HANDBUCH FÜR BEGÜNSTIGTE ZUR PROJEKTUMSETZUNG

Transkript

1 HANDBUCH FÜR BEGÜNSTIGTE ZUR PROJEKTUMSETZUNG TEIL 5 BERICHTERSTATTUNG ÜBER DEN FORTSCHRITT DES PROJEKTS Kooperationsprogramm Interreg V-A Slowenien-Österreich für den Programmzeitraum Version 3 Juli 2017

2 TEIL 5: BERICHTERSTATTUNG ÜBER DEN FORTSCHRITT DES PROJEKTS 2

3 INHALT 5: 1. BERICHTERSTATTUNGSVERFAHREN Fortschrittsbericht des Partners Fortschrittsbericht des Projekts Prüfung der Fortschrittsberichte des Projekts und Rückerstattung der Mittel BERICHTERSTATTUNG IM ELEKTRONISCHEN MONITORINGSYSTEM (ems) Fortschrittsbericht des Partners im ems Übermittlung des Partnerfortschrittsberichts Fortschrittsbericht des Projekts im ems Übermittlung des Fortschrittsberichts des Projekts Endberichte im ems Berichterstattung über öffentliche Aufträge über dem EU Schwellenwert PROJEKTÄNDERUNGEN Projektänderungen im ems BILDERVERZEICHNIS: Bild 1: Registrierung und Login ins ems... 8 Bild 2: Zuteilung der Nutzer... 9 Bild 3: Rolle Auswählen und Vorbereitung eines neuen Fortschrittsberichts des Partners... 9 Bild 4: Abschnitt Bericht des Partners Bild 5: Berichterstattung über die erzielten Hauptoutputs des Projekts und die erreichten Zielgruppen Bild 6: Berichterstattung nach Arbeitspaketen Bild 7: Berichterstattung über die erbrachten Leistungen Bild 8: Abschnitt Belegsverzeichnis Bild 9: Neue Ausgabe hinzufügen Bild 10: Abschnitt Beitrag und Vorhersage Bild 11: Prüfung des gespeicherten Berichts Bild 12: Übermittlung des Berichts Bild 13: Auswahl der Rollen und Erstellung eines neuen Fortschrittsberichts des Projekts Bild 14: Abschnitt Bericht Bild 15: Bericht über die erreichten Zielgruppen, festgestellten Probleme und Lösungen sowie Horizontalprinzipien Bild 16: Abschnitt Arbeitspakete Bild 17: Bericht zu Arbeitspaketen Bild 18: Bericht über die Hauptoutputs des Projekts, der Aktivitäten und der erbrachten Leistungen Bild 19: Abschnitt Zertifikate Bild 20: Ausgabenänderungen Bild 21: Abschnitt Tabellen der Projektberichte Bild 22: Abschnitt Anhänge Bild 23: Prüfung des gespeicherten Berichts Bild 24: Übermittlung des Berichts Bild 25: Endbericht ermöglichen Bild 26: Endbericht Bild 27: Inhalt des Endberichts Bild 28: Zusätzliche Informationen Aufträge über dem Schwellenwert Bild 29: Aufträge über dem Schwellenwert Bild 30: Änderung beantragen Bild 31: Chronologie der Änderungsanträge

4 1. BERICHTERSTATTUNGSVERFAHREN Allgemein gilt, dass alle sechs Monate vom Lead Partner ein gemeinsamer Fortschrittsbericht im ems verfasst und beim Gemeinsamen Sekretariat eingereicht werden muss. Vor dem Einreichen des gemeinsamen Fortschrittsberichts muss jeder Projektpartner einen Partnerfortschrittsbericht im ems verfassen und dem zuständigen nationalen Prüfer (FLC) vorlegen. 1.1 Fortschrittsbericht des Partners Sobald der Vertrag für das Projekt abgeschlossen wurde, beginnt auch die Berichterstattungsphase, die bis zum Abschluss des Projekts andauert. Jeder Projektpartner (einschließlich des Lead Partners in der Rolle des Projektpartners) muss innerhalb von 30 Tagen nach dem Ende des in dem bestätigten Antragsformular angeführten Berichtszeitraums einen Partnerfortschrittsbericht im ems erstellen und in elektronischer Form dem ernannten zuständigen FLC zur Überprüfung vorlegen. Der Partnerfortschrittsbericht muss in der nationalen Sprache des Projektpartners verfasst werden und inhaltlich Informationen über die Aktivitäten und den finanziellen Teil enthalten. Der Bericht enthält Informationen über durchgeführte Aktivitäten und erbrachte Leistungen im Berichtszeitraum sowie den finanziellen Bericht, einschließlich der gescannten Unterlagen, die die Ausgaben belegen, wie im Teil 4: Förderfähigkeit der Ausgaben im bestimmt. Der Fortschrittsbericht des Projektpartners beinhaltet Ausgaben, die vor dem Abschluss des laufenden Berichtszeitraums oder in Ausnahmefällen in den vorherigen Berichtsperioden entstanden sind und bezahlt wurden. Die Ausgaben, die bis zum Ende des Berichtszeitraums nicht bezahlt wurden, sind im folgenden Bericht einzuschließen, obwohl die Aktivitäten in Verbindung damit bereits im laufenden Berichtszeitraum durchgeführt wurden (nur in Ausnahmefällen Personalkosten der österreichischen Projektpartner können aufgrund der spezifischen Methode für die Berechnung der Personalkosten, die Ausgaben, die außerhalb des Berichtszeitraums bezahlt wurden, in den laufenden Zwischenbericht einbezogen werden.) Wenn im Berichtszeitraum dem Projektpartner keine Ausgaben entstanden sind, muss er einen Null- Bericht erstellen, was bedeutet, dass die Ausgaben im finanziellen Teil als 0 (Null-)Ausgaben berichtet werden, während der Bericht Informationen über die Aktivitäten und Gründe enthalten muss, warum dem Partner keine Ausgaben entstanden sind. Die Projektpartner müssen über diese Aktivitäten auch im nächsten Partnerfortschrittsbericht berichten, in dem die Projektpartner auch den finanziellen Teil einbeziehen. Gemäß 125, Abs. 5a der Verordnung über die gemeinsamen Bestimmungen wird die unabhängige FLC in jedem Mitgliedstaat durch administrative Prüfung (d.h. Prüfung im Büro) aller Buchhaltungsunterlagen, der Unterlagen mit gleichem Beweiswert und mit den unterstützenden Dokumenten durchgeführt, die Teil des Partnerfortschrittsbericht sind. Für die Rückerstattung von EFRE-Mitteln müssen die Gesamtausgaben der einzelnen Projektpartner von der FLC im ems bestätigt werden. Nach vollständiger Prüfung aller Unterlagen im Partnerfortschrittsbericht und der Prüfung der Konformität der erklärten Ausgaben mit den EU, Programm- und nationalen Förderfähigkeitsregeln, EU-Politiken sowie hinsichtlich des bestätigten Antragsformulars, erstellt die FLC ein standardisiertes und obligatorisches FLC Zertifikat. In diesem elektronischen Dokument, das auf den durchgeführten Prüfungen basiert, bestätigt die FLC, dass ein akzeptables Gewährleistungsniveau erreicht wurde, dass 4

5 die Ausgaben mit den relevanten Förderfähigkeitsregeln konform sind und dass sie bestätigt werden können. Die wichtigsten Feststellungen der FLC werden während der Prüfung in der FLC Kontrollliste und in dem FLC Prüfbericht dokumentiert. Das FLC Zertifikat, die FLC Kontrollliste und der FLC Prüfbericht, die im Kooperationsprogramm verwendet werden, sind standardisierte elektronische Dokumente, die von der FLC direkt im ems ausgefüllt werden. Der Partnerfortschrittsbericht dient auch als Werkzeug zur Berichterstattung der Projektpartner an den Lead Partner. Wie im 125, Abs. 5b der Verordnung über die gemeinsamen Bestimmungen erwähnt, wird die FLC Vor-Ort-Prüfungen der Projekte durchführen. Diese Prüfungen werden im Allgemeinen dann stattfinden, wenn das Projekt schon umgesetzt wird bzw. wenn es physisch und finanziell einen Fortschritt macht, damit bei eventuellen Problemen rechtzeitig Korrekturmaßnahmen sichergestellt werden können. Die Vor-Ort-Prüfung findet spätestens bis zu dem Zeitpunkt statt, wenn der letzte Bericht des Partners geprüft wird. Die Vor-Ort-Prüfung wird in Zusammenarbeit mit der Verwaltungsbehörde im Rahmen der Vorbereitung des jährlichen Programmplans über die Vor-Ort- Prüfung koordiniert. Die Vor-Ort-Prüfungen finden in den Räumlichkeiten des Lead Partners oder der Projektpartner statt. Im Allgemeinen wird der Lead Partner oder der Projektpartner über die Vor-Ort-Prüfung benachrichtigt, damit der jeweilige Begünstigte während der Prüfung entsprechendes Personal und entsprechende Unterlagen gewährleisten kann (z.b. Finanzunterlagen, einschließlich Bankauszüge, elektronische Rechnungen bzw. Originalrechnungen, Ausrüstung, durchgeführte Investitionen, usw.). In allen anderen Fällen dürfen auch andere Verfahren verwendet werden. 1.2 Fortschrittsbericht des Projekts Der Lead Partner muss dem Gemeinsamen Sekretariat den Fortschrittsbericht des Projekts übermitteln, damit dieses die Umsetzung des Projekts verfolgen kann und den Bericht als Grundlage für die Rückerstattung der EFRE-Mittel an das Projekt verwenden kann. Der Fortschrittsbericht des Projekts muss zweisprachig erstellt werden, und zwar in slowenischer und in deutscher Sprache. Die Fortschrittsberichte des Projekts sind ein grundlegendes Werkzeug für die Berichterstattung und das Monitoring des bei der Umsetzung gemachten Fortschritts und verbinden die Ausgaben mit dem im Antragsformular ursprünglich vorgesehenen Plan. Zusätzlich dazu, bieten die Berichte qualitative Informationen zu den erzielten Ergebnissen und neuen Erkenntnissen, die während des Berichtszeitraums festgestellt wurden. Die Angaben in den Berichten müssen möglichst klar und so kohärent wie möglich dargestellt werden. Die Angaben, die im Fortschrittsbericht des Projekts zu finden sind, müssen vom Lead Partner für jeden einzelnen Berichtszeitraum aufgrund der Informationen, die von jedem einzelnen Projektpartner in seinem Partnerfortschrittsbericht übermittelt wurden, gesammelt und zusammengefasst werden. Gemäß Kapitel 5.3 des Kooperationsprogramms kann der Lead Partner nur EFRE-Mittel fordern, wenn er die Beweise über den Fortschritt bei der Erzielung der Projektoutputs und der Projektziele vorlegt. Dies wird näher im Fördervertrag erklärt, in dem bestimmt ist, dass der Lead Partner die Zahlung, unter 5

6 Vorlegung des Fortschrittsberichts des Projekts beantragt, dem die FLC Zertifikate beigelegt sind. Der Lead Partner stellt die Partnerfortschrittsberichte (die er von seinen Projektpartnern im ems erhält) in dem Fortschrittsbericht des Projekts zusammen. Der Fortschrittsbericht des Projekts enthält den inhaltlichen Teil über die Aktivitäten und den finanziellen Teil. Der Lead Partner übermittelt im ems den Fortschrittsbericht des Projekts zusammen mit den FLC Zertifikaten dem Gemeinsamen Sekretariat. Das Gemeinsame Sekretariat prüft die einzelnen Partnerfortschrittsberichte nicht. Der Teil des Fortschrittsberichts des Projekts, in dem die Aktivitäten beschrieben werden, enthält die Informationen über den tatsächlichen Fortschritt des Projekts hinsichtlich der Ziele und der Ergebnisse, die im bestätigten Antragsformular bestimmt sind, und dieser Teil besteht aus: - dem Bericht : wichtigste erbrachte Leistungen, erreichte spezifische Projektziele, erzielte Hauptoutputs des Projekts, erreichte Zielgruppen, festgestellte Probleme und Lösungen sowie Horizontalprinzipien; - Arbeitspakete : für jedes Arbeitspaket muss eine Zusammenfassung erstellt werden, in der die umgesetzten Aktivitäten und der Fortschritt im Berichtszeitraum klar beschrieben werden. Die Zusammenfassung umfasst auch die Beschreibung der Zusammenarbeit jedes einzelnen Projektpartners. Der Lead Partner muss die Aktivitäten und die erbrachten Leistungen in jedem einzelnen Arbeitspaket beschreiben. Der finanzielle Teil des Fortschrittsberichts des Projektes umfasst Informationen über die angefallen Ausgaben im Berichtszeitraum, für die dem Gemeinsamen Sekretariat der Antrag für die Rückerstattung der Mittel, zusammen mit dem Bericht und mit zusätzlichen Informationen über die finanziellen Angelegenheiten, übermittelt wird. Der Finanzbericht enthält Informationen über die Ausgaben, die von dem Lead Partner und allen Projektpartnern während des Berichtszeitraums gezahlt und von den FLCs geprüft wurden. Ebenso muss der Lead Partner von allen Projektpartnern einen Beweis (gescannte Bankauszug) darüber erhalten, dass die Projektpartner die EFRE-Mittel für den vergangenen Zeitraum erhalten haben und diesen Beweis im ems im Abschnitt Anlagen im Fortschrittsbericht des Projekts hochladen. Jedes Projekt wird im Rahmen des eigenen Berichtzyklus umgesetzt, wie im Antragsformular (oder in der letzten genehmigten Version) festgelegt. Die Fortschrittsberichte des Projekts müssen dem Gemeinsamen Sekretariat innerhalb von 5 Monaten nach dem Ablauf des Berichtszeitraums übermittelt werden. Der Lead Partner ist für die fristgemäße Einreichung des Fortschrittsberichts des Projekts verantwortlich. Wenn einzelne Berichte mehr als sechs Monate zu spät eingereicht werden, ist die Verwaltungsbehörde berechtigt, die Kosten aus dem betreffenden Bericht nicht zu bestätigen. 1.3 Prüfung der Fortschrittsberichte des Projekts und Rückerstattung der Mittel Der Vertragsverwalter des Gemeinsamen Sekretariats prüft den Fortschrittsbericht des Projekts und vergleicht ihn mit dem Fördervertrag und dem Antragsformular, wobei er die standardisierte elektronische Kontrollliste des Gemeinsamen Sekretariats im ems verwendet. Das Gemeinsame Sekretariat überwacht den Fortschritt der Umsetzung hinsichtlich der Erzielung der Projektziele, 6

7 Indikatoren und erbrachten Leistungen, der Budgetschöpfung und der Abweichungen vom Antragsformular und stellt eventuelle Schwierigkeiten, mit denen sich das Projekt auseinandersetzt, fest. Außerdem prüft der Vertragsverwalter des Gemeinsamen Sekretariats, ob alle Ausgaben von den ernannten FLCs bestätigt wurden, und prüft die Förderfähigkeit der Ausgaben, die Glaubhaftigkeit der Unterlagen, die Erfüllung der Empfehlungen der Prüfungen und Revisionen und den Ausschluss von Fehlern/Unregelmäßigkeiten, die bis dato auf Projektebene festgestellt wurden. Um weitere Informationen über den Fortschritt der Projektumsetzung zu erhalten, kann das Gemeinsame Sekretariat andere Informationsquellen nutzen, wie z.b. Internetseiten des Projekts, Telefonkonferenzen mit dem Lead Partner, usw. Das Gemeinsame Sekretariat und/oder die Verwaltungsbehörde werden für alle Projekte mindestens einmal während der Projektumsetzung Vor- Ort-Kontrollen durchführen, und zwar spätestens vor der letzten Auszahlung der EFRE-Mittel. Wenn der Vertragsverwalter des Gemeinsamen Sekretariats Fragen bezüglich des Fortschrittsberichts des Projekts haben sollte, wird dem Lead Partner Zeit für die Beantwortung dieser gegeben. Wenn das Gemeinsame Sekretariat die Antwort im Rahmen der gesetzten Frist (spätestens in 8 Arbeitstagen) nicht erhält, wird das Gemeinsame Sekretariat anhand der zur Verfügung stehenden Informationen seine Arbeit fortsetzen. Das Gemeinsame Sekretariat hat die Möglichkeit, einzelne Ausgabenposten auch negativ zu korrigieren. Wenn das Gemeinsame Sekretariat nicht über ausreichend Informationen verfügt, die die Förderfähigkeit der Kosten belegen, dann werden diese Kosten für diesen Berichtszeitraum als nicht förderfähig erachtet. Wenn der Fortschrittsbericht des Projekts alle Ansprüche erfüllt, bestätigt das Gemeinsame Sekretariat seine Korrektheit und benachrichtigt den Lead Partner per ems darüber, dass der Fortschrittsbericht des Projekts bestätigt wurde und übermittelt diesen per ems an die Verwaltungsbehörde. Die Verwaltungsbehörde erhält den Fortschrittsbericht des Projekts im ems und prüft ihn gemäß der Kontrollliste der Verwaltungsbehörde. Die Verwaltungsbehörde hat die Möglichkeit, einzelne Ausgabenposten auch negativ zu korrigieren. Bei wesentlicher Nichterreichung der mit den Outputindikatoren verbundenen Ziele, kann es auf Projektniveau zu finanziellen Korrekturen kommen. Darüber hinaus beruht die Beurteilung der Projektausgaben auf dem Fortschrittsbericht des Projekts ab dem 2. Berichtszeitraum weiter. Das Projekt kann bis zu 15 % weniger Mittel des vorgesehenen Budgets für die vorherigen Zeiträume schöpfen. Wenn beim Projekt weniger Mittel geschöpft wurden wie erlaubt, kann der Betrag, der die erlaubte Grenze überschreitet, vom Projektbudget und von der EFRE-Finanzierung abgezogen werden. Wenn der Fortschrittsbericht des Partners von der Verwaltungsbehörde bestätigt wird, wird er per ems an die Bescheinigungsbehörde übermittelt. Die Bescheinigungsbehörde prüft jeden Fortschrittsbericht des Projekts. Auf Grundlage der Bestätigung des Fortschrittsberichts des Projekts, erstellt die Bescheinigungsbehörde ein elektronisches Dokument, die sog. Bescheinigung der Bescheinigungsbehörde. Während des 7

8 Prüfverfahrens ist die Bescheinigungsbehörde berechtigt, einige Ausgaben abzuziehen oder vorübergehend aus der Bescheinigung der Bescheinigungsbehörde für die weitere Prüfung auszuschließen oder kann ausnahmsweise den Fortschrittsbericht des Projekts an die vorherigen Stellen zurückgeben (wenn z.b. Revisionsempfehlungen nicht berücksichtigt wurden oder wenn Fehler/Unregelmäßigkeiten festgestellt wurden). Sobald im ems die Bescheinigung der Bescheinigungsbehörde erstellt wird, wird die Zahlung (Rückerstattung des EFRE-Beitrags) eingeleitet. Wenn Mittel zur Verfügung stehen, führt die Bescheinigungsbehörde die Auszahlung der EFRE-Mittel gemäß 21 Abs. 2 der Verordnung ETS und gemäß 132 der Verordnung über die gemeinsamen Bestimmungen chronologisch nach dem Datum der Einbindung des Projektberichts in die Bescheinigung der Bescheinigungsbehörde an den Lead Partner durch. Der Lead Partner ist für die fristgemäße Überweisung des EFRE Beitrags an die Projektpartner, gemäß den Bestimmungen des Partnerschaftsabkommens, verantwortlich. 2. BERICHTERSTATTUNG IM ELEKTRONISCHEN MONITORINGSYSTEM (ems) Für den Zugang zur Berichterstattung im ems müssen Sie sich im ems einloggen. Das ems steht Ihnen über den Link zur Verfügung. Bild 1: Registrierung und Login ins ems Wenn Sie noch nicht im ems registriert sind, folgen Sie bitte der Anleitung im Teil 3: Einreichung und Bewertung von Anträgen (Kapitel 1.3.2) des Handbuchs für Begünstigte zur Projektumsetzung hinsichtlich der Registrierung im ems. Loggen Sie sich ins ems ein und klicken Sie auf Ihr Projekt. 2.1 Fortschrittsbericht des Partners im ems Der Partnerfortschrittsbericht muss in der nationalen Sprache des Projektpartners erstellt werden. Sobald der Vertrag für das Projekt abgeschlossen wurde, steht Ihnen der Abschnitt Berichterstattung zur Verfügung. Der Zugang zum Abschnitt Berichterstattung im ems steht den Projektpartnern erst dann zur Verfügung, nachdem vom Lead Partner alle Projektpartner ins System eingetragen wurden. Der Benutzer braucht keine speziellen Benutzerrechte zur Erstellung und/oder Übermittlung des Partnerfortschrittsberichts. Der Zugang zum Partnerfortschrittsbericht genehmigt der Lead Partner durch die Zuweisung der Benutzer als Partner im Abschnitt Zusätzliche Informationen -> Benutzer 8

9 zuteilen. Den Lead Partnern ist der Abschnitt Benutzer zuteilen unter Zusätzliche Informationen zugänglich, und sie können dort die Benutzer zuteilen. Jeder Partner kann über mehrere Benutzer verfügen, die alle den gleichen Zugang zum Bericht des Partners haben. Bild 2: Zuteilung der Nutzer Wenn der Benutzer im System mehrere Rollen übernehmen kann (z.b. Lead Partner und Projektpartner), muss er oben im Drop-down Menü mit der Funktion Rolle auswählen (im Bild 3 mit rot markiert) die entsprechende Rolle auswählen. Für die Vorbereitung des Partnerfortschrittsberichts wählen Sie die Rolle Pp Projektpartner aus. Achten Sie darauf, dass Lead Partner eigene Partnerfortschrittsberichte als Projektpartner und nicht als Lead Partner verfassen müssen. Die Rolle des Lead Partners dient ausschließlich der Die Taste neuen Bericht verfassen klicken, um einen neuen Fortschrittsbericht des Partners zu Vorbereitung des Fortschrittsberichts des Projekts. verfassen. Bild 3: Rolle Auswählen und Vorbereitung eines neuen Fortschrittsberichts des Partners 9

10 Anschließend werden Sie vom System zum Partnerfortschrittsbericht weitergeleitet, der einem bestimmten Berichtszeitraum entspricht. Der Partnerfortschrittsbericht enthält verschiedene Abschnitte (d.h. Bericht des Partners, Belegsverzeichnis, Beitrag und Vorhersage und Anhänge ), die ausgefüllt werden müssen. Die Felder im Abschnitt Bericht des Partners sind von dem Antragsformular des Projekts abhängig. A. Abschnitt Bericht des Partners Bild 4: Abschnitt Bericht des Partners Der Abschnitt Bericht des Partners umfasst die Aktivitäten, die in dem Berichtszeitraum umgesetzt wurden. Er enthält eine allgemeine Beschreibung der Aktivitäten und die Berichterstattung nach Arbeitspaketen. In diesem Abschnitt muss man die während des Berichtszeitraums durchgeführten Aktivitäten beschreiben ( Zusammenfassung der Arbeit des Partners in diesem Berichtszeitraum ). Im Abschnitt Bericht des Partners müssen folgende Felder ausgefüllt werden: - Start- und Enddatum des bestimmten Berichtszeitraums (automatisch); - Zusammenfassung der Arbeit des Partners im bestimmten Berichtszeitraum; - erzielte Hauptoutputs des Projekts; - erreichte Zielgruppen. Im Abschnitt Zusammenfassung der Arbeit des Partners muss der Projektpartner über alle umgesetzten Aktivitäten in einem bestimmten Berichtszeitraum berichten. Zusätzlich muss der Projektpartner auch über De-minimis -Beihilfen berichten (wenn relevant); in diesem Fall muss der Projektpartner darüber berichten, welche Aktivitäten Gegenstand der De-minimis -Beihilfe sind, und auch über den Wert (Betrag) des De-minimis Beitrags. 10

11 Durch klicken auf Hauptoutputs hinzufügen im Abschnitt Erzielte Hauptoutputs des Projekts öffnet sich das Fenster (wie im Bild 5 gezeigt), wo Sie vom Drop-down Menü jeden entsprechenden im Antragsformular angeführten Hauptoutput auswählen. Im Feld Beschreibung beschreiben Sie die erzielten Hauptoutputs des Projekts. Unter Outputbeweise laden Sie Dokumente für jeden erzielten Hauptoutput hoch. Durch klicken auf Zielgruppe hinzufügen öffnet sich das Fenster (wie im Bild 5 gezeigt), wo Sie vom Drop-down Menü alle im Antragsformular angeführten Zielgruppen auswählen. Bild 5: Berichterstattung über die erzielten Hauptoutputs des Projekts und die erreichten Zielgruppen Berichterstattung pro Arbeitspaket (siehe Bild 6) ist auch Teil des Partnerfortschrittsberichts, in dem man den Fortschritt des Projekts auf Ebene der Arbeitspakete und Aktivitäten darstellt. Die Liste der Arbeitspakete ist von den Arbeitspaketen abhängig, die im bestätigten/gültigen Antragsformular enthalten sind. Bei der Beschreibung des Fortschritts der Arbeitspakete müssen Sie auch Ihren Beitrag zur Umsetzung der Arbeitspakete beschreiben, und außerdem die Probleme (falls relevant) nennen, mit denen Sie während der Umsetzung konfrontiert wurden, sowie die Maßnahmen (falls relevant), die zur Behebung diese Probleme durchgeführt wurden. 11

12 Bild 6: Berichterstattung nach Arbeitspaketen Bild 7: Berichterstattung über die erbrachten Leistungen Nach klicken auf Erbrachte Leistung hinzufügen muss Ihr Beitrag zur Umsetzung jeder einzelnen Aktivität und zur Erreichung jeder erbrachten Leistung beschrieben werden. In die Felder ohne Beitrag zu den Arbeitspaketen oder ohne Aktivitäten in dem konkreten Berichtszeitraum, tragen Sie bitte - ein. Durch klicken auf Beweise für erbrachte Leistungen laden Sie die Beweise für jede erbrachte Leistung hoch. Bitte vergessen Sie nicht, die in den Bericht eingetragenen Angaben unbedingt durch Klicken auf Bericht speichern nach jedem Schritt der Berichterstattung zu speichern! 10 11

13 Nach Ausfüllen und Speichern des Abschnitts Bericht des Partners, fahren Sie mit dem Abschnitt Belegsverzeichnis fort. B. Abschnitt Belegsverzeichnis Bild 8: Abschnitt Belegsverzeichnis Die finanzielle Berichterstattung erfolgt über den Abschnitt Belegsverzeichnis, in dem Sie über jede einzelne Ausgabe durch Klicken auf Tatsächliche Kosten hinzufügen berichten. Nach klicken auf diesen Abschnitt öffnet sich das Fenster (Bild 9), in dem das System die grundlegenden Informationen über die einzelne Ausgabe von Ihnen verlangt. Jede einzelne Ausgabe muss einer Kostenkategorie und einem Arbeitspaket zugewiesen werden. Für jede Ausgabe müssen von Ihnen die gesamten relevanten Unterlagen gemäß der Förderfähigkeit der Ausgaben (Teil 4: Handbuch für Begünstigte zur Projektumsetzung) hochgeladen werden. Bild 9: Neue Ausgabe hinzufügen 12

14 Der Benutzer muss alle relevanten Felder ausfüllen: - Kostenkategorie, - Arbeitspaket, - interne Referenznummer, - Rechnungsnummer, - Rechnungsdatum, - Zahlungsdatum, - Währung, - Gesamtwert der Ausgabe in Ursprungswährung, - MwSt., - geforderter Betrag in der Ursprungswährung. Die Beträge, die im ems in einer anderen Währung als dem Euro (EUR) eingetragen wurden, werden automatisch nach dem aktuellen Wechselkurs der Europäischen Kommission in EUR umgerechnet ( Das System rechnet die Beträge mehrmals um zum ersten Mal, wenn die Ausgabe eingegeben wird, und jedes Mal, wenn diese vor der Abgabe geändert wird. Dieser Wert wird mit Klicken auf Gespeicherten Bericht prüfen und noch einmal bei der Übermittlung des Berichts an die FLC aktualisiert. Danach ändert sich der Betrag nicht mehr, auch wenn der Bericht an den Partner zurückgegeben und erneut übermittelt wird; gültig ist der Wechselkurs am Tag der Einreichung des Berichts. Das Feld Ausgaben außerhalb des Programmgebiets muss abgehakt werden, wenn die Ausgaben außerhalb des Programmgebiets entstanden sind. Das Feld In Kind bleibt leer, da im Kooperationsprogramm Interreg V-A Slowenien-Österreich In Kind nicht förderfähig ist (siehe Bild 9). In diesem Abschnitt stehen drei Textfelder für Beschreibungen zur Verfügung, die in Hinsicht auf die Kostenkategorien wie folgt ausgefüllt werden müssen: Personalkosten: Beschreibung 1: Name des Arbeitnehmers, Nummer des Arbeitsvertrags oder eines anderen entsprechenden Dokumentes Beschreibung 2: entsprechende Form des Arbeitsvertrags nennen i. Vollzeitbeschäftigung im Projekt oder ii. Teilzeitbeschäftigung im Projekt: Teilzeitbeschäftigung mit festem Prozentsatz der Arbeitszeit, die monatlich für das Projekt aufgewendet wird, Teilzeitbeschäftigung mit flexibler Stundenzahl, die monatlich für das Projekt aufgewendet wird, Stundensatz (gilt nur für die Österreichischen Projektpartner). Kommentar des Partners: Beschreiben Sie die vom Mitarbeiter durchgeführten Aktivitäten Reise- und Unterbringungskosten: Beschreibung 1: Name der Person Beschreibung 2: Beweis über die Beschäftigung des Arbeitnehmers bei der Institution, die die Erstattung der Mittel beantragt (entsprechendes Dokument hochladen) 13

15 Kommentar des Partners: Beschreiben Sie die Rolle der Person und den Zweck der Reise Kosten für externe Expertise und Dienstleistungen: / Ausrüstungskosten: / Ausgaben für Infrastruktur und Bau: Beschreibung 1: Name des Dienstleisters Beschreibung 2: Geben Sie an, ob Teilrechnungen existieren Kommentar des Partners: Beschreiben Sie den Zweck der Ausgabe Nettoeinnahmen: Beschreibung 1: Beschreiben Sie die Aktivitäten, bei denen Nettoeinnahmen entstanden sind Durch Klicken auf Hochladen müssen die entsprechenden Anhänge als Beweise über die Ausgaben, gemäß Teil 4: Förderfähigkeit der Ausgaben aus dem, hochgeladen werden. Auf dieser Seite wird automatisch ein Belegsverzeichnis erstellt, das man auf dieser Seite sehen kann (Scrollen durch die Tabelle). Um weitere Ausgaben in das Belegsverzeichnis einzutragen, klicken Sie im unteren Teil der Seite auf Tatsächliche Kosten hinzufügen. Wenn im Antragsformular eine Pauschale für Personalkosten und/oder für Büro- und Verwaltungsausgaben bewilligt wurde, rechnet das System automatisch die Pauschalkosten auf Grundlage der entsprechenden Einträge ins Belegsverzeichnis aus. Das ems fügt automatisch künstliche Pauschalrechnungen nach Arbeitspaketen hinzu, wobei der Pauschalanteil aus den Einträgen in anderen relevanten Kostenkategorien berechnet wird. Wir weisen darauf hin, dass Rechnungen für die tatsächlich entstandenen Kosten nicht den pauschalisierten Kostenkategorien hinzugefügt werden können. Auch der pauschalisierte Betrag kann nicht geändert werden (weder von Projektpartnern noch von Programmbehörden, die den Bericht prüfen). Wiederholen Sie das gesamte Verfahren durch Klicken auf Tatsächliche Kosten hinzufügen bis alle Kosten, die während des Berichtszeitraums entstanden sind (und ausnahmsweise die Kosten, die im vorherigen Berichtszeitraum aufgetreten sind), eingetragen sind. Bitte vergessen Sie nicht, die Eingabe mit dem Klick auf Spalten speichern zu speichern. Achtung! Wenn Sie zur Mehrwertsteuererstattung berechtigt sind, sind die förderfähigen Kosten gleich den Nettokosten; wenn Sie nicht zur Mehrwertsteuererstattung berechtigt sind, sind die förderfähigen Kosten gleich den Bruttokosten (mit MwSt.). C. Abschnitt Beitrag und Vorhersage Wenn sowohl der entsprechende Inhalt und die Finanzberichte im System eingegeben sind, müssen die Finanzdaten/Mittel über die berichteten Ausgaben im Abschnitt Beitrag und Vorhersage bestimmt werden. Währenddessen wird im roten Feld (Bild 10) der Betrag gezeigt, der aus anderen (z.b. eigenen, nationalen, regionalen, usw.) Beiträgen finanziert werden muss. Dieser Betrag muss entsprechenden finanziellen Mitteln zugewiesen werden, und zwar in der rechten Zeile der Spalte Der 14

16 Aktuelle Bericht. In diesem Abschnitt müssen die Angaben über den geforderten indikativen Betrag für den nächsten Berichtszeitraum, Berichtsprognose, dargestellt werden. In dem Feld Beschreibung, wird die Abweichung zwischen dem geplanten und tatsächlichen Finanzwert (wenn relevant) beschrieben. Bild 10: Abschnitt Beitrag und Vorhersage Nicht vergessen, die Einträge zu speichern! D. Abschnitt Anhänge Auch zusätzliche, mit dem gesamten Bericht verbundene Anhänge, können von den Partnern hochgeladen werden. Für die Übertragung des Dokumentes klicken Sie auf Hochladen. Das Fenster zum Hochladen des Dokumentes öffnet sich. Hier wird die Liste aller in diesem Abschnitt hochgeladenen Anhänge dargestellt, auch die Information darüber, wer einzelne Dokumente hochgeladen hat und wann diese hochgeladen wurden. Die max. Größe eines Anhangs ist 7 MB. Es ist wichtig, dass die Qualität des gescannten Dokuments gut ist (alle notwendigen Daten müssen klar sichtbar und lesbar sein, ansonsten kann das Dokument nicht bestätigt werden) Übermittlung des Partnerfortschrittsberichts Durch Klicken auf Gespeicherten Bericht prüfen müssen Sie Ihren Partnerfortschrittsbericht prüfen, um ihn übermitteln zu können. 15

17 Bild 11: Prüfung des gespeicherten Berichts Nach Prüfung des Partnerfortschrittsberichts kann der Bericht durch Klicken auf Bericht abgeben, die Option erscheint an der gleichen Stelle wie zuvor Gespeicherten Bericht prüfen, übermittelt werden. Bild 12: Übermittlung des Berichts Der übermittelte Bericht ist gesperrt, deshalb kann es vom Partner nicht mehr geändert werden. Nach der Übermittlung wird der Partnerfortschrittsbericht dem ernannten FLC des Projektpartners weitergeleitet. Der Projektpartner kann den Status des Berichts im Nachrichtenpaneel verfolgen. Ein neuer Partnerfortschrittsbericht kann erstellt werden, sobald der vorherige Bericht übermittelt wurde. Der Partner kann nicht mehr als einen Bericht gleichzeitig öffnen. 16

18 2.2 Fortschrittsbericht des Projekts im ems Nachdem die FLCs alle Berichte der Partner evaluiert und die Ausgaben für einzelne Berichtszeiträume geprüft haben, kann der Lead Partner den Fortschrittsbericht des Projekts kreieren. Nur der Lead Partner des Projekts kann die Fortschrittsberichte des Projekts kreieren, was er erst tun kann, wenn der Fördervertag für das Projekt abgeschlossen wurde. Der Fortschrittsbericht des Projekts muss zweisprachig erstellt werden (in slowenischer und in deutscher Sprache). Der Benutzer in der Rolle des Lead Partners ist derjenige Benutzer, der von dem Gemeinsamen Sekretariat im Übergabeverfahren bestätigt wurde. Durch Klicken auf Mehr zeigen, oben im Display, wo die Projekt- /Berichterstattungsdaten dargestellt werden, kann man immer sehen, welcher Benutzer der Lead Partner des Projekts ist. Nach Abschluss des Fördervertrags, ist bei Zugang zum Projekt die Standardansicht die Übersicht Berichte. Für die Erstellung des Fortschrittsberichts des Projekts muss der Lead Partner im Dropdown Menü aus der Liste der Rollen die Rolle Lp (Lead Partner) auswählen. Jeder Lead Partner kann zwischen zwei Rollen auswählen, Pp (Projektpartner), wenn er eigene Berichte des Partners erstellen möchte, und Lp, wenn er einen Fortschrittsbericht des Projekts erstellen möchte. Die Rolle des Lead Partners ermöglicht dem Benutzer den Überblick über alle Berichte aller Projektpartner und die Erstellung und Übermittlung des Fortschrittsberichts des Projekts. Bild 13: Auswahl der Rollen und Erstellung eines neuen Fortschrittsberichts des Projekts Um einen neuen Bericht erstellen zu können, klicken Sie auf Bericht erstellen und wählen Sie den Zeitraum unter der Tabelle aus, die die Übersicht der Fortschrittsberichte des Projekts darstellt. Sie werden von dem System dann auf den Fortschrittsbericht des Projekts weitergeleitet, der einem bestimmten Berichtszeitraum entspricht. Der Fortschrittsbericht des Projekts enthält den finanziellen und den inhaltlichen Teil. Das System erstellt automatisch den finanziellen Teil aufgrund der verfügbaren FLC Zertifikate, die vom Lead Partner in den Fortschrittsbericht des Projekts eingebunden wurden. Der inhaltliche Teil des Fortschrittsberichts des Projekts muss aber manuell vom Lead Partner ausgefüllt werden. Dem Fortschrittsbericht des Projekts können auch Anhänge beigefügt werden. Einige Abschnitte des Fortschrittsberichts des Projekts sind vom bestätigten Antragsformular abhängig (z.b. welche Arbeitspakete zur Verfügung stehen). 17

19 A. Abschnitt Bericht Der Abschnitt Bericht umfasst die Aktivitäten, die im Berichtszeitraum umgesetzt wurden. Er enthält allgemeine Beschreibungen der Aktivitäten sowie die Berichterstattung nach Arbeitspaketen. In diesem Abschnitt müssen Sie zuerst die Aktivitäten als Schwerpunkte der Hauptleistungen in diesem Berichtszeitraum beschrieben werden und die FLC Zertifikate für die Projektpartner eingebunden werden. Ebenfalls sollen die Übersichten der wichtigsten Projektindikatoren eingetragen werden ( Erzielung der Hauptoutputs des Projekts ) (siehe grün eingerahmt im Bild 14). Diese Tabelle wird automatisch anhand der imm Abschnitt Arbeitspakte eingetragenen Daten erstellt. Bild 14: Abschnitt Bericht In den Fortschrittsbericht des Projekts müssen die FLC Zertifikate für jeden Partner eingebunden werden, und zwar so, dass er abgehakt wird (roter Pfeil im Bild 14). Die Angaben über die erreichten Zielgruppen, festgestellten Probleme und Lösungen sowie Horizontalprinzipien müssen eingegeben werden. Im unteren Teil des Interface machen Sie Angaben zu den Horizontalprinzipien. Das Kontrollkästchen unter Vollkommen implementiert soll nur beim Schlussbericht über den Fortschritt des Projekts abgehakt werden. 18

20 Bild 15: Bericht über die erreichten Zielgruppen, festgestellten Probleme und Lösungen sowie Horizontalprinzipien Vergessen Sie nicht die Einträge zu speichern! 19

21 B. Abschnitt Arbeitspakete Die Berichterstattung nach Arbeitspaketen stellt auch einen Teil des Fortschrittsberichts des Projekts dar. Die Berichte nach einzelnen Arbeitspaketen können durch Klicken auf den entsprechenden Tab in der Navigationsleiste geöffnet werden. Bild 16: Abschnitt Arbeitspakete In diesem Abschnitt kann genau die Umsetzung jedes Arbeitspakets beschrieben werden, einschließlich Angaben über die umgesetzten Aktivitäten und Beiträge der Projektpartner, und Angaben über die Probleme oder die Abweichungen vom ursprünglichen, im Antragsformular beschriebenen Plan. Bild 17: Bericht zu Arbeitspaketen Der Lead Partner muss für jedes Arbeitspaket im Drop-down Menü auf dem Bild 17 den Status Arbeitspaketstatus auswählen. Hier können die Angaben über die Hauptoutputs des Projekts, über die Aktivitäten und über die 20

22 erbrachten Leistungen eingetragen werden. Die Berichterstattung über die erbrachten Leistungen, einschließlich des Hochladens der Beweise über die Erzielung der erbrachten Leistungen, stellen auch einen Teil der Berichterstattung über die Arbeitspakete dar. Bild 18: Bericht über die Hauptoutputs des Projekts, der Aktivitäten und der erbrachten Leistungen Die Einträge speichern! C. Abschnitt Zertifikate Bild 19: Abschnitt Zertifikate Die Berichterstattung über einzelne Ausgaben wird durch Nutzung der Zertifikate, die von den FLCs, auf Grundlage der in den Berichten der Partner geforderten Ausgaben, ausgestellt wurden, durchgeführt. Im Abschnitt Zertifikate wählt der Lead Partner das jeweilige Zertifikat aus, woraufhin er/sie zum Belegsverzeichnis weitergeleitet wird. 21

23 Bild 20: Ausgabenänderungen Der Lead Partner kann die Ausgaben ändern, indem er den Unterschied im entsprechenden Feld bestimmt. Die Werte, die vorher vom Partner und dem FLC eingetragen wurden (Kostenkategorie, Arbeitspaket, interne Referenznummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsdatum, Währung, MwSt.), können nicht mehr geändert werden. D. Abschnitt Tabellen der Projektberichte Bild 21: Abschnitt Tabellen der Projektberichte Hier stehen verschiedene Tabellen mit Ausgaben zur Verfügung, die in den Fortschrittsbericht des Projekts eingebunden sind. Wir weisen darauf hin, dass die Tabellen vor der Übermittlung des Berichts aktualisiert werden. Jede Kürzung, die vom Lead Partner durchgeführt wird, sollte sofort in den Tabellen sichtbar sein. Die Tabellen im Bericht des Projekts folgen der gleichen Logik wie die Tabellen im Bericht des Partners, berücksichtigen jedoch alle Zertifikate, die in den Bericht des Projekts 22

24 eingebunden sind. Wir weisen darauf hin, dass sich die Werte (und der Name) der Spalte Aktuell im Bericht mit jeder Änderung des Berichtsstatus des Projekts ändern. Vor Übermittlung des Berichts wird Betrag, ans JS zu übermitteln angezeigt; nach Übermittlung des Berichts ändert sich dies in Betrag, ans JS übermittelt. Ähnlich ändert sich die Spalte Vorherige Berichte (zertifiziert von CA), wenn neue Bescheinigungen der Bescheinigungsbehörde zur Verfügung stehen. Die Werte können nach Übermittlung ans Gemeinsame Sekretariat nicht mehr geändert werden. E. Abschnitt Anhänge Bild 22: Abschnitt Anhänge Auch zusätzliche, mit dem gesamten Bericht verbundene Anhänge, können vom Lead Partner hochgeladen werden Übermittlung des Fortschrittsberichts des Projekts Durch Klicken auf Gespeicherten Berichte prüfen müssen Sie den Fortschrittsbericht des Projekts prüfen, um ihn übermitteln zu können. Bild 23: Prüfung des gespeicherten Berichts Nach Prüfung des Fortschrittsberichts des Projekts kann der Bericht durch Klicken auf Bericht abgeben, die Option erscheint an der gleichen Stelle wie zuvor Gespeicherten Bericht prüfen, übermittelt werden. 23

25 Bild 24: Übermittlung des Berichts Wenn der Bericht eingereicht ist, kann ihn der Lead Partner sehen, jedoch nicht mehr verändern. Ein neuer Fortschrittsbericht des Projekts kann erstellt werden, sobald der vorherige Bericht übermittelt wurde. 2.3 Endberichte im ems Bild 25: Endbericht ermöglichen Um den Endbericht über den Fortschritt des Partners und den Endbericht über den Fortschritt des Projekts zu erstellen, klicken Sie auf Endbericht ermöglichen (im Bild 25 rot markiert). Das Verfahren für die Endberichte ist das Gleiche wie für den Partnerfortschrittsbericht und den Fortschrittsbericht des Projekts. Der Lead Partner muss ebenfalls auf Endbericht klicken, wie im Bild 26 dargestellt, danach erscheint ein neues Fenster (Bild 27). 24

26 Momentan sind die Beschreibungen und Fragen für den Endberichts noch nicht definiert und werden in einer der folgenden Versionen des Handbuchs für Begünstigte zur Projektumsetzung Teil 5: Berichterstattung über den Fortschritt des Projekts hinzugefügt. Bild 26: Endbericht Bild 27: Inhalt des Endberichts 2.4 Berichterstattung über öffentliche Aufträge über dem EU Schwellenwert Falls ein Projektpartner einen öffentlichen Auftrag über dem EU Schwellenwert vergibt, muss diese Information an den Lead Partner übermittelt werden. Der Lead Partner muss die Information unter Zusätzliche Informationen im Abschnitt Aufträge über dem Schwellenwert (siehe Bild 28) ins ems eingeben. 25

27 Bild 28: Zusätzliche Informationen Aufträge über dem Schwellenwert Der Lead Partner muss auf Hinzufügen klicken und ein neues, leeres Fenster erscheint (Bild 29). Bild 29: Aufträge über dem Schwellenwert 26

28 Der Lead Partner muss den Auftragspartner aus dem Drop-down Menü (mit rotem Kreis im Bild 29 markiert) auswählen und alle anderen Felder Art des Vertrags, Vertragswert, Auf Vertragsgrundlage entstandene und bezahlte förderfähige Ausgaben, Benutztes Vergabeverfahren, Angaben zum ausgewählten Dienstleister (Name, Adresse und Steuernummer) und Kommentar. Der Lead Partner hat durch Klicken auf Hinzufügen (im Bild 29 blau markiert), die Möglichkeit einen neuen Auftrag hinzuzufügen. 3. PROJEKTÄNDERUNGEN Während der Projektumsetzung sind auch Änderungen des Projekts möglich. Im Allgemeinen gilt, dass die Anzahl der Änderungen auf zwei (2) große Änderungen begrenzt ist (siehe Teil 2: Projektentwicklung des Handbuchs für Begünstigte zur Projektumsetzung). Abhängig von den Auswirkungen auf das Projekt kann zwischen kleineren und größeren Änderungen des Projekts unterschieden werden. Alle Änderungen des Projekts müssen begründet und von den Projektpartnern vereinbart werden, bevor der Lead Partner das Gemeinsame Sekretariat darüber benachrichtigt. Änderungen müssen von den entsprechenden Programmbehörden genehmigt werden. Der Lead Partner muss zuerst den Änderungsantrag ausfüllen und per ems übermitteln. Der Antrag für die Änderung des Projekts muss klar beschrieben und begründet werden und die Gründe und Auswirkungen der beantragten Projektänderungen beinhalten. Die technische Unterstützung durch den gesamten Prozess der Projektänderung wird vom Gemeinsamen Sekretariat sichergestellt. Sobald der Lead Partner den Änderungsantrag einreicht, prüft das Gemeinsame Sekretariat den eingereichten Antrag und leitet, abhängig von der Art der Projektänderung, das Entscheidungsverfahren ein. Bei kleineren Änderungen kann das Gemeinsame Sekretariat die Entscheidung treffen, bei größeren Änderungen werden die Unterlagen für die Entscheidung des Begleitausschusses vorbereitet und die endgültige Entscheidung wird dann von den Mitgliedern des Begleitausschusses getroffen. Ist die Entscheidung positiv, gibt das Gemeinsame Sekretariat dem Lead Partner die Möglichkeit, das Antragsformular im ems zu revidieren. Der Lead Partner aktualisiert dann die entsprechenden Abschnitte des Antragsformulars (Partnerschaft, Arbeitsplan oder Budget) gemäß dem genehmigten Änderungsantrag des Projekts. Wenn für die beantragte Änderung des Projekts zusätzliche unterstützende Dokumente benötigt werden (z.b. Erklärung des Partners, Austrittsschreiben, usw.), müssen diese im ems als Anhänge des revidierten Antragsformulars hochgeladen werden. Das Gemeinsame Sekretariat prüft die Änderungen, die im Antragsformular vorgenommen wurden. Der Lead Partner wird um zusätzliche Erläuterungen und/oder weitere Änderungen des Antragsformulars gebeten, wenn die im ems vorgenommenen Änderungen und zusätzliche erläuternde Informationen nicht ausreichend sind. Auf Grundlage der endgültigen Übermittlung des revidierten Antragsformulars im ems, benachrichtigt das Gemeinsame Sekretariat den Lead Partner (per ems) über die endgültige Entscheidung bezüglich 27

29 der beantragten Änderung des Projekts. 3.1 Projektänderungen im ems Der Lead Partner beantragt die Änderung durch Klicken auf das Tab Änderung beantragen (im Bild 30 gelb markiert) im Verzeichnis Antragsformular und Vertrag (im Bild 30 rot markiert). Der Lead Partner kann eine Änderung beantragen, nachdem ihm das Projekt im Übergabeverfahren übergeben wurde und der Lead Partner vom Gemeinsamen Sekretariat bestätigt wurde. Vorher ist es für den Lead Partner nicht möglich, Änderungen zu beantragen. Bild 30: Änderung beantragen Der Lead Partner muss dann im Interface Informationen über die geplante Änderung eintragen. Speichern dieses Eintrags informiert das Gemeinsame Sekretariat über den Antrag. Das Gemeinsame Sekretariat kann dann den Änderungsantrag genehmigen und das Antragsformular für Änderungen seitens des Lead Partners öffnen oder weist den Antrag zurück. 28

30 Danach werden folgende Arbeitsabläufe initiiert: der Lead Partner beantragt eine Genehmigung zur Änderung -> das Gemeinsame Sekretariat genehmigt den Änderungsantrag -> der Lead Partner ändert das Antragsformular -> das Gemeinsame Sekretariat genehmigt die Änderung -> eine neue Version des Antragsformulars wird erstellt. der Lead Partner beantragt eine Genehmigung zur Änderung -> das Gemeinsame Sekretariat genehmigt den Änderungsantrag -> der Lead Partner ändert das Antragsformular -> das Gemeinsame Sekretariat beantragt weitere Änderungen -> der Lead Partner ändert das Antragsformular -> das Gemeinsame Sekretariat genehmigt die Änderung -> eine neue Version des Antragsformulars wird erstellt. der Lead Partner beantragt eine Genehmigung zur Änderung -> das Gemeinsame Sekretariat genehmigt den Änderungsantrag -> der Lead Partner ändert das Antragsformular -> das Gemeinsame Sekretariat weist die Änderung zurück -> das Antragsformular bleibt unverändert und es wird keine neue Version des Antragsformulars erstellt. Das Tab Änderungsantrag im Menü leitet weiter zur Liste mit der Übersicht aller Projektänderungen und der damit verbundenen Mitteilungen. Bild 31: Chronologie der Änderungsanträge 29

31 Das ems speichert alle verschiedenen Versionen des Antragsformulars der Reihenfolge nach im Tab Projektgeschichte. Hinweis! Der Änderungsantrag bezieht sich immer auf die letzte gültige Version des Antragsformulars und nicht auf die ursprüngliche Version. Es ist nicht möglich eine Änderungsantrag zu beantragen (weder von den Programmbehörden noch vom Lead Partner), bevor die vorherige Änderung noch nicht beendet ist (bzw. vom Gemeinsamen Sekretariat nicht bestätigt oder zurückgewiesen wurde). Keine Programmbehörde kann ein Änderungsantrag für beendete oder archivierte Projekte beantragen. 30