Programmmanagement Erfolgsfaktoren am internationalen Beispiel

Transkript

1 TPG Webinar-Serie 2016 zum PPM Paradise Thema 7.0 Programmmanagement Erfolgsfaktoren am internationalen Beispiel Mit Johann Strasser

2 Agenda Kurze Firmenvorstellung Programmmanagement Definition Prozesse Planstrukturen Berichte Kundenbeispiel Ihre Fragen

3 Kurze Firmenvorstellung

4 TPG The Project Group Unser Fokus ist Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement auf Basis von Microsoft SharePoint und PPM sowie die Integration mit ERP Systemen wie SAP und Microsoft Dynamics BERATUNG LÖSUNGEN PRODUKTE TRAINING PPM Methodik und Prozesse Microsoft PPM und SharePoint PPM Integration PPM Einführung und Erweiterung PPM Integration PPM Support AddIns und Apps für Microsoft PPM und SharePoint PPM Integration Offene und kundenspezifische Seminare Coaching Deutschland Österreich Schweiz Spanien UK USA Afrika PPM Partner in 10 Ländern

5 Einige TPG Kunden verschiedener Branchen Anlagen-/Apparatebau Anlagen-/Apparatebau Automotive Automotive Life Life Science Science Finanzdienstleistung Finanzdienstleistung IT/Telekommunikation IT/Telekommunikation Konsumartikel Öffentlicher Sektor Dienstleistungen Aerospace/Verteidigung Energie-/Grundstoffe Energie/Grundstoffe

6 PPM Paradise Status Portfolio Pipeline Risiko Ressourcen Kosten Strategie Projektliste Ressourcenpool Firma Projekt A Das ist der Kurzkommentar zu Projekt B Das ist eine anderer Kommentar zu Abteilung A Abteilung B Abteilung C Abteilung D Abteilung E Abteilung F Projekt C Das ist der Kurzkommentar zu Projekt D Das ist eine anderer Kommentar zu Team A.1 Team B.1 Team C.1 Team 4.1 Team 5.1 Team 6.1 Projekt E Das ist der Kurzkommentar zu Projekt F Das ist der Kurzkommentar zu d Team A.2 Team B.2 Team C.2 Team 5.2 Projekt G Das ist eine anderer Kommentar zu Projekt H Das ist der Kurzkommentar zu Team B.3 Controlling Projekte Teams PROJEKT A Vorgang 1 Kommentar Budget MST 1 Vorgang 2 Work Internal Work External Others External MST 2 Vorgang 3 Vorgang 4 MST 3 Vorgang 5

7 Definition

8 Definition Ein Programm fasst mehrere Projekte zusammen, die untereinander abhängig sind und alle dazu dienen, ein übergeordnetes Ziel zu erreichen. Ein Programm ist ein Hauptprojekt mit vielen Unterprojekten Programmmanagement umfasst nach dem Standard des PMI u.a. Definition von Schnittstellen Abstimmung von Terminplänen Koordination von Ressourcen übergreifendes Risikomanagement gemeinsames Änderungsmanagement Multiprojektmanagement steht für gleichzeitig durchgeführte Projekte einer Organisationseinheit

9 Programme und Projekte Portfolio Programm A Programm B Andere Projekte Projekt A.1 Projekt B.1 Projekt 1 Projekt A.2 Projekt B.2 Projekt 2 Projekt A.3 Projekt B.3 Projekt 3 Projekt A.4 Projekt B.4 Projekt 4 Projekt A.5 Projekt B.5 Projekt 5 Projekt A.6 Projekt 6 Projekt 7

10 Umfrage Wie viele Projekte haben Programme in Ihrem Unternehmen durchschnittlich? < > 20 Kann ich nicht sagen

11 Prozesse

12 Einzel-Projektsteuerung Änderungen Störungen Auftrag + Statusmeeting Abweichungen? Entscheidungen! Projektarbeit Ergebnisse Lieferung Berichte Zustände?

13 Programmsteuerung Änderungen Störungen Anträge + Programmbüro Vorbereitung Steuerungsmeeting Steuerungsmeeting Abweichungen? Entscheidungen! Projektarbeit: Projektarbeit: Projektarbeit Ergebnisse Ergebnisse Ergebnisse Lieferungen Programmbüro Sicherstellung der Datenqualität Berichte: Zustände Berichte Berichte: Zustände? Zustände?

14 Taktung Rolle Aktion Takt... Programmleiter Programmbüro Steuerungsmeeting (monatlich) Teamleiter Projektleiter Mitarbeiter Ressourcenabstimmung (2-wöchentlich) Statusmeldung (monatlich) Statusmeeting (wöchentlich) Ist-Erfassung (täglich / wöchentlich)

15 Programmbüro Definition und Verbreitung der Spezialitäten Ausbildung der Projektleiter Unterstützung der Projektleiter Einhaltung der Statustermine Sicherstellung der Datenqualität aus den Projekten Aufbereiten von Berichten für verschiedene Gremien Ausarbeitung von Szenarien Vorbereiten und Durchführen von Steuerungsmeetings

16 Umfrage Haben Sie ein Programmbüro? Ja, immer Ja, unter Umständen Nein, wäre aber gut Nein, brauchen wir nicht Kann ich nicht sagen

17 Planstrukturen

18 Verbindungen zwischen Projekten TPG ProjectLink PROJEKT A Vorgang 1 Vorgang 2 MST 1 Vorgang 3 MST 2 Vorgang 4 MST 3 PROJEKT B Vorgang 1 Vorgang 2 MST 1 MST 2 Vorgang 3 Kopie Vorgang 4 Soft Link Vorgangskopie

19 Bottom-Up Zusammenfassung STEUERKREIS PROJEKT A MST 1 MST 2 PROJEKT B MST 1 MST 2 TPG ProjectLink PROJEKT A Vorgang 1 Vorgang 2 MST 1 Vorgang 3 MST 2 PROJEKT B Vorgang 1 MST 1 Vorgang 2 MST 2 Vorgang 3

20 Top-Down Vorgaben Programm X PROJEKT A MST 1 MST 2 PROJEKT B MST 1 MST 2 TPG ProjectLink PROJEKT A Vorgang 1 Vorgang 2 MST 1 Vorgang 3 MST 2 PROJEKT B Vorgang 1 MST 1 Vorgang 2 MST 2 Vorgang 3

21 Projektzeitraum Meilensteintrend Analyse Berichtszeitraum Stichtag Meilensteintermin Programm PROJEKT A MST 1 MST 2 PROJEKT B MST 1 MST 2 PROJEKT A Vorgang 1 Vorgang 2 MST 1 Vorgang 3 MST 2

22 Umfrage Wie viele Abhängigkeiten haben alle Projekte in einem Programm untereinander in Ihrem Unternehmen? < >100 Kann ich nicht sagen

23 Kundenbeispiel aus der Elektronikindustrie

24 Entwicklung von elektronischen Geräten Hardwarekomponenten Softwarekomponenten Umfangreiche Features Internationale Standorte Verschiedene Entwicklungsstufen

25 Komp 1 Komp 2 Komp 5 Komp 6 Komp 7 Komp 8 Features und Komponenten Ein Feature zieht sich durch mehrere Komponenten Feature A Feature B Feature C Feature D Feature

26 Features und Releases Features sind in verschiedenen Releases zu liefern Spezifikation Releases Integration Feature A Feature B Feature C Feature D Feature

27 Features und Meilensteine Meilensteine pro Komponente und Feature steuern die Releases Releaseplan Feature A Komponente 1 / Feature A Komponente 5 / Feature A Komponente 6 / Feature A

28 Features und Meilensteine Aufbau eines Steuerungs- und Frühwarnsystems Releaseplan Release 1 Feature A Komponente 1 Komponente 2 Release 2 Feature E Komponente 1 Komponente 2 Komponente 7 Komponente 1 Feature A Feature E Tasks

29 Empfehlungen Etablieren Sie ein Programmbüro Definieren Sie die Prozesse zur Steuerung Legen sie passende Projektstrukturen fest Definieren Sie die Schnittstellen zwischen den Projekten Machen Sie alle beteiligten Projektleiter mit den Spezialitäten vertraut Beschaffen Sie ein leistungsfähiges PM System Bauen Sie ein Frühwarnsystem auf

30 Fragen?