Webinar. Agil klassisch hybrid? Mit welcher Methode Sie Projekte wann optimal steuern. mit Johann Strasser

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1 Webinar Agil klassisch hybrid? Mit welcher Methode Sie Projekte wann optimal steuern mit Johann Strasser

2 Agenda Motivation für agile Methoden Umgang mit Zielen Rollen und Prozesse Multiprojektmanagement Ressourcenmanagement Hybrid klassisch und agil Kopplung MS Project mit Jira

3 TPG The Project Group auf einen Blick Internationale Experten für unternehmensweites Portfolio-, Projekt- und Ressourcenmanagement (PPM) BERATUNG Mitgestalten und Umsetzen Ihrer PPM-Strategie Konzipieren und Etablieren Ihrer PPM-Lösung Langfristiges Betreuen und Betreiben Ihrer Lösung Fokus auf digitaler Transformation und Integration Basierend auf Microsoft Standard Produkten Erhöhen Ihres PPM-Reifegrades LÖSUNGEN PRODUKTE TRAINING Deutschland - Österreich - Schweiz - Spanien - UK - USA - MEA Partner und Reseller in 15 Ländern

4 Einige Kunden mit TPG-Lösungen aus verschiedenen Branchen 1/2 Aerospace / Verteidigung Bau / Anlagenbau Biowissenschaft / Chemie Energie / Grundstoffe IT / Telekommunikation

5 Einige Kunden mit TPG-Lösungen aus verschiedenen Branchen 2/2 Automobilindustrie Maschinen / Gerätebau Finanzdienstleistungen Öffentliche Verwaltung Handel / Konsumgüter

6 Motivation für neue Methoden

7 Klassische PM-Methoden Zeitliche Darstellung mit Gantt 1910, Abhängigkeiten mit PERT & CPM 1958 Organisationen IPMA/ICB 1965, PMI/PMBok 1969, AXELOS/PRINCE Kommen aus der Zeit von Großprojekten mit langer Dauer Wurden für Engineering Projekte mit hohem mechanischen Anteil entwickelt Setzen bis zum Ende durchdachte Ziele voraus, weil Änderungen teuer sind Stufen Änderungen eher als Störungen ein Stellen die Zielerreichung in den Mittelpunkt Bieten viele Methoden zur Kontrolle und Steuerung Brauchen eine klare Projektorganisation Sehr gut für klassische Projekte im Bau, Anlagenbau, Maschinenbau, Pharma, Ein Hochhaus wird zwar geschossweise geplant und gebaut, das ist zwar iterativ, aber nicht agil meistens aber zu spät und zu teuer

8 Agile Entwicklungsmethoden Kommen aus der Softwareentwicklung Eignen sich für Projekte mit kurzer Laufzeit Unterstützen die Flexibilität in der Zielerreichung Stellen den Kundennutzen in den Mittelpunkt Stufen Änderungen als sinnvolle Verbesserungen ein Sind einfach anzuwenden und haben nur wenige Regeln Vermeiden das parallele Arbeiten an verschiedenen Aufgaben Haben eine einfache Selbstorganisation von Teams Agiles Manifest (2001) Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge Funktionierende Software ist wichtiger als umfassende Dokumentation Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlung Reagieren auf Veränderung ist wichtiger als das Befolgen eines Plans

9 Agile Methoden Scrum Daily Restaufwand (Points) Product Backlog Sprint Backlog Sprints (2 Weeks) schneller langsamer Product Sprint Planning Meeting (8h) Sprint Review Meeting (4h) Zeit (Sprints) Retrospective Meeting (3h)

10 Neue Randbedingungen in der Produktentwicklung Steigender Anteil an Elektronik und Software in Produkten Teils höhere Kosten für Softwareentwicklung als für mechanische Komponenten Höhere Vielfalt bei der Individualisierung von Produkten gefordert Höhere Flexibilität bei der Gestaltung und Entwicklung notwendig Kundennutzen kommt immer stärker in den Mittelpunkt Hardware wird immer günstiger, weil weitgehend standardisiert Software wird immer umfangreicher und teurer Software ist zumindest gefühlt bis zuletzt änderbar PM Methoden müssen sich besser für Softwareprojekte eignen Hybride Ansätze als Kombination gewinnen an Bedeutung

11 Umgang mit Zielen

12 Ziele und Resilienz Ziele Termine Kosten stabil flexibel klassisch agil Termine Kosten Ziele

13 Zieleund Nutzung Konzept Spezifikation Umsetzung Abnahme Nutzung klassisch Version 1 Version 2 Version 3 Version 4 agil Nutzung

14 Optimierung der Ziele Je intensiver die Zusammenarbeit mit dem Kunden, desto besser das Ergebnis Sichtbarkeit Risiko Nutzen Zeit Zeit Zeit klassisch agil

15 MVP Minimum Viable Product

16 Rollen und Prozesse

17 Rollen im Unternehmen Entscheider Controlling PMO Teamleiter Projektleiter Mitarbeiter

18 Rollen klassisch Projekt Sponsor Beauftragt das Projekt Sitzt im Lenkungsausschuss Entscheidet bei Bedarf Projektleiter Kümmert sich um Stakeholder Plant und steuert Berichtet und kommuniziert Teammitglieder AP Verantwortung Inhaltliche Mitarbeit Zeitrückmeldung agil Scrum Product Owner Single Source of requirements Pflegt und priorisiert das Backlog Steht mit den Stakeholdern in Kontakt Ist permanent für das Team erreichbar ScrumMaster Führt den Srcum Prozess Befähigt Team für den Prozess Räumt Hindernisse aus dem Weg Team Schätzt Backlog Items Weist sich selbst Aufgaben zu Meldet FERTIG Gibt Feedback in Reviews und Retrospectiven

19 Projektlebenszyklus Initiierung Durchführung, Abschluss PMO Projekt anlegen Project A Project B Project C Priorisieren & auswählen Project A 1 Project B 2 Project C 3 PPM-Meeting Projektleiter Grobplanung Detailplanung Anforderung Fähigkeiten Planung Restaufwand Statusbericht (Abschlussbericht) Teamleiter Bereitstellung Kapazitäten Zusicherung Personen Mitarbeiter Erhebung Ist-Daten

20 Einzel-Projektsteuerung Änderungen Störungen Auftrag + Meeting Abweichungen? Entscheidungen! Projektarbeit Ergebnisse Lieferung Berichte Zustände? Regelkreis für klassische UND agile Projekte

21 Prozesse klassisch Kick Off Status Meetings Close Down Lessons Learned agil Daily (Kick Off) Sprint Planning Sprint Review Retrospective Spezifikation Planung & Aktualisierung (x Weeks) Backlog Iterations (2 Weeks) Product Product

22 Multiprojektmanagement

23 Optimale Multi-Projektumgebung auf zentraler Datenbasis Status Portfolio Pipeline Risiko Ressourcen Kosten Strategie Projektliste Ressourcenpool Firma Projekt A Das ist der Kurzkommentar zu Projekt B Das ist eine anderer Kommentar zu Abteilung A Abteilung B Abteilung C Abteilung D Abteilung E Abteilung F Projekt C Das ist der Kurzkommentar zu Projekt D Das ist eine anderer Kommentar zu Team A.1 Team B.1 Team C.1 Team 4.1 Team 5.1 Team 6.1 Projekt E Das ist der Kurzkommentar zu Projekt F Das ist der Kurzkommentar zu d Team A.2 Team B.2 Team C.2 Team 5.2 Projekt G Das ist eine anderer Kommentar zu Projekt H Das ist der Kurzkommentar zu Team B.3 Controlling Projekte Teams PROJEKT A Vorgang 1 Kommentar Budget MST 1 Vorgang 2 Work Internal Work External Others External MST 2 Vorgang 3 Vorgang 4 MST 3 Vorgang 5

24 Multi-Projektsteuerung Änderungen Störungen Aufträge + PMO Vorbereitung Steuerungsmeeting Steuerungsmeeting Abweichungen? Entscheidungen! Projektarbeit: Projektarbeit: Projektarbeit Ergebnisse Ergebnisse Ergebnisse Lieferungen PMO Sicherstellung der Datenqualität Berichte: Berichte: Berichte Zustände Zustände?? Zustände? Multiprojektmanagement funktioniert unabhängig von klassisch und agil nur mit einem PMO

25 Prozess die Taktung Q1 Q2 Entscheider PMO Controlling Teamleiter Projektleiter Mitarbeiter Strategiemeeting (Quartalsweise) Portfoliomeeting (Monatlich) Ressourcenabstimmung (2-Wöchentlich) Statusmeeting (Wöchentlich) Ist-Erfassung (Wöchentlich)

26 Ressourcenplanung

27 Strategische und taktische Planung Strategische Planung Laufende Projekte Neue Projekte Team/Skill A Team/Skill B Taktische Planung Team A JAN FEB MAR APR MAI M üller Meier B erger Team B JAN FEB MAR APR MAI Schuster Schreiner B urger Vorgänge Aufgaben Agile Methoden haben feste Produkt-/ Projekt- Teams, was die Planung erheblich vereinfacht

28 Vollständige Planung Ressourcen Kapazität Projekt Verfügbarkeit Projektleiter ScrumMaster Projekt C Projekt B Teamleiter Abwesenheiten (SAP HR) Allgemeine Linientätigkeiten (Eingabe) Individuelle Linientätigkeiten (SAP CO / JIRA / ) Projekt C Projekt B Projekt A Projekt A Anfragen? Zusicherungen!

29 Ressourcenzuordnung klassisch agil Wechselnde Zuordnungen in verschiedenen Teams Teams mindestens für eine Iteration konstant Berger Meier Projekt A Berger Berger Meier Berger _ Projekt A Meier Meier Müller Projekt B Berger Meier Berger Projekt B Müller

30 Hybrid klassisch UND agil

31 Hybrid klassisch UND agil Konzept Spezifikation Umsetzung Abnahme Konzept Spezifikation Umsetzung Abnahme Hardware Software Konzept Spezifikation Umsetzung Integration Hardware Software

32 Hybrid klassisch iterativ Konzept Spezifikation Umsetzung Abnahme Meilensteine Statusmeetings Wenn alle im gleichen Takt arbeiten, gibt es weniger Reibungen, weniger Koordination und mehr Durchsatz

33 Kopplung von MS Project mit Jira

34 Integration von Microsoft Project und JIRA mit TPG PSLink Projektplanung Projektleiter TPG PSLink Aufgabenplanung Mitarbeiter

35 Synchronisation von Strukturen aus Microsoft Project zu JIRA Microsoft Project TPG PSLink Atlassian Jira Name JAN FEB MAR APR PROJECT X Phase A Arbeitspaket 1 Arbeitspaket 2 Arbeitspaket 3 Arbeitspaket 4 Arbeitspaket 5 Phase B Arbeitspaket 6 Arbeitspaket 7 Arbeitspaket 8 Phasen Als Versionen Arbeistpakete als Epics Versions Phase A Phase B Epics Arbeitspaket 1 Arbeitspaket 2 Arbeitspaket 3 Arbeitspaket 4 Arbeitspaket 5 Arbeitspaket 6 Arbeitspaket 7 Arbeitspaket 8 Arbeitspaket 9 Arbeitspaket 10 Arbeitspaket 9 Arbeitspaket 10

36 Eingeben von Issues mit Schätzungen in JIRA Microsoft Project Name JAN FEB MAR APR PROJECT X Phase A Arbeitspaket 1 Arbeitspaket 2 Arbeitspaket 3 Arbeitspaket 4 Arbeitspaket 5 Phase B Arbeitspaket 6 Arbeitspaket 7 Arbeitspaket 8 Arbeitspaket 9 Arbeitspaket 10 TPG PSLink Atlassian Jira Versions Phase A Phase B Issues Issue 01 Issue 02 Issue 03 Issue 04 Epics Arbeitspaket 1 Arbeitspaket 2 Arbeitspaket 3 Arbeitspaket 4 Arbeitspaket 5 2 Points (Phase A/AP1) 3 Points (Phase A/AP1) 1 Points (Phase A/AP2) 5 Points (Phase A/AP2)

37 Synchronisation des Fortschritts aus JIRA nach Microsoft Project Microsoft Project Name Status Points Actuals PROJECT X Phase A Arbeitspaket 1 Arbeitspaket 2 Arbeitspaket 3 Arbeitspaket 4 Arbeitspaket 5 Phase B Arbeitspaket 6 Arbeitspaket 7 Arbeitspaket 8 Arbeitspaket 9 Arbeitspaket 10 Done TPG PSLink Status Points Actuals Atlassian Jira Arbeitspaket 01 Backlog Log Issue 01 Done Issue 01 2 Pts Issue 02 3 Pts Issue 03 1 Pts Issue 04 5 Pts Action hours Action hours Action hours - Done

38 Anzeige von Issues in Microsoft Project mit TPG ProjectDetails PROJEKT A Vorgang 1 Vorgang 2 Vorgang 3 Vorgang 4 Vorgang 5 Arbeit 20 h 39 h 60 h 60 h 40 h TPG ProjectDetails Issues Log ToDo Verantwortlich Arbeit Status Link Aufgabe A Person X 3h Erledigt Aufgabe B Person Y 20h Erledigt Aufgabe C Person Z 15h Offen Aufgabe D Person X 1h Offen

39 Erfolgsfaktoren

40 Erfolgsfaktoren eine kleine Auswahl PMO braucht Methoden Kompetenz um zu entscheiden Jedes Unternehmen braucht ein PASSENDES System Alle Stakeholder müssen sich zum gewählten Prozess verpflichten Nur geschätzte Aufgaben können in eine Iteration kommen Priorisierung der geschätzten und zu schätzenden Aufgaben für jede Iteration Zum Schätzen braucht man auch Zeit, die freigehalten werden muss Wenn das Ziel flexibel sein darf, muss man mit Überraschungen rechnen Es geht um iteratives Arbeiten nicht unbedingt um agiles Arbeiten ;-)

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