VA Personalkompetenz und Bewusstsein

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2 Prozess Name: onalkompetenz und Prozesseigentümer: Leitung onal Bewusstsein Stellvertreter: Geltungsbereich: Diese Verfahrensanweisung gilt für die gesamte Fa. Vorgänger (Lieferant) Nachfolger (Kunde) - onalbedarfsplanung - alle Unternehmensprozesse Einrichtung Ziele: und Nutzung eines Prepay-Kontos - Sicherstellung, dass MA für die von ihnen um den Output zu erzeugen?) ausgeführten Arbeiten ausreichend kompetent - onalbedarfsplanung sind. - Stellenbeschreibungen - Feststellung, ob bereits geeignetes onal im Kostenlos Hause vorhanden undist. unverbindlich registrieren unter - Unterstützung der onalentwicklung durch ein systematisches Herangehen und Koordination der Werkzeuge zur Planung und Durchführung der Schulungsaktivitäten. - Entwicklung eines Qualitätsbewusstseins bei den Beschäftigten. Input: (Was wird bearbeitet? Was wird konkret benötigt, Output: (Was ist das Ergebnis des Prozesses?) - Kompetentes onal für die von auszuführenden Tätigkeiten - regelmäßige Dokumentation des Ausbildungsstands Dokumente: (Welche Dokumente werden erzeugt und weitergegeben?) - Matrix Ausbildungsstand - Stellenbeschreibung/Bewerbungen - Schulungsbedarfsanalyse - Schulungsplan/-beurteilung Messgrößen: (Wie werden die Ziele gemessen?) - Qualifikation des onals - Ergebnisse der Schulungsbedarfsanalyse Anzahl und Zeitpunkt der Überprüfungen: - Schulungsplan: mind. 1 x jährlich - Wirksamkeit der Schulungen: nach angemessener Zeit - onalbedarf regelmäßig Anstoß/Ende: (Was startet und beendet den Prozess?) - onalbedarfsplanung - Unternehmenspolitik/-ziele Vorgehen bei Störungen / Abweichungen: - Information an onalabteilung - Information an die Ressourcen: (Was wird dafür benötigt? Worauf kommt es an? Was ist dabei am wichtigsten?) 1. Ausrüstung / Anlagen: - EDV-System - Kommunikationsmittel 2. onal / Qualifikationen: MA Chancen: (Welche Erfolgsfaktoren sind bekannt?) - vollständige Anforderungsprofile - Wirksame Schulungen - Schaffung eines Qualitätsbewusstseins bei dem onal Prozess- bzw. Produktrisiken: (Was könnte schief laufen, mögliche Fehlerquellen?) - Überqualifizierung des onals durch zu viele Schulungen - Unwirksame Schulungen - Leistungsdruck auf onal, dass die notwendigen Fähigkeiten nicht besitzt - Die Q-Politik ist zu abstrakt und die Q-Ziele sind für das onal nicht zuordenbar Seite 2 von

3 Definition bzw. Abgrenzung grundlegender Begriffe Kompetenz: Lt. DIN EN ISO 9000:2015: Fähigkeit, Wissen und Fertigkeiten anzuwenden, um beabsichtigte Ergebnisse zu erzielen. Kompetenz kann sich auf verschiedene Bereiche beziehen: - Fachkompetenz, - Methodenkompetenz, - Sozialkompetenz, - Selbstkompetenz. Aus der Kompetenz ergibt sich die Fähigkeit zur Wahrnehmung von Aufgaben / Erbringung von Leistungen. Beispielhafte Darstellung des Fachkompetenzniveaus in der Buchhaltung: Kompetenzniveau Einrichtung und Nutzung eines Prepay-Kontos Kostenlos und unverbindlich registrieren unter Fachkompetenz Buchhaltung 1 Lernt Benötigt bei der Umsetzung der Aufgaben des Tagesgeschäftes grundlegende Unterstützung... 2 Ist orientiert Kann wiederkehrende und typische Aufgaben der täglichen Buchhaltung selbstständig abarbeiten... 3 Ist anwendungsbefähigt Kann im Rahmen des Buchhaltungssystems umfassend alle betrieblichen Buchungsaufgaben umsetzen... 4 Lehrt Beherrscht das Gebiet der Buchhaltung in Theorie und Praxis und unterstützt Kollegen bei Fragen... 5 Entwickelt weiter Arbeitet mit externen IT-Dienstleistern zusammen und entwickelt das Buchhaltungssystem weiter... Befugnis: Befugnis ist die Erlaubnis, Berechtigung, Ermächtigung zu einer bestimmten Handlung, z. B. der Erfüllung einer Aufgabe in der Organisation. Nach dem Kongruenzprinzip müssen Verantwortung und Befugnis übereinstimmen. Befugnisse werden auf bestimmte Umfänge abgegrenzt (z. B. Informationsbefugnis). Verantwortung: Bezeichnet die Pflicht zum Einstehen müssen für die Folgen des Handelns (auch der - ggf. pflichtwidrigen - Untätigkeit). Die Verantwortung ist untrennbar verbunden mit der Befugnis, sein... Handeln nutzen selbst zu Sie bestimmen, unseren z. B. mit der Entscheidungsbefugnis. Tool-Online-Shop: Im Gegensatz zur Aufgabe kann die Verantwortung nicht delegiert werden. Bewusstsein: Lt. DIN EN ISO 9000:2015 wird Bewusstsein erreicht, wenn onen verstehen, worin ihre Verantwortlichkeiten liegen und wie ihre Handlungen zum Erreichen der Ziele der Organisation beitragen. Seite 3 von

4 BEISPIELHAFTER PROZESSABLAUF (bitte entsprechend auf Ihre Organisation anpassen) Zuständigkeiten und Beschreibungen Dokumente D M I 10 Regelmäßig onalbedarf ermitteln Matrix Ausbildungsstand 20 Nein Einrichtung Einstellung und Nutzung eines Ende Prepay-Kontos notwendig? Ja 40 Kostenlos und 30 unverbindlich Nein registrieren Stellenbeschreibung Stellen- unter Stellenprofil erstellen beschreibung vorhanden? 50 Interne Auswahl des onals/ Einstellung Bewerbungen, Stellenbeschreibung 60 Einarbeitung lt. Einarbeitungsplan Einarbeitungsplan Matrix Ausbildungsstand, Q-Politik, Q-Ziele 70 aktuellen Schulungsbedarf ermitteln/anmelden Schulungsbedarfsanalyse, Dokumentation Mitarbeitergespräch 80 Schulungsplan erstellen/ aktualisieren Q-Politik, Q-Ziele, Schulungsplan 90 intern 100 Schulung Schulung organisieren/ intern/extern? durchführen, bewerten extern 110 externe Schulung auswählen 120 Teilnahme an externer Schulung 130 Feedback-Gespräche Teilnehmerliste, Schulungsbeurteilung, Matrix Ausbildungsstand Lieferantenbewertung Teilnahmezertifikat Schulungsbeurteilung, Matrix Ausbildungsstand EK MA EK MA Seite 4 von

5 Erläuterungen zu den Tätigkeitsschritten: 10 Ermittlung des onalbedarfs Basis der Ermittlung des onalbedarfs ist die Matrix Ausbildungsstand. Hier kann festgestellt werden, ob bereits geeignetes onal im Hause vorhanden ist. Stellenbeschreibung Einrichtung 40 Falls es sich und um eine Nutzung bisher nicht vorhandene einesposition Prepay-Kontos handelt, muss eine Stellenbeschreibung erstellt werden Einarbeitung Die Einweisung in die arbeitsplatzspezifischen Aufgaben erfolgt durch den unmittelbaren Vorgesetzten entsprechend dem Einarbeitungsplan unter Berücksichtigung der Fertigkeiten und Fähigkeiten des Mitarbeiters. Dabei wird detailliert auf die Anforderungen im Rahmen des QM-Systems hingewiesen. Der neue Mitarbeiter wird zunächst mit erfahrenen Mitarbeitern zusammen eingesetzt, bis die notwendigen Fertigkeiten vorhanden sind. Gegenstand der Einarbeitung ist immer die Verdeutlichung der Verantwortlichkeiten sowie die Q-Politik und Ziele und die Ableitung der Relevanz für das onal. Kostenlos und unverbindlich registrieren unter Aktuellen Schulungsbedarf ermitteln/ anmelden Jeder Mitarbeiter ist aufgefordert die bzw. die onalleitung von benötigten Fortbildungsmaßnahmen zu informieren Schulungsplan erstellen/ aktualisieren Der Schulungsplan wird mind. 1 x jährlich im Zuge der QM-Bewertung der in Zusammenarbeit mit der onalleitung erstellt und bei Bedarf aktualisiert. Zwingende Kriterien: - Aktuelle Q-Politik und Ziele der jeweiligen Bereiche - Aktuelle Qualitätsleistung der Bereiche Mögliche Kriterien: - neues Anforderungsprofil - neue Technologien - Gesetze/Vorschriften - Auffrischung bereits erworbener Kenntnisse. Schulungen organisieren, durchführen, Wirksamkeit bewerten Die Teilnehmerlisten werden von der onalleitung archiviert. Die Wirksamkeit der Schulungen ist, unter Berücksichtigung der veränderten Arbeitsleistung, nach angemessener Zeit zu bewerten Auswahl externer Schulung Bei der Auswahl einer externen Schulung ist der Einkauf einzubeziehen. Teilnahme an externer Schulung Eine Kopie der Teilnahmebescheinigung wird der onalakte beigefügt. Feedback -Gespräch Das Feedback-Gespräch dient dazu festzustellen ob die Schulungsmaßnahme und der Bildungsträger geeignet sind die geplanten Ziele zu erreichen. Der Einkauf ist einzubeziehen, sodass die Lieferantenbewertung des Schulungsanbieters aktualisiert wird. Seite 5 von

6 Hinweise zur Nutzung des Dokumentes: Zu Tätigkeits- und Entscheidungsfeldern, die mit Nummern versehen sind, wurden erläuternde Informationen hinterlegt. Zur besseren Zuordnung, wo weitere Informationen hinterlegt wurden, sind die entsprechenden Nummern fett formatiert. Verwendete Abkürzungen: Einrichtung und Nutzung eines Prepay-Kontos D Durchführungsverantwortung (diese Stelle ist verantwortlich für Umsetzung) M Mitwirkung (diese Stelle ist verpflichtet mitzuwirken) I Information (diese Stelle muss informiert werden) Geschäftsführer Qualitätsbeauftragter Beteiligter Fachbereich EK Einkauf Leitung onal Kostenlos und unverbindlich registrieren unter Der Prozesseigentümer ist verantwortlich für die Umsetzung der Vorgaben dieser Prozess- bzw. Verfahrensanweisung, klärt die Vorgehensweise und vermittelt diese seinen Mitarbeitern. Erstellt: Geprüft: Freigegeben: Seite 6 von

7 Hinweise zur Anpassung des Dokumentes an die Organisation: Um das Tool an Ihre Dokumentenstruktur anzupassen, gehen Sie (hier am Beispiel der Version MS Office 2010 dargestellt) bitte folgendermaßen vor: 1. Aktivieren Sie in der Leiste Start, Gruppe Absatz das Symbol Alle anzeigen. Alternativ können Sie in der Leiste Datei auf Optionen klicken, im sich öffnenden Fenster Anzeige auswählen und das Häkchen bei alle Formatierungszeichen anzeigen setzen. 2. Löschen Sie nun zuerst das Textfeld mit dem Titel und danach die Grafik, indem Sie diese Objekte jeweils markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 3. Danach löschen Sie den verbliebenen Abschnittswechsel (oben), indem Sie diesen markieren und ebenfalls die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 4. Mittels Doppelklick auf die Kopf- oder Fußzeile können Sie diese nun öffnen und die Texte und deren Formatierungen entsprechend Ihren Wünschen gestalten. 5. Löschen Sie das Kopfzeilen-Logo wie vorher, indem Sie dieses markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 6. Ein neues Logo fügen Sie ein, indem Sie in der Leiste Einfügen, Gruppe Illustrationen auf das Icon Grafik klicken und Ihre Datei auswählen. 7. Diese Hinweisseite entfernen Sie, indem Sie (ab dem letzten Seitenumbruch) alles markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 8. Das Dokument ist im Kompatibilitätsmodus (*.doc) zu vorherigen Office-Versionen gespeichert. In der Leiste Datei, können Sie das Dokument durch Betätigen der Schaltfläche Konvertieren in das aktuelle Format *.docx umspeichern. Nutzungsbedingungen von Fachinformationen: (1) Für vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen haftet der Lizenzgeber. Dies gilt auch für Erfüllungsgehilfen. (2) Für Garantien haftet der Lizenzgeber unbeschränkt. (3) Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Lizenzgeber begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. (4) Der Lizenzgeber haftet nicht für Schäden, mit deren Entstehen im Rahmen des Lizenzvertrags nicht gerechnet werden musste. (5) Für Datenverlust haftet der Lizenzgeber nur, soweit dieser auch bei der Sorgfaltspflicht entsprechender Datensicherung entstanden wäre. (6) Eine Haftung für entgangenen Gewinn, für Schäden aus Ansprüchen Dritter gegen den Lizenznehmer sowie für sonstige Folgeschäden ist ausgeschlossen. (7) Der Lizenzgeber haftet nicht für den wirtschaftlichen Erfolg des Einsatzes der Tools oder Trainings. (8) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt. Seite 7 von