3. DIGITAL BUSINESS FORUM DIE HERAUSFORDERUNG: DIGITALE UNTERNEHMENSSTRATEGIE

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2 3. DIGITAL BUSINESS FORUM DIE HERAUSFORDERUNG: DIGITALE UNTERNEHMENSSTRATEGIE

3 DIE HTB BAUGESELLSCHAFT IN STICHWORTEN / DATEN Die HTB Baugesellschaft m.b.h. wurde 1988 gegründet als Tochtergesellschaft der Swietelsky Baugesellschaft. Im Jahre 2013 erfolgte die Verlegung in den neu errichteten Hauptsitz nach Arzl im Pitztal. Über die Jahre wurden weitere Niederlassungen in Nüziders, Innsbruck, Kufstein, Lienz, Zell am See und Klagenfurt eröffnet wurde das Unternehmen in HTB Baugesellschaft m.b.h. umbenannt. Unser Betätigungsgebiet erstreckt sich über den gesamten deutschsprachigen Raum und die angrenzenden Länder sowie das Ausland (Kroatien, Bulgarien, Spanien, Norwegen, Irland, Indien) Sparten: Hochgebirgsbau, Spezialtiefbau, Hängebrücken und Erlebnissteige, Holzbau, Trockenbau und Fliesen Zertifizierung: EN ISO 9001, EN ISO und OHSAS Mitarbeiter: über 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter davon ca. 70 technische und kaufmännische Angestellte (vor allem Bauleiter / Techniker) HTB heißt bauen mit Spezialisten als Partner!

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5 HTB BRAUCHT EINE DIGITALE STRATEGIE!? JA! Jedes Unternehmen braucht eine (digitale) Strategie. Effizienter. Und erfolgreicher. Weil wir die Dinge richtig tun!

6 DIGITALE STRATEGIE EIN BEISPIEL BEISPIEL ANHAND VOM DOKUMENTENMANAGEMENT Angebotsverhandlung für ein komplexes Bauwerk am kommenden Tag der Geschäftsführer holt sich die Unterlagen aus dem Büro ab und will sich noch ein paar Ausführungsdetails und Bilder eines vergleichbaren Projektes ausdrucken (aufs ipad laden), um diese bei der Angebotsverhandlung zu präsentieren. Am Server gibt es eine vordefinierte Struktur; also sollte o.g. Anforderung kein Problem sein. Was ist am Server abgelegt: Digitale Strategie: für jedes Projekt gibt es eine Kostenstelle jede Kostenstelle wird mit einer definierten Struktur angelegt Daten werden in der Ordnerstruktur abgelegt

7 DIGITALE STRATEGIE EIN BEISPIEL Lösung: der Geschäftsführer ruft den Bauleiter an, da der alle Unterlagen zum Projekt in dem Programm abgelegt hat, das eigentlich gar nicht dafür gedacht ist Daten abzulegen, sondern ein Kommunikationsprogramm ist. Dafür kann der Bauleiter dem Geschäftsführer, die nötigen Informationen aber mit einem Klick weiterleiten. Die digitale Strategie hat versagt! Effizienz: Weil wir die Dinge richtig tun!

8 ANFORDERUNGEN AN EINE DIGITALE STRATEGIE Eine digitale Strategie muss: An die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden! Den Standards der Kommunikation Rechnung tragen! Umsetzbar sein, und sie wird nur dann umgesetzt, wenn die Handhabung einfach ist! Warum legt der Bauleiter so gerne in Outlook ab die Daten kommen zu 95% über mail und können mit einem Wisch in den Ordner abgelegt werden Die Suche in Outlook funktioniert Die Daten sind jederzeit verfügbar, wenn auch nur für den einzelnen Account. Anpassbar sein -> die Anforderungen werden sich ändern Den individuellen Bedürfnissen Rechnung tragen Jeder hat seine Methode zu arbeiten; Systeme die alles über einen Kamm scheren funktionieren nicht!

9 DOCH WAS BEDEUTET DIES FÜR IHR UNTERNEHMEN UND DIE MITARBEITER? NEUAUSRICHTUNG! Am Anfang des Projektes sicher mehr Aufwand! Nach der Umsetzung wird sich dieser Aufwand aber mehr wie bezahlt machen Funktionierende digitale Strategie mit erfüllten Anforderungen EFFIZIENTES Arbeiten Klare Ablage im Wischsystem Zusammenarbeit in Projekten Trennung von interner und externer Kommunikation Nutzung einfacher Hilfsmittel z.b. Fotoablage mit Referenzerfassung Verfügbarkeit von Daten

10 HERAUSFORDERUNGEN Konzern - Zentrale Leistungen: interne Dienstleistung IT ---- Je größer das Unternehmen, desto größer sind auch die Herausforderungen: Definition Anforderungen Suche nach einer Lösung Anforderung Lösung Interne Abstimmung Und diese kann mitunter viel Zeit in Anspruch nehmen Überzeugungsarbeit Es gibt keine fertigen Lösungen, ein Konzept muss erstellt und erarbeitet werden Je kleiner das Projektteam ist, desto schneller kommt man zu einer umsetzbaren Lösung

11 HERANGEHENSWEISE PLAN Konzeptsuche Definition eines Lösungsansatzes DO Erarbeiten der Lösung Programmierung und Installation CHECK Testlauf Arbeiten in der neuen Umgebung mit einem Testnutzer / einer kleinen Gruppe Anpassung ACT GO LIVE Umsetzung wenn möglich schrittweise

12 UMSETZUNG BEI HTB PLAN ACT DO PLAN CHECK Vergleich von Konzernlösungen Suche Lösungsansatz mit Systems / gemeinsamer Workshop mit dem Ergebnis eines Lösungskonzeptes Interne Abstimmung Bestimmung Projektgruppe thinkproject Carizma Kontakteverwaltung / CRM Zentrale Adressverwaltung (Interessenten, Kunden, Lieferanten) J J Abbildung Hierarchie Firmen-Mitarbeiter N J zentrale Vorlagenverwaltung N J autom. Ablage von ausgehenden s N J autom. Erstellen und Ablegen von Dokumenten N J Ablage von Seriendokumenten N J Integration mit Microsoft Office N J Synchronisation von Kontakten mit persönl. Adressbuch N J Stammdaten Projekte und Einheiten J J Verwalten von Dokumenten (Beschreibungen, etc.) J J Mängelverwaltung J J automatisierte Dokumente aus Mängelverwaltung N J Verkauf / Vertragsverwaltung Erstellen von Kaufanboten/Vorvertrag N J Berechnung Ratenplan N J Verwalten Mehr-/Minderleistungen N J autom. Erstellen von Rechnungen N J Kostenmanagement Gewerkeplan, Kostenübersicht N j Kostenschätzung N J Erstellen Werkverträge N J Regierechnungen N J Teil- und Schlussrechnungn N J Rechnungen ohne Werkvertrag N J Verwalten von Haftbriefen N J

13 UMSETZUNG BEI HTB PLAN ACT DO DO CHECK Systemanforderungen im Bereich DMS Installation neuer Server Definition Projektauftrag Umsetzung Grundkonzept ELO Definition Ablauforganisation

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15 UMSETZUNG BEI HTB PLAN ACT DO CHECK CHECK Projektsitzungen Testphase Anpassungen Problemlösungen erst wenn man mit einem neuen System beginnt zu arbeiten erkennt man alle Möglichkeiten! Beginnen Sie sehr früh mit dem System zu arbeiten, wenn auch nur Testweise! Planen Sie Zeit ein für die Anpassungen; es sind mehr als Sie denken

16 UMSETZUNG BEI HTB PLAN ACT DO ACT CHECK GO LIVE Planen Sie den Go Live Termin Wir haben ihn einige Male verschoben. Mit der steigenden Anzahl der Nutzer im Unternehmen wird es immer wieder Anforderungen an das System geben Bewerten was sinnvoll ist Suche nach Lösungen im bestehenden System Rücksicht auf individuelle Anforderungen

17 VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAM KEIT

18 BAUEN MIT SPEZIALISTEN ALS PARTNER