BRIEFING FÜR SPONSOREN

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1 BRIEFING FÜR SPONSOREN Wir freuen uns auf eine erfolgreiche Veranstaltung gemeinsam mit Ihnen! In diesem Dokument finden Sie nützliche Hinweise, die Ihnen bei der Planung und Durchführung Ihrer Aktivitäten auf der Data Analytics Konferenz helfen werden. Lesen Sie das Briefing deswegen aufmerksam und leiten Sie es gegebenenfalls an beteiligte Mitarbeiter und Kollegen weiter. ZUTRITTSAUSWEISE ANLIEFERUNG MATERIAL UND LIEFERANSCHRIFT WAS SIE FÜR IHRE ANREISE WISSEN SOLLTEN AUFBAU VERANSTALTUNGSZEITEN ABBAU ZUTRITTSAUSWEISE BERECHTIGUNGEN HAFTUNGSAUSSCHLUSS ANSPRECHPARTNER Der Sponsorenpass berechtigt Ihre Mitarbeiter und Hostessen zur Teilnahme an der gesamten Veranstaltung, d.h. gesamtes Konferenzprogramm, Catering. Der Sponsorenpass gewährt auch die Teilnahme am Abendevent African Dinner am Dienstagabend, den 26. März 2019 ab 19:30 Uhr im Restaurant Zambesi im Hotel Matamba. VERSAND DER SPONSORENPÄSSE Der Versand der Sponsorenpässe (Zutrittsausweise) erfolgte nach der Anmeldung Ihres Personals mittels Einlösung von Gutschein-Codes, die Sie im Vorfeld per erhielten. In Ihrem Paket sind 2 Pässe für Ihr Personal vor Ort enthalten. Die Pässe gehen Ihnen im Vorfeld per Post zu. Sollten Sie Ihre Zutrittsausweise noch nicht erhalten haben, können wir Ihnen diese vor Ort nochmals ausfertigen. Sollten Sie Ihr Personal noch nicht angemeldet haben oder sollten Ihnen die Gutschein-Codes nicht vorliegen, schreiben Sie uns eine an ausstellung@doag.org und nennen Sie uns: Vorname + Nachname -Adresse Handy-Nummer 1

2 ANLIEFERUNG MATERIAL UND LIEFERANSCHRIFT Das ist groß und Pakete können schnell verloren gehen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Pakete gut ankommen und berücksichtigen Sie beim Versand von Materialien nachfolgende Anschrift. Geben Sie unbedingt Ihren Firmennamen auf jedem der Pakete an. Oder nutzen Sie ganz einfach unseren vorgefertigten Lieferschein. Liefertermin ist Montag, der 25. März Die Annahme kann zu einem früheren Zeitpunkt nicht sichergestellt werden! Sollten Sie Fragen bzgl. des Liefertermins haben, wenden Sie sich bitte an LIEFERTERMIN 25. MÄRZ 2019 Hr. Kai Rockelmann Quantum VA: Data Analytics, <Firma> 2

3 WAS SIE FÜR IHRE ANREISE WISSEN SOLLTEN GELÄNDEPLAN Quantum Veranstaltung / Registrierung Zugang zum Ladebereich Unter den Linden Mittagessen Eingang ZUFAHRT ZUM LADEHOF Die Zufahrt zum Be- und Entladen erfolgt über das Tor 16. Dieses finden Sie über die Seitenstraße des s (, rechts vom Haupteingang). Um zum Ladebereich zu gelangen, fahren Sie den Lenterbachsweg bis zum Ende durch und biegen dann links in den Metzenmacherweg ein. Die Durchfahrt ist nur für max. Sprinter möglich. 3

4 Fahrzeuge dürfen nur während der Zeit des Auf- und Abbaus zum Be- und Entladen ins fahren. Equipment zur Beförderung von Materialien auf dem Gelände steht nicht zur Verfügung und muss selbst mitgebracht werden (Rollwagen). PARKMÖGLICHKEITEN Ihnen stehen die Parkplätze am Haupteingang Berlin, beim Hotel Matamba und vor dem Hotel Ling Bao (diese sind ausgeschildert) zur Verfügung. Das Parken ist kostenfrei. Bitte lösen Sie Ihr Parkticket an der Hotelrezeption. BUS-SHUTTLE-SERVICE Vom Flughafen Köln/Bonn und vom Bahnhof Brühl zum am vormittags sowie vom zurück zum Flughafen bzw. Bahnhof ( ab 15:15 Uhr) bieten wir einen Bus-Shuttle-Service an. Abfahrtsort Flughafen: Busparkplatz Terminal 2 D West Abfahrtsort Bahnhof Brühl: Bahnhof Brühl Haupteingang AUFBAU INFOTISCH IM CATERINGBEREICH Wir haben uns in diesem Jahr dafür entschieden, den Sponsoren keine reine Ausstellungsfläche anzubieten, bei der sie einen Stand aufbauen und den sie durchweg besetzt halten müssten. Keep it simple: es erhalten alle Sponsoren gleichermaßen einen Infotisch, der in den Cateringbereich integriert ist und als Anlaufstelle dient. Fachgespräche und Diskussionen finden außerdem an den Experten-Round-Tables, siehe unten, statt. Sie erhalten von uns 1 Stehtisch + 2 Barhocker Stromanschluss Ihr Infotisch wird entsprechend gekennzeichnet sein. 4

5 Sie können zusätzlich ein Rollup (Größe 2m x 1m) aufstellen. Ein Monitor kann auf eigene Rechnung bei unserem Technikdienstleister bestellt werden. Bitte geben Sie uns hierzu bis zum Bescheid. GESTALTUNG DER EXPERTEN ROUND TABLES Erstmalig in diesem Jahr bieten wir Sponsoren den Raum, um in einer offenen Diskussion mit den Teilnehmern in ein fachliches Gespräch zu kommen. Dazu stellen wir am 1. und 2. Konferenztag 8 separate Bereiche zur Verfügung, in denen Sie in 40-minütigen Slots Ihr Thema platzieren können. Bei den Bereichen handelt es sich um Stehtischformationen (4 Stehtische à 4 Personen) für ca. 16 Personen inkl. Flipchart. Das Thema kann durch Sie vorgegeben werden (die Vergabe der Stehtische sowie die inhaltliche Prüfung bleibt der DOAG vorbehalten, kein Marketinginhalt). Wir schildern die Experten-Round-Tables mit den entsprechenden Themen und dem Namen Ihres Unternehmens aus. AUFBAUZEITEN Die Aufbau- und Abbauzeiten entnehmen Sie der nachfolgenden Tabelle. MONTAG, 25. MÄRZ :00 19:00 UHR AUFBAU UND EINRICHTUNG IHRES INFOTISCHES UND ROLLUP DIENSTAG, 26. MÄRZ :00 11:30 UHR (ACHTUNG: GEÄNDERTE ZEIT GEGENÜBER DER INFO IM SPONSORENHANDBUCH) AUFBAU UND EINRICHTUNG IHRES INFOTISCHES UND ROLLUP Bitte gestalten Sie den Aufbau so geräuscharm wie möglich, da während der Aufbauzeit das Vorprogramm stattfindet. Bitte halten Sie Weg- und Laufflächen frei von Material. Bis 11:30 Uhr sollten alle Kartonagen entfernt und zwischengelagert sein. STROM/INTERNET Jeder Platz ist mit einem Stromanschluss ausgestattet. 5

6 Vor Ort stellen wir Ihnen ein offenes WLAN bereit. Sollten Sie eine stabile Internetleitung benötigen, empfehlen wir Ihnen, einen LTE-Router mitzubringen. ABHOLUNG ANGELIEFERTER MATERIALIEN Ordnungsgemäß angelieferte Materialien und Pakete holen Sie am Aufbautag bei Frau Simone Fischer (DOAG) ab. Sollte Ihnen eine Lieferung fehlen, sprechen Sie Frau Fischer an. Frau Fischer finden Sie am Registrierungscounter im Quantum EG. ZWISCHENLAGERUNG LEERGUT/KARTONS Sie haben die Möglichkeit, Ihr Leergut (z.b. Kartons, Verpackungsmaterial, Prospekte) während der Veranstaltung zwischenzulagern. Sprechen Sie vor Ort Frau Fischer an. AUFBEWAHRUNG VON WERTSACHEN Lassen Sie Ihre Wertsachen nicht am Infotisch oder im Lager stehen. Die DOAG und alle weiteren Organisatoren der Veranstaltung übernehmen hierfür keine Haftung. Wir empfehlen, diese nach Veranstaltungsende mit ins Hotel zu nehmen. Eventuell gemietete Monitore müssen nicht abgebaut werden. Die Räumlichkeiten werden über Nacht verschlossen. VERANSTALTUNGSZEITEN AUSSTELLUNGSZEIT Der Sponsorenbereich ist am Dienstag von 12:00 bis 19:00 Uhr und Mittwoch von 8:30 bis 16:30 Uhr für das Publikum geöffnet. DIENSTAG, 26. MÄRZ :00 Uhr 19:00 Uhr Der Infotisch sollte bis zum Ende der Happy Hour besetzt werden. MITTWOCH, 27. MÄRZ :30 Uhr - 16:30 Uhr 6

7 PAUSENZEITEN UND ABENDEVENT 26. März :30 bis 12:00 Uhr: Vorprogramm im Quantum OG 12:00 Uhr: Begrüßungskaffee in der Ausstellung 11:30 bis 12:50 Uhr: Mittagessen, Unter den Linden 12:50 Uhr: Begrüßung im Plenum Quantum Saal 14:40 bis 15:00 Uhr kleine Kaffeepause 16:05 bis 16:45 Uhr: große Kaffeepause mit Experten-Round-Tables in der Ausstellung 18:00 bis 19:00 Uhr: Happy Hour mit Bier in der Ausstellung 19:30 African Dinner im Restaurant Zambesi im Hotel Matamba 27. März :30 Uhr : Begrüßungskaffee in der Ausstellung 10:05 bis 10:35 Uhr: kleine Kaffeepause in der Ausstellung 11:40 bis 12:40 Uhr: Mittagessen, Unter den Linden 13:45 bis 14:25 Uhr: große Kaffeepause mit Experten-Round-Tables in der Ausstellung 14:55 bis 15:05 Uhr: kleine Kaffeepause 16:15 bis 16:30 Uhr: Ende der Veranstaltung 7

8 ABBAU MITTWOCH, 27. MÄRZ :30 19:00 UHR (SPÄTESTENS) ABBAU IHRES INFOTISCHES UND ROLLUP SOWIE ABHOLUNG DER MATERIALIEN RÜCKSENDUNG VON AUSSTELLERGUT Die Rücksendung muss am Abbautag (27.03.) zwischen 16:30 und 19 Uhr erfolgen. Der Sponsor ist dafür verantwortlich, dass seine Rücksendung ordnungsgemäß an den Kurier oder das Speditionsunternehmen übergegeben wird. Bitte beschriften Sie jedes einzelne Paket mit der Rücksendeanschrift, Ihrer Rufnummer und der Information zum beauftragten Versandunternehmen. Bis 19 Uhr müssen Ihre Pakete abgeholt sein. Es besteht keine Möglichkeit von Zwischenlagerungen, da am Folgetag weitere Veranstaltungen stattfinden. ENTSORGUNG VON MATERIALIEN Bitte nehmen Sie Ihr Material im Anschluss an die Konferenz wieder mit. Die Entsorgung zurückgelassener Gegenstände wird in Rechnung gestellt. HAFTUNGSAUSSCHLUSS Die Befestigung an Hallenwänden, Säulen und Fußböden ist untersagt. Das Ankleben von Werbematerialien an den Wänden, Säulen oder sonstigen Gegenständen des Veranstaltungsortes ist nicht gestattet. Für Schäden bei Zuwiderhandlungen haftet der Aussteller. Feuermelder, Hydranten, elektrische Verteiler, Schalttafeln und Fernsprecher müssen frei zugänglich bleiben. Die Verwendung von offenem Feuer oder Licht, z. B. Spiritus, Heizöl, Gas, Ethanol etc., ist untersagt. 8

9 Für Gegenstände, die in das Veranstaltungsgelände eingebracht werden, wird seitens der DOAG keine Haftung übernommen. Die Ausstellungsbereich wird während des Auf- und Abbaus sowie während der Veranstaltung nicht gesondert bewacht. WEITERE INFORMATIONEN Weitere Informationen zur Anreise, z. B. die Shuttlebus-Zeiten entnehmen Sie unseren Webseiten im Bereich Praktisches. Banner zur Bewerbung des Events können Sie im Bereich Media ANSPRECHPARTNER VERTRIEB (IM VORFELD) DOAG Dienstleistungen GmbH Frau Carmen Al-Youssef Tel: ORGANISATION (VOR ORT) DOAG Dienstleistungen GmbH Frau Simone Fischer Tel: Mobil vor Ort: