Whitepaper zu den Bedürfnissen mittelgroßer bis großer Beratungsunternehmen im Bereich Projektbesetzung und Ressourcenmanagement

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1 Whitepaper zu den Bedürfnissen mittelgroßer bis großer Beratungsunternehmen im Bereich Projektbesetzung und Ressourcenmanagement Zusammenfassung: In diesem Whitepaper präsentieren wir Ihnen die qualitative Auswertung unserer persönlichen Interviews mit Vertretern von 10 Unternehmensberatungen, die in Deutschland tätig sind und 40 bis ca Berater hierzulande beschäftigen. Wie schaffen diese Unternehmen die besten Mitarbeiter für ihre Projekte auszuwählen? In 30 bis 60 minütigen Gesprächen haben wir im Februar 2017 die aktuellen Ziele, Prozesse, Probleme und Wünsche in diesem Bereich erfragt. Hiermit stellen wir Ihnen die Ergebnisse vor. Durch die gewonnenen Erkenntnisse sind wir motiviert ein Softwareprodukt namens icombine Project Pad zur Lösung dieser Probleme zu entwickeln. Gerne möchten wir um Ihre weitere Einschätzung und ein Feedback bitten. Auf dieser Basis können wir eine Priorisierung der zu entwickelnden Features vornehmen. Unter haben wir dazu Fragen formuliert. Die Beantwortung des Fragebogens sollte nicht länger als 5 Minuten dauern. Generelle Anmerkungen nehmen wir gerne unter feedback@icombine.de entgegen. Seite 1/7

2 Der Trend Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens werden nicht mehr in festen Aufgabenbereichen eingesetzt, sondern arbeiten auf Projektbasis. So kann Fachwissen gezielt in verschiedenen Teams angewandt werden. Damit dies optimal geschehen kann, müssen die Fähigkeiten, Erfahrungen und Verfügbarkeiten der Mitarbeiter mit den Anforderungen des Projekts übereinstimmen. Das Problem Je größer das Unternehmen ist, desto undurchschaubarer werden die Attribute von verfügbaren Mitarbeitern und Projekten. Der Prozess der Allokation ist sehr manuell und zeitaufwendig, die gängige Kombination aus ERP Software, Lebenslaufdatenbanken, Excel-Tabellen und informellen Netzwerken ist ineffizient. Nicht selten kommt es zu Fehlbesetzungen und Fehlentscheidungen. Es folgt eine Auswertung der Interviews mit Consultants, Projekt- und Ressourcenmanagern um die generellen Bedürfnisse in diesem Bereich zusammenzufassen. Seite 2/7

3 1. Allgemeine Ziele der Unternehmen Realisierung aller relevanten Kundenprojekte Höchstmögliche Auslastung der Mitarbeiter Bestmögliche Besetzung passender Mitarbeiter auf die Projekte Zufriedenheit der Kunden und Mitarbeiter durch op8malen Fit Reduk9on der Kosten und des Zeitaufwands durch effiziente Planung Messbarkeit des Alloka8onsprozesses 2. Top-Faktoren für die Passgenauigkeit von Mitarbeitern auf Projekten 1 - Exper8se, Fähigkeiten und Erfahrungen 2 - Verfügbarkeit 3 - Rolle bzw. Level 4 - Kosten bzw. Budget 5 - EinsatzbereitschaP und Interessen (Ort, Dauer) Seite 3/7

4 3. So identifizieren die Verantwortlichen passende Mitarbeiter für ihre Projekte Persönliche Empfehlungen aus dem Mitarbeiternetzwerk (telefonisch oder per Mail) Nutzung einer Bench List, oftmals in Excel, zeigt alle Mitarbeiter auf, die demnächst frei werden Durchsuchen einer internen Lebenslaufdatenbank (teilweise mit möglicher Filterung nach Stichworten) Nutzung einer ERP Software, in der die Auslastung der Mitarbeiter eingesehen werden kann (teilweise mit Filterung nach Stichworten) Hilfe durch eine Ressourcenabteilung, die für den Projektmanager die Identifizierung mithilfe bestehender Tools (Bench List, Lebenslaufdatenbank, ERP) übernimmt und Mitarbeiter vorschlägt Alle befragten Unternehmen kombinieren die aufgeführten Ansätze, um ihre Projekte bestmöglich zu besetzen. Seite 4/7

5 4. Herausforderungen & Probleme aus der gängigen Praxis Die Identifizierung ist sehr manuell und nimmt zu viel Zeit in Anspruch! Das Finden, Filtern und Sortieren von Mitarbeiter mit gewünschten Expertisen, Fähigkeiten, Erfahrungen UND Verfügbarkeiten ist in den bestehenden Tools nicht möglich. Auf die Tools kann nicht von unterwegs aus zugegriffen werden. Eine Prüfung verfügbarer Mitarbeiter ist z.b. nicht möglich während der Projektmanager beim Kunden ist Es gibt einen Informationsverlust bei der Kommunikation zwischen Projektmanager und Ressourcenabteilung. Durch eine ungenügende Definition von Anforderungen werden oft unpassende Mitarbeiter vorgeschlagen. Mitarbeiter müssen oftmals individuell daran erinnert werden, ihre Daten in der Lebenslaufdatenbank und in der Bench List zu aktualisieren. Die Projektmanager wissen nicht, dass es mehrere passende Mitarbeiter gibt! Persönlich bekannte Mitarbeiter werden pro forma blockiert für zukünftige Projekte und sind somit nicht mehr verfügbar Junge oder neue Mitarbeiter, die persönlich noch nicht so gut vernetzt sind, werden seltener angefragt. Etablierte Mitarbeiter werden manchmal gleichzeitig für mehrere Projekte angefragt. Mitarbeiter können sich nicht aktiv auf Projekte bewerben bzw. diese priorisieren! Mitarbeiter besitzen bestimmte Vorlieben, wie zum Beispiel Reisebereitschaft oder Themenschwerpunkte, die sie gerne mit den Umständen des Projekts vereinbaren wollen. Seite 5/7

6 5. Wünsche zur Optimierung des Allokationsprozesses Die Befragten wünschen sich ein Tool, das die Identifizierung von Mitarbeitern und Projekten automatisiert und dadurch Zeit und Kosten spart. relevante Informationen aus Bench List, Lebenslaufdatenbank und ERP in einer Software Gesamtübersicht über alle Projekte und Mitarbeiter im Unternehmen Präferenzen der Mitarbeiter sollen berücksichtigt werden, Mitarbeiter sollten sich eigenständig auf Projekte bewerben können Erleichterung der Auswahl durch die Kategorisierung von Mitarbeitern oder Projekten anhand Expertisen, Fähigkeiten und Erfahrungen sowie Anforderungen Matching basiert auf einer Kombination verschiedener Mitarbeiterund Projektparameter, Gewichtung von einzelnen Parametern Ranking von Mitarbeitern oder Projekten nach Passgenauigkeit für eine erleichterte Auswahl Einheitliche Projekt- und Mitarbeiterprofile, die die Passgenauigkeit zwischen Anforderungen und Verfügbarkeit + Expertisen, Fähigkeiten und Erfahrungen schnell sichtbar machen Nutzbar und erreichbar von überall aus und auf allen Geräten (Desktop & Mobil) Schnittstellen zu bestehenden Tools (z.b. SAP, SharePoint, ERP) Schnittstelle zum Trainings Department: Mitarbeiter werden geschult entsprechend Expertisen, die für die Projekte benötigt werden Projektplanung sollte messbar sein, damit kontrolliert und optimiert werden kann Seite 6/7

7 6. Produktkonzept: icombine Project Pad Ein großes Beratungsunternehmen ist mit den Herausforderungen der Mitarbeiter- und Projektallokation an icombine herangetreten. Auf Basis dieser Problemstellung haben wir herausgearbeitet, wie die Projekt- und Ressourcenplanung mithilfe unserer Technologie effizienter gestaltet werden kann. Daraus ist das Konzept für die Softwarelösung icombine Project Pad entstanden. Grundlegendes Konzept für die Plattform: icombine Project Pad Um zu überprüfen, ob diese Probleme nicht nur individuell bei diesem Unternehmen auftreten, haben wir den Kontakt zu anderen Unternehmen gesucht. Es hat sich nunmehr abgezeichnet, dass die befragten Unternehmen dieselben Herausforderungen haben. Diese Bestätigung hat uns in der Entscheidung bestärkt, Project Pad zu entwickeln. Gerne möchten wir um Ihre weitere Einschätzung und ein Feedback bitten. Auf dieser Basis können wir eine Priorisierung der zu entwickelnden Features vornehmen. Unter haben wir dazu Fragen formuliert. Die Beantwortung des Fragebogens sollte nicht länger als 5 Minuten dauern. Die Gründer von icombine sagen Vielen Dank für Ihr Interesse! Impressum: icombine UG Jungstraße 19, Berlin Registergericht: Amtsgericht Charlottenburg, HRB B Geschäftsführer: Robert Freytag (CTO) & Richard Schentke (CEO) Mail: schentke@icombine.de Internet: Seite 7/7