Abstimmung des (der) separaten FIFAProgrammBankkontos (Bankkonten). Für die Abstimmung des Kontos mit den im Jahresverlauf erhaltenen Mitteln ist Formular 4 zu verwenden. I. Saldovortrag 11. plus Einzahlungen 111. minus Auszahlungen IV. plus oder minus andere Gutschriften/Belastungen V. ergibt Schlusssaldo VI. Das Kontrollfeld sollte gemäss obiger Gleichung null betragen. I. Saldo per Der Saldovortrag wird anhand von Bankauszügen des separaten Bankkontos überprüft. Falls mehrere separate Konten bestehen, müssen für jedes Konto Bankauszüge vorgelegt werden. Falls eine Abstimmung nötig ist, ist diese gesondert dem Berichtspaket für die FIFA beizulegen. 11. Zahlungen der FIFA Die erhaltenen Zahlungen wurden von der FIFA auf die internen Buchungssätze abgestimmt Total Auszahlungen Alle Auszahlungen werden von der zentralen Prüfungsgesellschaft anhand von Bankauszügen und Buchungsunterlagen überprüft. Die einzelnen Beträge werden mit entsprechenden Belegen wie Rechnungen oder Verträgen von der zentralen Prüfungsgesellschaft vor Ort kontrolliert. IV. plus oder minus andere Gutschriften/Belastungen Unter anderen Gutschriften/Belastungen sind alle anderen Bewegungen aufzuführen, die nicht unter die anderen beiden Kategorien fallen. Zinserträge und Bankgebühren werden anhand von Bankauszügen überprüft. Andere Gutschriften/Belastungen, die mehr als 5 % des Auszahlungstotals ausmachen, müssen im Formular 4 unten im Bemerkungsfeld begründet werden. Bei sämtlichen Differenzen aufgrund von Fremdwährungsgewinnen/ verlusten wird anhand von unabhängigen Wechselkursen während des Jahres geprüft, ob diese plausibel sind. Falls eine Abstimmung nötig ist, ist diese gesondert dem Berichtspaket für die FIFA beizulegen. V. Saldo per Der Schlusssaldo wird an hand von Bankauszügen des separaten Bankkontos überprüft. Falls mehrere separate Konten bestehen, müssen für jedes Konto Bankauszüge vorgelegt werden. Falls eine Abstimmung nötig ist, ist diese gesondert dem Berichtspaket für die FIFA beizulegen.

6 VI. Nach der korrekten Eingabe der oben genannten Angaben sollte das Kontrollfeld null betragen. Eine etwaige Differenz ist im Formular 4 unten im Bemerkungsfeld zu begründen. Falls zur Begründung eine Abstimmung nötig ist, ist diese gesondert dem Berichtspaket für die FIFA beizulegen.

7 Grune Felder bitte ausfullen Bericht zur Verwendung von FIFAEntwicklungsgeldern FORM 4 Mitgliedsverband von: Jahr/Antragsnummer: 217 Landeswährung: I Forward ProgrammBankkonto Ref. Separates Forward ProgrammBankkonto Landes Wechsel USD Ref. währuna kurs I Bilanz per Separates Forward Programm Bankkonto in Landeswährung Separates Forward Programm Bankkonto in USD Total Bilanz per Zahlunaen von der FIFA I Betriebskostenbeitrag 3.1 ForwardProjektlSolidaritätsbeitrag Reisen 3.2 ForwardProjektlSolidaritätsbeitrag Ausrüstung/Material 3.3 Forward Project Infrastruktur 3.4 Forward Project Competitions 3.5 Forward Project Kurskosten 3.6 Forward Project Übrige Projekte 3.7 Weitere Zahlungen von der FIFA 3.8 Total erhalten 111 Total Ausgaben Betriebskostenbeitrag 3.1 ForwardProjektlSolidaritätsbeitrag Reisen 3.2 ForwardProjektlSolidaritätsbeitrag Ausrüstung/Material 3.3 Forward Project Infrastruktur 3.4 Forward Project Competitions 3.5 Forward Project Kurskosten 3.6 Forward Project Ubrige Projekte 3.7 Sonstige 3.8 Total Ausgaben page 1 of 2

8 Zinsertrag/Bankgebühren Bankkonto in Landeswährung Zinsertrag/Bankgebühren Bankkonto in USD Sonstige Gutschriften/Abzüge (inkl. Wechselkursgewinne/verluste) +/IV +/ Total Gutschriften/Abzüge =V Bilanz per Separates Bankkonto in Landeswährung Separates Bankkonto in USD Total Bilanz per r VI Kontrollfeld ~~~:;~::~::::htigung:1 2. NameNorname: 3. NameNorname: ~~ ~~ o o o o o Einzel Kollektiv Einzel Kollektiv Einzel o Kollektiv Bitte korrekte Antwort ankreuzen IErstelit von: NameNorname Funktion Datum Unterschrift IGenehmigt vom Präsidenten oder Generalsekretär des Verbands: NameNorname Funktion Datum Unterschrift Anlagen: Kopie der Bankauszüge von bis Detaillierte Formulare zu den Betragen (Formulare 3.1, 3.1 AL und ) Bestätigungsschreiben der Bank Bemerkungen: page 2 of2

9 rune Feld,r 1:.. :e, ausfüllen Mitgliedsverband von: Jahr/Antragsnummer: Landeswährung: Betriebskostenbeitrag FORM Details Erhaltene Lahlung(enJ USO Auszahlungen: Total U5D Total Landeswährung Durchschnittlicher Wechselkurs u liuiv/ul Total erhaltene Zahlungen in Landeswährung (gegengeprüft zur BankbestätigunglWechs Plausibilisierung des Wechselkurses zum Marktkurs. Kathegorie Governance (Komitee. Mitgliederversammlung) Permanente administrative und technische Leistunq(en) Administrative Kosten Financial management (inkl. Audit fees) Marketing und Kommunikation (inkl. Website) National Teams Herren (Senior. Jugend) National Teams Damen (Senior. Jugend) Nationale Wettbewerbe Herren Nationale Wettbewerbe Damen Nationale Wettbewerbe Knaben Domestic competitions Mädchen Übrige Frauenfussballunterstützung Grassroots Aktivitäten Beach soccerlfutsal Aktivitäten Training technisches und coaching Training Administrativ Training Schiedsrichterwesen Training Übrige Infrastruktur und Unterhaltskosten Sonstige Total Ausgaben Genehmigter Betrag (in USO) Erhaltene Zahlung(en) Landeswähruna Wechselkurs USO Abweichung #DIVlO! automatisch automatisch Form 4 Form 4 Total erhalten (Landeswährung) Total Ausgaben (Landeswährung) Differenz Erklärung Budgetabweichung über 2% # IV/O! page 1 of 1

10 Grune r eider bitte ausfuiig;; Mitgliedsverband von: Jahr/Antragsnummer: 217 Landeswährung: ForwardProjektlSolidaritätsbeitrag Reisen FORM 3.2 I Erhaltene Zahlung{en) Total USO Total Landeswährung Ischnittlicher Wechselkurs Total erhaltene Zahlungen in Landeswährung (gegengeprüft zur BankbestätigunglWechselkurse) Plausibilisierung des Wechselkurses zum Marktkurs. Getätigte Auszahlungen TätiQkeiVBeschreibunQ* f" Total Lieferant Landeswährung Wechselkurs USD ". ClUIUIIIClII::;l;1I ClUIUmClII::;l;f I Form 4 Form 4 * Ausgaben/Rechnungen über USO 2' müssen auf einer separaten Zeile ausgewiesen werden Total erhalten (Landeswäh Total Ausgaben (Landeswi =,...,.",.,..'i Differenz Erkläruna Budgetabweichung über 2% page 1 of 1

11 Gn. lt7 Felder bitte ausfuflen Mitgliedsverband von: Jahr/Antragsnummer: 217 Landeswährung: ForwardProjektlSolidaritätsbeitrag Ausrüstung/Material FORM 3.3 ' I Erhaltene Zahlung(en) Total USD Total Landeswährung Ischnittlicher Wechselkurs Total erhaltene Zahlungen in Landeswährung (gegengeprüft zur BankbestätigunglWechselkurse) Plausibilisierung des Wechselkurses zum Marktkurs. Getätigte Auszahlungen Tätigkeit/Beschreibung Total Lieferant Landeswährung Wechselkurs USD ' au1umauscn au1umauscn Form 4 Form 4 * Ausgaben/Rechnungen über USD 2' müssen auf einer separaten Zeile ausgewiesen werden Total erhalten (Landeswäh Total Ausgaben (Landeswi =:::::::...;O~ Differenz Erklärung Budgetabweichung über 2% page 1 of 1

12 \ r" no Feloer t it dusfl,h" Mitgliedsverband von : Jahr/Antragsnummer: 217 Landeswährung: Ernaltene zahlung(en) Project name USO Forward Project Infrastruktur FORM 3.4 Total erhaltene Zahlungen in Landeswährung (gegengeprüft zur BankbestätigunglWechselkurse) Total USO Total Landeswährung Ischnittlicher Wechselkurs Plausibilisierung des Wechselkurses zum Marktkurs. Getätigte Auszahlungen T ätiqkeitlbeschreibunq* Lieferant Landeswährung Wechselkurs USD _. Total aulomauscn aulomauscn Form 4 Form 4 * Ausgaben/Rechnungen über USO 2' müssen auf einer separaten Zeile ausgewiesen werden Total erhalten (Landeswäh Total Ausgaben (Landeswi =;;;;;::,O~ Differenz Erklärung Budgetabweichung über 2% page 1 of 1

13 "rune Felder t..tte ausfüllen Mitgliedsverband von : Jahr/Antragsnummer: 217 Landeswährung: Project name Erhaltene.uihlung(en) USO Forward Project Competitions FORM 3.5 Total erhaltene Zahlungen In Landeswährung (gegengeprüft zur BankbestätigunglWechselkurse) Total USO Total Landeswährung Ischnittlicher Wechselkurs Plausibilisierung des Wechselkurses zum Marktkurs. Getätigte Auszahlungen T ätigkeitlbeschreibung* Lieferant Landeswährung Wechselkurs USD I Total aulomailscn aulomailscn Form 4 Form 4 Ausgaben/Rechnungen über USO 2' müssen auf einer separaten Zeile ausgewiesen werden Total erhalten (Landeswäh Total Ausgaben (Landeswi =:=,..."'!O Differenz Erklärung Budgetabweichung über 2% page 1 of 1

14 C. une Fe lije bl"o! ausfijllen Mitgliedsverband von : Jahr/Antragsnummer: 217 Landeswährur}9~ Project name I;rl1_altene Zahlung(en) USD Forward Projeet Kurskosten FORM 3.6 Total erhaltene Zahlungen in Landeswährung (gegengeprüft zur BankbestätigunglWechselkurse) Total Landeswährung Ischnittlicher Wechselkurs Getätigte Auszahlungen Total USD Plausibilisierung des Wechselkurses zum Marktkurs. Tätigkeit/Beschreibung" Lieferant Landeswährung Wechselkurs USD. 1 I Total äu'uii a,i"<;1 äu,oma,isc Form 4 Form 4 * Ausgaben/Rechnungen über USD 2' müssen auf einer separaten Zeile ausgewiesen werden Total erhalten (Landeswäh Total Ausgaben (Landeswi ="""",,,,,~O Differenz Erklärung Budgetabweichung über 2% page 1 of 1

15 \ üne Felc!4 bit(e ausfü ~ Mitgliedsverband von : Jahr/Antragsnummer: 217 Landeswährung: Project name Erhaltene Zahlung(en) USD Forward Project Ubrige Projekte FORM 3.7 Total erhaltene Zahlungen in Landeswährung (gegengeprüft zur BankbestätigunglWechselkurse) Total USO Total Landeswährung Ischnittlicher Wechselkurs Plausibllisierung des Wechselkurses zum Marktkurs. Getätigte Auszahlungen Tätigkeit/Beschreibung' Lieferant Landeswährung Wechselkurs USD _. I t. Total aulmauscn aulomauscn Form 4 Form 4 Ausgaben/Rechnungen über USO 2' müssen auf einer separaten Zeile ausgewiesen werden Total erhalten (Landeswäh Total Ausgaben (Landeswi, ;;;::=;;;_o, Differenz Erklärung Budgetabweichung über 2% page 1 of 1

16 (i üne Fe,r bil CI _'st Mitgliedsverband von : Jahr/Antragsnummer: 217 Landeswährung: Details Erhaltene zahlung(en) USD Weitere Zahlungen von der FIFA FORM 3.8 ~ Total erhaltene Zahlungen in landeswährung (gegengeprüft zur BankbestätigunglWechselkurse) Total USD Total Landeswährung Ischnittlicher Wechselkurs Plausibilisierung des Wechselkurses zum Marktkurs. Getätigte Auszahlungen Tätigkeit/Beschreibung' Lieferant Landeswährung Wechselkurs USD Total aulomauscn aulomailscn Form 4 Form 4 * Ausgaben/Rechnungen über USD 2' müssen auf einer separaten Zeile ausgewiesen werden Total erhalten (Landeswäh Total Ausgaben (Landeswi :="""'::.:O~ Differenz Erklärung Budgetabweichung über 2% page 1 of 1

17 <BRIEFKOPF DES MV> <Name der Bank> <Adresse der Bank> <Ort, Datum> BESTÄTIGUNG DER KONTOANGABEN Sehr geehrte Damen und Herren, wir bitten Sie um Bestätigung der Gültigkeit der unten angegebenen Informationen zu den Konten, die auf den Namen Ihrer Organisation lauten: <SEPARATE FIFAFORWARDKONTONUMMERN EINGEBEN> Erforderliche Angaben Namen der Zeichnungsberechtigten des Kontos, ei nsch I iessl ich Einschränkungen h i nsichtl ich Voll machten, Zeich n u ngsberechtig u ng etc. Name des Kontos und des begünstigten Inhabers Einzelheiten zu allen Garantien, Verpfändungen oder Vereinbarungen im Zusammenhang mit dem Konto Von der Bank bestätigte Angaben Wir bitten Sie, uns Ihre offizielle Bestätigung bis spätestens 28. Februar 218 zu senden. Besten Dank für die prompte Antwort. Mit freundlichen Grüssen <Name> <Funktion> <Name des Mitgliedsverbands>