ESTV SuisseTax egovernment-portal Benutzeranleitung

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1 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV Servicedesk egovernment ESTV SuisseTax egovernment-portal Elektronische Rückerstattungsanträge der Verrechnungssteuer (Formular 25) Herzlich willkommen im egovernment-portal ESTV SuisseTax! Die vorliegende Anleitung unterstützt Sie bei der Verwendung der Verrechnungssteuer-Applikation des ESTV SuisseTax-Portals. Bei Fragen oder Anregungen steht Ihnen das Team vom Service Desk egovernment zur Verfügung. Ausgabe vom 22. März 2017 Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV - Servicedesk E-Government - Eigerstrasse Bern - Telefon: +41 (0)

2 Inhaltsverzeichnis ESTV SuisseTax egovernment-portal Einleitung Über ESTV SuisseTax Technische Anforderungen Über dieses Dokument Abwicklung von Geschäften Geschäftsübersicht Antrag auf Rückerstattung der Verrechnungssteuer erfassen Administratives Adresse ändern Bankverbindung verwalten Geschäft zuweisen Benutzer verwalten Pendente Einladungen Ausgabe vom Seite 2 von 23 -

3 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 Geschäftsübersicht Abbildung 2 Auswahl Rückerstattungsantrag erfassen Abbildung 3 Rückerstattungsberechtigten wählen Abbildung 4 zusätzliche Angaben erfassen Abbildung 5 Eine neue Bankverbindung erfassen Abbildung 6 Bankverbindung verwalten Abbildung 7 Neue Bankverbindung erfassen Abbildung 8 Liste der erfassten Bankverbindungen Abbildung 9 Zurück zu Rückerstattungsantrag erfassen Abbildung 10 Bankverbindung wählen Abbildung 11 Bankverbindung Mitteilung Abbildung 12 Erfassungsart Vermögenswert wählen Abbildung 13 Neuen Vermögenswert erfassen - Konto Abbildung 14 erfasste Vermögenswerte Abbildung 15 Kontrolle Abbildung 16 Abschluss Abbildung 17 Adresse ändern (1) Abbildung 18 Adresse ändern (2) Abbildung 19 Bankverbindung verwalten Abbildung 20 Geschäft zuweisen - Rückerstattungsberechtigen wählen Abbildung 21 Geschäft zuweisen mittels Geschäftscode Abbildung 22 Benutzer verwalten Abbildung 23 Pendente Einladungen Ausgabe vom Seite 3 von 23 -

4 1. Einleitung 1.1 Über ESTV SuisseTax ESTV SuisseTax ist eine elektronische Plattform der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV), über welche Unternehmen Steuergeschäfte online bearbeiten können. Nach erfolgter Registrierung können die im geschützten Bereich von ESTV SuisseTax angebotenen Dienstleistungen für verschiedene Steuerarten in Anspruch genommen werden. Aktuell bietet Ihnen die ESTV folgende Funktionen über SuisseTax an: Elektronische Einreichung der Mehrwertsteuer-Abrechnung Elektronische Einreichung von Verrechnungssteuer-Rückerstattungsanträgen (Formular 25) Registrierung für den Automatischen Informationsaustausch (AIA) Geschäftsübersicht über online eingereichte Anträge und Abrechnungen Weitergabe von Berechtigungen an andere Benutzer ohne zusätzliche Vollmachten Servicedesk bei Fragen oder Problemen mit der Bearbeitung von Geschäften über SuisseTax Die angebotenen Dienstleistungen werden laufend ausgebaut. Die Startseite von ESTV SuisseTax ist per Link über die ESTV-Website unter oder direkt über erreichbar. 1.2 Technische Anforderungen ESTV SuisseTax läuft vollständig im Browser und ist für folgende Versionen optimiert: Chrome ab Version 40 Firefox ab Version 35 Internet Explorer ab Version 11 Safari ab Version 8 Edge ab Version 1 Ältere Versionen oder mobile Browser werden nur bedingt unterstützt. Für den Ausdruck der Kopie der elektronisch eingereichten Abrechnung ist ein PDF-Reader erforderlich. Zudem ist für das Login ein Mobiloder Festnetztelefon mit SMS-Funktion Voraussetzung. 1.3 Über dieses Dokument In diesem Dokument werden die folgenden Themen behandelt: Elektronische Einreichung der Rückerstattungsanträge (Formular 25) Geschäftsübersicht mit den pendenten sowie abgeschlossenen über das Portal eingereichten Anträgen Die Dokumentationen zur Registrierung, Bevollmächtigung und Berechtigungsverwaltung sowie zur elektronischen Einreichung der Mehrwertsteuerabrechnungen sind in separaten Wegleitungen beschrieben, die ebenfalls auf der Webseite der ESTV und in ESTV SuisseTax verlinkt sind. Ausgabe vom Seite 4 von 23

5 2. Abwicklung von Geschäften 2.1 Geschäftsübersicht In der Geschäftsübersicht sind die im Portal ESTV SuisseTax pendenten und abgeschlossenen Anträge des ausgewählten Rückerstattungsberechtigten ersichtlich. Je nach Status des betreffenden Geschäfts stehen entsprechende Optionen / Aktionen zur Wahl. Abbildung 1 Geschäftsübersicht Ausgabe vom Seite 5 von 23

6 2.2 Antrag auf Rückerstattung der Verrechnungssteuer erfassen Sie können einen Antrag auf Rückerstattung der Verrechnungssteuer (Formular 25) in 5 Schritten erfassen und elektronisch übermitteln. Vorgängig müssen Sie bestimmen, ob Sie einen neuen Antrag erfassen oder einen bestehenden Rückerstattungsantrag (z.b. vom Vorjahr) übernehmen möchten. Abbildung 2 Auswahl Rückerstattungsantrag erfassen 1. Schritt: Rückerstattungsberechtigter Sie können nur für berechtigte Unternehmen Anträge auf Rückerstattung der Verrechnungssteuer erfassen und elektronisch einreichen. Dazu wählen Sie zuerst die entsprechende Funktion und den Rückerstattungsberechtigten. Im Dropdown-Feld werden nur die Rückerstattungsberechtigten angezeigt, für die Sie eine entsprechende Berechtigung erhalten haben. Sofern Sie keinen Rückerstattungsberechtigten auswählen können oder dieser nicht angezeigt wird, haben Sie keine Berechtigung um für diese juristische Person einen Rückerstattungsantrag einzureichen. W ie Sie eine Vollmacht beantragen können, ist in den Kapiteln 2 und 4 beschrieben. Abbildung 3 Rückerstattungsberechtigten wählen Ausgabe vom Seite 6 von 23

7 Nachdem Sie den Rückerstattungsberechtigten ausgewählt haben, werden die Angaben des Rückerstattungsberechtigten angezeigt (Name, Adresse) und Sie müssen die Felder Zustelladresse für die Zahlungsanweisung und Rückfragen an ergänzen, sowie eventuell das Datum des Geschäftsabschluss ändern. Ausgabe vom Seite 7 von 23

8 Abbildung 4 zusätzliche Angaben erfassen 2. Schritt: Bankverbindung Sie können hier entweder eine bestehende Bankverbindung des Rückerstattungsberechtigten auswählen oder eine neue Bankverbindung erfassen. Im Folgenden führen wir Sie durch die Erfassung einer neuen Bankverbindung. Abbildung 5 Eine neue Bankverbindung erfassen Sie gelangen auf die Seite Bankverbindungen verwalten und können eine neue Bankverbindung erfassen. Abbildung 6 Bankverbindung verwalten Ausgabe vom Seite 8 von 23

9 Im neu öffnenden Fenster können Sie die notwendigen Angaben zum Finanzinstitut und zum Kontoinhaber eintragen. Sie können die neue Bankverbindung übernehmen oder gleich eine weitere Bankverbindung für denselben Rückerstattungsberechtigten erfassen. Abbildung 7 Neue Bankverbindung erfassen Wenn Sie die eingegebenen Daten übernehmen, wird die Bankverbindung unter Bankverbindung verwalten angezeigt. Ausgabe vom Seite 9 von 23

10 Abbildung 8 Liste der erfassten Bankverbindungen Wählen Sie anschliessend Zurück zu Rückerstattungsantrag erfassen, wenn Sie mit der Erfassung des Rückerstattungsantrages fortfahren möchten. Abbildung 9 Zurück zu Rückerstattungsantrag erfassen Ausgabe vom Seite 10 von 23

11 Nachdem Sie die Bankverbindung ausgewählt haben, werden alle Angaben zum Finanzinstitut und Kontoinhaber angezeigt. Abbildung 10 Bankverbindung wählen Ausgabe vom Seite 11 von 23

12 Sie können noch eine Mitteilung an den Begünstigten erfassen und kommen mit Weiter zum nächsten Schritt der Antragserfassung. Abbildung 11 Bankverbindung Mitteilung Ausgabe vom Seite 12 von 23

13 3. Schritt: Vermögenswerte Für die Erfassung der Vermögenswerte können Sie zwischen den folgenden Erfassungsarten wählen: - Vermögenswerte einzeln erfassen - Eigene Vermögenswert-Liste verwenden (z.b. Steuerauszug Ihrer Bank) Im Folgenden erläutern wir die Erfassungsart Vermögenswerte einzeln erfassen. Wählen Sie, welche Art von Vermögenswert Sie erfassen möchte (Konto, Aktie, Obligation, Anlagefonds,..). Abbildung 12 Erfassungsart Vermögenswert wählen Ausgabe vom Seite 13 von 23

14 Sie müssen die erforderlichen Angaben erfassen und können den entsprechenden Kontobeleg als PDF Datei hochladen. Wählen Sie Übernehmen und Weiteren erfassen wenn Sie ein weiteres Konto erfassen möchten. Abbildung 13 Neuen Vermögenswert erfassen - Konto Ausgabe vom Seite 14 von 23

15 Sie können weitere Vermögenswerte erfassen oder mit W eiter die Erfassung abschliessen. Abbildung 14 erfasste Vermögenswerte Ausgabe vom Seite 15 von 23

16 4. Schritt: Kontrolle In dieser Übersicht können Sie kontrollieren, ob die erfassten Angaben zum Rückerstattungsberechtigten, zur Zustelladresse, Bankverbindung, zu den Kontaktangaben und erfassten Vermögenswerten korrekt sind. Ausgabe vom Seite 16 von 23

17 Abbildung 15 Kontrolle 5. Schritt: Abschluss Die elektronische Datenerfassung ist nun abgeschlossen und Sie müssen das Unterschriftsblatt zu Formular 25 ausdrucken, unterzeichnen und zusammen mit den Bescheinigungen, die Sie nicht hochgeladen haben, der Eidgenössischen Steuerverwaltung einreichen. Beachten Sie bitte, dass das elektronisch übermittelte Formular 25 nur dann als eingereicht gilt, wenn das dazugehörige Unterschriftenblatt rechtsgültig unterzeichnet innert 10 Tagen bei der ESTV eintrifft. Abbildung 16 Abschluss Ausgabe vom Seite 17 von 23

18 3. Administratives 3.1 Adresse ändern Um die Adresse eines Rückerstattungsberechtigten zu ändern, klicken Sie die entsprechende Funktion unter Administratives und wählen Sie den Rückerstattungsberechtigten. Abbildung 17 Adresse ändern (1) Ausgabe vom Seite 18 von 23

19 Sie können die Adresse ändern, ein Gültigkeitsdatum festlegen und die Änderungen speichern. Abbildung 18 Adresse ändern (2) Ausgabe vom Seite 19 von 23

20 3.2 Bankverbindung verwalten Sie können bereits erfasste Bankverbindungen ändern oder löschen und weitere Bankverbindungen neu erfassen. Abbildung 19 Bankverbindung verwalten Ausgabe vom Seite 20 von 23

21 3.3 Geschäft zuweisen Sofern Sie für einen Rückerstattungsberechtigten nicht die Rolle Superuser innehaben, sehen Sie in der Geschäftsübersicht nur die von Ihnen eingereichten Anträge. Die Zuweisung eines weiteren Geschäftes ermöglicht Ihnen dauerhafte Einsicht in dieses Geschäft. Fragen sie Ihren Superuser (oder Einreicher des Ruckerstattungsantrags) nach dem benötigten Geschäftscode (ersichtlich in der Geschäftsübersicht) und weisen Sie das Geschäft Ihnen zu. Die Zuweisung erfordert eine bereits vorhandene Berechtigung zur Tätigkeit für den Rückerstattungsberechtigten. Abbildung 20 Geschäft zuweisen - Rückerstattungsberechtigen wählen Abbildung 21 Geschäft zuweisen mittels Geschäftscode Ausgabe vom Seite 21 von 23

22 3.4 Benutzer verwalten Nur ein Superuser kann die Benutzerrechte für eine rückerstattungsberechtigte Person verwalten. Sie können andere Benutzer einladen, für eine rückerstattungsberechtigte Person tätig zu werden oder die Benutzerrechte von bestehenden Benutzern mutieren oder löschen (siehe Kapitel 5.1). Abbildung 22 Benutzer verwalten Ausgabe vom Seite 22 von 23

23 3.5 Pendente Einladungen Lädt ein Superuser einen anderen bestehenden oder neuen Benutzer dazu ein, für eine rückerstattungsberechtigte Person tätig zu werden, wird die Vollmacht erst aktiv, nachdem sie vom Eingeladenen akzeptiert wurde (siehe Kapitel 5.2). Abbildung 23 Pendente Einladungen Ausgabe vom Seite 23 von 23