Prozessmanagement Quo Vadis?

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1 Prozessmanagement Quo Vadis? Status von Prozessmanagement in Österreich Prozessmanagement ist ein effektives und effizientes Instrument zur Umsetzung der strategischen Ziele, sowie um kontinuierliche Verbesserungen in den täglichen Abläufen zu verankern. Viele Unternehmen haben dies erkannt und haben damit begonnen ein Prozessmanagementsystem aufzubauen. Doch wie weit sind Österreichs Unternehmen beim Aufbau vorangekommen, wo stehen sie aktuell? Entschließen sich Verantwortliche eines Unternehmens dazu ein Prozessmanagementsystem aufzubauen bzw. ein bestehendes System weiterzuentwickeln, stellt sich zunächst die Frage nach der geeigneten Vorgehensweise. Wo soll gestartet werden und was ist zu berücksichtigen? Es wäre doch sehr hilfreich zu diesem Zweck eine Art Anleitung zur Verfügung zu haben. Gewissermaßen eine Wegbeschreibung oder einen Fahrplan. Die Roadmap als Fahrplan Der Weg von der funktionalen Aufbauorganisation hin zu einem prozessorientierten Unternehmen ist lang und erfordert Disziplin und Ausdauer. Die Prozessmanagement Roadmap stellt hierfür den idealen Fahrplan dar. Sie führt durch den Aufbau bzw. Ausbau eines PzM Systems und bewahrt davor, dass im Zuge dessen grobe Mängel auftreten. So kann beispielsweise verhindert werden, dass ein Systemelement unabsichtlich vergessen wird oder die Reihenfolge vertauscht wird. Orientiert sich ein Anwender an der PzM Roadmap, weiß er immer wo er sich mit seinem Prozessmanagementsystem gerade befindet. Doch wo steht eigentlich der Mitbewerb bzw. wie sieht es in Österreich generell mit der Umsetzung von Prozessmanagement in Organisationen aus?

2 Eine Standortbestimmung am PzM Summit Im Zuge des diesjährigen PzM Summits der Gesellschaft für Prozessmanagement vom 25. bis 26. November im Austria Center hatten die TeilnehmerInnen die Möglichkeit, ihren eigenen Standort in der PzM Roadmap zu bestimmen. Die Aufgabe bestand darin, das eigene Unternehmen im Hinblick auf den Umsetzungsgrad von Prozessmanagement, möglichst objektiv zu bewerten. Als Hilfestellung dienten die PzM Systemelemente entlang der PzM Roadmap. So konnte sich ein Unternehmen, das beispielsweise die Erreichung von Prozesszielen misst, diese Ergebnisse jedoch nicht in komprimierter Form an höhere Managementebenen berichtet, in die zweite Ausbauphase einstufen. Lukas Dostal

3 Viele der repräsentierten Unternehmen nutzten diese Gelegenheit kritisch, die eigene Prozessreife zu reflektieren. Insgesamt haben 58 Firmenvertreter ihren Standort in der PzM Roadmap bestimmt, wodurch sich eine Übersicht über unterschiedliche Branchen und Organisationsgrößen hinweg entwickelt hat. Für die Auswertung sind die Bewertungen entsprechend der PzM Roadmap in vier Phasen zusammengefasst worden. In Phase eins, das heißt in der Aufbauphase ihres PzM Systems, sahen sich 17 % der Befragten. Über 46 % und damit der Großteil der TeilnehmerInnen bestimmten ihren Standort in Phase zwei. In diesen Unternehmen werden somit einzelne Prozesse bereits gemessen und gelenkt. Phase drei und damit einen sehr hohen Umsetzungsgrad erreichten laut eigener Einschätzung immerhin 31 %. Diese Phase ist dadurch charakterisiert, dass ein komplettes PzM System besteht, das gesteuert wird. Die wenigsten TeilnehmerInnen gaben an bereits Phase 4 erreicht zu haben. Lediglich 5 % sind der Ansicht, dass sie ihr PzM System optimieren und in andere Managementsysteme integrieren. Die Erkenntnis Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass sich fast jedes zweite Unternehmen, das Prozessmanagement aufbaut bzw. betreibt in Phase zwei wiederfindet. Diese Unternehmen haben also die Grundlagen für ein PzM System geschaffen und steuern ihre Prozesse. Geht es in Richtung Strategieanbindung und Multiprozessmanagement wird die Luft deutlich dünner, hier weisen viele Unternehmen Lücken auf. Interessant ist auch, dass kaum ein Unternehmen von sich behaupten kann ein vollständiges PzM System zu betreiben oder dieses sogar zu optimieren. Es gibt also einiges zu tun beim Aufbau und der Weiterentwicklung von Prozessmanagementsystemen in Österreich. Hier schlummert noch viel Optimierungspotenzial in den heimischen Betrieben! Sample: 58

4 Die Anwendung in der Praxis Viele Unternehmen haben dieses Optimierungspotenzial erkannt und arbeiten daran dieses zu nutzen. Die PzM Roadmap als Fahrplan für den Aufbau bzw. Ausbau eines Prozessmanagementsystems hat sich im Zuge dessen in der Praxis bereits vielfach bewährt. Organisationen erhalten damit die Möglichkeit strukturiert und nach Plan vorzugehen. Die einzelnen Systemelemente werden nacheinander logisch aufgebaut, wodurch Lücken im System verhindert werden. Ein großer Vorteil der PzM Roadmap ist, dass sie als allgemeines Modell entwickelt wurde, und Branchenneutral angewandt werden kann. Erfolgreich eingesetzt wird bzw. wurde die PzM Roadmap unter anderem bei VOEST Alpine, Salzburg AG, Wiener Städtische und Magistratsdirektion Wien. Bild: Ergebnis der Standortbestimmung GP Summit, November 2015

5 Wo stehen Sie? Wie kann festgestellt werden, wie weit die Umsetzung von Prozessmanagement in einem Unternehmen realisiert ist? Um eine konkrete Aussage hierzu treffen zu können, muss das bestehende Prozessmanagementsystem bzw. dessen Systemelemente untersucht und bewertet werden. Hierfür bietet sich ein Scan des Systems als ideales Werkzeug an. Dabei wird systematisch der Umsetzungsgrad aller Systemelemente erhoben. Nach Durchführung des Scans erhält man ein vollständiges Bild des PzM Systems und erkennt vor allem bestehende Lücken. Dieses Vorgehen liefert den idealen Ausgangspunkt um sein PzM System zu ergänzen bzw. weiter auszubauen. Man erkennt, wo man sich in der Roadmap befindet und wie der Weg weiter geht. Für weitere Informationen und Beratung stehen wir Ihnen auf Ihrem Weg jederzeit gerne zur Verfügung! Eine Analyse von DI Stefan Dolnik Berater & Trainer für Prozessmanagement procon

6 Prozessmanagement Scan PzM-System analysieren, bewerten, vergleichen und planen Analyse des Prozessmanagement-Systems Prozessmanagement ist für marktstarke Organisationen zum unverzichtbaren Bestandteil des nachhaltigen Managements geworden. Prozessmanagement ist ein effektives und effizientes Führungsinstrument. Strategische Ziele werden strukturiert und kontrolliert in den Unternehmensabläufen verankert. Der Prozessmanagement-Scan bietet erstmals die Möglichkeit in kurzer Zeit einen Überblick über das Prozessmanagement-System zu erhalten und gibt weiters die Möglichkeit einen Vergleich zu den Marktführern anzustellen. Der Weg von der funktionellen Aufbauorganisation hin zu einem prozessorientierten Unternehmen ist lang und erfordert Disziplin und Ausdauer. Um hierbei den Überblick nicht zu verlieren bringt der PzM-Scan die nächsten Schritte auf den Punkt und er zeigt verdeckte Lücken im System auf. Der Prozessmanagement-Scan dient also der Analyse des bestehenden Prozessmanagement-Systems und liefert Daten, um gezielt in das System eingreifen und optimieren zu können. Elemente des Prozessmanagement-Scan Leistungen der procon Durchführung der Interviews zu den 3 Stufen im Prozessmanagement-Scan (Basic, Advanced, Excellence) Präsentationsfähige Aufbereitung der Ergebnisse aus dem Scan Bereitstellung der Branchen Daten zum Benchmarking Interpretation und Diskussion der Ergebnisse aus den Interviews Einbringung von Know-how in der Gestaltung und (Weiter-) Entwicklung von Prozessmanagement-Systemen Unterstützung bei der Definition gezielter Maßnahmen zur Leistungssteigerung des Prozessmanagement -Systems Gestaltungsempfehlungen und Optimierungspunkte für Prozessmanagement-Systeme Nutzen für den/die Kunden/in Strukturierte Analyse des Prozessmanagement Systems Identifikation von Systemlücken Erhöhung der Planbarkeit von Projekten zum Prozessmanagement-Systemaufbau Systematische Ableitung von Maßnahmen Entscheidungshilfe bei der Themenpriorisierung Orientierung und Unterstützung bei der Anwendung von Prozessmanagement Vergleichsmöglichkeit des Systems mit dem Best Practice Prozessmanagement SOLL IST Vergleich Gezielte Prozessoptimierung Kooperationspartner der procon Unternehmensberatung GmbH I A - T F E office@procon.at I