8 Empfehlungen für erfolgreiches Programmmanagement

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1 8 Empfehlungen für erfolgreiches Programmmanagement Wie Sie Projektstruktur, Prozesse und Schnittstellen richtig definieren Starten wir mit der Definition, um Missverständnissen vorzubeugen: Ein Programm fasst mehrere Projekte zusammen, die untereinander abhängig sind. Alle Projekte dienen in dem Fall dazu, ein übergeordnetes Ziel zu erreichen. Unserer Definition nach ist ein Programm demnach kurz gesagt ein Hauptprojekt mit vielen Unterprojekten. Programmmanagement umfasst nach dem Standard des PMI u.a. Definition von Schnittstellen Abstimmung von Terminplänen Koordination von Ressourcen übergreifendes Risikomanagement gemeinsames Änderungsmanagement TPG Blog & Fachartikel Mehr von TPG The Project Group zu verschiedenen Themen des Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagements finden Sie unter Oder abonnieren Sie den beliebten monatlichen TPG Newsletter unter Im Gegensatz dazu steht der Begriff Multiprojektmanagement für Projekte einer Organisationseinheit, die gleichzeitig durchgeführt werden. Das Projektportfolio hingegen ist die den Programmen und Projekten übergeordnete strategische Instanz. Bild 1: Unterscheidung von Projektportfolio, Programm- und Multiprojektmanagement Hinweis: Außerhalb des deutschen Sprachraums wird der Begriff Multiprojektmanagement meist durch die Begriffe Program Management und Project Portfolio Management abgedeckt. Weltweit einheitliche Definitionen bestehen nicht.

2 Folgend finden Sie in diesem Dokument acht wichtige Punkte, die wir als Empfehlung für ein erfolgreiches Programmmanagement sehen. 1 Etablieren Sie ein Programmbüro Programme verlangen nach einer intensiven Steuerung. Aufgrund der Komplexität und des Umfangs kann dies in der Regel nur mit der Unterstützung durch eine zentral verantwortliche Stelle erfolgen: dem Programmbüro. Das Programmbüro besteht in der Regel aus mehreren Personen. Ein Programmleiter kann die Anforderungen normalerweise nicht alleine stemmen. Die Aufgaben eines Programmbüros können sein: Definieren und verbreiten der Spezialitäten des jeweiligen Programmes Ausbilden der Projektleiter speziell für das jeweilige Programm Unterstützen der Projektleiter bei der Verwaltung der Projekte Einfordern aller Aktionen und Daten zu den Statusterminen Sicherstellen der Datenqualität aus den Projekten Aufbereiten von Berichten für verschiedene Gremien Ausarbeiten von Szenarien in Problemfällen Vorbereiten und Durchführen von Steuerungsmeetings Bild 2: Einbindung des Programmbüros in die Prozesse 2 Definieren Sie die Prozesse zur Steuerung Stellen Sie zuerst sicher, dass die Einzelprojektsteuerung in Ihrem Unternehmen richtig funktioniert. Nur dann kann auch das Programm funktionieren. Für das Steuern eines umfangreichen Programmes müssen Sie sehr viele Informationen aus den Projekten gleichzeitig verarbeiten können. Daher ist die Vorbereitung von Steuerungssitzungen sehr aufwändig: Sie brauchen mehr Vorlauf und alles muss besser organisiert sein, als bei regulären Projekten. Definieren Sie dafür einen Takt, mit dem Sie die Termine der Steuerungssitzungen sicherstellen können. Alle Informationen müssen in der notwendigen Qualität zum richtigen Zeitpunkt

3 zusammenlaufen. Den Takt sollten Sie sinnvoll in Abhängigkeit von der Gesamtlaufzeit des Programms wählen. Nur so lassen sich Abweichungen frühzeitig erkennen und schnell notwendige Entscheidungen an den Schnittstellen für den Programmerfolg ableiten. Bild 3: Beispielhafter Takt zum Vorbereiten von Steuerungssitzungen durch beteiligte Rollen 3 Weisen Sie auf die Spezialitäten des Programms hin Vielleicht haben Sie schon ein Projektmanagementoffice (PMO). Dieses ist normalerweise verantwortlich für Standards im Projektmanagement und die Ausbildung der Projektleiter. Ein Programm hat jedoch meist individuelle Besonderheiten in der Abwicklung. Dies gilt besonders dann, wenn externe Mitwirkende dabei sind. Aus dem Grund müssen für das Programm in der Regel spezielle Spielregeln definiert werden. Diese unterscheiden sich vermutlich hier und da von den Standards des PMOs. Stellen Sie daher sicher, dass alle Projektleiter mit diesen Spielregeln des Programms vertraut sind und sich daran halten. 4 Legen Sie eine passende Projektstruktur fest Wichtig ist eine passende Planstruktur für jedes Projekt. Diese muss ermöglichen, dass im Programm die zeitlichen und inhaltlichen Abhängigkeiten zwischen den Projekten wiedergegeben werden können. Dafür definieren Sie in jedem Projekt die wichtigen Meilensteine, die später zur Überwachung des Programms genutzt werden. Wir empfehlen zudem, ein eigenes Hauptprojekt für das Programm anzulegen. Dieser Programmplan beinhaltet alle übergeordneten Steuerungsinformationen. Hier sollen alle Schnittstellen bzw. Teillieferungen zusammenlaufen und gesteuert werden. So haben Sie im Steuerungsgremium nur einen einzigen Projektplan zu öffnen und zu bearbeiten. Das vereinfacht die Übersicht und die Handhabung.

4 5 Definieren Sie die Schnittstellen zwischen den Projekten Das Steuerungsgremium erlässt auf dieser Basis zentrale regelmäßig seine Vorgaben in Form von Vorgaben zu den Meilensteinen an den Schnittstellen. Diese werden in die jeweiligen Projekte verteilt ( top-down ) und die Projektleiter müssen diese Vorgaben dann umsetzen. Umgekehrt müssen aus den Projekten regelmäßig die aktuellen Termine der Meilensteine zu den Vorgaben eingesammelt werden ( bottom-up ). Aus der zeitlichen Differenzen zwischen Soll- und Ist-Terminen an den Schnittstellen ergibt sich der Bedarf an zentraler Steuerung. Bild 4: Bottom-up und top-down Steuerung zwischen Programmplan und einzelnen Projektplänen 6 Beschaffen Sie ein leistungsfähiges PM-System Komplexe Programme werden Sie nur mit Unterstützung einer leistungsfähigen Software durchführen können. Hier gibt es mittlerweile viele geeignete Produkte auf dem Markt, die über die letzten Jahre immer professioneller geworden sind. Für das Programmmanagement empfehlen wir eine Lösung, die Ihnen das top-down und bottom-up Steuern der Projekte ermöglicht, wie oben beschrieben. Hier kommt es speziell darauf an, wie Sie die Verknüpfungen zwischen den Projekten realisieren können. Unschön ist beispielsweise, wenn Ihre Lösung beim Öffnen eines Projekts gleich alle Änderungen aus verknüpften Vorgängen anzeigt und Sie den früheren Stand nicht zum Vergleich haben. Dann wissen Sie u.u. nicht, was sich verändert hat. Schöner ist da eine Lösung, mit der Sie in Ihrem Terminplan auf Knopfdruck die externen Meilensteine zusätzlich eingeblendet bekommen. So sehen Sie Ihre Planung und die Verknüpfungen gleichzeitig. Auf der Basis passen Sie Ihre Planung dann bequem an.

5 7 Automatisieren Sie die Synchronisation der Schnittstellen Wenn sich Termine in den Projekten verschieben, dann sparen Sie sehr viel Zeit durch automatische Synchronisation mit dem Programmplan. Im besten Fall öffnen Sie den Programmplan und sehen gleich den aktuellen Stand jedes Meilensteins neben der Vorgabe. Haben Sie sehr viele Schnittstellen, so spart Ihnen eine solche Lösung sehr viel Zeit. Sie können also mehr Zeit für die Steuerung des Programms verwenden, als auf das Einsammeln aktueller Daten, die schnell schon wieder veraltet sind. 8 Bauen Sie ein Frühwarnsystem auf Realisieren Sie die terminliche Steuerung der Schnittstellen idealerweise nicht nur über die aktuell gemeldeten Termine. Nutzen Sie eine Meilenstein-Trendanalyse (MTA). Diese liefert Ihnen für die wichtigsten Schnittstellen und Lieferungen eine frühzeitige Warnung, falls Termine des Öfteren verschoben werden. Unsere Empfehlung: Nutzen Sie in der MTA die Vorgaben aus dem Programmplan als Stichtag für die wichtigen Meilensteine aus den Projekten. Daraus können Sie die kritischen Auswirkungen von zeitlichen Verschiebung noch besser ablesen. Bild 5: Eine MTA mit Stichtagen zeigt Ihnen, wann zeitliche Verschiebungen wirklich kritisch werden Tipp: Laden Sie sich eine kostenlose MTA für Microsoft Project herunter unter Weitere Informationen für Sie Im Rahmen der Webinar-Serie PPM Paradise hat TPG The Project Group in über 20 Webinaren wichtige Tipps und Informationen für Entscheider und Anwender von Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement zusammengestellt. Zudem stehen zu jedem Thema auch Dokumente zum kostenlosen Download, die Ihnen Argumente und Entscheidungshilfen an die Hand geben. Mehr zum Thema Projektportfoliomanagement finden Sie unter

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