Technische Dokumentation Packsize-Inline Kalkulationshilfe

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1 Weisestrasse Berlin Oliver Scheckelhoff Softwareprojektierung Tel.: +49 (30) Fax.: +49 (30) Homepage: Technische Dokumentation Packsize-Inline Kalkulationshilfe Inhaltsverzeichnis 1. Übersicht Installation Anleitung zum Bedienen Fehlerbehandlung Seite 1

2 1. Übersicht Es sollten Excel-Funktionen erstellt werden, die es ermöglichen, einen Datensatz dauerhaft zu erfassen. Vor dem Erfassen sollte geprüft werden, ob ein identischer Datensatz mit gleicher Kundennummer, gleicher Länderangabe und gleichem Datum vorhanden ist. Beim Eintreten der Bedingung sollte eine Abfrage dahingehend erscheinen, ob der vorhandene Datensatz geändert und somit überschrieben werden oder unverändert bestehen bleiben soll. Wurde ein Datensatz neu angelegt oder geändert, sollten diese Datensätze in eine Access- Datenbankdatei überführt werden. Zusätzlich sollte eine Möglichkeit geschaffen werden, bereits erfasste Datensätze nachträglich aus der Datenbankdatei löschen zu können. Außerdem sollte auf die Datenbank von mehreren Arbeitsplätzen eines Netzwerks zugegriffen werden können. 2. Installation Installation auf dem 1. PC Um mit der Kalkulationshilfe arbeiten zu können, muss diese auf jedem Rechner, auf dem das Programm ausgeführt werden soll, installiert werden. Die Installation sollte zunächst nur auf einem PC erfolgen, da vor dem 1. Programmstart festgelegt werden muss, an welchem Ort sich die Access-Datenbankdatei, auf die nachher jeder Arbeitsplatz zugreifen soll, befindet bzw. angelegt werden soll. Um die Installation zu starten, muss die Datei Setup_Kalkulationshilfe_V1_03_01.exe doppelt angeklickt werden. Daraufhin startet die Installationsroutine (siehe Abbildung). Seite 2

3 Hier folgen Sie bitte den Anweisungen in den Dialogfenstern des Setups. In dem nächsten Dialogfenster haben Sie die Möglichkeit einen Speicherort eines Backup- Ordners anzugeben (siehe Abbildung). Dieser soll für den Fall, dass ein Setup nochmal zu einem späteren Zeitpunkt, z.b. wegen eines Updates, ausgeführt wird, div. Dateien vor dem Überschreiben sichern. Somit besteht die Möglichkeit im Fehlerfall, der u.u. durch das Update hervorgerufen wurde, den Zustand vor dem Update wieder herzustellen. Es müssen dann lediglich die Dateien aus dem Backup-Ordner an die jeweiligen Stellen kopiert werden. Tipp: Hier sollte der voreingestellte Speicherpfad nicht verändert werden, damit man diesen Backup-Ordner zu einem späteren Zeitpunkt wieder finden kann, da er dann in dem Pfad, in dem auch das Kalkulationsprogramm installiert wird, angelegt wird. Hier folgen Sie bitte den Anweisungen in den Dialogfenstern des Setup s. Seite 3

4 Nach einem Klick auf Installieren werden die Daten an die entsprechenden Stellen kopiert (siehe Abbildung). Nach dem alle Daten kopiert wurden, erhalten Sie ein Dialogfenster, der das Ende des Setup s anzeigt. Seite 4

5 Kurz zur Info: Durch den Setup-Vorgang wurde in dem Pfad C:\ Programme ein weiterer Ordner mit dem Namen Medewo Kalkulationshilfe angelegt. In diesem Ordner befinden sich alle erforderlichen Dateien für das Programm Packsize-Inline Kalkulationshilfe (siehe Abbildung). Außerdem wurde auf dem Desktop eine Verknüpfung zu der Datei Kalkulation.exe" erstellt, die den Verknüpfungsnamen Packsize-Inline Kalkulationshilfe hat. Zusätzlich wurde unter Start => Programm eine neue Programmgruppe erstellt, in der sich ebenfalls eine Verknüpfung zur Kalkulation.exe" befindet. Darüber hinaus beinhaltet diese neue Programmgruppe noch eine Verknüpfung zu meiner Homepage, zu einem Fernwartungsprogramm und zum Deinstallieren des kompletten Programms. Noch ein Wort zum Fernwartungsprogramm: durch dieses Tool habe ich die Möglichkeit in einem Fehlerfall und nur mit Ihrer Zustimmung auf den PC, auf dem der Fehler aufgetreten ist, mit einer gesicherten Internet Verbindung zuzugreifen, um somit den Fehler leichter lokalisieren zu können. Ohne Ihre Zustimmung, die Sie in dem Programm geben müssen, besteht keine Möglichkeit des Zugriffs auf Ihren PC. Seite 5

6 Der 1. Programmstart auf dem 1. PC Haben Sie in dem Dialogfenster, das Ihnen die Information über ein erfolgreiches Setup angezeigt hat, die Einstellung Packsize-Inline Kalkulationshilfe starten aktiviert gelassen, startet sofort das Programm. Haben Sie diese Einstellung abgewählt, klicken Sie bitte auf Ihrem Desktop auf die neu erstellte Verknüpfung Packsize-Inline Kalkulationshilfe um die Kalkulationshilfe zu starten. Sollte das Programm unter Windows Vista ausgeführt werden, so kann es vorkommen, dass für das Verzeichnis, in dem sich alle Daten des Kalkulationsprogramms befinden, eine Freigabe erteilt werden muss, da ansonsten auf dieses Verzeichnis nicht geschrieben werden kann. Sollten Sie also nachfolgende Abbildung beim Starten angezeigt bekommen, so verfahren Sie bitte so, wie in der Anleitung beschrieben, die sich nach dem Schließen der Meldung öffnet. Haben Sie die Zugriffseinstellungen sofern erforderlich - eingestellt, starten Sie das Programm erneut über die Programmverknüpfung auf dem Desktop oder aus der Programmgruppe heraus. Da das Programm noch keine Informationen erhalten hat, wo sich die Access-Datenbankdatei befindet, öffnet sich beim 1. Programmstart ein Dialogfenster, in dem Sie den Ort, an den die Datenbank angelegt werden soll, eintragen oder auswählen müssen (siehe Abbildung). Seite 6

7 Hier müssen Sie den Pfad, an dem die Access-Datenbankdatei erstellt werden soll entweder in das freie Feld eintragen oder Sie betätigen den Button rechts neben dem Feld. Haben Sie den Button zur Auswahl des Datenbankpfades betätigt öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie den Pfad auswählen können (siehe Abbildung) Haben Sie den Pfad mit der OK-Schaltfläche bestätigt, erscheint eine Bildschirmmeldung, die zur Erinnerung dient, dass alle Bediener, die über das Netzwerk auf den ausgewählten Pfad und somit auf die Datenbank zugreifen sollen, die erforderlichen Lese- und Schreibrechte haben müssen (siehe Abbildung). Sollten diese noch nicht vergeben sein, so müssen Sie dies bitte nachholen. Seite 7

8 Anleitung Lese- und Schreibrechte eines Ordners einstellen Wie Sie die Lese- und Schreibrechte eines Ordners vergeben, erfahren Sie mit nachfolgender Anleitung: 1. Öffnen Sie den Explorer und wechseln in das Installationsverzeichnis des Kalkulationsprogramms, dass Sie, sofern das Verzeichnis nicht beim Installieren geändert wurde, standardmäßig unter C:\PROGRAMME\ MEDEWO KALKULATIONSHILFE \ finden. 2. Wählen Sie mit der rechten Maustaste den Ordner MEDEWO KALKULATIONSHILFE und in dem dann öffnenden Menü EIGENSCHAFTEN aus. 3. Wechseln Sie auf die Registerkarte SICHERHEIT 4. Suchen Sie in der oberen der beiden Auflistungsboxen (Auflistungsboxbeschriftung: GRUPPEN- ODER BENUTZERNAMEN: ) nach dem Namen, unter dem Sie sich an Ihrem PC angemeldet haben. Sollten Sie hier Ihren Namen finden, machen Sie mit SCHRITT 11 weiter. 5. Sofern Ihr Name nicht in der Auflistungsbox steht, klicken Sie auf BEARBEITEN. Die daraufhin erscheinende Meldung ZUR FORTSETZUNGDES VORGANGS IST IHRE ZUSTIMMUNG ERFORDERLICH bestätigen Sie mit FORTSETZEN. 6. Klicken Sie anschließend auf den Button HINZUFÜGEN. 7. In dem dann erscheinenden Fenster betätigen Sie den Button ERWEITERT und danach auf den Button JETZT SUCHEN, den Sie auf der rechten Seite in Mitte des Fensters finden. 8. Nachdem alle Namen in der Auflistungsbox SUCHERGEBNISSE aufgelistet wurden, scrollen Sie soweit in diesem Fenster nach unten, bis Sie Ihren Anmeldenamen gefunden haben. 9. Markieren Sie Ihren Anmeldenamen und klicken danach oberhalb der Auflistungsbox SUCHERGEBNISSE auf den Button OK. 10. Im nachfolgenden Fenster klicken Sie ebenfalls auf OK. 11. Ihr Name steht in der Auflistungsbox: GRUPPEN- ODER BENUTZERNAMEN, den Sie markieren müssen. 12. Danach wählen Sie in der darunter liegenden Auflistungsbox BERECHTIGUNGEN FÜR IHR ANMELDENAME die Einstellung VOLLZUGRIFF aus. 13. Die Schritte 5 12 wiederholen Sie solange, bis in der Auflistung alle Namen erscheinen, die auf das Verzeichnis einen Vollzugriff erhalten sollen. 14. Bestätigen Sie diese Einstellung mit einem Klick auf OK, worauf ein Fenster erscheint, das die Systemsicherheit entsprechend der vorher getroffenen Einstellung setzt. 15. Abschließend müssen Sie in dem EIGENSCHAFTSFENSTER VON MEDEWO KALKU- LATIONSHILFE noch mal auf den OK-BUTTON klicken. Seite 8

9 Die gleichen Einstellungen müssen auch mit dem Verzeichnis durchgeführt werden, in dem die Datenbank abgelegt werden soll. Haben Sie die erforderlichen Lese- und Schreibrechte entweder vorher bereits oder nach vorangegangener Anleitung eingestellt, können Sie bei dem Dialogfenster auf OK klicken. Sie sollten nun in dem vorher leeren Feld einen Verzeichnispfad vorfinden (siehe Abbildung). Mit einem Klick auf die Schaltfläche Übernehmen übergeben Sie den Pfad für die Datenbank. In diesem Pfad wird daraufhin die Datenbankdatei angelegt und das Programm geöffnet. Sie haben nunmehr die primär wichtige Einstellung und zwar die für den Ort der Datenbank, durchgeführt. Sie können nun das Programm auf den anderen Arbeitsplatz PCs installieren. Der 1. Programmstart auf allen anderen PCs Nachdem Sie das Programm auf dem nächsten PC installiert haben und dies nun gestartet wird, erhalten Sie wieder das gleiche Dialogfenster zur Angabe des Datenbankpfades (siehe Abbildung). Hier müssen Sie nun den Pfad, den Sie beim 1. Programmstart auf dem 1. PC angegeben haben entweder in das freie Feld eintragen oder Sie betätigen den Button rechts neben dem Feld, um den Pfad wieder in dem Dialogfenster auswählen zu können. Seite 9

10 Auch hier erhalten Sie nach dem Betätigen der OK-Schaltfläche eine Bildschirmmeldung, die zur Erinnerung dient, dass alle Bediener, die über das Netzwerk auf diesen Pfad und somit auf die Datenbank zugreifen sollen, die erforderlichen Lese- und Schreibrechte besitzen müssen (siehe Abbildung). Sollten diese noch nicht vergeben sein, so müssen Sie dies bitte entsprechend der Anleitung Anleitung Lese- und Schreibrechte eines Ordners einstellen nachholen. Haben Sie die erforderlichen Lese- und Schreibrechte entweder vorher bereits oder nach der Anleitung eingestellt, können Sie bei dem Dialogfenster auf OK klicken. Sie sollten nun in dem vorher leeren Feld einen Verzeichnispfad vorfinden (siehe Abbildung). Mit einem Klick auf die Schaltfläche Übernehmen übergeben Sie den Pfad für die Datenbank. Danach startet das Programm mit den Daten der Datenbank aus dem Pfad, den Sie vorher eingetragen haben. Seite 10

11 3. Anleitung zum Bedienen Die neue Symbolleiste: Beim Öffnen der Datei wird eine neue Symbolleiste erzeugt. Diese enthält 4 Schaltflächen - Kalkulation speichern, Datensatz löschen, Extras und? (siehe Abbildung). Diese Symbolleiste wird beim Schließen der Datei immer wieder komplett von Ihrem System gelöscht. Kalkulation sichern Haben Sie Daten eingetragen und betätigen die Schaltfläche Kalkulation speichern wird zuerst geprüft, ob alle Pflichtfelder ordnungsgemäß ausgefüllt sind: Wurde in einem Feld, welches ein Pflichtfeld ist, kein Wert oder anstelle einer Zahl ein Buchstabe eingetragen, erscheint eine entsprechende Bildschirmmeldung. (siehe Abbildung). Seite 11

12 Zusätzlich dazu erscheint auf dem Tabellenblatt Eingabe an dem Feld, an dem keine oder eine fehlerhafte Eingabe getätigt wurde, ein roter Pfeil als optischer Hinweis (siehe Abbildung) Erst wenn alle Eingaben richtig getätigt wurden, beginnt die nächste für Sie nicht sichtbare Prüfung. Es wird im Hintergrund geprüft, ob der Datensatz in der Konstellation bereits in der Datenbank vorhanden ist. Wenn nicht, wird er sofort in die Datenbank übertragen. Ergibt die Prüfung hingegen, dass der Datensatz bereits zu einem früheren Zeitpunkt in die Datenbank eingetragen wurde, erscheint eine Bildschirmmeldung (siehe Abbildung) Klickt man hier auf die Schaltfläche Nein, wird der Datensatz nicht in der Datenbank geändert und man erhält hierrüber ebenfalls eine Bildschirminfo (siehe Abbildung). Seite 12

13 Klickt man aber auf die Schaltfläche Ja, wird der bereits bestehende Datensatz mit den aktuell getätigten Eingaben übertragen. Beim Schreiben in die Datenbank kann es unter Umständen vorkommen, dass der Benutzer die folgende Bildschirmmeldung erhält. Diese Meldung besagt, dass ein anderer Benutzer gerade Daten an die Datenbank übergibt. Ein gleichzeitiges Schreiben ist allerdings nicht möglich und daher erhält der Nutzer, der nicht als Erster das Schreiben begonnen hat, die obige Meldung. Da allerdings so ein Schreibvorgang in die Datenbank auch bei langsameren Netzwerken nur 1 bis 2 Sekunden dauert, muss man dann nach ein paar Sekunden den Button Kalkulation sichern noch einmal betätigen um den Datensatz an die Datenbank zu übertragen. Sollte diese Meldung erscheinen, obwohl kein weiterer Benutzer im Moment Daten in die Datenbank schreibt, dann wurde die Sperre durch einen eventuellen Fehler nicht ordnungsgemäß zurückgesetzt. Um diese Sperre wieder aufzuheben betätigen Sie bitte die Tastenkombination Strg Umschalt L (siehe Abbildung, rote Umrandungen). Dadurch wird die Sperre aufgehoben und Sie können wieder Daten in die Datenbank schreiben. Seite 13

14 Datensatz löschen Über den Button Datensatz löschen können bereits erfasste Datensätze wieder aus der Datenbank gelöscht werden. Wird der Button betätigt, öffnet sich ein Formular (UserForm). In diesem Formular werden in einem Listenfeld alle Datensätze der Datenbankdatei aufgelistet (siehe Abbildung) Um einen Datensatz zu löschen, muss dieser markiert (mit der linken Maustaste 1x anklicken) und danach der Button mark. Eintrag löschen betätigt werden. Wird kein Datensatz markiert, erhält man eine Bildschirmmeldung mit entsprechendem Hinweis (siehe Abbildung). Seite 14

15 Wurde ein Datensatz markiert und der Button betätigt, erscheint ergänzend eine Sicherheitsabfrage um sicherzustellen, dass der Button nicht versehentlich betätigt wurde (siehe Abbildung). Wird hier mit Nein bestätigt, wird der Datensatz nicht gelöscht. Bei Ja wird der Datensatz aus der Access-Datenbankdatei gelöscht. Über den Button Alle Einträge löschen kann der gesamte Datenbankinhalt gelöscht werden. Hier muss kein Datensatz markiert werden, da ja sämtliche und nicht nur ein Eintrag gelöscht werden. Auch hier erscheint wieder die Sicherheitsabfrage, ob die Datensätze unwiderruflich gelöscht werden sollen oder nicht. Je nach Auswahl werden die Einträge gelöscht oder nicht. Extras Hinter dieser Schaltfläche verbirgt sich ein Menü, das aufklappt, wenn man die Schaltfläche anklickt. Über Optionen öffnet das Fenster, welches auch schon beim 1. Start des Programms zur Eingabe des Datenbankpfades angezeigt wurde. Man hat hier die Möglichkeit den Pfad zu ändern, sollte man die Datenbank an einen anderen Ort verschieben wollen. Über die Schaltfläche Fernwartung öffnen kann das Fernwartungstool, über das ich im Fehlerfall auf den PC mit Ihrer Zustimmung zugreifen kann, geöffnet werden. Durch das Betätigen der Schaltfläche wird das Tool gestartet (siehe Abbildung) Seite 15

16 In das leere Feld muss dann eine Sitzungsnummer eingetragen werden. Diese vergebe ich im Installationsfall an den Benutzer, da ich diese selber erst kurz vor dem Start erhalte. Danach muss die Schaltfläche Verbinden betätigt werden, um die Sitzung zu starten. Änderungen an der Vorlage: Es besteht die Möglichkeit Änderungen an der Vorlage vorzunehmen. Es muss aber darauf geachtet werden, dass die Zellen, die einen Namen erhalten haben (sind alle Pflichtfelder wie FEFCO und die Maßangaben) diesen Namen behalten und dass dieser nicht gelöscht wird. Mit diesen Namen wird in den VBA-Prozeduren gearbeitet. Werden hier Änderungen vorgenommen, funktionieren die Prozeduren nicht mehr 100 prozentig. Werden Änderungen an der Datei Packsize_Inline.xls vorgenommen, so muss sichergestellt werden, dass diese Datei auf jedem PC, auf dem das Programm ausgeführt werden soll, ausgetauscht wird, Das bedeutet, nach Änderungen an der Datei muss diese auf jeden PC in das Verzeichnis C:\Programme\Medewo Kalkulationshilfe\Programm\ kopiert werden. Seite 16

17 4. Fehlerbehandlung Da nicht auszuschließen ist, dass im täglichen Umgang mit der Datei Fehler auftreten, wurde eine Fehlerbehandlung integriert. Diese legt bei Auftreten eines Fehlers eine Logdatei mit dem Namen aktuelles Datum.log an. Als Beispiel: Fehler tritt auf am Name der Logdatei: log Die Log-Datei wird immer in dem Verzeichnis C:\Programme\Medewo Kalkulationshilfe\log\ auf dem Rechner, auf dem der Fehler aufgetreten ist, abgelegt. Zusätzlich wird auf dem Bildschirm eine Meldung mit dem aufgetretenen Fehler angezeigt (siehe Abbildung). Sollte der Fehler mehrfach auftreten, so muss die erzeugte Log-Datei mir an die adresse übermittelt werden. Außerdem benötige ich eine kurze Fehlerbeschreibung und eine Festnetztelefonnummer für eventuelle Rückfragen. Seite 17