Elektronische MWST-Abrechnung Benutzeranleitung

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1 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV Servicedesk e-government E-Government-Portal ESTV SuisseTax Elektronische MWST-Abrechnung Benutzeranleitung Herzlich willkommen im E-Government-Portal ESTV SuisseTax! Benutzeranleitung Die vorliegende unterstützt Sie bei der Verwendung der MWST-Applikation des ESTV SuisseTax-Portals. Bei Fragen oder Anregungen steht Ihnen das Team vom ESTV Service Desk E- Government zur Verfügung. Ausgabe vom Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV Servicedesk E-Government Schwarztorstrasse Bern Telefon: +41 (0)

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Die zwei Wege zur elektronischen MWST-Abrechnung Persönliches Benutzerprofil Anlegen eines persönlichen Benutzerprofils Anmeldung am System Bearbeitung des persönlichen Benutzerprofils Verwaltung der Benutzerrechte bzw. Bevollmächtigungen Beantragung einer neuen Vollmacht (Papierweg) Rechteverwaltung durch Superuser Akzeptieren der Einladungen Abwicklung von Geschäften Geschäftsübersicht Fristerstreckung Abrechnung ausfüllen & bereitstellen/einreichen Korrekturabrechnung ausfüllen & bereitstellen/einreichen Jahresabstimmung ausfüllen & bereitstellen/einreichen Ausgabe vom Seite 2 von 18

3 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 Benutzer registrieren... 6 Abbildung 2 Anmeldung am System... 7 Abbildung 3 Aufruf Selbstadministration Benutzerprofil... 8 Abbildung 4 Selbstadministration Benutzerprofil... 8 Abbildung 5 Neue Vollmacht beantragen (Einstieg)... 9 Abbildung 6 Neue Vollmacht beantragen (Firmensuche)... 9 Abbildung 7 Benutzerverwaltung (Übersicht) Abbildung 8 Einladung eines Benutzers durch Superuser Abbildung 9 Anzeige Einladung in Geschäftsübersicht Abbildung 10 Einladung akzeptieren bzw. ablehnen Abbildung 11 Geschäftsübersicht Abbildung 12 Aufruf Fristerstreckung Abbildung 13 Bestätigung Fristerstreckung Abbildung 14 Abrechnung aufrufen Abbildung 15 Abrechnung ausfüllen Abbildung 16 Abrechnung bereitstellen / einreichen Abbildung 17 Bestätigung Abrechnungseinreichung Abbildung 18 Aufruf Korrekturabrechnung (1) Abbildung 19 Aufruf Korrekturabrechnung (2) Abbildung 20 Aufruf Jahresabstimmung Ausgabe vom Seite 3 von 18

4 1. Einleitung Unseren Steuerpartnern wollen wir die Einreichung der Mehrwertsteuerabrechnungen möglichst leicht machen. Der beste Weg dazu führt über unser elektronisches Portal ESTV SuisseTax. Dieses bietet Ihnen folgende Funktionen: Elektronische Einreichung der Mehrwertsteuerabrechnungen und Korrekturabrechnungen Elektronische Einreichung der Jahresabstimmung Elektronische Fristverlängerung Geschäftsübersicht mit den pendenten sowie abgeschlossenen über das Portal eingereichten Abrechnungen Die neue Dienstleistung steht zuerst Steuerpartnern aus den Kantonen Basel-Stadt, Solothurn, Thurgau und Uri zur Verfügung. Lautet Ihre Postanschrift im Mehrwertsteuerregister auf eine Adresse in einem der vorerwähnten Kantone, können Sie Ihre Mehrwertsteuerabrechnungen elektronisch ausfüllen und einreichen (ab ca. Mitte 2015 steht die Online-Abrechnung voraussichtlich allen Steuerpartnern zur Verfügung). Die Ankerseite von ESTV SuisseTax auf dem ESTV-Webauftritt ist wie folgt erreichbar: Ausgabe vom Seite 4 von 18

5 2. Die zwei Wege zur elektronischen MWST-Abrechnung Um für eine MWST-pflichtige Person (Unternehmung) über ESTV SuisseTax MWST-Abrechnungen einreichen und weitere Transaktionen ausführen zu können, ist aus Datenschutzgründen eine Bevollmächtigung erforderlich. Zur Erlangung einer Bevollmächtigung gilt es zwischen zwei Ausgangslagen zu unterscheiden: 1. Die betreffende Unternehmung nutzt ESTV SuisseTax Mehrwertsteuer noch nicht, will aber neu elektronisch deklarieren: o o o Melden Sie sich am System an (siehe nachstehende Ziffer 3.2) oder eröffnen Sie ein persönliches Benutzerkonto, falls Sie noch über keines verfügen (Funktion Benutzer registrieren auf Login- Seite, siehe nachstehende Ziffer 3.1). Pro Unternehmung (steuerpflichtige Person) ist anlässlich der erstmaligen Nutzung von ESTV SuisseTax aus Datenschutzgründen eine Autorisierung durch die betreffende(n) zeichnungsberechtigte(n) Person(en) erforderlich. Nachdem Sie im Bereich Neue Vollmacht beantragen (siehe nachstehende Ziffer 4.1) online mit wenigen Klicks eine Vollmacht beantragt haben, sendet die ESTV das Formular in Papierform direkt an die Sitzadresse der betroffenen Firma gemäss UID- Register (im Falle von ausländischen Unternehmen an den inländischen Steuervertreter). Die unterschriebene Vollmacht muss dann wieder an die Eidgenössische Steuerverwaltung geschickt werden. Wir prüfen und bearbeiten den Antrag rasch und benachrichtigen Sie per über die Freischaltung. 2. Die betreffende Unternehmung nutzt ESTV SuisseTax Mehrwertsteuer bereits, reicht die Deklarationen also elektronisch ein: o o o In diesem Fall verfügt die Unternehmung bereits über einen sogenannten Superuser für ESTV SuisseTax Mehrwertsteuer. Dieser ist in der Lage, neue Benutzer für die betreffende Unternehmung vollelektronisch einzuladen (siehe nachstehende Ziffer 4.2). Wenden Sie sich daher bitte an diesen Superuser, um eingeladen zu werden. Das ist für Sie der weitaus einfachste und schnellste Weg, um für die Unternehmung Mehrwertsteuergeschäfte elektronisch abwickeln zu können. Falls dies nicht möglich ist (weil der Superuser beispielsweise das Unternehmen verlassen hat), kann eine neue Superuser-Vollmacht auf dem Papierweg beantragt werden, was entsprechend mehr Zeit beansprucht. Gehen Sie dabei bitte wie unter Punkt 1 beschrieben vor. Weiter Informationen hierzu finden Sie in nachstehendem Kapitel 4. Ausgabe vom Seite 5 von 18

6 3. Persönliches Benutzerprofil Jeder Benutzer von ESTV SuisseTax benötigt als Basis für alles Weitere ein persönliches Benutzerprofil. 3.1 Anlegen eines persönlichen Benutzerprofils Falls Sie noch kein persönliches Benutzerprofil haben (pro -Adresse ist nur eines möglich), gehen Sie bitte wie folgt vor: Wählen Sie den Link: Klicken Sie auf Benutzer registrieren und durchlaufen Sie den Registrierungsprozess. Tipp: Das System schlägt eine Benutzer-ID vor. Wünschen Sie eine andere Benutzer-ID, können Sie diese ändern. Bitte beachten Sie, dass die Änderung nur während des Registrierungsprozesses vorgenommen werden kann. Nach Abschluss des Prozesses ist keine Änderung mehr möglich. Abbildung 1 Benutzer registrieren Ausgabe vom Seite 6 von 18

7 3.2 Anmeldung am System Falls Sie bereits über ein persönliches Benutzerprofil verfügen, können Sie sich über am System anmelden. Sie haben zwar ein Benutzerkonto, können sich aber nicht mehr an die Benutzer-ID oder ans Passwort erinnern? Mit den Funktionen Passwort vergessen oder Konto gesperrt bzw. Benutzer-ID vergessen gelangen Sie rasch wieder in den Besitz dieser Informationen. Abbildung 2 Anmeldung am System Ausgabe vom Seite 7 von 18

8 3.3 Bearbeitung des persönlichen Benutzerprofils Ihre persönlichen Angaben wie Name, Vorname, Telefonnummer, -Adresse sowie das Passwort können Sie jederzeit ändern. Wählen Sie dazu die entsprechende Funktion am rechten oberen Bildschirmrand an. Aufgrund einer Systemrestriktion kann die Benutzer-ID nicht geändert werden. Abbildung 3 Aufruf Selbstadministration Benutzerprofil Abbildung 4 Selbstadministration Benutzerprofil Ausgabe vom Seite 8 von 18

9 4. Verwaltung der Benutzerrechte bzw. Bevollmächtigungen 4.1 Beantragung einer neuen Vollmacht (Papierweg) Pro Unternehmung (steuerpflichtige Person) ist anlässlich der erstmaligen Nutzung von ESTV SuisseTax aus Datenschutzgründen eine Autorisierung durch die betreffende(n) zeichnungsberechtigte(n) Person(en) erforderlich. Nachdem Sie im Bereich Neue Vollmacht beantragen online mit wenigen Klicks eine Vollmacht beantragt haben, sendet die ESTV das Formular direkt an die Sitzadresse der betroffenen Firma gemäss UID- Register (im Falle von ausländischen Unternehmen an den inländischen Steuervertreter). Die unterschriebene Vollmacht muss dann wieder an die Eidgenössische Steuerverwaltung zurück geschickt werden. Wir prüfen und bearbeiten den Antrag rasch und benachrichtigen Sie per über die Freischaltung. Auch bei einer Unternehmung, die ESTV SuisseTax bereits nutzt, ist in bestimmten Konstellationen das Beantragen einer neuen Vollmacht auf dem Papierweg notwendig (weil der bisherige Superuser beispielsweise das Unternehmen verlassen hat und deshalb ein neuer aktiviert werden muss). Abbildung 5 Neue Vollmacht beantragen (Einstieg) Abbildung 6 Neue Vollmacht beantragen (Firmensuche) Ausgabe vom Seite 9 von 18

10 4.2 Rechteverwaltung durch Superuser Um Benutzer verwalten (erstellen, bearbeiten, löschen) zu können, müssen Sie über die gleichnamigen Rechte Benutzer verwalten (Rolle Superuser) verfügen. Um in die Benutzerverwaltung zu gelangen, müssen Sie in der vertikalen Navigation den entsprechenden Punkt wählen. ESTV SuisseTax Mehrwertsteuer unterstützt die folgenden Berechtigungsarten, um die unterschiedlichen Bedürfnisse der Steuerpartner abzudecken: Ausfüller: Kann MWST-Abrechnung ausfüllen, aber nicht selber elektronisch einreichen Diese Rolle wird stets durch den Superuser in der Benutzerverwaltung auf elektronischem Weg zugewiesen. Einreicher: Kann MWST-Abrechnung ausfüllen und elektronisch einreichen. Kann zudem die von Dritten (Ausfüller) bereitgestellte Abrechnung elektronisch einreichen Diese Rolle wird stets durch den Superuser in der Benutzerverwaltung auf elektronischem Weg zugewiesen. Superuser: Besitzt die gleichen Rechte wie der Einreicher und führt zusätzlich die Benutzerverwaltung (vollelektronisches Neuanlegen, Mutieren sowie Löschen von Benutzerrechten) Diese Rolle wird entweder durch einen bestehenden Superuser in der Benutzerverwaltung auf elektronischem Weg zugewiesen oder auf dem Papierweg, ausgelöst durch die Funktion Neue Vollmacht beantragen (siehe vorstehendes Kapitel 4.1). Als Superuser können Sie andere Benutzer (sogenannt) einladen, für eine Firma (steuerpflichtige Person) in ESTV SuisseTax Mehrwertsteuer tätig zu werden. Die -Adresse ist in diesem Kontext das entscheidende Zuordnungskriterium. Vergewissern Sie sich deshalb stets, dass Sie korrekte -Adressen verwenden. Abbildung 7 Benutzerverwaltung (Übersicht) Ausgabe vom Seite 10 von 18

11 Abbildung 8 Einladung eines Benutzers durch Superuser Ausgabe vom Seite 11 von 18

12 4.3 Akzeptieren der Einladungen Lädt ein Superuser einen anderen bestehenden oder neuen Benutzer dazu ein, für eine MWST-pflichtige Person tätig zu werden, wird die Vollmacht erst aktiv, nachdem sie vom Eingeladenen akzeptiert wurde. Abbildung 9 Anzeige Einladung in Geschäftsübersicht Abbildung 10 Einladung akzeptieren bzw. ablehnen Ausgabe vom Seite 12 von 18

13 5. Abwicklung von Geschäften 5.1 Geschäftsübersicht In der Geschäftsübersicht sind die pendenten sowie abgeschlossenen, über das Portal eingereichten Abrechnungen ersichtlich. Je nach Status des betreffenden Geschäfts stehen die entsprechenden Optionen / Aktionen zur Wahl. Abbildung 11 Geschäftsübersicht Ausgabe vom Seite 13 von 18

14 5.2 Fristerstreckung Bei offenen Abrechnungen ist es je nach terminlicher Situation möglich, automatisch eine Fristerstreckung zu tätigen. Wählen Sie hierzu die entsprechende Funktion in der Geschäftsübersicht an und bestätigen Sie die Fristverlängerung in der Bestätigungsbox. Abbildung 12 Aufruf Fristerstreckung Abbildung 13 Bestätigung Fristerstreckung Ausgabe vom Seite 14 von 18

15 5.3 Abrechnung ausfüllen & bereitstellen/einreichen Wählen Sie die gewünschte steuerpflichtige Person sowie die entsprechende Funktion in der Geschäftsübersicht aus. Abbildung 14 Abrechnung aufrufen Abbildung 15 Abrechnung ausfüllen Ausgabe vom Seite 15 von 18

16 Überprüfen Sie die Eckdaten der Abrechnung und stellen Sie diese den anderen für die betreffende Firma bevollmächtigten Benutzern zur Einreichung bereit (was eine automatische -Information auslöst) oder reichen Sie die Abrechnung selbst ein. Klicken Sie dementsprechend auf Bereitstellen oder Einreichen ; um eine Abrechnung einreichen zu können, müssen Sie über die Berechtigung Einreichen verfügen. Abbildung 16 Abrechnung bereitstellen / einreichen Abbildung 17 Bestätigung Abrechnungseinreichung Ausgabe vom Seite 16 von 18

17 5.4 Korrekturabrechnung ausfüllen & bereitstellen/einreichen Um die nachfolgend erklärten Schritte ausführen zu können, müssen Sie eine bereits eingereichte Abrechnung oder Korrekturabrechnung aufrufen. Klicken Sie hierzu die entsprechende Funktion in der Geschäftsübersicht an. Beachten Sie bitte, dass für eine Jahresabstimmung (Berichtigungsabrechnung nach Art. 72 MWSTG) keine Korrektur erstellt werden kann. Abbildung 18 Aufruf Korrekturabrechnung (1) Abbildung 19 Aufruf Korrekturabrechnung (2) Die weiteren Schritte entsprechen denjenigen einer normalen Abrechnung (vgl. Ziffer 5.3) Ausgabe vom Seite 17 von 18

18 5.5 Jahresabstimmung ausfüllen & bereitstellen/einreichen Für die Erstellung einer Jahresabstimmung (Berichtigungsabrechnung nach Art. 72 MWSTG) klicken Sie den gleichnamigen Bereich in der vertikalen Navigation an. Abbildung 20 Aufruf Jahresabstimmung Die weiteren Schritte entsprechen denjenigen einer normalen Abrechnung (vgl. Ziffer 5.3). Ausgabe vom Seite 18 von 18